CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT TỰ ĐỘNG TIẾN PHÁT 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 1.1 Thông tin chung về công ty - Tên công ty: Công ty TNHH Kỹ Thuật Tự Động Tiến Phát. - Trụ sở: Số 7, Cô Giang, Phường Hiệp Phú, Quận 9, Tp. - Mã số thuế: 0305042692 - Ngày cấp giấy phép: 27/06/2007. Ngày hoạt động: 28/07/2007.54093649 - Email: kinhdoanh@tienphat-automation.com - Website: www.Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH kỹ thuật tự động Tiến Phát là công ty TNHH hai thành viên được thành lập vào ngày 27 tháng 06 năm 2007.
Công ty có vốn điều lệ 1,000,000,000đ, số lượng nhân viên chỉ có 15 người. Năm 2009 công ty Tiến Phát đã ký hợp đồng là nhà phân phối chính thức cho nhiều nhà máy, công ty như Omron, Honeywell, Allen Bradley…. Năm 2010, mức vốn điều lệ của công ty tăng lên 6,000,000,000 đồng, số lượng nhân viên tăng thêm 24 nhân viên. Đến nay, Công ty đã có nhiều khách hàng thân thiết, có nhiều mối quan hệ ngoại giao tốt đẹp với các nhà cung cấp trong và ngoài nước.Đặc điểm kinh doanh của công ty 1.Chức năng, nhiệm vụ và phương hướng phát triển trong tương lai 1.1 Chức năng, nhiệm vụ Chức năng SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Sương Trang 4 do an Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Đàng Quang Vắng Chuyên phân phối thiết bị điện, đưa các loại sản phẩm hàng hoá từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng để phục vụ cho sản xuất kinh doanh và có nhu cầu tiêu dùng của xã hội.
Nhiệm vụ - Sản phẩm kinh doanh theo quy định của pháp luật. - Đảm bảo chất lượng hàng hoá, giá cả, giao nhận và dịch vụ. - Thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước, tuân thủ các qui định của pháp luật.2 Chiến lược, phương hướng phát triển của đơn vị trong tương lai - Xây dựng thương hiệu mạnh, thân thiện và hướng đến cộng đồng. - Đầu tư vào phát triển nguồn nhân lực - Chuyên môn sâu, chuyên nghiệp.
- Xây dựng và quản lý hiệu quả hệ thống quản trị chuyên nghiệp, chuẩn mực, linh hoạt, hiệu quả thích nghi mọi thay đổi.Tổ chức hoạt động kinh doanh 1.1 Đặc điểm mặt hàng kinh doanh Phân phối các thiết bị điện, tự động hóa, khí nén dùng trong công nghiệp: - Thiết bị điện: biến tần, relay, khởi động từ, atomat, thiết bị đo lường điện tử,… - Tự động hóa: bộ điều khiển, bộ trợ động, thiết bị nhìn (HMI), thiết bị đóng cắt,. - Khí nén: bộ lọc khí, công tắc dòng chảy, xilanh khí nén, lơ lay áp suất,… Một số hãng sản phẩm thường phân phối: Mitsubishi, Omron, Yaskawa, Keyence, Pro – face, SunX, LS… 1.2 Đặc điểm nguồn hàng của công ty Nguồn hàng được cung cấp chủ yếu từ: Phía Bắc: - Công ty TNHH thương mại thủy khí Việt Hàn - Công ty TNHH TM DV Triển Hưng Phía Nam: SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Sương Trang 5 do an Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Đàng Quang Vắng - Công ty TNHH Hạo Phương - Công ty TNHH Kỹ Thuật Tự Động ETEC - Công ty TNHH Kỹ Thuật Tự Động Hàn Mỹ Việt 1.3 Đặc điểm mạng lưới kinh doanh Công ty TNHH Kỹ Thuật Tự Động Tiến Phát chỉ có duy nhất cơ sở kinh doanh ở Thành phố Hồ Chí Minh. Hàng hóa được phân phối qua 1 văn phòng đại diện. Hàng hóa công ty được bán ở thị trường trong nước không có xuất khẩu.
Khách hàng của công ty phân bổ khắp 3 miền, tập trung chủ yếu ở Thành phố Hồ Chí Minh và Bình Dương. Một số khách hàng thân thiết: - Công ty TNHH SONION VIỆT NAM - Công ty TNHH Hoàng Phi 1.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh Do công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên hoạt động kinh doanh chủ yếu là quá trình mua và bán hàng. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Sương Trang 6 do an Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Đàng Quang Vắng Quy trình mua hàng.1: Quy trình mua hàng STT Tiến trình Nội dung 1 Xác định - Xác định mặt hàng và số lượng hàng cần mua nhu cầu 2 - Tìm kiếm nhà cung cấp Xác định nhà - Tiếp xúc, đàm phán với nhà cung cấp cung cấp - Phê duyệt nhà cung cấp (Bước này chỉ thực hiện khi công ty muốn tìm nhà cung cấp mới) 3 - Ký kết hợp đồng theo sự thỏa thuận của 2 bên Ký hợp (Bước này có thể bỏ qua nếu số lượng hàng đồng mua ít, bên bán không yêu cầu lập hợp đồng). 4 - Kiểm tra hàng (loại hàng, số lượng, chất lượng) Nhận hàng - Nhận hàng (tại kho của nhà cung cấp, tại kho của công ty hay tại địa điểm theo hợp đồng.
5 - Kiểm tra, tập hợp chứng từ, giao nộp hồ sơ - Thanh toán cho nhà cung cấp Kết thúc - Thanh lí hợp đồng SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Sương Trang 7 do an Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Đàng Quang Vắng Quy trình bán hàng Bảng 1.2: Quy trình bán hàng Quy trình Nội dung 1 - Nhận thông tin mua hàng của khách hàng (Khách hàng có thể đặt hàng qua điện thoại, Tiếp nhận đơn đặt hàng email hay trực tiếp tại công ty). - Xét duyệt đơn đặt hàng. - Xác nhận đơn đặt hàng. 2 - Ký hợp đồng bán hàng đối với số lượng hàng Ký hợp lớn đồng - Đối với số lượng hàng nhỏ, có thể bỏ qua bước này 3 - Giao đúng mặt hàng, số lượng (tại kho công ty, tại công ty người mua, tại địa điểm theo Giao hàng yêu cầu) - Giao hàng trực tiếp trong khu vực TP.HCM, chuyển phát nhanh đối với các tỉnh thành khác 4 - Nhận và tập hợp các chứng từ.
- Nhận tiền nếu giao hàng trực tiếp. Nếu giao hàng qua chuyển phát nhanh, sau khi khách Kết thúc hàng thanh toán qua tài khoản ngân hàng của công ty, công ty mới tiến hành giao hàng) - Thanh lý hợp đồng. SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Sương Trang 8 do an Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Đàng Quang Vắng Chính sách mua hàng Công ty thường mua hàng với số lượng lớn để tận dụng chiết khấu thương mại. Đa số đơn hàng công ty phải thanh toán ngay hoặc trả chậm, trả góp.
Đối với những nhà cung cấp thường xuyên, do uy tín cao nên công ty thường xuyên được mua chịu hàng hóa. Chính sách bán hàng Công ty áp dụng khá cứng nhắc chính sách bán hàng cho tất cả khách hàng mà không phân biệt khách hàng mới hay khách hàng lâu năm, cụ thể như sau: - Thanh toán ngay các đơn hàng có giá trị dưới 10 triệu - Đối với các đơn hàng có giá trị 10 triệu trở lên khách hàng có thể chọn thanh toán ngay hoặc trả chậm trả góp với lãi suất 2.95%/tháng và thời hạn thanh toán không quá 3 tháng. - Hình thức thanh toán: tiền mặt hoặc chuyển khoản - Chiết khấu thương mại 3% - Đổi trả hàng miễn phí trong tuần đầu sử dụng nếu sản phẩm lỗi do nhà sàn xuất, bảo hành 1 năm - Lắp đặt miễn phí cho khách hàng ở thành phố Hồ Chí Minh, các khách hàng ở các tình thành khác sẽ được tư vấn, hướng dẫn tận tình SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Sương Trang 9 do an Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Đàng Quang Vắng 1.Tổ chức quản lý của công ty TNHH kỹ thuật tự động Tiến Phát 1.1 Sơ đồ tổ chức của công ty Giám đốc Giám đốc điều hành Thư ký Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận hành kinh kế toán giao kho kỹ thuật chính doanh nhận Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị 1.Chức năng nhiệm vụ các phòng ban Giám đốc - Là người có tư cách pháp nhân đại diện cho Công ty trước pháp luật. - Chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Trực tiếp chỉ đạo công tác tài vụ, quản lý vốn, quỹ tiền mặt, ngân sách. - Chỉ đạo công tác kinh doanh, trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế. Giám đốc điều hành - Tổ chức sắp xếp bộ máy nhân sự, quản lý cán bộ công nhân viên, đảm bảo hoạt động hiệu quả. - Đề xuất với Ban Giám Đốc trong việc thực hiện giải quyết các chính sách chế độ với công nhân viên như: tuyển dụng, thôi việc, nghỉ hưu, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật, đề bạt theo quy định của Nhà nước… SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Sương Trang 10 do an Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Đàng Quang Vắng - Lập kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên.
Thư ký - Ghi nhận kết quả, lập biên bản các cuộc họp. Thông báo kết quả cuộc họp cho các đơn vị và cá nhân có liên quan. - Thu xếp lịch làm việc và các điều kiện cần thiết cho hoạt động của Ban Giám đốc. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao.
Phòng hành chính nhân sự - Thực hiện các hoạt động hành chính văn phòng, nhân sự của công ty, bao gồm: hành chính, đối ngoại, lễ tân, nhân sự. - Phối hợp làm việc về nghiệp vụ với các đơn vị chức năng trong Công ty. Thực hiện các yêu cầu tác nghiệp cụ thể của giám đốc Công ty. Bộ phận kinh doanh - Thu thập thông tin về khách hàng.
- Thăm dò và gây dựng các mối quan hệ để có khách hàng mới. - Tiếp xúc, giới thiệu, cung cấp thông tin về sản phẩm, giải đáp thắc mắc, bán hàng, hoàn tất các dịch vụ giao dịch. Bộ phận kế toán - Lập, phân loại, kiểm tra chứng từ, ghi sổ, lập báo cáo tài chính… - Theo sát kết quả kinh doanh, báo cáo với Giám đốc những sai sót nhằm điều chỉnh kịp thời chính sách đường lối kinh doanh của công ty. - Trực tiếp làm việc với ngân hàng và cơ quan thuế.
Bộ phận kho - Nhận chứng từ bán hàng, kiểm tra hàng hoá, tiến hành xuất kho. - Kiểm tra hàng hoá đổi trả của khách hàng và tiến hành nhập kho. - Kiểm tra số lượng hàng tồn kho và đề nghị mua hàng để đảm bảo có đầy đủ hàng hoá để bán. Bộ phận giao nhận SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Sương Trang 11 do an Luận văn tốt nghiệp GVHD: Th.S Đàng Quang Vắng - Trực tiếp chở hàng từ nhà cung cấp về kho của công ty hoặc chở hàng đến giao tận nơi cho khách hàng, bảo đảm số lượng, chất lượng hàng hoá trong quá trình vận chuyển và đổi hàng theo yêu cầu của khách hàng.
Bộ phận kỹ thuật - Tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng. - Hỗ trợ lắp đặt trực tuyến miễn phí hoặc đến tại nơi lắp đặt máy móc tự động cho khách hàng khi có yêu cầu.