Tổng quan nghiên cứu

Quản lý vật tư y tế là một trong những yếu tố then chốt đảm bảo hiệu quả hoạt động khám chữa bệnh tại các bệnh viện, đặc biệt trong bối cảnh nhu cầu chăm sóc sức khỏe ngày càng tăng cao. Tại Bệnh viện Nội tiết Trung ương, với quy mô hơn 1.000 giường bệnh và trung bình mỗi ngày tiếp nhận khoảng 2.000 lượt bệnh nhân, công tác quản lý vật tư y tế đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì chất lượng dịch vụ y tế. Theo thống kê, tổng số lượt khám bệnh tại bệnh viện tăng từ 306.845 lượt năm 2017 lên hơn 360.000 lượt năm 2021, trong khi số ca phẫu thuật tuyến giáp cũng đạt khoảng 9.000 ca mỗi năm.

Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng quản lý vật tư y tế tại Bệnh viện Nội tiết Trung ương, nhằm xây dựng quy trình quản lý hiệu quả, giám sát chặt chẽ quá trình sử dụng vật tư y tế, từ đó giảm thiểu thất thoát, lãng phí và nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư. Phạm vi nghiên cứu bao gồm các phòng ban liên quan như phòng Vật tư, phòng Công nghệ thông tin và các khoa lâm sàng, cận lâm sàng trong giai đoạn 2017-2021. Mục tiêu cụ thể là phát triển hệ thống quản lý vật tư y tế có khả năng theo dõi xuất nhập tồn, hỗ trợ lập báo cáo và dự báo nhu cầu mua sắm, góp phần nâng cao hiệu quả tài chính và chất lượng khám chữa bệnh.

Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn lớn trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin trong y tế ngày càng được đẩy mạnh, giúp bệnh viện nâng cao năng lực quản lý, giảm thiểu sai sót và tăng cường minh bạch trong sử dụng vật tư y tế. Qua đó, góp phần nâng cao sự hài lòng của bệnh nhân và hiệu quả hoạt động của bệnh viện.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết quản lý vật tư y tế và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý bệnh viện. Hai mô hình chính được áp dụng gồm:

  1. Mô hình quản lý chuỗi cung ứng vật tư y tế: Tập trung vào các khâu dự trù, mua sắm, nhập kho, cấp phát và kiểm soát tồn kho nhằm đảm bảo cung ứng kịp thời, chính xác và tiết kiệm chi phí. Mô hình nhấn mạnh vai trò của việc lập kế hoạch dự trù dựa trên nhu cầu thực tế và dữ liệu sử dụng.

  2. Mô hình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý bệnh viện: Bao gồm hệ thống phần mềm quản lý xuất nhập tồn vật tư, liên thông dữ liệu giữa các phòng ban, hỗ trợ báo cáo và giám sát. Mô hình này giúp giảm thiểu sai sót thủ công, tăng tính minh bạch và hiệu quả quản lý.

Các khái niệm chính được sử dụng gồm: vật tư y tế tiêu hao, phân loại vật tư theo mức độ rủi ro (loại A, B, C, D), quy trình cung ứng vật tư y tế, phần mềm quản lý vật tư y tế, và các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý vật tư như khả năng tài chính, nhân lực, quy định pháp luật.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định lượng và định tính.

  • Nguồn dữ liệu: Bao gồm số liệu thống kê hoạt động của Bệnh viện Nội tiết Trung ương giai đoạn 2017-2021, báo cáo quản lý vật tư y tế, hồ sơ thanh quyết toán, dữ liệu phần mềm quản lý vật tư, và các văn bản pháp luật liên quan như Nghị định 98/2021/NĐ-CP về quản lý trang thiết bị y tế.

  • Phương pháp chọn mẫu: Lấy mẫu toàn bộ các báo cáo, hồ sơ liên quan đến vật tư y tế tại phòng Vật tư và các khoa sử dụng vật tư trong giai đoạn nghiên cứu. Phỏng vấn sâu với cán bộ quản lý phòng Vật tư và nhân viên kho để thu thập thông tin định tính.

  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phân tích thống kê mô tả để đánh giá số liệu nhập xuất tồn, chi phí mua sắm, tỷ lệ thất thoát vật tư. Phân tích SWOT để nhận diện điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức trong công tác quản lý vật tư. Đánh giá hiệu quả phần mềm quản lý vật tư hiện tại dựa trên các tiêu chí về tính năng, độ tin cậy và khả năng mở rộng.

  • Timeline nghiên cứu: Thu thập dữ liệu và phân tích trong 6 tháng, từ tháng 1 đến tháng 6 năm 2022, bao gồm khảo sát thực tế, xử lý số liệu và hoàn thiện báo cáo.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng quản lý vật tư y tế còn nhiều hạn chế: Qua phân tích số liệu năm 2017-2021, tổng giá trị mua vật tư y tế tại bệnh viện dao động từ trên 45 tỷ đến trên 57 tỷ đồng mỗi năm. Tuy nhiên, việc quản lý chủ yếu dựa trên phần mềm đơn giản, chưa đồng bộ và thiếu tính bảo mật cao, dẫn đến nguy cơ thất thoát và sai lệch số liệu. Khoảng 10-15% vật tư được cung cấp bởi các doanh nghiệp trong nước, còn lại 85-90% là nhập khẩu, đòi hỏi quản lý chặt chẽ để tránh lãng phí.

  2. Quy trình cung ứng và cấp phát vật tư được tổ chức bài bản nhưng còn thủ công: Quy trình lập kế hoạch dự trù, đấu thầu, nhập kho và cấp phát vật tư được thực hiện theo quy định, tuy nhiên vẫn còn nhiều công đoạn ghi chép thủ công, gây mất thời gian và khó kiểm soát. Việc kiểm tra tồn kho và hạn sử dụng vật tư chưa được thực hiện thường xuyên và đồng bộ, làm tăng nguy cơ vật tư hết hạn hoặc thiếu hụt.

  3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý vật tư còn hạn chế: Phần mềm quản lý vật tư hiện tại chỉ đáp ứng các chức năng cơ bản như nhập, xuất, tồn và lập báo cáo đơn giản. Hệ thống chưa có khả năng tự động sao lưu dữ liệu, giám sát cảnh báo sự cố hay liên thông dữ liệu với các phòng ban khác. Nhân lực công nghệ thông tin tại bệnh viện còn mỏng, chỉ có 9 cán bộ, trong đó phần lớn chưa có chuyên môn sâu về CNTT y tế.

  4. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý vật tư y tế: Khả năng tài chính hạn chế, nhân lực quản lý vật tư chưa đồng bộ, quy định pháp luật về vật tư y tế còn mới và chưa được phổ biến rộng rãi, cùng với cơ sở hạ tầng CNTT chưa đồng bộ là những thách thức lớn. Tuy nhiên, bệnh viện có cơ hội phát triển nhờ các chính sách của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong y tế và các quy định mới về quản lý trang thiết bị y tế.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy công tác quản lý vật tư y tế tại Bệnh viện Nội tiết Trung ương đã có những bước tiến nhất định nhưng vẫn còn nhiều điểm cần cải thiện. Việc sử dụng phần mềm quản lý vật tư đơn giản, chưa đồng bộ với các hệ thống khác trong bệnh viện làm giảm hiệu quả quản lý và tăng nguy cơ thất thoát. So sánh với các bệnh viện lớn khác như Bệnh viện Bạch Mai hay Bệnh viện Việt Đức, nơi đã triển khai hệ thống quản lý bệnh viện đồng bộ và hiện đại, Bệnh viện Nội tiết TW còn nhiều hạn chế về hạ tầng và nhân lực CNTT.

Việc áp dụng các quy định mới của Nghị định 98/2021/NĐ-CP về quản lý trang thiết bị y tế là cơ sở pháp lý quan trọng để nâng cao chất lượng quản lý vật tư. Đồng thời, việc tăng cường đào tạo nhân lực, đầu tư hạ tầng CNTT và phát triển phần mềm quản lý chuyên dụng sẽ giúp bệnh viện nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu thất thoát và nâng cao chất lượng dịch vụ y tế.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện xu hướng chi phí mua sắm vật tư y tế qua các năm, bảng so sánh tỷ lệ vật tư nhập khẩu và trong nước, cũng như sơ đồ quy trình cung ứng vật tư y tế hiện tại để minh họa các điểm mạnh và hạn chế.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và triển khai hệ thống phần mềm quản lý vật tư y tế đồng bộ, hiện đại: Phần mềm cần có chức năng tự động sao lưu dữ liệu, cảnh báo hạn sử dụng, liên thông dữ liệu với các phòng ban khác và hỗ trợ báo cáo đa chiều. Thời gian thực hiện dự kiến trong 12 tháng, do phòng Công nghệ thông tin phối hợp với phòng Vật tư thực hiện.

  2. Tăng cường đào tạo và nâng cao năng lực nhân lực quản lý vật tư và CNTT: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về quản lý vật tư y tế và ứng dụng CNTT cho cán bộ phòng Vật tư và nhân viên kho. Mục tiêu nâng cao trình độ chuyên môn trong vòng 6 tháng, do Ban Giám đốc phối hợp với các đơn vị đào tạo thực hiện.

  3. Hoàn thiện quy trình quản lý vật tư y tế theo chuẩn pháp luật mới: Cập nhật và chuẩn hóa các quy trình dự trù, mua sắm, nhập kho, cấp phát và thanh quyết toán vật tư y tế theo Nghị định 98/2021/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan. Thời gian thực hiện trong 3 tháng, do phòng Vật tư chủ trì phối hợp với phòng Pháp chế.

  4. Tăng cường kiểm tra, giám sát và đánh giá hiệu quả sử dụng vật tư y tế: Thiết lập hệ thống kiểm tra định kỳ tồn kho, hạn sử dụng và sử dụng vật tư tại các khoa phòng, đồng thời xây dựng báo cáo đánh giá hiệu quả sử dụng hàng quý. Thực hiện liên tục, do phòng Vật tư phối hợp với các khoa lâm sàng và phòng Kiểm soát chất lượng.

  5. Đẩy mạnh hợp tác với các nhà cung cấp uy tín và đa dạng hóa nguồn cung: Tăng cường đàm phán, ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp trong và ngoài nước có uy tín để đảm bảo chất lượng và giá thành hợp lý, đồng thời giảm thiểu rủi ro về nguồn cung. Thời gian thực hiện theo kế hoạch đấu thầu hàng năm, do phòng Vật tư chủ trì.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý bệnh viện và phòng Vật tư y tế: Giúp nâng cao nhận thức và kỹ năng quản lý vật tư y tế, áp dụng các quy trình và công nghệ mới để tối ưu hóa công tác cung ứng và sử dụng vật tư.

  2. Nhân viên công nghệ thông tin trong lĩnh vực y tế: Cung cấp cơ sở dữ liệu và phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý vật tư y tế, từ đó phát triển các giải pháp phần mềm phù hợp với đặc thù bệnh viện.

  3. Nhà hoạch định chính sách và cơ quan quản lý y tế: Tham khảo để xây dựng các chính sách, quy định phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý vật tư y tế trong các cơ sở y tế công lập.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành kỹ thuật y sinh, quản lý y tế: Là tài liệu tham khảo quý giá về thực trạng, phương pháp nghiên cứu và giải pháp quản lý vật tư y tế, góp phần phát triển nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực này.

Câu hỏi thường gặp

  1. Quản lý vật tư y tế tại bệnh viện có vai trò như thế nào?
    Quản lý vật tư y tế đảm bảo cung ứng kịp thời, chính xác các loại vật tư phục vụ khám chữa bệnh, giảm thất thoát và lãng phí, nâng cao hiệu quả tài chính và chất lượng dịch vụ y tế.

  2. Những khó khăn chính trong quản lý vật tư y tế hiện nay là gì?
    Khó khăn gồm hệ thống quản lý chưa đồng bộ, phần mềm đơn giản, nhân lực CNTT mỏng, quy trình thủ công, và hạn chế về tài chính cũng như cơ sở hạ tầng.

  3. Phần mềm quản lý vật tư y tế cần có những tính năng gì?
    Phần mềm cần hỗ trợ nhập xuất tồn, cảnh báo hạn sử dụng, liên thông dữ liệu, tự động sao lưu, báo cáo đa chiều và bảo mật cao.

  4. Làm thế nào để giảm thất thoát vật tư y tế trong bệnh viện?
    Bằng cách chuẩn hóa quy trình quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin, kiểm tra giám sát định kỳ, đào tạo nhân viên và tăng cường minh bạch trong mua sắm và cấp phát.

  5. Nghị định 98/2021/NĐ-CP ảnh hưởng thế nào đến quản lý vật tư y tế?
    Nghị định này hoàn thiện hành lang pháp lý, phân loại vật tư theo mức độ rủi ro, quy định rõ trách nhiệm và thủ tục đăng ký, giúp nâng cao chất lượng và an toàn trong quản lý vật tư y tế.

Kết luận

  • Quản lý vật tư y tế tại Bệnh viện Nội tiết Trung ương hiện còn nhiều hạn chế về công nghệ, nhân lực và quy trình, ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vật tư.
  • Việc ứng dụng công nghệ thông tin đồng bộ và hiện đại là giải pháp then chốt để nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thất thoát và tăng tính minh bạch.
  • Cần hoàn thiện quy trình quản lý vật tư y tế theo các quy định pháp luật mới, đồng thời tăng cường đào tạo nhân lực và kiểm soát chặt chẽ công tác cung ứng.
  • Luận văn cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để bệnh viện xây dựng kế hoạch phát triển hệ thống quản lý vật tư y tế trong vòng 1-2 năm tới.
  • Kêu gọi các đơn vị liên quan phối hợp triển khai các giải pháp đề xuất nhằm nâng cao chất lượng quản lý vật tư y tế, góp phần nâng cao hiệu quả khám chữa bệnh và sự hài lòng của người bệnh.