Tổng quan nghiên cứu

Trong cơ cấu tài chính của các doanh nghiệp chế biến thực phẩm, chi phí sản xuất thường chiếm tỷ trọng lớn từ 65% đến 75% giá thành toàn bộ sản phẩm. Tại Công ty Cổ phần Nước mắm Thanh Hương – đơn vị có bề dày lịch sử phát triển từ năm 1958 và sở hữu mạng lưới phân phối gần 500 đại lý tại miền Bắc, việc kiểm soát chi phí sản xuất đóng vai trò quyết định đến năng lực cạnh tranh trước sức ép của các dòng nước mắm công nghiệp. Vấn đề nghiên cứu trọng tâm là đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán chi phí sản xuất nhằm nhận diện các điểm nghẽn trong quy trình luân chuyển dữ liệu và xử lý chứng từ.

Mục tiêu cụ thể của luận văn tập trung vào 3 nội dung: hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán chi phí trong doanh nghiệp sản xuất; phân tích toàn diện thực trạng thu thập, ghi chép, xử lý và cung cấp thông tin chi phí tại Công ty Cổ phần Nước mắm Thanh Hương; từ đó đề xuất 4 nhóm giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao chất lượng thông tin kế toán phục vụ quản trị điều hành.

Phạm vi nghiên cứu về không gian được thực hiện tại Công ty Cổ phần Nước mắm Thanh Hương với trụ sở điều hành tại số 198 Lê Lai, thành phố Thanh Hóa và cơ sở chế biến tại xã Hải Châu, huyện Tĩnh Gia (nay là thị xã Nghi Sơn), tỉnh Thanh Hóa. Phạm vi thời gian tập trung khai thác số liệu sản xuất kinh doanh giai đoạn 3 năm từ 2017 đến 2019. Kết quả nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc, giúp doanh nghiệp rút ngắn độ trễ cung cấp báo cáo từ 15 ngày xuống dưới 24 giờ, tối ưu hóa tỷ lệ thu hồi thành phẩm và giảm chi phí sản xuất bình quân từ 3% đến 5%.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết hệ thống thông tin quản lý và mô hình cấu trúc hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất được phát triển bởi Boochholdt, Romney, Gelinas và Nguyễn Thế Hưng. Hệ thống thông tin kế toán là sự tích hợp của 5 yếu tố cấu thành cốt lõi bao gồm: nguồn nhân lực kế toán, hệ thống quy trình thủ tục, cơ sở dữ liệu và chứng từ, trang thiết bị công nghệ phần cứng phần mềm, và cơ chế kiểm soát duy trì hệ thống.

Khung lý thuyết của luận văn bao hàm 4 khái niệm nền tảng:

  • Hệ thống thông tin kế toán chi phí sản xuất: Hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp dữ liệu về các hao phí lao động sống và lao động vật hóa phục vụ lập báo cáo tài chính và điều hành nội bộ.
  • Chi phí sản xuất: Biểu hiện bằng tiền của toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ.
  • Chu trình xử lý giao dịch sản xuất: Tiến trình ghi nhận nghiệp vụ từ khâu xuất kho nguyên liệu, theo dõi hao phí qua các công đoạn chế biến đến khi nhập kho thành phẩm.
  • Báo cáo kế toán quản trị chi phí: Hệ thống báo cáo chi tiết về định mức, biến động chi phí và giá thành đơn vị phục vụ ra quyết định kinh doanh.

Hệ thống kế toán tại đơn vị được đối chiếu trực tiếp với hệ thống pháp lý hiện hành gồm Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 01, VAS 02, Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC và Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 5107:2018 về nước mắm truyền thống.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp linh hoạt giữa nguồn dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp nhằm đảm bảo tính chuẩn xác và khách quan:

  • Nguồn dữ liệu thứ cấp: Thu thập toàn bộ hệ thống chứng từ kế toán chi phí, bảng chấm công, phiếu nhập xuất kho nguyên vật liệu, sổ cái các tài khoản 621, 622, 627, 154 và báo cáo tài chính của doanh nghiệp trong giai đoạn 2017 - 2019.
  • Cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu: Nghiên cứu thực hiện khảo sát chuyên sâu trên cỡ mẫu gồm 12 nhân sự chủ chốt, bao gồm Giám đốc điều hành, Kế toán trưởng, 4 kế toán viên phần hành, 2 quản đốc phân xưởng ủ chượp và 4 tổ trưởng kỹ thuật chế biến. Phương pháp chọn mẫu có chủ đích (purposive sampling) được áp dụng nhằm tiếp cận trực tiếp những cá nhân tham gia vào quy trình tạo lập, phê duyệt và sử dụng thông tin chi phí sản xuất.
  • Phương pháp phân tích dữ liệu: Tác giả sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh đối chiếu, phương pháp tổng hợp phân tích dòng dữ liệu và phương pháp đánh giá có sự tham gia. Lý do lựa chọn tổ hợp phương pháp này là nhằm nhận diện chính xác các bước luân chuyển thông tin bị gián đoạn, phát hiện nguyên nhân gây trễ số liệu kế toán giữa phân xưởng sản xuất và văn phòng điều hành. Timeline nghiên cứu được thực hiện từ tháng 10 năm 2019 đến tháng 6 năm 2020.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Nghiên cứu thực trạng hệ thống thông tin kế toán chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Nước mắm Thanh Hương đã chỉ ra 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, quy mô hoạt động và danh mục sản phẩm đa dạng nhưng nhận thức về hệ thống thông tin kế toán còn phân tán. Doanh nghiệp sản xuất 5 dòng sản phẩm chính có độ đạm khác nhau (13, 20, 24, 28 và 32 độ đạm) với công thức phối trộn chuẩn 75% cá biển tươi kết hợp 25% muối tinh (tỷ lệ 4:1). Mặc dù sở hữu mạng lưới gần 500 đại lý, nhưng khảo sát cho thấy có đến 70% cán bộ quản lý cấp trung chưa hiểu rõ bản chất của hệ thống thông tin kế toán quản trị, chủ yếu coi kế toán là công cụ phục vụ kê khai thuế và lập báo cáo tài chính định kỳ.

Thứ hai, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong thu thập và xử lý dữ liệu chi phí còn rất sơ khai. Hơn 65% nghiệp vụ ghi chép chi phí nguyên vật liệu, nhân công và chi phí chung tại các phân xưởng vẫn thực hiện thủ công trên sổ sách giấy và bảng tính Excel rời rạc. Tỷ lệ tự động hóa quy trình kế toán ước tính chỉ đạt khoảng 35%, dẫn đến nguy cơ sai lệch số liệu khi chuyển giao giữa các bộ phận.

Thứ ba, độ trễ thông tin kế toán chi phí diễn ra nghiêm trọng. Báo cáo tổng hợp chi phí và bảng tính giá thành sản phẩm hoàn thành thường chậm từ 10 đến 15 ngày sau khi kết thúc kỳ kế toán tháng. Sự chậm trễ này làm suy giảm khoảng 40% hiệu lực của các quyết định kinh doanh, đặc biệt là việc điều chỉnh giá bán kịp thời theo 2 đợt mua cá nguyên liệu chính trong năm (vụ cá Bắc từ tháng 10 đến tháng 3 và vụ cá Nam từ tháng 4 đến tháng 10).

Thứ tư, công tác kiểm soát định mức và phân bổ chi phí gián tiếp chưa chuẩn hóa. Thời gian ủ chượp kéo dài từ 12 đến 24 tháng nhưng kế toán chưa theo dõi chi tiết chi phí theo từng bể chượp riêng biệt. Tỷ lệ chênh lệch chi phí thực tế so với định mức kỹ thuật ban đầu dao động từ 4% đến 6%, gây khó khăn cho việc định giá mắm nhỉ và các dòng mắm loại 1, loại 2.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chủ yếu của các hạn chế trên xuất phát từ sự cách trở địa lý hơn 30 km giữa phân xưởng chế biến tại Tĩnh Gia và phòng kế toán tại thành phố Thanh Hóa, cùng với việc thiếu hạ tầng mạng truyền dẫn số liệu trực tuyến. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên kế toán còn kiêm nhiệm nhiều khâu, chưa được tập huấn chuyên sâu về phần mềm kế toán quản trị chi phí hiện đại.

Kết quả này hoàn toàn tương đồng với các công trình nghiên cứu trước đây trong ngành. Điển hình, nghiên cứu của tác giả Vũ Bá Anh khi khảo sát 75 doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam đã chỉ ra rằng phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ thiếu sự đồng bộ giữa phần cứng và phần mềm kế toán. Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Phương Thảo trên 15 công ty niêm yết cũng khẳng định kế toán quản trị chi phí thường bị xem nhẹ so với kế toán tài chính.

Về mặt trực quan hóa dữ liệu, thông tin chi phí sản xuất tại công ty có thể được mô tả sinh động thông qua biểu đồ cơ cấu chi phí dạng tròn (pie chart), trong đó chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng áp đảo khoảng 72%, chi phí nhân công trực tiếp chiếm 16% và chi phí sản xuất chung chiếm 12%. Song song đó, bảng đối chiếu luân chuyển chứng từ 5 bước giúp phân định rõ thời gian luân chuyển phiếu xuất kho từ phân xưởng đến phòng kế toán đang chiếm tới 60% tổng thời gian trễ báo cáo. Việc chuẩn hóa các bảng biểu này là tiền đề quan trọng giúp ban giám đốc kiểm soát chi phí tức thời.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính hành động cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chi phí sản xuất:

Một là, thành lập tổ quản lý luân chuyển thông tin chi phí do Phòng Kế toán chủ trì. Phòng Kế toán phối hợp với Ban Giám đốc ban hành quy chế phối hợp đa phòng ban, quy định thời gian gửi chứng từ từ xưởng sản xuất về phòng kế toán tối đa trong 24 giờ sau khi phát sinh nghiệp vụ. Thời gian triển khai hoàn thiện trong 3 tháng đầu năm 2021, hướng tới mục tiêu cắt giảm 85% thời gian trễ chứng từ.

Hai là, nâng cấp hạ tầng công nghệ và triển khai phần mềm kế toán chi phí tích hợp. Ban Giám đốc phê duyệt ngân sách đầu tư đồng bộ hệ thống máy vi tính kết nối mạng riêng ảo (VPN) giữa xưởng sản xuất Tĩnh Gia và trụ sở chính 198 Lê Lai. Đồng thời, bộ phận Công nghệ thông tin cùng Phòng Kế toán đưa vào vận hành phân hệ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành tự động trong thời hạn 6 tháng, mục tiêu đạt tỷ lệ tự động hóa xử lý dữ liệu trên 80%.

Ba là, chuẩn hóa hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu và lập bảng tính giá thành chi tiết theo từng bể chượp. Quản đốc phân xưởng kết hợp với Kế toán trưởng rà soát định mức tiêu chuẩn 4kg cá trên 1kg muối cho chu kỳ ủ 12 - 24 tháng, thiết lập mã theo dõi độc lập cho từng mẻ chượp. Giải pháp này cần hoàn thành trong 4 tháng, mục tiêu kiểm soát và kéo giảm tỷ lệ hao hụt chi phí từ 3% đến 5%.

Bốn là, tổ chức chương trình đào tạo nâng cao kỹ năng ứng dụng hệ thống thông tin kế toán cho 100% nhân sự liên quan. Phòng Hành chính Nhân sự phối hợp các chuyên gia kế toán tổ chức các khóa tập huấn nghiệp vụ định kỳ trong 3 tháng, đảm bảo 95% nhân sự sử dụng thành thạo các biểu mẫu báo cáo chi phí trên phần mềm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn là tài liệu tham khảo khoa học và ứng dụng thực tiễn giá trị cho 4 nhóm đối tượng chính:

Thứ nhất, Ban Giám đốc và các nhà quản trị doanh nghiệp sản xuất thực phẩm, chế biến nông lâm thủy sản. Luận văn cung cấp phương pháp luận và công cụ kiểm soát chi phí thực tế, giúp lãnh đạo doanh nghiệp tối ưu hóa giá thành cho 5 đến 10 dòng sản phẩm chủ lực và xây dựng chiến lược giá bán cạnh tranh.

Thứ hai, Kế toán trưởng và đội ngũ kế toán quản trị trong các doanh nghiệp chế biến truyền thống. Luận văn là cẩm nang hướng dẫn thiết kế quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, phương pháp phân bổ chi phí sản xuất chung và kỹ thuật tính giá thành cho các sản phẩm có chu kỳ chế biến dài ngày từ 12 đến 24 tháng theo đúng chuẩn mực VAS 02 và Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Thứ ba, Giảng viên, nhà nghiên cứu và học viên cao học chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Hệ thống thông tin quản lý. Đề tài cung cấp bộ dữ liệu thực chứng (case study) điển hình về chuyển đổi và hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại một doanh nghiệp cụ thể của Việt Nam.

Thứ tư, Chuyên gia tư vấn chuyển đổi số và các đơn vị phát triển giải pháp phần mềm kế toán, ERP. Luận văn giúp các kỹ sư công nghệ hiểu rõ đặc thù vận hành của ngành sản xuất nước mắm truyền thống, từ đó thiết kế các module tính giá thành và quản lý kho sát với nhu cầu thực tế của hơn 500 cơ sở sản xuất trên toàn quốc.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao hệ thống thông tin kế toán chi phí lại quyết định năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp nước mắm truyền thống?
Chi phí sản xuất chiếm từ 65% đến 75% tổng giá thành sản phẩm. Quy trình ủ chượp kéo dài từ 12 đến 24 tháng với tỷ lệ 4kg cá trên 1kg muối đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán phải ghi nhận chính xác hao phí theo thời gian thực. Hệ thống chuẩn xác giúp định giá bán tối ưu cho từng dòng nước mắm từ 13 đến 32 độ đạm, đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN 5107:2018 và duy trì thị phần trước nước mắm công nghiệp.

Hạn chế lớn nhất trong hệ thống kế toán chi phí tại Công ty Cổ phần Nước mắm Thanh Hương là gì?
Hạn chế lớn nhất là hơn 65% nghiệp vụ vẫn xử lý thủ công, gây độ trễ báo cáo chi phí từ 10 đến 15 ngày. Khoảng cách địa lý hơn 30 km giữa xưởng sản xuất tại Tĩnh Gia và văn phòng tại thành phố Thanh Hóa không có mạng truyền dữ liệu trực tuyến, làm giảm 40% tính kịp thời của thông tin khi ban giám đốc cần ra quyết định thu mua nguyên liệu theo 2 mùa vụ trong năm.

Làm thế nào để xác định chính xác giá thành cho các dòng nước mắm có độ đạm khác nhau từ cùng một mẻ chượp?
Doanh nghiệp cần áp dụng phương pháp phân bổ chi phí gián tiếp theo hệ số phẩm cấp kết hợp kỹ thuật truy xuất chi phí theo từng bể chượp. Bằng cách gắn mã định danh cho từng đợt rút mắm cốt, mắm nhỉ 32 độ đạm và các đợt kéo rút nước mắm 13 đến 28 độ đạm, kế toán sẽ phân bổ chính xác chi phí nguyên liệu và nhân công, loại bỏ chênh lệch định mức từ 4% đến 6%.

Doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa và nhỏ cần chuẩn bị gì khi số hóa hệ thống thông tin kế toán chi phí?
Doanh nghiệp cần chuẩn hóa toàn bộ danh mục 100% chứng từ ban đầu, trang bị hạ tầng máy tính có kết nối mạng tại các phân xưởng và đào tạo lại đội ngũ 12 nhân sự nòng cốt. Lộ trình triển khai phân hệ phần mềm kế toán chi phí trong 6 tháng sẽ giúp doanh nghiệp giảm hơn 80% thời gian tổng hợp số liệu và loại trừ sai sót thủ công.

Luận văn đóng góp những giá trị thực tiễn gì cho ngành sản xuất nước mắm Việt Nam?
Luận văn đã cụ thể hóa mô hình hệ thống thông tin kế toán 5 cấu phần vào thực tiễn ngành nghề truyền thống. Các giải pháp đề xuất giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy chế phối hợp, kiểm soát thất thoát nguyên vật liệu, giảm từ 3% đến 5% chi phí sản xuất và hỗ trợ mạng lưới 500 đại lý vận hành ổn định, hiệu quả.

Kết luận

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Kế toán của tác giả Đào Thị Minh Thương đã giải quyết trọn vẹn bài toán lý luận và thực tiễn về hệ thống thông tin kế toán chi phí sản xuất trong doanh nghiệp chế biến truyền thống thông qua 5 kết luận cốt lõi:

  • Hệ thống hóa hoàn chỉnh khung lý thuyết về 5 yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán chi phí sản xuất theo quy định của Luật Kế toán 2015, chuẩn mực VAS 02 và Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Khắc họa toàn diện thực trạng luân chuyển chứng từ và xử lý dữ liệu kế toán chi phí tại Công ty Cổ phần Nước mắm Thanh Hương trong chu kỳ 3 năm từ 2017 đến 2019.
  • Chỉ rõ các nút thắt cốt lõi gồm tỷ lệ xử lý thủ công trên 65%, độ trễ báo cáo kéo dài từ 10 đến 15 ngày và chênh lệch định mức hao hụt từ 4% đến 6%.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp đột phá với lộ trình triển khai chi tiết, giúp tự động hóa 80% quy trình và giảm từ 3% đến 5% chi phí sản xuất.
  • Đóng góp bài học kinh nghiệm thực tiễn sâu sắc cho hơn 500 cơ sở và doanh nghiệp sản xuất nước mắm truyền thống trên phạm vi toàn quốc.

Lộ trình thực hiện các giải pháp được thiết kế khả thi trong vòng 12 tháng, chia làm 3 giai đoạn: hoàn thiện quy chế (3 tháng), số hóa hạ tầng (6 tháng) và đào tạo nhân lực (3 tháng). Các doanh nghiệp sản xuất thực phẩm và nước mắm truyền thống hãy chủ động ứng dụng ngay mô hình hệ thống thông tin kế toán chi phí hiện đại để chuẩn hóa quy trình quản trị, gia tăng lợi nhuận và nâng cao vị thế thương hiệu Việt trên thị trường!