ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Thích nghi để tồn tại 1. Sự phát triển của thời đại số và sự dịch chuyển của làn sóng công nghệ là tất yếu. Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh đều được tổ chức thành các phòng, nhóm; mỗi phòng, nhóm có một chức năng nhiệm vụ nhất định trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp, tổ chức.
Với doanh nghiệp có trình độ công nghệ thông tin thấp thì thông tin của nghiệp vụ kinh tế chuyển từ bộ phận này sang bộ phận kia dưới hình thức bản cứng (Giấy tờ ký tươi, thậm chí là viết tay); với các tổ chức hiện đại hơn (Phổ biến hiện nay) thì thông tin được trao đổi giữa các bộ phận dưới hình thức email hay file thông tin. Tuy nhiên với các tổ chức hành chính như xã, phường, cơ quan thuế,… hồ sơ được cá nhân, doanh nghiệp nộp và cơ quan là bản giấy. Với cơ quan một cửa thì thông tin di chuyển giữa các bộ phận vẫn là bản giấy. Các hình thức lưu trữ thông tin như đã nêu ở trên có các vấn đề sau: Vấn đề thứ nhất là khó quản lý: Hồ sơ đi từ bước này sang bước khác thường do bên thứ ba hoặc một cá nhân chịu trách nhiệm dẫn đến tính trạng đơn vị chủ quản của hồ sơ không kiểm soát được tình trạng hồ sơ trong quá trình vận chuyển dẫn đến khả năng mất mát thông tin gây thiệt hại cho tổ chức, cá nhân liên quan.
Thứ hai là thời gian vận chuyển hồ sơ (đối với quy trình dùng hồ sơ bản cứng) và thời gian sắp xếp, tìm kiếm hồ sơ (với quy trình xử lý bằng email) là lớn làm tăng thời gian xử lý hồ sơ gây thiệt hại về kinh tế cho khách hàng và doanh nghiệp. Vấn đề thứ ba, khả năng thống kê, báo cáo thấp: Với cách vận hành quy trình thủ công và qua email, việc thống kê lại thông tin xử lý của hồ sơ là rất hạn chế và mất rất nhiều thời gian: Thông tin thời gian hồ sơ đến một bước hiện tại, thời gian hồ sơ ra khỏi bước đó, ý kiến của người thực hiện, … từ việc thống kế báo cáo kém sẽ dẫn đến việc lãnh đạo không có cái nhìn đúng về hiện trạng xử lý nghiệp vụ của đơn vì, khó đưa ra các quyết định quan trọng mang tính cạnh tranh. Và khả năng thống kê báo cáo thấp cũng dẫn đến vấn đề thứ tư: Khả năng cải tiến thấp: Nếu một doanh nghiệp, tổ chức có khả năng cải tiến thấp tức là tổ chức, doanh nghiệp đó sẽ bị tụt hậu so với các đối thủ và điều này rõ ràng là không tốt. Do vậy cần có một hệ thống quản lý việc thông tin quy trình kinh tế, hành chính luân chuyển giữa các nhóm chuyên trách một cách nhanh chóng và hiệu quả Với mục đích tìm ra nguyên lý cũng như để hiểu hơn và có cái nhìn khái quát cụ thể hơn về bức tranh tổng thể cách thức vận hành và phát triển thị trường doanh 2 nghiệp.
Bài viết là sự tổng hợp kiến thức từ nhiều nguồn tài liệu có được với việc áp dụng các phương pháp phân tích từ diễn biến của nền kinh tế thị trường qua các giai đoạn thời kỳ khác khau và được hệ thống kiến thức lại một cách cô đọng cụ thể dễ hiểu. Quản lý quy trình doanh nghiệp (Business Process Management – BPM) là ứng dụng công nghệ đang phát triển mạnh mẽ để nâng cao hiệu quả vận hành, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa chuỗi giá trị của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp có thể đã sử dụng những phần mềm quản trị như ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), PLM (Product Lifecycle Management), hay các ứng dụng quản lý chuỗi cung ứng Hình 1 quản ly quy trình doanh nghiệp BPM là một nền tảng ở tầng nghiệp vụ trên cùng của các ứng dụng hiện có của doanh nghiệp như ERP, CRM, PLM, SCM…, cho phép thiết lập các kết nối với các thành phần này để định nghĩa các quy trình liên phòng/ban, liên ứng dụng và toàn doanh nghiệp mà không cần đòi hỏi quá nhiều công tác tích hợp hay lập trình phần mềm. BPM được định hướng để bù đắp những kết nối còn thiếu trong quy trình doanh nghiệp do các ứng dụng riêng rẽ tạo ra.
Khái quát về BPM Khái niệm quy trình được hình thành và phát triển dựa trên các quan điểm và lý thuyết quản trị qua nhiều thế hệ. Có thể nói lịch sử của BPM được hình thành theo những sự thay đổi về phương pháp và công nghệ trong 3 lĩnh vực: Quản trị kinh doanh, Quản trị chất lượng và Công nghệ thông tin. 3 Trong cuốn "Nguồn gốc của cải của các quốc gia" (1776) - một trong những tác phẩm ra đời sớm nhất và nổi tiếng nhất về thương mại và công nghiệp, được công nhận là có đóng góp to lớn cho các nguyên lý kinh tế học hiện đại - Adam Smith (1723-1790) đã đưa ra ý tưởng về chuyên môn hóa môn lao động. Khái niệm này là nền tảng của việc phân chia phòng ban, ngành, công việc theo chức năng trong các tổ chức hiện nay.
Đây có thể được coi là cơ sở cho các làn sóng phát triển quản lý quy trình sau này. Cho đến thể kỷ XX, hàng loạt các phương pháp quản lý doanh nghiệp được ra đời với mục đích cung cấp giải pháp nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Có thể kể đến một vài phương pháp như Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện (Total Quality Management - TQM) ra đời vào những năm 1950;Lean Manufacturing bắt nguồn từ hệ thống sản xuất Toyota xuất hiện từ những năm 1980 hay cuộc cách mạng về quản trị quy trìnhgần đây đã xoay quanh “Six Sigma”, một phương pháp quản lý nhằm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng dựa trên việc làm giảm thiểu tỷ lệ sai sót hay khuyết tật bằng cách xác định và loại trừ các nguồn tạo nên dao động (bất ổn) trong các quy trình kinh doanh. Phương pháp tiếp cận BPM được coi là tổng hợp của tất cả các phương pháp trước đó.
BPM không chỉ chú trọng vào quá trình thống kê, kiểm soát, thử nghiệm và quản trị mà còn tập trung giải quyết các vấn đề cơ bản của việc cải thiện và thay đổi quy trìnhnghiệp vụ. BPM cung cấp phương pháp tiếp cận hệ thống bao gồm các khái niệm, phương pháp và các công cụ nhằm hỗ trợ việc phân tích, thiết kế, quản lý, cấu hình, thực thi các quy trìnhnghiệp vụ. Trong BPM, quy trình nghiệp vụ là mục tiêu và cũng là công cụ để tổ chức các hoạt động trong tổ chức. Thông qua BPM, các tổ chức có thể tiếp cận với việc giảm chi phí quản lý, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, xây dựng các sản phẩm và dịch vụ mới trong thời gian nhanh nhất với chi phí hợp lý nhất và cuối cùng là chiếm lĩnh thị trường bằng các lợi thế cạnh tranh và gia tăng lợi nhuận.
Cùng với sự toàn cầu hoá nhanh chóng, hiệu quả việc quản trị quy trìnhnghiệp vụ trong tổ chức trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Rất nhiều nhân tố ảnh hưởng đến lợi nhuận của các tổ chức như tần suất giao dịch, nhu cầu trao đổi thông tin, khả năng quyết định kịp thời, sự cần thiết quản trị thay đổi, nhiều đối thủ cạnh tranh quốc tế và sự đòi hỏi rút ngắn thời gian. Những nhân tố này đòi hỏi tổ chức phải xem xét lại cách thức quản trị quy trìnhcủa mình. Để giải quyết những thách thức này, công nghệ thông tin đã được sử dụng làm công cụ để quản trị các quy trìnhnghiệp vụ.
Trải qua hơn hai thập kỷ, các công việc giấy tờ trước đây đã được thay thế bằng các văn phòng không giấy. Và quá trình phát triển này đã tạo ra khái niệm BPM ngày nay. 4 CHƯƠNG 2 - PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ VAI TRÒ CỦA BPM VỚI NỀN KINH TẾ HIỆN NAY 2. Phân tích thiết kế 2.
Định nghĩa khái niệm BPM là một khái niệm liên quan đến bất kì sự kết hợp nào của mô hình hóa (modeling), tự động hóa (automation), thực thi (execution), kiểm soát (control), đo lường (measurement) và tối ưu hóa các luồng hoạt động kinh doanh, hỗ trợ các mục tiêu của doanh nghiệp, mở rộng hệ thống, nhân viên, khách hàng và đối tác trong và ngoài phạm vi doanh nghiệp. Khái niệm BPM được ra đời dựa trên quan điểm cho rằng mỗi sản phẩm, dịch vụ của một doanh nghiệp là kết quả của một chuỗi các hoạt động sản xuất, quản lý – được tổ chức thành các quy trình nghiệp vụ. Mỗi quy trình sẽ bao gồm một tập hợp các hoạt động được thực hiện theo một trình tự nhất định do con người hay thiết bị thực hiện ở các vị trí khác nhau nhằm xử lý đầu vào, tính toán, xử lý thành đầu ra tương ứng và tạo thành các sản phẩm hay dịch vụ ở bước cuối cùng. Các quy trình nghiệp vụ là mục tiêu và cũng là công cụ để tổ chức và cải thiện mối quan hệ giữa các hoạt động trong doanh nghiệp.
Thông qua việc quản lý các quy trình nghiệp vụ người chủ doanh nghiệp có thể tiếp cận với việc giảm chi phí quản lý, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, xây dựng các sản phẩm và dịch vụ mới trong thời gian nhanh nhất với chi phí hợp lý nhất và cuối cùng là chiếm lĩnh thị trường bằng các lợi thế cạnh tranh và gia tăng lợi nhuận. BPM là một phương pháp tiếp cận hệ thống bao gồm các khái niệm, phương pháp và các kỹ thuật nhằm hỗ trợ việc thiết kế, quản lý, cấu hình, thực thi và phân tích các quy trình nghiệp vụ. Khái niệm tổng quát về BPM có thể được phát biểu trên hai khía cạnh: ▪ Xét về mặt quản lý: BPM là cách tiếp cận hệ thống nhằm giúp các doanh nghiệp tiêu chuẩn hóa, tối ưu hóa, tự động hoá quy trình hoạt động với mục đích giảm chi phí, tăng chất lượng hoạt động, rút ngắn thời gian sản xuất và đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng cao. ▪ Về mặt công nghệ: BPM là phương pháp luận cho việc phát triển các ứng dụng CNTT.
BPM cũng cung cấp các bộ công cụ giúp các doanh nghiệp mô hình hoá, thiết kế, triển khai, giám sát, vận hành và cải tiến các quy trình nghiệp vụ một cách linh hoạt. Khái niệm BPM đề cập tới một số vấn đề chủ yếu sau: Thứ nhất, BPM là điều kiện tiên quyết để thực hiện tự động hoá. Mỗi quy trình nghiệp vụ có một trình tự thực hiện được xác định trước, có thể là tuần tự hoặc 5 song song đồng thời.