CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1. Khái niệm Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là nhữn gì cần được lưu lại làm bằng” hoặc chuỗi kí hiệu ngôn ngữ hay nói chung nhwungx kí hiệu thuộc hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn(Từ điển Tiếng Việt 1078, Trung tâm từ điển ngôn ngữ - Hà Nội – 1997) Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu,.(Điều 1, Điều lệ quy định chế độ chung về công văn, giấy tờ ở các cơ quan ban hành theo Nghị định số 527-TTg ngày 02/01/1957 của Chính phủ)Có nhiều được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lí, điều hành hoạt động của một cơ quan, tổ chức như Quyết định, Công văn, Thông báo, Kế hoạch. đều được gọi là văn bản.
Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý. Như vậy, để có thể soạn thảo và ban hành văn bản thì đòi hỏi người soạn thảo văn bản phải có kiến thức, phương pháp và kỹ năng để có thể sử dụng ngôn ngữ nhằm mục đích truyền tải thông tin mong muốn tới các đối tượng khác. Văn bản hành chính thông thường 1. Khái niệm Văn bản hành chính là những quyết định quản lí thành văn mang tính áp 7 dụng pháp luật hoặc chứa đựng những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức.
Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp, có thể phân thành 2 loại chính:(https://thukyluat.vn/news/binh-luan/van- ban-hanh-chinh-la-gi-16904. Đặc điểm Văn bản hành chính thông thường có đặc điểm là mang tính thông tin điều hành. Văn bản hành chính là chiếm tỷ trọng lớn tổng số các loại văn bản cần thiết phải soạn thảo hành chính của các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội. Chủ thể ban hành văn bản hành chính là các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội với thẩm quyền và chức năng rất khác nhau trong hệ thống các cơ quan quản lý và các tổ chức xã hội.
Nội dung truyền đạt của văn bản hành chính chủ yếu là thông tin quản lý mang tính hai chiều: theo chiều dọc từ trên xuống và từ dưới lên, theo chiều ngang gồm các văn bản trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp, ngang quyền. Ngôn ngữ và văn phong văn bản hành chính vừa mang tính chất khách quan, trực tiếp, cụ thể, rõ ràng; vừa mang tính ngắn gọn, rõ rành, chính xác, đầy đủ. Việc sử dụng các thuật ngữ mang tính điển hình và tiêu chuẩn hóa cao, cách thức diễn đạt trong sáng, mạch lạc, logic thể hiện đầy đúng mối quan hệ giữa chủ thể ban hành văn bản và đối tượng tiếp nhận văn bản. Hệ thống văn bản hành chính Các văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động các cơ quan hành chính 8 nhà nước các tổ chức khác.
Đây là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức. Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ chỉ thị (cá biệt) và thông cáo quy định rõ chủ thể ban hành, các văn bản hành chính khác không xác định thẩm quyền ban hành theo tên của văn bản. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân tùy theo thẩm quyền giải quyết công việc có thể ban hành loại văn bản phù hợp. Phân loại văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính được chia thành hai loại: Văn bản không có tên loại: Công văn là văn bản dùng để giao dịch về công việc giữa các cơ quan đoàn thể.
Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản không thể hiện tên loại văn bản. Đây cũng là cách để phân biệt công văn với loại văn bản hành chính khác. Ví dụ: Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn. Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…).
Những văn bản loại này thường thể hiện loại tên gọi cụ thể. Ví dụ: Báo cáo: Dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc. Ví dụ: Báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị; Thông báo: Báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản; 9 Biên bản: Bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao.
Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật. Văn bản hành chính cá biệt 1. Khái niệm Là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm: Quyết định cá biệt; Chỉ thị cá biệt; Nghị quyết cá biệt.
Ví dụ: Quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức; Chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt,… 1. Đặc điểm - Thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền; hoặc các quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên. - Thuộc loại văn bản áp dụng luật, được ban hành trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật hay văn bản cá biệt khác của cơ quan cấp trên hoặc chính cơ quan mình. - Do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành.
- Nhằm giải quyết các công việc cụ thể, cá biệt: điều chỉnh các quan hệ cụ thể, chính xác các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp tách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp 10 luật. - Trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quan hệ pháp lý nhất định. - Áp dụng một lần đối với các đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ, trong phạm vi không gian và thời gian nhất định. - Có tính đơn phương và tính bắt buộc với các đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ, trong phạm vi không gian và thời gian nhất định.
- Có tính đơn phương và tính bắt buộc thi hành bằng cưỡng chế nhà nước. Các yêu cầu về soạn thảo và ban hành văn bản 1. Về thẩm quyền Thủ trưởng cơ quan, trưởng đơn vị là người ký ban hành trực tiếp tất cả các loại văn bản trong cơ quan như: - Các văn bản quản lý tổ chức bộ máy và nhân sự. - Các quyết định về công tác tổ chức, cán bộ nội bộ: tuyển dụng, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, nâng lương đối với cán bộ trong Công ty; - Các văn bản có nội dung liên quan đến việc quản lý, sử dụng tài chính tài sản được giao và các nguồn thu khác theo quy định của pháp luật và cơ quan cấp trên; Cấp phó là người ký thay Thủ trưởng khi Thủ trưởng không có mặt (được ủy quyền) ban hành tất cả các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách quản lý.
Về nội dung văn bản Mỗi một loại văn bản quản lý đều có thể có yêu cầu riêng về bố cục, ngôn ngữ văn phong… Và để văn bản ban hành đảm bảo chất lượng, đòi hỏi người soạn thảo không chỉ cần biết được những yêu cầu riêng biệt của từng 11 loại văn bản mà còn phải đảm bảo các yêu cầu nội dung sau đây: Văn bản phải có tính mục đích Văn bản quản lý nhà nước hay văn bản của các cơ quan doanh nghiệp, tổ chức bất kỳ đều được ban hành với danh nghĩa là cơ quan nhằm đề ra các chủ trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. Do đó, khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn bản nào đó đòi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng. Yêu cầu này đòi hỏi văn bản ban hành phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, vì vậy trước khi soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn bản ban hành để làm gì?nhằm giải quyết vấn đề gì? và giới hạn vấn đề đến đâu? kết quả của việc thực hiện văn bản là gì? Văn bản phải có tính khoa học Văn bản có tính khoa học phải được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo quy định của Nhà nước và nội dung phải nhất quán. Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo: Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, thông tin phải được xử lý và đảm bảo chính xác.
Lô gíc về nội dung, bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủ đề. Thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước. Đảm bảo tính hệ thống của văn bản. Văn bản phải có tính đại chúng Tất cả các văn bản khi ban hành phải được viết rõ ràng dễ hiểu để phù hợp với trình độ dân trí nói chung để mọi đối tượng có liên quan đến việc thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu được nội dung văn bản đầy đủ, mọi đối tượng ở mọi trình độ khác nhau đều có thể tiếp nhận được.