Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Khóa luận tốt nghiệp "Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall" được thực hiện bởi sinh viên Nguyễn Thị Linh (lớp ĐH.QTVP13D, niên khóa 2013 - 2017, Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) dưới sự hướng dẫn của ThS. Trần Thu Hà. Khóa luận thuộc ngành Quản trị văn phòng, theo định hướng nghiên cứu thực trạng và khảo sát thực tiễn tại doanh nghiệp ngoài nhà nước.
Về bối cảnh và lý do chọn đề tài, tác giả chỉ ra rằng công tác soạn thảo và ban hành văn bản là khâu trọng yếu trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức, nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính pháp quy và sự thống nhất trong quản lý hành chính. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ của Nhà nước về công tác văn thư đã được ban hành tương đối đầy đủ nhưng chủ yếu được quan tâm và áp dụng nghiêm ngặt tại các cơ quan nhà nước. Tại khối doanh nghiệp tư nhân, công tác này chưa được chú trọng đúng mức, việc tuân thủ các quy định hiện hành còn nhiều hạn chế. Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall là đơn vị mới thành lập hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp; các hoạt động liên quan đến quản lý văn bản còn bộc lộ nhiều sai sót và hạn chế. Tuy nhiên, tính chất mới hình thành của bộ máy công ty lại là điều kiện thuận lợi để chuẩn hóa các quy trình, hoàn thiện thể thức văn bản ngay từ đầu nhằm phục vụ điều hành kinh doanh hiệu quả.
Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận là khảo sát, đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall; từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác này.
Nhiệm vụ nghiên cứu bao gồm ba nhiệm vụ cụ thể:
- Tìm hiểu lý luận chung và hệ thống các văn bản quy định của Nhà nước về công tác soạn thảo văn bản;
- Khảo sát thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall;
- Phân tích, đánh giá thực trạng để chỉ ra những ưu điểm, tồn tại, xác định nguyên nhân và đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo, ban hành văn bản của công ty.
Đối tượng nghiên cứu là thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall. Phạm vi nghiên cứu về mặt không gian tập trung tại Bộ phận Văn phòng Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall; phạm vi thời gian thu thập và phân tích dữ liệu từ năm 2016 đến thời điểm nghiên cứu (tháng 3 năm 2017).
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung lý thuyết của khóa luận dựa trên hệ thống cơ sở lý luận về quản trị văn phòng, kỹ thuật văn bản và công tác văn thư hành chính được đúc kết trong các giáo trình học thuật: công trình của GS. Nguyễn Đăng Dung, PGS. Nguyễn Hoàng Anh, TS. Võ Trí Hào (2014); TS. Lê Văn In (2013); PGS. Vương Đình Quyền (2006, 2011); Lê Thành Tây (2008); Triệu Văn Cường và Trần Như Nghiêm (2006); Hoàng Lê Minh; cùng các nghiên cứu tiền đề của Nguyễn Thị Thơm (2010), Bùi Thị Nụ (2009), Võ Việt Sang, Nguyễn Minh Phú (2013).
Về cơ sở pháp lý, tác giả căn cứ trực tiếp vào các văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm nghiên cứu:
- Điều lệ quy định chế độ chung về công văn, giấy tờ ở các cơ quan ban hành theo Nghị định số 527-TTg ngày 02/01/1957 của Thủ tướng Chính phủ;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000;
- Nghị định số 52/2008/NĐ-CP ngày 22/04/2008 của Chính phủ về quản lý kinh doanh dịch vụ bảo vệ.
Khóa luận sử dụng năm phương pháp nghiên cứu cụ thể:
- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Nghiên cứu, tổng hợp các văn bản pháp luật, giáo trình, tài liệu chuyên môn về công tác văn phòng;
- Phương pháp phân tích - tổng hợp: Hệ thống hóa các quy định chuẩn tắc của Nhà nước để làm thước đo đánh giá các văn bản thực tế thu thập tại công ty;
- Phương pháp thống kê: Phân loại, tổng hợp số liệu về số lượng, thể loại các văn bản ban hành tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall trong giai đoạn 2016 - 2017;
- Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp cán bộ, nhân viên Bộ phận Văn phòng và các phòng ban liên quan nhằm làm rõ quy trình tác nghiệp và nhận thức về công tác văn bản;
- Phương pháp khảo sát, so sánh: Đối chiếu từng thành phần thể thức trên các mẫu văn bản thực tế của công ty với quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV để phát hiện sai lệch.
Nguồn dữ liệu nghiên cứu bao gồm báo cáo tổng kết công tác văn phòng của Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall và toàn bộ 888 văn bản hành chính lưu trữ tại công ty được ban hành trong giai đoạn 2016 - 2017.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Lý luận chung về văn bản hành chính
Chương 1 hệ thống hóa các khái niệm, phân loại, yêu cầu nội dung, thể thức và quy trình ban hành văn bản hành chính. Văn bản theo nghĩa rộng là vật mang tin được ghi chép để làm bằng; theo nghĩa hẹp là các giấy tờ hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành. Tác giả phân chia văn bản hành chính thành hai nhóm chính:
- Văn bản hành chính thông thường: Mang tính thông tin điều hành hai chiều (chiều dọc từ trên xuống/dưới lên, chiều ngang giữa các cơ quan ngang cấp). Nhóm này bao gồm văn bản không có tên loại (công văn) và văn bản có tên loại (thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy và phiếu).
- Văn bản hành chính cá biệt: Phương tiện thể hiện quyết định quản lý nhằm giải quyết vụ việc cụ thể (quyết định, chỉ thị, nghị quyết cá biệt), có tính bắt buộc thi hành đơn phương và áp dụng một lần đối với đối tượng xác định.
Về yêu cầu chất lượng, văn bản quản lý phải đáp ứng năm tiêu chuẩn nội dung: tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính bắt buộc thực hiện (tính hợp pháp) và tính khả thi. Về thẩm quyền, người đứng đầu cơ quan ký ban hành trực tiếp mọi văn bản; cấp phó ký thay trong phạm vi lĩnh vực được phân công hoặc khi được ủy quyền.
Về thể thức, căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV, văn bản gồm 09 thành phần cơ bản: Quốc hiệu và tiêu ngữ; Tên cơ quan, tổ chức ban hành; Số, ký hiệu; Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành; Tên loại và trích yếu nội dung; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận. Các thành phần bổ sung bao gồm dấu chỉ độ mật (theo Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000), dấu độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ), chỉ dẫn phạm vi lưu hành, ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.
Chương này cũng xác lập khung quy trình soạn thảo văn bản lý thuyết tổng quát gồm 9 bước tác nghiệp:
| STT |
Trách nhiệm |
Trình tự công việc |
| 1 |
Thủ trưởng phòng ban, đơn vị |
Phân công soạn thảo văn bản |
| 2 |
Cán bộ được phân công |
Soạn thảo văn bản |
| 3 |
Thủ trưởng phòng, ban, đơn vị |
Kiểm tra nội dung, tính pháp lý và ký nháy văn bản |
| 4 |
Chuyên viên văn phòng |
Kiểm tra nội dung, thể thức văn bản và trình |
| 5 |
Chánh văn phòng |
Kiểm tra, ký nháy |
| 6 |
Lãnh đạo công ty |
Kiểm tra, phê duyệt |
| 7 |
Văn thư |
Kiểm tra thể thức văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền và đăng ký văn bản đi |
| 8 |
Văn thư / cán bộ được phân công |
Gửi văn bản đi |
| 9 |
Văn thư |
Lưu hồ sơ |
Chương 2: Thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall
Chương 2 mô tả tổ chức, hoạt động kinh doanh dịch vụ bảo vệ của công ty (hoạt động theo Nghị định số 52/2008/NĐ-CP, với 8 nhóm nhiệm vụ an ninh - trật tự, phòng cháy chữa cháy và 5 nhóm quyền hạn nghiệp vụ) và phân tích thực trạng công tác văn bản.
Số liệu thống kê toàn bộ 888 văn bản được công ty ban hành trong 2 năm (2016 - 2017) được tác giả tổng hợp cụ thể:
| TT |
Tên loại văn bản |
Số lượng (văn bản) |
| 1 |
Biên bản |
213 |
| 2 |
Công văn |
126 |
| 3 |
Hợp đồng |
155 |
| 4 |
Kế hoạch |
15 |
| 5 |
Quyết định |
121 |
| 6 |
Thông báo |
100 |
| 7 |
Tờ trình |
12 |
| 8 |
Giấy giới thiệu |
30 |
| 9 |
Giấy ủy quyền |
04 |
| 10 |
Giấy đi đường |
112 |
| Tổng |
|
888 |
Về thẩm quyền ban hành, công ty chưa ban hành quy chế văn thư nội bộ mà áp dụng trực tiếp Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp: Chủ tịch Hội đồng quản trị ký các văn bản chiến lược, nhân sự chủ chốt, tài chính lớn và ủy quyền; Phó Chủ tịch ký thay trong lĩnh vực phụ trách; Giám đốc trực tiếp điều hành ký các văn bản điều hành, kế hoạch ngắn hạn, nội quy lao động, quyết định nhân sự và văn bản hành chính thông thường.
Khảo sát thực tế kỹ thuật trình bày và thể thức cho thấy các văn bản của công ty mắc nhiều lỗi sai so với Thông tư số 01/2011/TT-BNV:
| Thành phần thể thức |
Thực trạng tại Công ty Fire Wall |
Quy chuẩn theo Thông tư 01/2011/TT-BNV |
| Khổ giấy & Căn lề |
Trình bày trên khổ Letter; 4 lề đều đặt cố định 25,4 mm. |
Khổ A4 (210 mm x 297 mm); lề trên/dưới 20 - 25 mm, lề trái 30 - 35 mm, lề phải 15 - 20 mm. |
| Quốc hiệu & Tiêu ngữ |
Hai dòng cùng cỡ chữ (12-12, 13-13, 14-14); dòng tiêu ngữ dùng gạch chân dạng "***", "---o0o---" hoặc underline. |
Cỡ chữ hai dòng chênh lệch nhau 1 cỡ; phía dưới tiêu ngữ là đường kẻ ngang nét liền bằng độ dài dòng chữ. |
| Tên cơ quan ban hành |
Cỡ chữ không thống nhất (12 hoặc 14); đường kẻ ngang nét liền dưới tên cơ quan vẽ tùy tiện hoặc thiếu. |
Chữ in hoa, đứng, đậm; có đường kẻ ngang nét liền độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối phía dưới. |
| Số và ký hiệu |
Đánh số theo ngày tháng năm (ví dụ: 100-2017/TB-FW); công văn chèn thêm chữ "CV" (ví dụ: 12/CV-FW); nhân viên tự ý ghi số. |
Đánh số thứ tự bắt đầu từ 01 vào đầu năm; công văn không ghi chữ CV (phải là 12/FW); văn thư vào sổ đăng ký tập trung. |
| Địa danh, ngày tháng |
Cán bộ soạn thảo soạn sẵn ngày tháng năm đầy đủ (ví dụ: ngày 12 tháng 3 năm 2017); cỡ chữ 13. |
Để trống ngày tháng chờ người có thẩm quyền ký mới ghi (ngày... tháng... năm...); trình bày chữ in nghiêng cỡ 13-14. |
| Tên loại & Trích yếu |
Trích yếu viết hoa toàn bộ, thiếu nét kẻ ngang; công văn dùng trích yếu chữ nghiêng cỡ 13. |
Trích yếu viết chữ in thường, đứng, đậm, có đường kẻ liền bên dưới; công văn dùng chữ đứng cỡ 12-13 dưới số ký hiệu. |
| Nội dung văn bản |
Cỡ chữ không chuẩn hóa, nhiều văn bản sử dụng cỡ chữ 12. |
Chuẩn hóa phông chữ Times New Roman, cỡ chữ chuẩn 13 - 14. |
| Chữ ký & Quyền hạn |
Không đánh máy họ tên người ký mà dùng dấu chức danh đóng thay; Phó Giám đốc ký không ghi chữ viết tắt "TM." hoặc "KT.". |
Phải đánh máy rõ họ tên người ký; ký thay mặt ghi "TM.", ký thay thủ trưởng ghi "KT.", ghi rõ chức vụ cấp phó. |
| Con dấu cơ quan |
Đóng dấu bị lệch, nhòe, vi phạm quy định tại Khoản 2, 3 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP. |
Đóng dấu trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, rõ ràng, không trôi mờ, không đóng trùm lên họ tên. |
| Nơi nhận |
Chữ "Nơi nhận" dùng lệnh underline gạch chân; công văn ghi "- Như kính gửi" thay vì "- Như trên". |
Chữ "Nơi nhận" in nghiêng, đậm, không gạch chân; trong công văn ghi "- Như trên; - Lưu: VT...". |
Về quy trình ban hành, công ty duy trì hai luồng quy trình:
- Quy trình soạn thảo Hợp đồng cung ứng dịch vụ (06 bước): Bộ phận Văn phòng nhận thông tin đối tác từ Giám đốc $\rightarrow$ Thu thập thông tin chi tiết (địa chỉ, giá, quân số) $\rightarrow$ Soạn thảo dự thảo hợp đồng $\rightarrow$ Trình Giám đốc duyệt nội dung $\rightarrow$ In ấn, nhân bản $\rightarrow$ Trình ký, đóng dấu và chuyển cho khách hàng.
- Quy trình soạn thảo văn bản hành chính thông thường (07 bước): Tiếp nhận yêu cầu từ Giám đốc và xác định đối tượng giải quyết $\rightarrow$ Chọn tên loại văn bản $\rightarrow$ Thu thập và xử lý thông tin (pháp lý và thực tế) $\rightarrow$ Viết bản thảo $\rightarrow$ Duyệt bản thảo (Giám đốc duyệt nội dung, nhân viên tự soát thể thức) $\rightarrow$ Nhân bản (sử dụng 100% máy tính và máy in) $\rightarrow$ Hoàn thiện văn bản để ban hành (ký, đóng dấu, gửi đi).
Về hạ tầng công nghệ và kiểm tra: Hoạt động soạn thảo phụ thuộc vào phần mềm Microsoft Office Word 2007 và 2010 không có bản quyền; máy tính hay bị treo; các phiên bản phần mềm không đồng bộ giữa các máy gây lỗi định dạng khi gửi bản mềm. Công tác kiểm tra văn bản bị buông lỏng, lãnh đạo công ty chỉ xem xét nội dung và thẩm quyền ký mà bỏ qua kiểm tra thể thức.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao công tác soạn thảo văn bản tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall
Chương 3 đề xuất các định hướng giải pháp xuất phát từ các hạn chế đã chỉ ra ở Chương 2:
- Giải pháp nhân sự: Ban lãnh đạo công ty cần nâng cao nhận thức về vai trò của công tác văn thư; phân định rõ trách nhiệm kiểm duyệt văn bản của lãnh đạo và các phòng ban. Bộ phận Văn phòng cần được đào tạo, tập huấn kỹ năng nghiệp vụ văn phòng, nâng cao trình độ tin học và cập nhật các quy định hành chính nhà nước.
- Hoàn thiện thể chế quản lý nội bộ: Xây dựng và ban hành "Quy chế công tác văn thư" của công ty; quy định rõ ràng về thẩm quyền ký ban hành từng loại văn bản; thiết lập hệ thống mẫu văn bản chuẩn hóa về thể thức theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV để nhân viên áp dụng thống nhất.
- Đổi mới công tác kiểm tra, đánh giá: Thiết lập quy trình kiểm tra chéo về thể thức trước khi trình ký; giao quyền cho chuyên viên văn thư từ chối đóng dấu đối với các văn bản soạn thảo sai thể thức, sai thẩm quyền.
- Tăng cường cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin: Nâng cấp đồng bộ phần cứng máy tính; trang bị các phần mềm soạn thảo văn phòng có bản quyền để khắc phục hiện tượng lỗi hiển thị và treo hệ thống; tiến tới xây dựng và đưa vào sử dụng phần mềm quản lý văn bản nội bộ.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã khảo sát toàn diện và cung cấp số liệu thống kê thực tế về 888 văn bản hành chính ban hành tại một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bảo vệ tư nhân trong giai đoạn 2016 - 2017. Kết quả cho thấy biên bản (213 văn bản), hợp đồng (155 văn bản), công văn (126 văn bản) và quyết định (121 văn bản) là các thể loại văn bản chiếm tỷ trọng lớn nhất trong quản trị doanh nghiệp bảo vệ.
Khóa luận phát hiện và chỉ rõ 10 nhóm lỗi vi phạm thể thức phổ biến so với Thông tư số 01/2011/TT-BNV và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP (lỗi khổ giấy Letter, lề trang 25,4 mm, Quốc hiệu dùng ký hiệu lạ, đánh số theo ngày tháng, trích yếu viết hoa, ký thay không đúng thể thức, đóng dấu nhòe và dùng dấu chức danh thay cho họ tên đánh máy). Tác giả đã sơ đồ hóa được 2 luồng quy trình tác nghiệp thực tế (quy trình hợp đồng 6 bước và quy trình văn bản hành chính 7 bước).
Về mặt đóng góp học thuật và thực tiễn, đề tài bổ khuyết vào khoảng trống nghiên cứu công tác văn thư tại khối doanh nghiệp ngoài nhà nước — lĩnh vực ít được đề cập so với khối cơ quan hành chính nhà nước trong các công trình trước đây. Các kiến nghị về quy chế văn thư, phân định thẩm quyền và quy chuẩn thể thức có giá trị áp dụng trực tiếp cho Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận có một số hạn chế gắn liền với phạm vi nghiên cứu: Dữ liệu thực tế chỉ thu thập tại Văn phòng Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall trong khoảng thời gian hẹp (2016 đến đầu năm 2017); nghiên cứu mới tập trung chủ yếu vào khâu soạn thảo và ban hành văn bản đi, chưa khảo sát sâu khâu quản lý văn bản đến và lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp; các giải pháp ở Chương 3 mới dừng lại ở mức đề xuất định hướng, chưa có điều kiện thử nghiệm và đo lường định lượng hiệu quả sau áp dụng.
Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát chu trình văn thư khép kín (bao gồm quản lý văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành và lưu trữ tài liệu) tại các doanh nghiệp dịch vụ bảo vệ; đồng thời nghiên cứu mô hình ứng dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử và chữ ký số trong quản trị doanh nghiệp tư nhân vừa và nhỏ.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:
- Sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ và Luật kinh tế: Tham khảo phương pháp khảo sát lỗi thể thức văn bản thực tế, phương pháp đối chiếu văn bản doanh nghiệp với quy chuẩn của Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
- Nhân viên văn phòng, cán bộ hành chính tại các doanh nghiệp tư nhân và công ty kinh doanh dịch vụ bảo vệ: Tham khảo danh mục các lỗi thể thức phổ biến cần tránh, quy trình kiểm soát soạn thảo hợp đồng cung ứng dịch vụ và cách thức phân định thẩm quyền ban hành văn bản.
- Phần đáng tham khảo nhất trong khóa luận là mục khảo sát chi tiết từng thành phần thể thức văn bản tại Chương 2, đi kèm các ví dụ đối chiếu trực quan giữa cách trình bày sai của doanh nghiệp và quy cách trình bày đúng theo quy định pháp luật.
Câu hỏi thường gặp
1. Trong hai năm 2016 - 2017, loại văn bản nào được ban hành nhiều nhất tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall?
Biên bản là loại văn bản được ban hành nhiều nhất với 213 văn bản, tiếp theo là Hợp đồng (155 văn bản), Công văn (126 văn bản), Quyết định (121 văn bản) và Giấy đi đường (112 văn bản) trên tổng số 888 văn bản hành chính được thống kê.
2. Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall mắc sai sót cụ thể nào trong việc đánh số và ký hiệu công văn?
Số văn bản không được đánh thứ tự từ 01 vào đầu năm mà đánh theo ngày tháng năm ban hành; cán bộ soạn thảo tự ý ghi số dẫn đến trùng lặp số ký hiệu; đối với công văn, cán bộ vẫn chèn thêm tên loại "CV" vào ký hiệu (ví dụ ghi Số: 12/CV-FW thay vì ghi đúng quy định là Số: 12/FW).
3. Lỗi thể thức Quốc hiệu và Tiêu ngữ được nhân viên công ty trình bày như thế nào?
Nhân viên trình bày cả hai dòng Quốc hiệu và Tiêu ngữ cùng một cỡ chữ (12-12, 13-13 hoặc 14-14); phía dưới Tiêu ngữ sử dụng các ký hiệu không đúng quy định như "***", "---o0o---" hoặc dùng lệnh gạch chân Underline thay vì kẻ đường ngang nét liền có độ dài bằng dòng chữ.
4. Quy trình soạn thảo Hợp đồng cung ứng dịch vụ tại công ty gồm những bước nào?
Quy trình gồm 06 bước: (1) Tiếp nhận thông tin đối tác từ Giám đốc; (2) Thu thập và xử lý các thông tin cơ bản về đối tác và nội dung hợp đồng; (3) Soạn thảo nội dung hợp đồng; (4) Trình Giám đốc duyệt nội dung; (5) In ấn, nhân bản; (6) Giám đốc ký, Văn phòng đóng dấu và chuyển cho đối tác.
5. Vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin ảnh hưởng như thế nào đến công tác soạn thảo văn bản tại công ty?
Công ty sử dụng phần mềm Microsoft Office Word 2007 và 2010 không có bản quyền, hệ thống máy tính hay bị treo; phần mềm giữa các máy không đồng bộ phiên bản dẫn đến việc trao đổi bản mềm giữa các nhân viên bị lỗi hiển thị định dạng và không tương thích tính năng.
Kết luận
Khóa luận của tác giả Nguyễn Thị Linh đã phản ánh trung thực thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Bảo vệ Fire Wall trong giai đoạn 2016 - 2017. Bằng các phương pháp khảo sát, thống kê và so sánh chuẩn mực, nghiên cứu đã chỉ rõ 10 nhóm lỗi sai thể thức phổ biến so với Thông tư số 01/2011/TT-BNV cùng những tồn tại trong quản lý văn bản tại một doanh nghiệp tư nhân mới thành lập. Các giải pháp do tác giả đề xuất tập trung vào chuẩn hóa thể chế nội bộ, đào tạo nhân sự và nâng cấp công nghệ thông tin, tạo cơ sở thực tiễn để doanh nghiệp hoàn thiện quy trình quản trị hành chính văn phòng.
