CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 - Vai trò của kiểm soát nội bộ với công tác quản lý của tổ chức 1.1 - Sự ra đời của kiểm soát nội bộ Sự ra đời của hệ thống kiểm soát nội bộ (Internal Control System) về cơ bản được chia thành 3 giai đoạn sau: * Giai đoạn tiền COSO (Từ năm 1992 trở về trước): Năm 1929, Công bố của Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) lần đầu tiên đưa ra khái niệm về kiểm soát nội bộ và công nhận vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Vào thời điểm này kiểm soát nội bộ được hiểu đơn giản là một biên pháp giúp cho việc như: bảo vệ tiền không bị các nhân viên gian lận; bảo vệ tài sản không bị thất thoát; ghi chép kế toán chính xác; tuân thủ chính sách của nhà quản lý. Giữa thập niên những năm 1970, kiểm soát nội bộ chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ và vận dụng trong các cuộc kiểm toán. Năm 1977, khái niệm kiểm soát nội bộ lần đầu tiên xuất hiện trong văn bản pháp luật Điều Luật Hành vi hối lộ ở nước ngoài.
Điều này là do sau vụ bê bối Watergate (phát hiện các khoản thanh toán bất hợp pháp cho chính phủ nước ngoài), Quốc hội Mỹ thông qua Điều Luật này. Từ năm 1980 - 1988, kiểm soát nội bộ được chú trọng hơn (do sự kiện nhiều công ty cổ phần niêm yết ở Hoa Kỳ sụp đổ) và nhiều qui định hướng ‐ dẫn được ban hành. Những quy định này đưa ra nhằm hướng đến mục tiêu phát triển vai trò của kiểm soát nội bộ trong tổ chức. Tuy nhiên, vẫn chưa có một hệ thống lý luận có tính chuẩn mực về kiểm soát nội bộ vì vẫn còn tồn tại một số bất đồng giữa các quy định này.
* Giai đoạn Báo cáo COSO (năm 1992): Ủy ban COSO (Committed Of Sponsoring Organization) là Ủy ban gồm nhiều tổ chức nghề nghiệp nhằm hỗ trợ cho Ủy ban Treadway như: Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội các nhà quản trị tài chính (FEI), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) và Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA). COSO đưa ra khuôn mẫu lý thuyết chuẩn cho kiểm soát nội bộ. Báo cáo COSO năm 1992 có 4 phần: - Phần 1: Tóm tắt dành cho nhà quản lý. - Phần 2: Khuôn khổ chung của kiểm soát nội bộ.
- Phần 3: Báo cáo cho bên ngoài - Phần 4: Các công cụ đánh giá kiểm soát nội bộ Báo cáo COSO là tài liệu nghiên cứu về định nghĩa kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống. * Giai đoạn hậu COSO (Từ năm 1992 đến nay): Từ khi báo cáo COSO ra đời, nhiều nghiên cứu mở rộng và phát triển trên nhiều lĩnh vực như: - COBIT _ 1996 (Control Objective For Information and Related Technology) do ISACA ban hành. COBIT là hệ thống kiểm soát nội bộ phát ‐ triển theo hướng công nghệ thông tin, nhấn mạnh đến hệ thống kiểm soát trong môi trường CIS. - SAS 78 _ 1995 và SAS 94 _ 2001: Các chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ chuyển sang sử dụng báo cáo COSO là nền tảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán độc lập về kiểm toán báo cáo tài chính và ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét kiểm soát nội bộ trong báo cáo tài chính.
- Báo cáo Basel _ 1998 của Ủy ban Basel về vận dụng kiểm soát nội bộ của COSO vào hệ thống ngân hàng và các tổ chức tín dụng. - ERM _ 2001 (Enterprise Risk Management Framework): Hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp phục vụ cho công tác quản trị.2 - Khái niệm kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ được định nghĩa trong báo cáo COSO như sau:“Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định” Kiểm soát nội bộ là một quá trình: là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng khắp trong doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ phải là một bộ phận giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Kiểm soát nội bộ bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và nhân viên trong doanh nghiệp và ngược lại, kiểm soát nội bộ tác động đến hành vi ‐ con người.
Con người đặt ra mục tiêu và đưa cơ chế kiểm soát vào vận hành hướng tới các mục tiêu đã định. Đảm bảo hợp lý: một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt đến đâu cũng tiềm tang những hạn chế (sai lầm của con người, sự lạm quyền của nhà quản lý, sự thông đồng của các thành viên và những hạn chế khác) do đó hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý. Các mục tiêu: mỗi doanh nghiệp có các mục tiều khác nhau. Có thể chia các mục tiêu của doanh nghiệp thành 3 nhóm cơ bản sau: - Nhóm mục tiêu về hoạt động - Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính.
- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ 1.3 - Vai trò của kiểm soát nội bộ với công tác quản lý của đơn vị Kiểm soát là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị. Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là tổng hợp các hoạt động, các biện pháp, các kế hoạch, các nội quy mà đơn vị thực hiện nhằm bảo đảm đơn vị hoạt động hiệu quả và đạt được các mục tiêu đơn vị đặt ra một cách hợp lý. Như vậy hệ thống kiểm soát nội bộ giúp nhà quản lý giám sát tình hình thực tế tại đơn vị của mình và từ đó giúp nhà quản lý đạt được những điều sau: - Giảm bớt nguy cơ rủi ro trong sản xuất kinh doanh: hệ thống kiểm soát nội bộ tốt sẽ giúp nhà quản lý nhận dạng được rủi ro, phân tích và đánh giá rủi ro, do đó đơn vị sẽ có các biện pháp ứng phó với rủi ro. - Giúp đơn vị bảo vệ được tài sản: hoạt động kiểm soát vật chất nếu được tiến hành thường xuyên trong đơn vị thì sẽ giúp đơn vị bảo vệ được tài sản khỏi hư hỏng, mất mát , sử dụng có hiệu quả.
‐ - Bảo đảm tính chính xác của các số liệu kế toán và các báo cáo tài chính. - Ngăn chặn được các hành vi gian lận, bảo đảm mọi thành viên hoạt động theo đúng nội quy, quy chế của đơn vị: trong bất kỳ một tổ chức thì sự thống nhất và xung đột về quyền lợi chung và quyền lợi riêng của người lao động và người sử dụng lao động là không tránh khỏi. Như vậy cần có hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo rằng mọi nhân viên không vì quyền lợi riêng mà làm thiệt hại đến lợi ích chung của đơn vị. - Bảo đảm cho đơn vị hoạt động hiệu quả, đạt được các mục tiêu đề ra một cách thích hợp; bảo đảm nhà quản lý sử dụng tối ưu các nguồn lục.2 - Các yếu tố của kiểm soát nội bộ 1.1 - Môi trường kiểm soát Những nhân tố của môi trường kiểm soát (theo báo cáo COSO 1992) gồm có : - Tính chính trực và các giá trị đạo đức.
- Năng lực đội ngũ nhân viên. - Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán. - Triết lý quản lý và phong cách điều hành. - Cơ cấu tổ chức.
- Phân chia quyền hạn và trách nhiệm. - Chính sách nhân sự.1 - Tính chính trực và các giá trị đạo đức ‐ Tính chính trực và các giá trị đạo đức là tính cách, bản chất của con người thể hiện qua các hoạt động hằng ngày trong một tổ chức. Nó chịu sự tác động của văn hóa tổ chức. Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc trực tiếp vào tính chính trực và tôn trọng các giá trị đạo đức của những thành viên liên quan đến quá trình kiểm soát.
Tính chính trực và tôn trọng các giá trị đạo đức là yếu tố chính của môi trường kiểm soát, nó tác động đến các thành phần khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Tiêu chí đánh giá nhân tố này bao gồm: – Sự tồn tại quy định về đạo đức nghề nghiệp hoặc thông lệ kinh doanh được chấp nhận, quy định xử lý các trường hợp mâu thuẫn về quyền lợi và những quy định chuẩn mực về đạo đức khác. Những quy định này phải được áp dụng trong thực tế. – Quy định về cách thức đối xử với khách hàng, nhà cung cấp phải dựa trên một tinh thần trung thực và công bằng.
– Loại bỏ sức ép đối với việc thỏa mãn mục tiêu phi hiện thực đặc biệt là đối với mục tiêu trong ngắn hạn, giới hạn phạm vi áp dụng phương pháp khuyến khích vật chất đơn thuần dựa trên kết quả công việc.2 - Đảm bảo về năng lực Đảm bảo về năng lực là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết để thực hiện nhiệm vụ của mình. Một tổ chức chỉ có thể đạt được các mục tiêu khi cán bộ nhân viên ở mọi cấp đảm bảo về năng lực và trình độ phù hợp. Do đó nhà quản lý khi tuyển dụng cần xem xét về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, đồng thời phải luôn có sự giám sát, huấn luyện thường xuyên. ‐ Tiêu chí đánh giá nhân tố này: - Mọi công việc cụ thể trong tổ chức phải có bảng mô tả các tác vụ một cách rõ ràng.
Bảng mô tả này có thể dưới dạng một bảng mô tả công việc hoặc dưới một hình thức khác. - Mỗi công việc cần phải được phân tích về yêu cầu đối với kiến thức và kỹ năng.3 - Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán Sự hữu hiệu của Hội đồng quản trị và của Ủy ban kiểm toán có ảnh hưởng quan trọng đến môi trường kiểm soát. Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị, gồm những thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành doanh nghiệp. Ủy ban kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp thông qua việc kiểm tra các hoạt động tuân thủ luật pháp, giám sát việc lập báo cáo tài chính.