Tổng quan nghiên cứu

Công tác văn thư, lưu trữ (VT-LT) đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ chức, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số và xây dựng chính phủ điện tử. Tại Bệnh viện Lê Văn Việt, thành phố Thủ Đức, công tác VT-LT ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý, chất lượng dịch vụ y tế và sự hài lòng của người bệnh. Giai đoạn nghiên cứu từ năm 2020 đến 2023 ghi nhận sự chuyển biến tích cực trong công tác này, song vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế như việc thu thập, chỉnh lý, bảo quản hồ sơ chưa khoa học, trang thiết bị chưa đồng bộ, và nhân sự chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu chuyên môn.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng công tác VT-LT tại Bệnh viện Lê Văn Việt, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác này, góp phần cải thiện hoạt động quản lý bệnh viện và phục vụ người dân tốt hơn. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào công tác VT-LT tại bệnh viện trong giai đoạn 2020-2023, với trọng tâm là các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản, hồ sơ và ứng dụng công nghệ thông tin.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp cơ sở khoa học để hoàn thiện công tác VT-LT tại bệnh viện, đồng thời hỗ trợ quá trình chuyển đổi số trong ngành y tế, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính và chất lượng chăm sóc sức khỏe cộng đồng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý công tác văn thư, lưu trữ, bao gồm:

  • Lý thuyết quản lý công tác văn thư: Định nghĩa công tác văn thư là toàn bộ hoạt động liên quan đến soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành nhằm cung cấp thông tin phục vụ quản lý (theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP).

  • Lý thuyết công tác lưu trữ: Theo Luật Lưu trữ 2011, công tác lưu trữ bao gồm thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu hợp pháp khác.

  • Khái niệm hiệu quả công tác VT-LT: Được hiểu là sự so sánh giữa kết quả đạt được và nguồn lực đầu vào, nhằm tối đa hóa lợi ích và giảm thiểu chi phí, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đầy đủ cho hoạt động quản lý.

  • Mô hình đánh giá hiệu quả công tác VT-LT: Bao gồm các tiêu chí như ban hành văn bản quy định, tổ chức bộ máy nhân sự, cơ sở vật chất trang thiết bị, kiểm tra đánh giá công tác VT-LT.

Phương pháp nghiên cứu

  • Nguồn dữ liệu: Số liệu thu thập từ Bệnh viện Lê Văn Việt giai đoạn 2020-2023, bao gồm báo cáo công tác VT-LT, thống kê văn bản đi và đến, khảo sát ý kiến viên chức, người lao động, tài liệu pháp luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ.

  • Phương pháp chọn mẫu: Sử dụng phương pháp khảo sát toàn bộ nhân sự làm công tác VT-LT tại bệnh viện, kết hợp phỏng vấn sâu với lãnh đạo và cán bộ chuyên trách.

  • Phương pháp phân tích: Phân tích định lượng số liệu thống kê văn bản, đánh giá theo tiêu chí hiệu quả; phân tích định tính qua phỏng vấn, so sánh với các nghiên cứu tương tự và quy định pháp luật hiện hành.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện trong năm 2024, tập trung phân tích dữ liệu từ 2020 đến 2023, đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp phù hợp với điều kiện thực tế của bệnh viện.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Ban hành và phổ biến văn bản quy định về VT-LT: Bệnh viện đã triển khai đầy đủ các văn bản pháp luật như Luật Lưu trữ 2011, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Thông tư 53/2017/TT-BYT. Tuy nhiên, văn bản hướng dẫn chi tiết và tập huấn cho cán bộ còn hạn chế. Đánh giá chung đạt mức "Đạt yêu cầu".

  2. Tổ chức bộ máy và nhân sự VT-LT: Bộ phận VT-LT thuộc phòng Tổ chức - Hành chính quản trị với 01 nhân sự chuyên trách và các cán bộ kiêm nhiệm tại các khoa phòng. Tổng số nhân sự làm công tác VT-LT có trình độ đại học, kinh nghiệm và phẩm chất tốt. Tuy nhiên, nhân sự chuyên trách còn thiếu và kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ. Đánh giá "Đạt yêu cầu".

  3. Cơ sở vật chất và trang thiết bị: Bệnh viện trang bị phòng làm việc, kho lưu trữ với hệ thống phòng cháy chữa cháy, máy tính, máy in, phần mềm quản lý văn bản điện tử. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản. Tuy nhiên, trang thiết bị chưa đồng bộ và cần tăng cường kiểm tra, bảo trì. Đánh giá "Đạt yêu cầu".

  4. Quản lý văn bản đi và đến: Trung bình mỗi năm bệnh viện xử lý khoảng 1.000 văn bản đi và 2.600 văn bản đến. Quản lý văn bản đi và đến được thực hiện qua phần mềm chính quyền điện tử, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và bảo mật. Tuy nhiên, vẫn còn tình trạng văn bản đến bị thất lạc hoặc xử lý chậm. Đánh giá "Đạt yêu cầu".

  5. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ: Việc lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự được thực hiện nhưng còn nhiều hạn chế như tài liệu lưu trữ chưa được chỉnh lý khoa học, hồ sơ chưa được nộp lưu đầy đủ, gây khó khăn trong tra cứu. Đánh giá "Hiệu quả thấp".

  6. Công tác lưu trữ tài liệu chuyên môn: Bệnh viện có 03 kho lưu trữ theo đặc thù khoa phòng và 02 kho lưu trữ hồ sơ bệnh án. Việc thu thập, phân loại, chỉnh lý tài liệu được thực hiện nhưng chưa đồng bộ, chưa có hệ thống xác định giá trị tài liệu rõ ràng, chưa thành lập hội đồng tiêu hủy tài liệu hết hạn. Đánh giá "Đạt yêu cầu" cho thu thập, "Hiệu quả thấp" cho phân loại chỉnh lý.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy công tác VT-LT tại Bệnh viện Lê Văn Việt đã có nhiều tiến bộ, đặc biệt trong việc ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý văn bản điện tử, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính. Tuy nhiên, các hạn chế về nhân sự chuyên trách, cơ sở vật chất chưa đồng bộ, công tác lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu chưa khoa học vẫn là những điểm cần khắc phục.

So sánh với các nghiên cứu trong ngành y tế và quản lý công, tình trạng kiêm nhiệm nhân sự và thiếu đồng bộ trong lưu trữ là phổ biến, ảnh hưởng đến hiệu quả công tác. Việc chưa có hệ thống xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết hạn làm tăng nguy cơ mất mát thông tin quan trọng và giảm hiệu quả sử dụng kho lưu trữ.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ số lượng văn bản đi và đến theo năm, bảng đánh giá mức độ hiệu quả các tiêu chí VT-LT, và sơ đồ tổ chức bộ máy VT-LT tại bệnh viện để minh họa rõ ràng hơn.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đào tạo và bồi dưỡng nhân sự VT-LT: Tổ chức các lớp tập huấn chuyên sâu về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ chuyên trách và kiêm nhiệm. Mục tiêu nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng thực hiện công việc trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc bệnh viện phối hợp với Học viện Hành chính Quốc gia.

  2. Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất và trang thiết bị: Cải tạo kho lưu trữ, trang bị thêm thiết bị hiện đại như máy scan, phần mềm quản lý hồ sơ điện tử đồng bộ, hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động. Mục tiêu nâng cao chất lượng bảo quản và tra cứu tài liệu trong 18 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Tổ chức - Hành chính quản trị phối hợp với phòng Kế hoạch tổng hợp.

  3. Xây dựng quy trình lập hồ sơ và lưu trữ khoa học: Ban hành quy chế chi tiết về lập hồ sơ, chỉnh lý, phân loại và nộp lưu hồ sơ, đồng thời thành lập hội đồng xác định giá trị và tiêu hủy tài liệu hết hạn. Mục tiêu chuẩn hóa quy trình, giảm thiểu sai sót trong 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc, phòng Tổ chức - Hành chính quản trị.

  4. Tăng cường kiểm tra, giám sát và đánh giá công tác VT-LT: Thiết lập hệ thống kiểm tra định kỳ, báo cáo kết quả công tác VT-LT, xử lý kịp thời các tồn tại, nâng cao trách nhiệm của các đơn vị liên quan. Mục tiêu nâng cao hiệu quả quản lý trong 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc, phòng Tổ chức - Hành chính quản trị.

  5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản và lưu trữ: Mở rộng sử dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử, áp dụng chữ ký số, xây dựng kho lưu trữ điện tử tập trung. Mục tiêu nâng cao tốc độ xử lý và bảo mật thông tin trong 24 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng CNTT phối hợp với phòng Tổ chức - Hành chính quản trị.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và quản lý bệnh viện: Giúp hiểu rõ thực trạng và các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác VT-LT, từ đó cải thiện quản lý hành chính và nâng cao chất lượng dịch vụ y tế.

  2. Cán bộ chuyên trách văn thư, lưu trữ trong ngành y tế: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ, quy trình và ứng dụng công nghệ trong công tác VT-LT tại bệnh viện.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Quản lý công, Quản lý y tế: Là tài liệu tham khảo quý giá về nghiên cứu thực tiễn công tác VT-LT trong môi trường bệnh viện công lập, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và y tế: Hỗ trợ đánh giá, xây dựng chính sách, hướng dẫn nghiệp vụ và phát triển hệ thống quản lý văn bản, lưu trữ trong ngành y tế.

Câu hỏi thường gặp

  1. Công tác văn thư, lưu trữ tại bệnh viện có vai trò gì trong quản lý y tế?
    Công tác VT-LT đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho lãnh đạo và các bộ phận, giúp quản lý hiệu quả hoạt động khám chữa bệnh và các dịch vụ y tế. Ví dụ, việc quản lý hồ sơ bệnh án khoa học giúp tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ điều trị và kiểm tra chất lượng.

  2. Những khó khăn chính trong công tác VT-LT tại Bệnh viện Lê Văn Việt là gì?
    Khó khăn gồm nhân sự chuyên trách còn thiếu, công tác lập hồ sơ chưa khoa học, trang thiết bị chưa đồng bộ và việc quản lý tài liệu điện tử chưa hoàn thiện. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả lưu trữ và tra cứu thông tin.

  3. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả công tác VT-LT trong bối cảnh chuyển đổi số?
    Cần đẩy mạnh ứng dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử, đào tạo nhân sự về công nghệ thông tin, xây dựng quy trình chuẩn và đầu tư cơ sở vật chất hiện đại. Ví dụ, sử dụng chữ ký số giúp tăng tính bảo mật và giảm thời gian xử lý văn bản.

  4. Tiêu chí nào được sử dụng để đánh giá hiệu quả công tác VT-LT?
    Tiêu chí gồm ban hành văn bản quy định, tổ chức bộ máy nhân sự, cơ sở vật chất trang thiết bị, kiểm tra đánh giá công tác VT-LT. Mỗi tiêu chí được đánh giá trên thang điểm từ 0 đến 10, với mức "Đạt yêu cầu" trở lên được coi là hiệu quả.

  5. Ai chịu trách nhiệm chính trong công tác VT-LT tại bệnh viện?
    Người đứng đầu bệnh viện chịu trách nhiệm chỉ đạo, phòng Tổ chức - Hành chính quản trị phụ trách tổ chức thực hiện, nhân sự văn thư chuyên trách và kiêm nhiệm thực hiện các nghiệp vụ cụ thể. Sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận là yếu tố then chốt.

Kết luận

  • Công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Lê Văn Việt đã có nhiều tiến bộ, đặc biệt trong ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý văn bản điện tử.
  • Các hạn chế chính gồm nhân sự chuyên trách còn thiếu, công tác lập hồ sơ và lưu trữ chưa khoa học, trang thiết bị chưa đồng bộ.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể như đào tạo nhân sự, nâng cấp cơ sở vật chất, xây dựng quy trình chuẩn và tăng cường kiểm tra giám sát.
  • Nghiên cứu cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để nâng cao hiệu quả công tác VT-LT, góp phần cải thiện quản lý bệnh viện và phục vụ người dân tốt hơn.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai đào tạo, đầu tư trang thiết bị, hoàn thiện quy trình và áp dụng công nghệ thông tin đồng bộ trong 1-2 năm tới.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ, góp phần xây dựng bệnh viện hiện đại, chuyên nghiệp và phục vụ người bệnh tốt nhất!