CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ 1.1 Tổng quan về chi phí và kiểm soát chi phí.1 Tổng quan về chi phí. Mỗi sản phẩm hay dịch vụ đều có các chi phí vật liệu, lao động và chi phí chung 1 cấu thành nên. Chi phí : phản ánh giá trị nguồn lực mà đơn vị kinh doanh chấp nhận từ bỏ để đạt mục tiêu nào đó, như mua hàng hay dịch vụ. Thuật ngữ “chi phí” có nhiều cách nhìn nhận khác nhau trong các ngữ cảnh khác nhau.
Chi phí thường được định nghĩa dựa trên cơ sở mục tiêu hay thông tin kỳ vọng nhận được. Các cơ sở phân tích và phân loại chi phí cơ bản bao gồm: Khi phân tích theo thời gian, chi phí được phân chia thành chi phí lịch sử (chi phí quá khứ) và chi phí kế hoạch. Chi phí lịch sử (chi phí quá khứ) là các chi phí đã thực tế phát sinh, như mua hàng hóa, dịch vụ; hay các chi phí đã sử dụng trong kỳ, … Chi phí kế hoạch là các chi phí dự kiến sẽ xảy ra trong (các) kỳ sắp tới, là cơ sở hoạch định nguồn lực và đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu đề ra, như kế hoạch chi phí phát sinh cho hoạt động quảng cáo, bán hàng, … Khi phân tích mối quan hệ giữa chi phí phát sinh với mức độ hoạt động, chi phí được phân chia thành định phí, biến phí, chi phí hỗn hợp (Tổng) Định phí là chi phí không thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi trong phạm vi phù hợp. Định phí đơn vị thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi.
Ví dụ khi đơn vị chọn phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng, thì chi phí khấu hao trong kỳ đó là định phí, nếu số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ càng nhiều, định phí đơn vị sẽ nhỏ dần và ngược lại. (Tổng) Biến phí thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. Biến phí đơn vị không đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. Giả sử mức tiêu hao sản xuất một cái áo mất một mét vải thì khi số lượng áo sản xuất càng nhiều, tổng lượng vài tiêu hao càng lớn.
Hay khi chọn phương pháp khấu hao theo sản 1 Charles T. Datar, George Foster; Cost Accounting: A Managerial emphasis, twelfth Edition; Pearson 2006, Trang 25 Trang lượng, chi phí khấu hao của từng đơn vị sản lượng là biến phí, chi phí khấu hao trong kỳ bằng chi phí khấu hao đơn vị nhân với số lượng sản phẩm sản xuất ra. Chi phí hỗn hợp là loại chi phí mà trong nó vừa có yếu tố định phí và biến phí. Trong quá trình tính toán, phân tích số liệu, chi phí hỗn hợp phải được tách riêng thành định phí, biến phí theo các phương pháp phù hợp.
Khi phân tích chi phí theo chức năng hoạt động, chi phí được phân chia thành chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất. Chi phí sản xuất là các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất tạo thành phẩm. Chi phí sản xuất bao gồm hai nhóm cơ bản: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Chi phí trực tiếp là các chi phí tính được trực tiếp cho từng đối tượng tính chi phí, như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp.
Chi phí gián tiếp là các chi phí không tính được trực tiếp cho từng đối tượng tính chi phí, như chi phí sản xuất chung. Các chi phí này được phân bổ cho từng đối tượng tính giá thành trên cơ sở phân bổ chi phí liên quan. Theo phương pháp truyền thống, cơ sở phân bổ chi phí chỉ có một hoặc hai cơ sở (số giờ lao động trực tiếp, chi phí trực tiếp,…) nên kết quả tính giá thành đạt mức độ chính xác nhất định. Hiện nay, khi chi phí sản xuất chung chiếm tỷ trọng lớn (từ hơn 50% tổng chi phí sản xuất), các đơn vị kinh doanh bắt đầu chuyển sang sử dụng phương pháp tính giá thành trên cơ sở hoạt động ABC (Activities based costing) để kết quả tính chi phí chính xác hơn.
Chi phí ngoài sản xuất là các chi phí phát sinh để đưa hàng hóa vào quá trình lưu thông, bao gồm chi phí phục vụ bán hàng và quản lý. Căn cứ vào khả năng kiểm soát đối với một khoản mục chi phí, chi phí được phân loại thành chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được. Chi phí kiểm soát được (controllable costs) là những chi phí mà nhà quản lý có thể xác định được chính xác mức phát sinh của chi phí trong kỳ, đồng thời nhà quản lý cũng có quyền quyết định về sự phát sinh của nó, VD: chi Trang phí thuê nhà, chi phí tiếp khách, chi phí lương nhân viên trong bộ phận của nhà quản lý. Chi phí không kiểm soát được (noncontrollable costs) là những chi phí mà nhà quản lý không thể dự đoán chính xác mức phát sinh của chi phí trong kỳ và sự phát sinh của nó vượt quá tầm kiểm soát, quyết định của nhà quản lý, VD: chi phí cấp trên phân bổ đối với nhà quản lý ở bộ phận.
Khi phân tích để ra quyết định kinh doanh, nhà quản lý cũng cần xác định thông tin liên quan và không liên quan. Thông tin liên quan là các thông tin dự báo chi phí và doanh thu mà có sự chênh lệch giữa các phương án xem xét. Khi không có chênh lệch về doanh thu hay chi phí giữa các phương án xem xét thì thông tin đó thường là thông tin không liên quan. Tóm lại, chi phí phát sinh trong mọi hoạt động của đơn vị kinh doanh, từ khi thành lập cho đến khi kết thúc hoạt động.
Trong nền kinh tế cạnh tranh gay gắt như hiện nay, các đơn vị kinh doanh đều hướng tới khách hàng, phân tích các chi phí phát sinh trong chuỗi giá trị, cố gắng thỏa mãn và gia tăng lợi ích kinh tế cho khách hàng nhưng vẫn phải đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh, kiểm soát tốt các chi phí phát sinh. Các chi phí phát sinh trong phân tích chuỗi giá trị bao gồm: Bảng 1.1: Các chi phí phát sinh trong chuỗi giá trị Các hoạt động trong chuỗiMinh họa các chi phí phát sinh liên quan Nghiên cứu và phát triển Chi phí lương nghiên cứu, khảo sát nhu cầu thị trường Chi phí lương của kỹ sư nghiên cứu thiết kế và chế tạo sản phẩm nghiên cứu Thiết kế sản phẩm, dịch vụ Chi phí lương của kỹ sư thiết kế, sản hay quy trình phẩm, dịch vụ hay quy trình Chi phí máy móc thiết bị liên quan Chi phí phát triển, kiểm tra sản phẩm, dịch vụ hay quy trình Sản xuất Chi phí lương bộ phận trực tiếp sản xuất Chi phí lương bộ phận gián tiếp tham Trang gia sản xuất Chi phí khấu hao Chi phí năng lượng Tiếp thị Chi phí quảng cáo Chi phí lương, đi lại, giao tế của bộ phận tiếp thị Phân phối Chi phí lương của bộ phận phân phối Chi phí khấu hao của trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho hoạt động phân phối Dịch vụ sau bán hàng Chi phí lương của bộ phận dịch vụ sau bán hàng Chi phí vật tư, đi lại của bộ phận dịch vụ sau bán hàng Khi phân tích chi phí theo chuỗi giá trị, chi phí được phân loại theo từng bộ phận phát sinh chi phí đó. Đây cũng chính là nền tảng cho việc phân loại chi phí chi tiết, từ đó lựa chọn được cơ sở phân bổ chi phí phù hợp để tính toán chính xác chi phí cho từng đối tượng tính chi phí, cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị ra quyết định.2 Tổng quan về kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí là quá trình quan sát, đo lường, so sánh và ra quyết định nhằm duy trì chi phí tại mức thấp nhất có thể mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Kiểm soát chi phí tốt sẽ loại trừ được lãng phí và các khoản sử dụng không hiệu quả trong suốt chuỗi giá trị, giúp cho đơn vị sử dụng hiệu quả nguồn lực, nâng cao năng suất và hiệu suất các hoạt động trong doanh nghiệp.
Hành động kiểm soát có thể xảy ra trước, trong và sau hoạt động phát sinh tương ứng với ba loại kiểm soát sau: Kiểm soát lường trước là loại kiểm soát được tiến hành trước khi hoạt động xảy ra. Hoạt động này cho phép nhà quản lý tính toán, cân nhắc các vấn đề có thể phát sinh để ra quyết định, là cơ sở để so sánh, đối chiếu với các hoạt động khi xảy ra. Trang Kiểm soát đồng thời là loại kiểm soát được tiến hành song song với hoạt động xảy ra, nhà quản lý có thể can thiệp trực tiếp để tránh tổn thất phát sinh thêm. Kiểm soát phản hồi là loại kiểm soát được tiến hành sau khi hoạt động xảy ra.
Kiểm soát phản hồi cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết để lập kế hoạch tốt hơn cho lần sau và cũng là động cơ giúp các thành viên trong đơn vị xem xét, đánh giá được kết quả hoạt động của mình. Nhược điểm của kiểm soát phản hồi là độ trễ về thời gian, nếu khoảng cách thời gian càng nhiều thì tính hiệu quả của hoạt động kiểm soát sẽ giảm đi.2 Các nhân tố tác động đến hoạt động kiểm soát chi phí Hình 1.1: Các nhân tố tác động đến hoạt động kiểm soát chi phí 1.1 Đặc thù ngành kinh doanh. Mỗi ngành nghề kinh doanh khác nhau phát sinh các dòng chi phí khác nhau. Trong đơn vị kinh doanh dịch vụ, chi phí phát sinh chủ yếu là chi phí quản lý doanh nghiệp, như chi phí lương, chi phí tiện ích,.
Các chi phí này chủ yếu được trình bày trên Báo cáo Kết quả kinh doanh định kỳ. Kiểm soát tốt chi phí hoạt động này giúp đơn vị nâng cao hiệu quả hoạt động. Trang Trong đơn vị kinh doanh thương mại, ngoài các chi phí quản lý phát sinh giống như đơn vị kinh doanh dịch vụ, còn phát sinh thêm loại chi phí khác, chiếm tỷ trọng không nhỏ trong đơn vị, đó là giá trị hàng tồn kho và chi phí bán hàng. Giá trị hàng tồn kho phản ánh nguồn lực chuẩn bị cho kinh doanh, được trình bày trên Bảng Cân đối kế toán.
Khi kiểm soát tốt các khoản chi cho hoạt động mua hàng sẽ giúp cho đơn vị duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả, sử dụng vốn tối ưu, đánh giá được trách nhiệm của các bộ phận liên quan. Chi phí bán hàng phản ánh các chi phí phát sinh trong khâu lưu thông, đưa hàng hóa đến tay khách hàng.