MỞ ĐẦU Mô tả tài liệu thư viện và mục lục chữ cái là một trong những môn học chủ yếu của thư viện học. Môn học này mang tính kỹ thuật, đòi hỏi sự chính xác, khoa học và tỷ mỷ. Mê tả tài liệu liên quan tới nhiều công tác khác nhau trong thư viện như: bồ sung, đăng ký, tỒ chức mục lục, biên soạn thư mục v. Đặc điềm của môn học là sự kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết và thực hành, tạo điều kiện cho sinh viên nim vững những quy tắc cần thiết áp dụng vào việc mô tả các tài liệu cụ thề có trong thư viện.
Giáo trình này đề cập tới những vấn đề lý luận VÀ ˆ phương pháp tỒ chức công tác mô tả tài liệu, giới thiệu những nguyên tắc cơ bản của mô tả tài liệu, trình bày các mẫu mô tả cụ thề đối với từng loại tài liệu phù hợp. Với yêu cầu, tính chất của các thư viện và phù hợp với. tình hình thực tế các kho sách thư viện ở Việt-nam - Ngoài ra, giáo trình còn đề cap tới ý nghĩa và tầm ‘quan trong cia mục lục chữ 'cái trong hệ thống mục lực - thư viện, giới thiệu mục lục chữ cái với tư cách là một phương tiện tra cứu đơn giản và. phd cập nhất đối với: bạn đọc.
Giáo trình chia làm 2 phần Phần một: Mô tả tài liệu thư viện (3 chương) Chương Ì: Những cơ sở lý luận của mô + _ Chương II: Lịch sử phát triền của mò tế Chương III: Phương pháp mô tả các los hình tài liệu có trong thư việ Phần hai: Mục lục chữ cái (1 chương) Chương IV: Tà chức mục lục chữ - trong thư. Phần một giới thiệu những vấn đề cụ thề của mô tả; như: Đối tượng mô tả, cơ sở mô tả, các loại hình m tả, các quy tầc mô tả được sử dụng trên thế giới trong: các thời kỳ khác nhau, đặc biệt đi sau vào quy tắc mô tả quốc tế là quy tắc đang được sử dụng rộng rãi trên thế giới và trong nước hiện nay, giới thiệu phương pháp: mô tả các loại hình tài liệu khác nhau có trong thư viện. Phần hai giới thiệu vai trò tác dựng của mục lục chữ, cái, cách tò chức mục lục, thành phần cấu tạo mục lục, phương pháp biên soạn các loại phiếu tiêu đề, phiếu hướng dẫn, phương pháp sắp xếp phiếu trong mục lục, cách bảo quản mực lục sao cho giữa mục lục chữ cái, và kho tài liệu luôn khớp với nhau. giáo trình được: biên soạn có tham khảo một số tài lieu về mô tả của các tác giả N.Phiécxop, mot sé tập Quy tắc mô tả do các thư viện lớn biên soạn va tập.
tiêu chuần nhà nước về xử lý thông tìn và mô tả “thư mục tài liệu, của Việt Nam, 6 và mục lục chữ + Giáo trình mô tả tài liệu thư viện giảng dạy và học cái được biên soạn dùng làm tài liệu đồng thời trong một tạp cho các lớp đại học thư viện, tài lieu tham khảo mức độ nhất định có thề dùng làm tác mô tả tài liệu ở cho những cán bộ chuyên làm công thông tin, xuất bản. Tập giáo các cơ quan thư viện, chắn còn nhiều thiếu trình được biên soạn lần đầu, chAc g tồi sẽ cố gắng bồ sót. Trong quá trình giảng dạy chún ệp góp Ý kiến xâY sung thêm và mong các bạn đồng nghi hơn đề phục vụ việc dựng cho giáo trình hoàn thiện phần vào sự nghiệp giảng dạy và học tập được tốt góp nước. dao tạo cán bộ thư viện cho đất NGƯỜI BIÊN SOẠN PHẦN MỆT MÔ TẢ TÀI LIỆU THƯ VIỆN Chương Ï NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA MÔ TẢ KHÁI NIỆM CHUNG VỀ MÔ TẢ 1.
Nhiệm vụ, chức năng của mô tả: tin, md Trong công tác thư viện, thư mục về thông xác dịnh tả tài liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trong; nó công dụng, đặc tính của tài liệu về mọt mặt: nội dung, đọc một cách rõ ràng hình thức., thông báo cho bạn lựa và toàn diện về từng tài liệu cụ,thề; từ đó giúp họ những thông chọn được tài liệu. Mô tả tài liệu cung cấp đồng thời là cơ tin cần thiết đề hiều và đánh giá tài liệu, — một sở chính đề tồ chức các loại mục lục thư viên cứu truyề n thống, giúp bạn trong những hệ thống tra đúng tài liệu mình cần. đọc nhanh chóng phát hiện được sử dụng trong nhiều công tác Mô tả tài liệu được ký tài liệu; khác nhau của thư viện như: bồ sung, đăng ., ÂNgoà i ra còn sử ˆ tÐ chức mục lục, biên soạn thư rmnục. tác nghiên cứu, giảng đạy, xuất bản, dụng trong công 9 phát hành sách.
Quan trọng hơn nữa, mô tả tài liệu ¢ góp phần thúc đầy sự phát triền khoa học kỹ thuật đi mạnh sản xuất và cải thiện đời sống của nhân dân. Vậy mô tả tài liệu là gì? Mô tả tài liệu (hay còn gọi là mô tả thư mục các tị liệu) là việc ghi lại các thông tin về tài liệu theo một v tự nhất dịnh, tạo điều kiện nhận dạng tài liệu và có khể niệm về nội dung, công dụng, khối lượng. của ti liệu đó. Nói một cách khác: Äiô tả tài liệu là việc lựa chọn chọn các dẫn liệu đặc trưng của một tài liệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất dịnh giúp bạn đọc c‡ khái niệm về tài liệu trước khi được tiếp xúc trực tiết với tài liệu đó.
Quá trình mô ta tài liệu gồm hai giai đoạn: — Nghiên cứu và lựa chọn những dẫn liệu đặc trưnỆ — Trình bày các đãn liệu đó vào đúng vị trí đã quỷ định trên phiếu mục lục hoặc trong các bản thư mục. | Mô tả là một khâu công tác kỹ thuật cơ bản và phứt tạp trong quá trình xử lý tài liệu, đòi hỏi người cán bé biên mục phải luôn có ÿ thức trong việc lựa chọn cát thông tin cần thiết và phải trung thành với những thong tin đó. Theo sự quy định mang tính truyền thống và nguyên tắc. Tuy nhiên, như vậy không có nghĩa là sao chép một cách máy móc thông tin trên trang sách, (kiều: chữ, thứ tự các từ.
Mô tả tài liệu không chỉ giới thiệu với bạn đọc những nét chung nhất của tài liệu về mặt hình thức mà còn, -trình bày nnững nét chính của nội dung tài liệu, giới) thiệu những nét đặc biệt của tài liệu hoặc của tác giả; 10. Đặc tính của mô tả thư mục là ngắn gọn, cô đọng, nhưng có thề phản ánh đặc điềm của tài liệu ở nhiều khía cạnh khác nhau, vì thế nó được sử dụng với nhiều mực đích cửa công tác thư viện. _— Chức năng của mô tả không phải lúc nào cũng gắn -_ liền với mục đích trực tiếp của bản thư mục, bản kê danh sách tài liệu, của mục lục và hộp phiếu. Có những chức năng vốn có trong từng loại mô tả không phụ thuộc vào việc nó được đặt ở đâu và nhằm mục dích gì.
Những chức năng đó là những chức năng cơ bản. Các chức năng của mô tã có quan hệ khăng khít và luôn ảnh hưởng tới nhau, Nồi bật trong những: chức năng đó là chức năng thông tin và chức năng tìm tin, Chức năng thông tin: thề hiện ở chỗ mod ta thong tin về tài liệu, về tác giả của tài liệu, về nội dung và công dụng cửa nó. Bất kỳ Ở đâu và với mục đích nào, mô tả cũng thông tín về sự có mặt những tác phầm của những tác giả nào, về lĩnh vực kiến thức này hay lĩnh vực kiến thức khác, về vấn đề này hay vẫn đề khác. đã có trong thư viện, hoặc thông tin về những cuốn sách, những bài báo.
về một lĩnh vực kiến thức nào đó, về một đề tài, chủ đề nào đó. trong các bản thư mục. Mở tả không chỉ thông tin nội dung mà còn thông báo về sự xuất hiện một tài liệu nào đó trong thư viện, trong các cơ quan thông tin hoặc trong hiệu sách. Như vậy, chức năng thông tin của mô tả được thề hiện ở hai mục dich: thông tin khoa học và truyền tín hiệu.
Chức năng tìm tin: qua các thông tin thu myc co bản của tài liệu (tên tác giả, tên tài liệu.) mô tả cho ta phát hiện được tài liệu cần thiết nhất, phù hợp nhất trên cơ sở của các dấu hiệu xác định, hoặc đã chỉ rõ những nguồn tài liệu mà ở đó có những tin tức, những bài viết; 1† những ý kiến nhận xét về một tác phầm nào đó. dị giá trị đã được giới thiệu trong các mục lục thư viện trong các ban thư mục. Tất cả những thông tin nêu ra trong mô tả không chỉ cho ta có một khái niệm toàn diện về một tài liệu mà còn cho biết giá trị của tài liệu đó, tạo điều kiện cho bạn đọc lựa chọn được trong số những tài liệu giới thiệu, tài liệu nào đáp ứng dầy đã nhất yêu cầu cũa họ, tài liệu nào phù hợp với trình đề của họ và tài liệu nào là tài liệu mà họ đang quan tâm. Song, những thông tin về tác giả, về tên tài liệu.
mới chỉ cho biết trong thư viện có những tài liệu cự thề nào, còn việc xác định chỗ của chúng trong kho tài liệu phải nhờ vào ký hiệu Xếp giá. Trong thực tế công tác mô tả thư mục, kÝ. hiệu xếp giá thực chất không phải là một thành phầi#z;Za mô tả, đây là một trường hợp cá biệt của chức năng tìm tin vì nó tạo điều kiện cho việc tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, dễ dàng hơn. Chức năng tìm tin thề hiện rõ ý nghĩa khoa học và giáo dục cửa công tác mô tả tài liệu.
Yêu cầu và quy định chung của mô tả: Trong thư viện, mô tả có thề được tiến hành với từng tác phầm riêng biệt, từng phần của tác phầm, từng bài trong báo và tạp chí, hoặc nhiều tập, của một bộ sách. và việc mô iả đó lại có thề theo các loại, các hình thức khác nhau. Đề có thề thực hiện các chức năng đã nêu trên, mô tả phải đáp ứng những yêu cầu nhất dịnh. Những yêu cầu này — cũng như những chức năng của mô tả, luôn có quan hệ và ảnh hưởng lẫn nhau.
12 Yêu cầu đầu tiên và không thề thiếu được của mô tả là: yêu cầu trực điện (de visu}. Yéu cau nay được coi như một nguyên tác bắt buộc đối với người cán bộ biên mục. Yêu cầu trực diện đòi hỏi việc mô tả phải trực tiếp với tài lieu, phải có tài liệu ở trước mặt, tuyệt đối không mô tả tài liệu thông qua bất kỳ một nguồn giản tiếp nào.
