CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1. Các khái niệm cơ bản - Thông tin: là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp: một nguời có thể nhận thông tin trực tiếp từ người khác thông qua các phương tiên thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu, hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh.[4] - Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môi trường ngoài.
[4] - Hệ thống thông tin: là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức. [2] Hệ thống thông tin gồm 4 loại hình: Hệ xử lý dữ liệu: Lưu trữ, cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theo định kỳ. Hệ thống thông tin quản lý: Một hệ thống thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định. Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định.
Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định một cách thông minh. Trong hệ thống thông tin các yếu tố đầu vào (Input) của hệ thống gắn liền với việc thu thập dữ liệu đưa vào hệ thống xử lý. Quá trình xử lý (Proccessing) gắn liền với quá trình biến đổi đầu vào thành đầu ra (Output) và được chuyển đến đích (Destination) hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống. 4 Luan van Các thành phần của hệ thống thông tin gồm: Con người: Con người là thành phần rất quan trọng của hệ thống thông tin, là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin.
Con người trong hệ thống thông tin được chia làm hai nhóm: nhóm xây dựng, bảo trì hệ thống và nhóm sử dụng hệ thống. Phần cứng: Phần cứng gồm các thiết bị được sử dụng trong quy trình xử lý thông tin. Phần cứng là các thiết bị hữu hình có thể nhìn thấy và cầm nắm được. Dựa trên chức năng và cách thức hoạt động, người ta phân biệt các thiết bị phần cứng ra thành thiết bị nhập/thiết bị xuất, thiết bị xử lý, thiết bị lưu trữ.
Phần mềm: Là tập các chỉ lệnh theo một trật tự xác định nhằm điểu khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việc nào đó. Phần mềm được viết bởi ngôn ngữ lập trình. Phần mềm được chia thành: phần mềm hệ thống(hệ điều hành), phần mềm ứng dụng(hệ soạn thảo văn bản, bảng tính, hệ quản trị cơ sở dữ liệu…), và phần mềm chuyên dụng trong các lĩnh vực ngân hàng, kế toán,… Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau. Hệ quản trị CSDL là một phần mềm chuyên dụng giải quyết tốt tất cả các vấn đề đặt ra cho một CSDL: tính chủ quyền, cơ chế bảo mật hay phân quyền hạn khai thác CSDL, giải quyết tranh chấp trong quá trình truy nhập dữ liệu… Tài nguyên về dữ liệu gồm các CSDL.
CSDL phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học theo một mô hình có cấu trúc xác định, tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng. Mạng: Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau thông quan các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẽ các dữ liệu và tài nguyên mạng. Các thành phần hệ thống thông tin (Nguồn: Bài giảng môn Hệ thống thông tin quản lý - Bộ môn công nghệ thông tin, Trường Đại học Thương mại) - Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp, tổ chức. Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ảnh đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp. [2] Hệ thống thông tin bao gồm các hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ và quản lý của các doanh nghiệp, các tổ chức. Ví dụ các hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống kế toán, hệ thống tính cước chăm sóc khách hàng, hệ thống quản lý thư viện, hệ thống đào tạo trực tuyến. Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý: Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học.
Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới. Phân phối và cung cấp thông tin. Chất lượng của HTTT quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống. 6 Luan van HTTT quản lý cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất.
Nó giúp cho công việc quản lý được thực hiện một cách nhanh gọn, chính xác và giúp cho nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin về tổ chức hay doanh nghiệp của mình. HTTT là tài sản quý đối với mỗi doanh nghiệp, việc quản lý và sử dụng tốt HTTT đem lại lợi ích cho các doanh nghiệp, là cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. HTTT đạt hiệu quả tốt giúp cho lãnh đạo đưa ra được các quyết định đúng đắn, phù hợp, hoạch định tốt các nguồn lực, tăng khả năng cạnh tranh cho các doanh nghiệp. Một số lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống Gồm có các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống.
- Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: Là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng HTTT, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thông tin mới. Công việc thực hiện: + Khảo sát hệ thống đang làm gì + Đưa ra đánh giá về hiện trạng + Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm + Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo + Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác - Phân tích hệ thống: Là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu). Công việc thực hiện: + Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống. + Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic của hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống.
- Thiết kế hệ thống: 7 Luan van Là công đoạn cuối cùng của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế. Tại thời điểm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược đồ thu được ở công đoạn phân tích. Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý. Công việc thực hiện: + Thiết kế tổng thể + Thiết kế giao diện + Thiết kế cơ sở dữ liệu + Thiết kế các kiểm soát + Thiết kế phần mềm - Cài đặt hệ thống Quy trình cài đặt theo tiến trình sau: Lập kế hoạch cài đặt → Biến đổi dữ liệu → Huấn luyện → Các phương pháp cài đặt → Biên soạn tài liệu về hệ thống.
Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin a. Phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng Phân tích thiết kế theo hướng chức năng là kiểu phân tích lấy quá trình làm trung tâm để phân tích một hệ đang có và xác định các yêu cầu nghiệp vụ cho một hệ thống mới. Đặc điểm của phương pháp phân tích thiết kế theo hướng chức năng là phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản từ trên xuống. Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay sử dụng các hàm của ngôn ngữ lập trình hướng chức năng.
Các bước trong phân tích hệ thống hướng chức năng: - Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc(chức năng) được chia thành các công việc con(chức năng con), số mực chia tùy vào yêu cầu của hệ thống. - Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh: Là một biểu đồ bao gồm các chức năng xử lý chính của hệ thống, các tác nhân ngoài, các luồng thông tin vào ra. - Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: Là biểu đồ rã các chức năng xử lý của hệ thống thành các chức năng con, tác nhân ngoài và luồng thông tin vào ra được bảo toàn.
Biểu đồ cũng bổ sung luồng thông tin nội bộ giữa các chức năng xử lý của hệ thống.