CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÂN PHƯƠNG 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty TNHH Phát triển công nghệ Vân Phương 1. Danh mục sản phẩm của công ty TNHH Phát triển công nghệ Vân Phương Với khẩu hiệu “Uy tín – Chất lượng”, Công ty luôn mong muốn có thể đáp ứng mọi nhu cầu về các sản phẩm tin học và các dịch vụ cho khách hàng một cách tốt nhât. SUốt thời gian xây dựng và phát triển, Công ty luôn tự hoàn thiện bản thân nhằm mang tới cho khách hàng một dịch vụ hoàn hảo, đáng tin cậy.
Với một hệ thống hỗ trợ kinh doanh được tổ chức khoa học, với một đội ngũ kỹ thuật tốt, được đào tạo và có kinh nghiệm, Công ty mang lại cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất, dịch vụ tốt nhất với chất lượng đảm bảo và giá cả hợp lý. Công ty sẵn sàng hỗ trợ khách hàng đưa ra những quyết định một cách đúng đắn và tối ưu nhất. Khách hàng không cần lo về các dịch vụ sau bán hàng. Công ty TNHH Phát triển công nghệ vân Phương được công nhận là Đại lý chính thức của các hãng máy tính hàng đầu thể giới, nhà cung cấp chuyên nghiệp máy tính Brand Name như: HP-COMPAQ, IBM-LENOVO, TOSHIBA, ACER, BENQ, … Trong những năm qua Công ty thường xuyên là Đại lý đạt doanh số lớn nhất của các hãng HP-COMPAQ, IBM-LENOVO, TOSHIBA, LG, Acer.
Theo ngành nghề kinh doanh của Công ty, các mặt hàng và các dịch vụ mà Công ty kinh doanh cung cấp chủ yếu là về các mặt hàng công nghệ thông tin, điện tử như máy tính, các linh kiện điện tử kèm theo máy tính, thiết bị văn phòng như máy in, máy quét. SV: Bùi Phương Thúy 2 Lớp: TC 440999 Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Chuyền đề thực tập chuyên ngành Bên cạnh kinh doanh hàng hóa, Công ty còn cung cấp các dịch vụ như lập trình website, thiết lập hệ thống mạng, wi – fi … Công ty có một danh mục các sản phẩm đa dạng, dưới đây chỉ là một số ít trong các danh mục sản phẩm.1: Bảng kê một số loại sản phẩm đặc trưng của Công ty Nhóm sản phẩm Mã sản phẩm Tên sản phẩm 3847MT Dell Inspiron 3847MT 3647ST Dell Inspiron 3647ST Máy tính để bàn Dell 3847 Dell Inspiron 3847 3900MT Dell Vostro 3900MT 3800ST Dell Vostro 3800ST 550 – 034L HP Pavilion 550 – 034L 550 – 030L HP Pavilion 550 – 030L Máy tính để bàn HP 550 – 029L HP Pavilion 550 – 029L 550 – 032L HP Pavilion 550 – 032L 20M37A Màn hình LG Led 20M37A 19M37A Màn hình LG Led 19M37A Màn hình LG Led IPS 24MP47HQ Màn hình LG Led IPS 24MP47HQ IPS 23MP57HQ Màn hình LG Led IPS 23MP57HQ IPS 27MP37HQ Màn hình LG Led IPS 27MP37HQ E1916Hv Màn hình dell LCD Led E1916Hv E2016H Màn hình dell LCD Led E2016H Màn hình Dell S2216H Màn hình dell LCD Led S2216H U2414H Màn hình Dell UntraSharp U2414H P2314H Màn hình dell LCD Led P2314H V193B Màn hình HP Led V193B V2011 Màn hình HP Led V2011 Màn hình Hp Led F191 Màn hình HP Led F191 Led F201 Màn hình HP Led F201 G4400 Bộ vi xử lý Intel Pentium G4400 I3 – 6100 Bộ vi xử lý Intel Core I3 – 6100 Bộ vi xử lý Intel I3 – 6320 Bộ vi xử lý Intel Core I3 – 6320 I5 – 6600K Bộ vi xử lý Intel Core I5 – 6600K Mainboard H81MHV3 Mainboard BioStar H81MHV3 SV: Bùi Phương Thúy 3 Lớp: TC 440999 Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Chuyền đề thực tập chuyên ngành H97M – D3H Mainboard GIGABYTE H97M – D3H H81M – DS2 Mainboard GIGABYTE H81M – DS2 H81M – E Mainboard ASUS H81M – E H81M – D Mainboard ASUS H81M – D ( Trích danh mục hàng hóa của công ty) Nhìn vào bảng kê trên, ta có thể thấy hiện nay Công ty đang có rất nhiều loại hàng hóa mà cụ thể ở đây là máy móc, thiết bị vi tính khác nhau từ hãng cho đến từng mã hàng. Do vật, việc mã hóa các hàng hóa giúp Công ty xem xét các phương án kinh doanh hợp lý cho từng mặt hàng. Từ đó thúc đẩy tiêu thụ các mặt hàng có doanh thu bán hàng cao, tìm được nguyên nhân cho mặt hàng có doanh thu thấp nhằm giảm bớt lượng hàng tồn kho, tạo điều kiện cho dòng vốn được quay nhanh từ đó tăng hiệu quả sử dụng nguồn vốn.
Tiêu thụ bán lẻ cũng là hình thức mà Công ty đẩy mạnh để tăng lượng hàng tiêu thụ. Thị trường của Công ty TNHH Phát triển công nghệ Vân Phương. Trong doanh số bán hàng của Công ty, không kể doanh số tham gia các dự án tin học, thị trường chính của Công ty Vân Phương hiện nay tập trung chủ yếu vào mảng bán phân phối các thiết bị tin học. Doanh số của mảng bán phân phối chiếm tỷ lệ lớn trong tổng doanh số bán hàng của Công ty.
Cho đến thời điểm này, Công ty Vân Phương đã xây dựng được cho mình một hệ thống phân phối vững chắc trên thị trường. Công ty đã tạo lập được mối quan hệ tốt với hệ thống phân phối của mình nhằm đáp ứng tốt hơn cho hoạt động phân phối các sản phẩm của Công ty. Trong quá trình hoạt động giữ gìn và phát triển mạng lưới phân phối, Vân Phương luôn dựa trên cơ sở hoạt động đôi bên cùng có lợi: Vân Phương và các đại lý. Là một trong những công ty tin học uy tín tại Hà Nội, Công ty đã được rất nhiều nhà sản xuất nổi tiếng trên thế giới công nhận là Đại lý chính thức (Master Dealer).
SV: Bùi Phương Thúy 4 Lớp: TC 440999 Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Chuyền đề thực tập chuyên ngành Hiện này Công ty là Đại lý chính thức của các hãng: 1.APC Ngoài ra Công ty còn cung cấp cho khách hàng các sản phẩm của các hãng nổi tiếng khác như: Cisco, Epson, Canon, Intel, Genicom, 3COM, APC, Samsung… Và điều quan trong là các bạn luôn nhận được những dịch vụ chính thức của các hãng từ công ty Vân Phương Ngoài ra Công ty còn cung cấp dịch vụ: Với đội ngũ kỹ sư tin học lành nghề nhiều kinh nghiệm Công ty mang đến các khách hàng dịch vụ hoàn hảo và nhanh nhất. Các công việc dịch vụ của Công ty bao gồm sửa chữa phần cứng, phần mềm, viết chương trình phần mềm theo yêu cầu, bảo dưỡng dài hạn Tư vấn và giải pháp như: Tư vấn, thiết kế kết nối mạng LAN Chuyển giao công nghệ, đào tạo tin học Dịch vụ kết nối Internet qua đường điện thoại Dịch vụ kết nối Internet qua kênh thuê bao riêng Quảng cáo trên Internet Thiết kế trang Web 1. Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Phát triển công nghệ Vân Phương Công ty đã xác định ngay từ ban đầu phương thức bán hàng để làm sao vừa hài lòng khách hàng, mang lại tối đa lợi nhuận cho mình, giảm thiểu tối đa chi phí hoạt động SV: Bùi Phương Thúy 5 Lớp: TC 440999 Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Chuyền đề thực tập chuyên ngành cho Công ty, do vậy Công ty áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ trực tiếp. Phương thức bán buôn: Trong hình thức bán buôn, Công ty bán buôn theo phương thức bán hàng trực tiếp Phương thức này Công ty áp dụng cho các đơn hàng lớn, giá cả ưu đãi hơn cho khách hàng.
Sau khi ký kết hợp đồng, Công ty sẽ cho người giao hàng tận nơi đến cho khách hàng, và việc thực hiện thanh toán có thể trả tiền ngay hoặc từ năm đến bảy ngày sau khi giao hàng. Riêng những hợp đồng từ một trăm triệu trở lên, Công ty sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán trước 30% giá trị hợp đồng, sau khi nhận hàng sẽ thanh toán nốt phần còn lại. Phương thức bán lẻ: Phương thức này áp dụng cho khách hàng mua hàng tại Công ty và thanh toán ngay cho nên sản phẩm hàng hóa được ghi nhận doanh thu một cách trực tiếp. Thông thường, đối tượng khách hàng của hình thức này là các khách hàng cá nhân có nhu cầu mua sắm thiết bị và các linh kiện máy tính kèm theo.
Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng ở Công ty TNHH Phát triển công nghệ Vân Phương Sơ đồ 1.1: Tổ chức quy trình bán hàng của Công ty Tiếp cận Khách hàng Phòng Phòng kế Bộ phận khách hàng liên hệ đặt kinh toán thu giao hàng hàng doanh tiếp tiền hoặc viết phiếu nhận nhận CK giao SV: Bùi Phương Thúy 6 Lớp: TC 440999 viên bán hàng viết Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Chuyền đề thực tập chuyên ngành hóa đơn Đội vận chuyển Khách hàng Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty, Công ty đã tổ chức bộ máy hoạt động của mình theo mô hình trực tuyến phù hợp với hoạt động của Công ty. Từng phòng ban sẽ xây dựng kế hoạch trình lên Giám đốc trong buổi họp Quy trình bán hàng của Công ty được thực hiện như sau: Phòng kinh doanh của Công ty có nhiệm vụ quảng cáo, giới thiệu hàng hóa mà Công ty đang bán để tiếp cận khách hàng. Khách hàng có nhu cầu mua hàng có thể trực tiếp đến các cửa hàng để mua hay gọi điện thoại đến văn phòng (phòng kinh doanh) để đặt mua hàng hóa, dịch vụ. Khi khách hàng đặt hàng, phòng kinh doanh có nhiệm vụ giải quyết yêu cầu của khách hàng và thông báo cho phòng kế toán, trực tiếp là thủ quỹ thu tiền của khách hàng.
Đồng thời phòng kinh doanh phải thông báo cho cửa hàng bán hàng viết hóa đơn khi khách hàng tới mua hàng và viết hóa đơn GTGT (nếu khách hàng yêu cầu) sau đó đưa cho khách hàng khi họ nhận hàng. Thủ kho có nhiệm vụ xuất hàng cho khách hàng, trước đó phải kiểm tra số lượng, chất lượng của hàng hóa trước khi xuất bán. Sau khi hàng hóa được xuất kho, nếu khách hàng có nhu cầu vận chuyển đến một địa điểm nào đó thì nhân bán hàng thông báo với đội vận chuyển để chuyển hàng đến nơi yêu cầu trong vòng 24h. SV: Bùi Phương Thúy 7 Lớp: TC 440999 Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Chuyền đề thực tập chuyên ngành Công ty đã sử dụng chính sách quảng cáo từ các nhà cung cấp: những chương trình khuyến mại sẽ được giới thiệu tới các đại lý, chi nhánh hay hộ kinh doanh nhỏ lẻ.
Do mỗi sản phẩm mới được sản xuất và đưa ra thị trường thì nhà cung cấp đều có những chính sách quảng cáo sản phẩm như qua truyền hình, internet, sách, báo, tờ rơi, .