Tổng quan nghiên cứu

Tổ chức công tác kế toán giữ vai trò huyết mạch trong việc bảo đảm tính minh bạch tài chính và tối ưu hóa chi phí vận hành tại các doanh nghiệp xây dựng. Tại Công ty Cổ phần Đầu tư - Xây dựng công trình Văn hoá và Đô thị, một đơn vị có lịch sử phát triển hơn 40 năm kể từ năm 1979, công tác kế toán đóng góp trực tiếp vào việc điều hành các dự án tư vấn, thiết kế và thi công trên toàn quốc. Tuy nhiên, giai đoạn 2017 - 2019 ghi nhận nhiều thách thức về mặt quản trị khi doanh thu thuần năm 2019 đạt trên 15 tỷ đồng nhưng lợi nhuận sau thuế chỉ đạt khoảng 223 triệu đồng, trong khi chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tới 932 triệu đồng.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm là sự thiếu đồng bộ giữa mô hình tổ chức bộ máy kế toán 05 nhân sự và yêu cầu hạch toán chi tiết các công trình xây lắp kéo dài. Mục tiêu nghiên cứu cụ thể bao gồm: hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức kế toán doanh nghiệp; khảo sát toàn diện thực trạng chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo tài chính trong giai đoạn 3 năm từ 2017 đến 2019; từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát tài chính. Nghiên cứu được thực hiện tại trụ sở chính của công ty tại Hà Nội và chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh. Kết quả nghiên cứu cung cấp cơ sở thực tiễn giúp công ty tiết giảm từ 10% đến 15% chi phí hành chính, rút ngắn thời gian lập báo cáo tài chính cuối năm và gia tăng biên lợi nhuận ròng trong giai đoạn tiếp theo.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết tổ chức hệ thống thông tin kế toán kết hợp với khuôn khổ kiểm soát nội bộ hiện đại nhằm thiết lập quy trình quản trị tài chính chuẩn mực. Các khái niệm cốt lõi được triển khai bao gồm: chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hình thức sổ kế toán và hệ thống báo cáo tài chính định kỳ.

Theo quy định của Luật Kế toán năm 2015 và Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, tổ chức công tác kế toán bao gồm 7 nội dung bắt buộc: vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán, báo cáo tài chính, kiểm tra kế toán, kiểm kê tài sản và lưu trữ tài liệu. Doanh nghiệp có thể lựa chọn chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Luận văn khẳng định việc tuân thủ nghiêm ngặt tối thiểu 7 yếu tố cơ bản trên chứng từ theo Điều 16 Luật Kế toán năm 2015 là điều kiện tiên quyết để đảm bảo tính pháp lý, hạn chế rủi ro thất thoát nguồn vốn và nâng cao hiệu quả giám sát dòng tiền.

+-------------------------------------------------------------+
|               KHUNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN              |
+-------------------------------------------------------------+
                               |
       +-----------------------+-----------------------+
       |                                               |
       v                                               v
+-------------------------------+       +-------------------------------+
|     ĐẦU VÀO NGHIỆP VỤ         |       |      CHU TRÌNH XỬ LÝ          |
| - 28 biểu mẫu chứng từ gốc    | ----> | - Kiểm tra, định khoản        |
| - 7 nội dung bắt buộc Luật KT |       | - Ghi sổ Nhật ký chung        |
| - Phân loại theo phần hành    |       | - Phần mềm kế toán máy tính   |
+-------------------------------+       +-------------------------------+
                                                       |
                                                       v
+-------------------------------+       +-------------------------------+
|     KIỂM SOÁT VÀ BẢO TOÀN     |       |     ĐẦU RA BÁO CÁO            |
| - Kiểm kê định kỳ 02 lần/năm  | <---- | - Hệ thống BCTC năm           |
| - Lưu trữ từ ngày 25 hàng tháng|      | - Báo cáo quản trị nội bộ     |
| - Kiểm tra nội bộ thường xuyên |       | - Phục vụ quản trị và thuế    |
+-------------------------------+       +-------------------------------+

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của luận văn kết hợp chặt chẽ giữa dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phỏng vấn chuyên sâu 05 nhân sự chủ chốt gồm Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thuế và công nợ, Kế toán thu chi ngân hàng cùng Thủ quỹ. Dữ liệu thứ cấp bao gồm báo cáo tài chính, hệ thống sổ kế toán và 28 biểu mẫu chứng từ thực tế tại doanh nghiệp trong giai đoạn 2017 - 2019.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ 05 nhân sự thuộc bộ máy kế toán và 100% hồ sơ báo cáo tài chính trong 03 năm tài khóa liên tục. Phương pháp chọn mẫu có chủ đích được áp dụng nhằm tập trung vào các cá nhân trực tiếp vận hành chu trình hạch toán. Lý do lựa chọn phương pháp phân tích tổng hợp, phân tổ thống kê, so sánh chỉ số tài chính và quy nạp là nhằm làm rõ các mối liên hệ định lượng giữa chi phí quản lý và kết quả kinh doanh, đồng thời đánh giá chính xác mức độ phù hợp của hệ thống tài khoản kế toán đối với đặc thù tư vấn xây dựng. Timeline nghiên cứu được thực hiện xuyên suốt trong 12 tháng khảo sát thực địa và xử lý số liệu.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, về cơ cấu tổ chức, bộ phận kế toán gồm 05 nhân sự hiện vẫn trực thuộc phòng Kinh tế - Thị trường mà chưa được thành lập thành một phòng ban độc lập. Điều này làm giảm tính khách quan trong công tác kiểm soát nội bộ và phân định trách nhiệm tài chính.

Thứ hai, doanh nghiệp áp dụng tương đối đầy đủ 28 biểu mẫu chứng từ kế toán thuộc 4 nhóm chính gồm lao động tiền lương, hàng tồn kho, tiền tệ và tài sản cố định theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Tuy nhiên, quy trình luân chuyển chứng từ bị dồn ứ từ ngày 25 đến ngày cuối tháng, khiến khối lượng công việc tập trung tới hơn 70% vào thời điểm khóa sổ, gây chậm trễ trong việc cập nhật dữ liệu tạm ứng của các chủ nhiệm công trình.

Thứ ba, công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên phần mềm máy tính, hỗ trợ tự động hóa hơn 80% khâu tổng hợp số liệu từ chứng từ gốc vào sổ cái. Dẫu vậy, việc mở tài khoản chi tiết mới chỉ dừng lại ở một số tài khoản như tài khoản 1121 với 02 tài khoản ngân hàng, tài khoản 511 thành 03 tài khoản cấp hai, trong khi tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh và chi phí quản lý chưa được bóc tách chi tiết cho từng công trình văn hóa đặc thù.

Thứ tư, hiệu quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017 - 2019 có sự biến động lớn. Năm 2019, doanh thu thuần đạt trên 15 tỷ đồng, giá vốn hàng bán chiếm trên 14 tỷ đồng (tương đương hơn 93% doanh thu), chi phí quản lý doanh nghiệp là 932 triệu đồng, dẫn đến lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh chỉ đạt khoảng 279 triệu đồng và lợi nhuận sau thuế đạt 223 triệu đồng.

Chỉ tiêu tài chính Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Tỷ trọng so với Doanh thu thuần 2019 (%)
Doanh thu thuần bán hàng và CCDV Khoảng 14 tỷ VNĐ Khoảng 14,5 tỷ VNĐ Trên 15 tỷ VNĐ 100,00%
Giá vốn hàng bán Khoảng 13 tỷ VNĐ Khoảng 13,5 tỷ VNĐ Trên 14 tỷ VNĐ Khoảng 93,33%
Chi phí quản lý doanh nghiệp Khoảng 850 triệu VNĐ Khoảng 890 triệu VNĐ 932 triệu VNĐ Khoảng 6,21%
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh Khoảng 210 triệu VNĐ Khoảng 245 triệu VNĐ 279 triệu VNĐ Khoảng 1,86%
Lợi nhuận sau thuế TNDN Khoảng 168 triệu VNĐ Khoảng 196 triệu VNĐ 223 triệu VNĐ Khoảng 1,48%

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những tồn tại trên xuất phát từ đặc thù ngành tư vấn xây dựng công trình văn hóa có chu kỳ thực hiện kéo dài, địa bàn thi công phân tán và thủ tục nghiệm thu phức tạp. So sánh với các công trình nghiên cứu trước đây tại doanh nghiệp xây lắp như nghiên cứu của tác giả Trần Thị Ngọc Vinh (2013) hay nghiên cứu tại Tập đoàn Việt Á của tác giả Nguyễn Ái Ly (2014), tình trạng chậm trễ trong đối chiếu tạm ứng và thiếu chi tiết hóa tài khoản chi phí theo từng dự án là hạn chế mang tính phổ biến của ngành.

Dữ liệu thực trạng có thể được minh họa trực quan thông qua biểu đồ cơ cấu chi phí, làm nổi bật tỷ trọng giá vốn chiếm trên 93% và chi phí quản lý 932 triệu đồng, phản ánh biên lợi nhuận gộp rất mỏng. Việc trình bày sơ đồ luân chuyển chứng từ và bảng ma trận phân công 05 vị trí kế toán giúp các nhà quản trị nhận diện rõ điểm nghẽn trong khâu kiểm soát công nợ khách hàng và tạm ứng nội bộ.

       CƠ CẤU DOANH THU THUẦN NĂM 2019 (TRÊN 15 TỶ ĐỒNG)
+-------------------------------------------------------------+
| Giá vốn hàng bán (Trên 14 tỷ VNĐ - Khoảng 93,33%)           |
| [===================================================>     ] |
+-------------------------------------------------------------+
| Chi phí QLDN (932 triệu VNĐ - Khoảng 6,21%)                 |
| [===>                                                     ] |
+-------------------------------------------------------------+
| LN thuần HĐKD (279 triệu VNĐ - Khoảng 1,86%)                |
| [=>                                                       ] |
+-------------------------------------------------------------+
| LN sau thuế (223 triệu VNĐ - Khoảng 1,48%)                  |
| [=>                                                       ] |
+-------------------------------------------------------------+

Đề xuất và khuyến nghị

Để khắc phục triệt để các tồn tại và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư - Xây dựng công trình Văn hoá và Đô thị, 04 nhóm giải pháp trọng tâm cần được thực hiện đồng bộ:

+-------------------------------------------------------------------------+
|                  LỘ TRÌNH THỰC THI GIẢI PHÁP 2021 - 2023                |
+-------------------------------------------------------------------------+
|                                                                         |
| [GIAI ĐOẠN 1: TỔ CHỨC BỘ MÁY]                                          |
| -> Tách lập Phòng Kế toán - Tài chính độc lập                           |
| -> Phân bổ lại chức danh cho 05 nhân sự kế toán                         |
| -> Thời hạn hoàn thành: Quý II/2021 | Chủ thể: HĐQT, Tổng Giám đốc      |
|                                                                         |
| [GIAI ĐOẠN 2: CHUẨN HÓA CHỨNG TỪ VÀ TÀI KHOẢN]                         |
| -> Rút ngắn luân chuyển chứng từ xuống 2-3 ngày                         |
| -> Mở tài khoản cấp 3 cho TK 154, TK 642 theo từng công trình           |
| -> Thời hạn hoàn thành: Quý IV/2021 | Chủ thể: Kế toán trưởng           |
|                                                                         |
| [GIAI ĐOẠN 3: SỐ HÓA VÀ BÁO CÁO NỘI BỘ]                                 |
| -> Số hóa 100% chứng từ điện tử, tự động hóa 90% hạch toán máy          |
| -> Lập hệ thống báo cáo quản trị chi phí định kỳ hàng tháng             |
| -> Thời hạn hoàn thành: Quý II/2022 | Chủ thể: Kế toán tổng hợp         |
|                                                                         |
| [GIAI ĐOẠN 4: NÂNG CAO KIỂM TRA - KIỂM KÊ]                             |
| -> Duy trì kiểm kê 0h00 ngày 01/01 và 01/07 kết hợp kiểm tra đột xuất  |
| -> Giảm sai lệch kiểm kê xuống dưới 0,5%                                |
| -> Thời hạn hoàn thành: 2022 - 2023 | Chủ thể: Ban Kiểm soát            |
+-------------------------------------------------------------------------+

Thứ nhất, tái cấu trúc bộ máy kế toán bằng cách tách bộ phận kế toán khỏi phòng Kinh tế - Thị trường để thành lập Phòng Kế toán - Tài chính độc lập, trực thuộc sự điều hành trực tiếp của Ban Tổng Giám đốc. Thời gian hoàn thành trong quý II/2021 nhằm đảm bảo tính độc lập và nâng cao năng lực giám sát tài chính của 05 nhân sự chuyên trách.

Thứ hai, chuẩn hóa quy trình lập và luân chuyển chứng từ, áp dụng công nghệ số hóa chứng từ điện tử theo quy định tại Điều 17 Luật Kế toán năm 2015. Mục tiêu đặt ra là cắt giảm 30% thời gian xử lý chứng từ thanh toán, rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ từ 5 ngày xuống còn 2 đến 3 ngày làm việc, ngăn ngừa hiện tượng chậm trễ thanh quyết toán công trình.

Thứ ba, hoàn thiện việc vận dụng hệ thống tài khoản thông qua việc mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 3 và cấp 4 cho tài khoản 154 (Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang) và tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) theo từng mã công trình, dự án. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm thiết lập danh mục tài khoản trên phần mềm máy tính trước quý IV/2021, giúp kiểm soát chính xác 100% định mức chi phí nguyên vật liệu và nhân công cho từng hợp đồng.

Thứ tư, nâng cao hiệu lực của công tác kiểm tra kế toán và kiểm kê tài sản. Doanh nghiệp cần duy trì nghiêm túc hoạt động kiểm kê định kỳ 02 lần mỗi năm vào thời điểm 0h00 ngày 01/01 và 01/07, đồng thời bổ sung tối thiểu 02 đợt kiểm tra đột xuất quỹ tiền mặt và vật tư tại các công trường trọng điểm. Ban kiểm soát và Kế toán trưởng chủ trì thực hiện nhằm đưa tỷ lệ sai lệch kiểm kê xuống dưới mức 0,5%.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho 04 nhóm đối tượng chính:

Thứ nhất, Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc các doanh nghiệp xây dựng, tư vấn thiết kế. Luận văn cung cấp case study thực tế về việc tối ưu hóa chi phí quản lý 932 triệu đồng và thiết lập mô hình quản trị tài chính tinh gọn cho đơn vị có quy mô doanh thu từ 15 đến 50 tỷ đồng.

Thứ hai, Kế toán trưởng và nhân viên kế toán ngành xây lắp. Tài liệu đóng vai trò như cuốn cẩm nang thực hành trong việc vận dụng 28 biểu mẫu chứng từ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tổ chức luân chuyển chứng từ công trình và bóc tách tài khoản chi phí theo từng dự án văn hóa.

Thứ ba, học viên cao học, sinh viên và nghiên cứu sinh chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán. Luận văn là tài liệu tham khảo học thuật chuẩn mực về phương pháp kết hợp phân tích số liệu thứ cấp giai đoạn 2017 - 2019 với phỏng vấn định tính chuyên sâu.

Thứ tư, các chuyên gia tư vấn chuyển đổi số doanh nghiệp và kiểm toán viên độc lập. Công trình gợi mở mô hình tích hợp hình thức kế toán Nhật ký chung trên nền tảng phần mềm hiện đại, hỗ trợ xây dựng giải pháp ERP đặc thù cho ngành tư vấn xây dựng công trình văn hóa.

+--------------------------------------------------------------------------+
|                     MA TRẬN GIÁ TRỊ ỨNG DỤNG NGHIÊN CỨU                  |
+--------------------------------------------------------------------------+
| ĐỐI TƯỢNG                   | LỢI ÍCH CỐT LÕI      | TRƯỜNG HỢP SỬ DỤNG  |
+-----------------------------+----------------------+---------------------+
| 1. Ban lãnh đạo DN xây dựng | Kiểm soát dòng tiền  | Tái cấu trúc bộ máy |
|                             | Tối ưu chi phí QLDN  | Tăng biên lợi nhuận |
+-----------------------------+----------------------+---------------------+
| 2. Kế toán trưởng & KT viên | Vận dụng 28 biểu mẫu | Thiết lập hệ thống  |
|                             | Chi tiết hóa TK 154  | Sổ Nhật ký chung    |
+-----------------------------+----------------------+---------------------+
| 3. Học viên & Nhà nghiên cứu| Phương pháp luận mẫu | Viết luận văn ThS   |
|                             | Khảo sát 2017 - 2019 | Phân tích tài chính |
+-----------------------------+----------------------+---------------------+
| 4. Kiểm toán & Tư vấn số    | Đánh giá rủi ro BCTC | Triển khai ERP      |
|                             | Kiểm soát nội bộ     | Số hóa chứng từ     |
+--------------------------------------------------------------------------+

Câu hỏi thường gặp

Luận văn căn cứ vào những văn bản pháp lý nào để đánh giá tổ chức kế toán? Nghiên cứu dựa trên Luật Kế toán năm 2015, Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Đây là hệ thống hành lang pháp lý chuẩn mực áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp, quy định chi tiết về 7 nội dung tổ chức công tác kế toán và 28 mẫu chứng từ bắt buộc.

Vì sao doanh nghiệp cần tách bộ máy kế toán 05 người thành phòng độc lập? Hiện bộ phận kế toán 05 người nằm trong phòng Kinh tế - Thị trường, tạo ra sự chồng chéo giữa chức năng kinh doanh và giám sát tài chính. Việc tách lập phòng Kế toán - Tài chính độc lập giúp Kế toán trưởng trực tiếp tham mưu cho Tổng Giám đốc, bảo đảm tính khách quan khi kiểm soát chi phí quản lý 932 triệu đồng.

Việc áp dụng hình thức Nhật ký chung trên máy vi tính mang lại lợi ích gì? Hình thức này giúp tự động hóa hơn 80% quy trình xử lý dữ liệu từ chứng từ gốc vào Sổ Cái và sổ chi tiết. Hệ thống phần mềm cho phép trích xuất báo cáo doanh thu trên 15 tỷ đồng và công nợ tức thời, giảm thiểu sai sót so với phương pháp ghi sổ thủ công trước đây.

Công tác kiểm kê tài sản tại doanh nghiệp được thực hiện với tần suất như thế nào? Doanh nghiệp duy trì kiểm kê tài sản định kỳ 6 tháng 1 lần vào thời điểm 0h00 ngày 01/01 và 01/07 hàng năm. Hoạt động này đảm bảo đối chiếu chính xác giữa số liệu thực tế tại các công trình với sổ sách kế toán, xử lý chênh lệch kịp thời trước khi lập báo cáo tài chính năm.

Giải pháp nào giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt giá vốn chiếm hơn 93% doanh thu? Giải pháp then chốt là chi tiết hóa tài khoản 154 và tài khoản 642 theo từng công trình văn hóa cụ thể. Việc này kết hợp rút ngắn quy trình luân chuyển chứng từ từ 5 ngày xuống 2 đến 3 ngày sẽ kiểm soát chặt chẽ chi phí nhân công và nguyên vật liệu phát sinh.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp theo Luật Kế toán 2015 và Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Phân tích chi tiết thực trạng tài chính giai đoạn 2017 - 2019 của Công ty Cổ phần Đầu tư - Xây dựng công trình Văn hoá và Đô thị với quy mô doanh thu trên 15 tỷ đồng và bộ máy kế toán 05 người.
  • Chỉ rõ các điểm nghẽn về việc chưa độc lập bộ máy, chi phí quản lý 932 triệu đồng còn cao và quy trình luân chuyển chứng từ bị dồn ứ cuối tháng.
  • Đề xuất 04 nhóm giải pháp khả thi gồm tái cấu trúc phòng kế toán, số hóa 28 biểu mẫu chứng từ, chi tiết hóa tài khoản theo công trình và siết chặt kiểm kê định kỳ 02 lần mỗi năm.
  • Đóng góp khung phương pháp luận thực chứng cho ngành kế toán xây dựng với lộ trình thực hiện từ năm 2021 đến năm 2023.

Để nâng cao năng lực cạnh tranh và kiểm soát hiệu quả dòng tiền dự án, Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần sớm ban hành quyết định thành lập Phòng Kế toán - Tài chính độc lập và triển khai đồng bộ lộ trình chuẩn hóa hệ thống tài khoản kế toán ngay trong niên độ tài chính tiếp theo.