Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ phải đối mặt với môi trường cạnh tranh gay gắt. Để duy trì sự tồn tại và nâng cao hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp phải đáp ứng kịp thời thị hiếu của khách hàng về chất lượng, giá thành hợp lý và chủng loại hàng hóa phong phú. Hoạt động bán hàng giữ vị trí trung tâm trong chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, là khâu cuối cùng quyết định sự quay vòng của vốn lưu động, thu hồi chi phí và hiện thực hóa giá trị hàng hóa thành lợi nhuận. Tổ chức công tác kế toán bán hàng một cách khoa học giúp ban giám đốc có được thông tin kịp thời, chính xác để đưa ra các quyết định điều hành tối ưu.

Đề tài "Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty CP Quảng cáo thương mại và hội chợ triển lãm S.E" được tác giả Phạm Thị Huế (sinh viên lớp Kế toán, hệ Tại chức, Viện Kế toán – Kiểm toán thuộc Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Trần Quang Chung vào tháng 12/2015.

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của chuyên đề được xác định gồm ba nội dung chính:

  1. Hệ thống hóa và làm rõ đặc điểm hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại Công ty Cổ phần Quảng cáo thương mại và hội chợ triển lãm S.E.
  2. Phân tích, phản ánh thực trạng công tác kế toán bán hàng tại doanh nghiệp, bao gồm: kế toán doanh thu bán hàng, kế toán giá vốn hàng bán, kế toán chi phí bán hàng và các khâu luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và quản lý chi phí bán hàng tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng (kế toán doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và mối liên hệ với các tài khoản công nợ, kho hàng).
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Quảng cáo thương mại và hội chợ triển lãm S.E (địa chỉ: Số 11 ngõ 424 Thụy Khuê, Tây Hồ, Hà Nội; Mã số thuế: 0102298138).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế được thu thập, trích lục và phân tích chủ yếu trong niên độ kế toán năm 2015 (trọng tâm là các phát sinh trong tháng 09 và tháng 11 năm 2015).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề vận dụng hệ thống lý luận kế toán doanh nghiệp thương mại theo các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành được ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Cơ sở lý thuyết tập trung vào các nguyên tắc kế toán căn bản:

  • Nguyên tắc nhất quán: Yêu cầu các chính sách và phương pháp kế toán được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm để đảm bảo tính so sánh của số liệu tài chính.
  • Nguyên tắc thận trọng: Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, trong khi chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh; không đánh giá cao hơn giá trị tài sản cũng như không đánh giá thấp hơn giá trị nợ phải trả.
  • Nguyên tắc phù hợp: Ghi nhận đồng thời doanh thu và chi phí tương ứng (giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng) để xác định chính xác kết quả kinh doanh từng kỳ.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả triển khai trên thực tế bao gồm:

  • Phương pháp thu thập và quan sát thực tế: Tiếp cận trực tiếp hệ thống chứng từ gốc phát sinh tại các phòng ban của công ty (hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công, bảng thanh toán lương).
  • Phương pháp hạch toán kế toán và đối chiếu số liệu: Phân tích quy trình ghi chép từ chứng từ gốc vào sổ chi tiết (sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua, thẻ kho, sổ chi tiết chi phí), bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, sổ Nhật ký chung và sổ Cái các tài khoản liên quan (TK 511, TK 632, TK 641, TK 131, TK 156).
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Đánh giá luồng luân chuyển thông tin, xác định các điểm nghẽn trong kiểm soát công nợ, quản lý hàng hóa và ghi nhận chi phí tại doanh nghiệp.

Nguồn dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu là dữ liệu sơ cấp và thứ cấp được trích lục từ hệ thống sổ sách kế toán của Công ty Cổ phần Quảng cáo thương mại và hội chợ triển lãm S.E trong năm 2015.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty CP Quảng cáo thương mại và hội chợ triển lãm S.E

Công ty Cổ phần Quảng cáo thương mại và hội chợ triển lãm S.E được thành lập ngày 22/06/2007 theo Giấy phép ĐKKD số 0103018069 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội cấp. Công ty là pháp nhân hạch toán độc lập, hoạt động chính trong lĩnh vực xuất nhập khẩu phụ tùng ô tô và cho thuê xe ô tô. Doanh nghiệp là nhà phân phối và đại lý chính thức cung cấp phụ tùng cho nhiều thương hiệu sản xuất ô tô như Toyota, Hyundai, Lexus, Mercedes, Honda...

Danh mục sản phẩm của công ty phong phú và được mã hóa quản lý theo từng nhóm chức năng kỹ thuật:

Nhóm sản phẩm Mã sản phẩm tiêu biểu Tên sản phẩm chi tiết
Động cơ 1C0825250M, 1C0825250C, 0B4105266K, 7L6122101J Tấm che dưới động cơ, Bánh đà động cơ, Ống nước ra/vào
Bơm nước 07K903315T, 07K145933G, 07K145215A Bộ tăng dây curoa tự động, Dây curoa ngoài, Ron giấy
Két nước 1K0121251L, 7L0959455F, 7L0805192H Két nước giải nhiệt, Quạt gió két nước, Khung xương trước
Máy phát N 10525505, N 10525501, N 10251903 Cầu chì 80A white, Cầu chì 40A green, Cầu chì 30A
Máy đề 31213PNA003, 31207PNA003, 31203P3F003 Trục chủ động máy đề, Ly hợp máy đề, Cần gạt bánh răng đề
Hệ thống đánh lửa 55900-3A050, 19101-10020, 90919-21610 Cụm điều khiển, Nắp bộ chia điện, Bộ dây cao áp
Hệ thống phun nhiên liệu 88515-22240, 90480-18001, 22215-74400 Van tiết lưu trước, Gioăng van PCV, Gioăng van không tải

Thị trường mục tiêu của công ty tập trung vào mạng lưới phân phối sỉ phụ tùng ô tô tại khu vực Hà Nội và các vùng lân cận. Phương thức bán hàng chủ đạo là bán buôn qua kho bằng phương thức giao hàng trực tiếp cho người đại diện bên mua. Về hình thức thanh toán, công ty áp dụng hai hình thức:

  • Bán hàng thu tiền ngay: Xuất hóa đơn GTGT, giao hàng trực tiếp tại kho và thu tiền mặt hoặc nhận báo có chuyển khoản; hàng hóa được xác nhận tiêu thụ ngay.
  • Bán chịu: Giao hàng tại kho, người mua chấp nhận nợ và thanh toán sau theo kỳ hạn thỏa thuận; áp dụng cho các khách hàng truyền thống có mức độ tín nhiệm cao.

Bộ máy quản lý hoạt động bán hàng của công ty tổ chức theo cơ cấu trực tuyến - chức năng dưới sự chỉ đạo trực tiếp từ Ban Giám đốc. Quy trình bán hàng vận hành theo chuỗi liên kết: Cửa hàng trưng bày sản phẩm $\rightarrow$ Phòng kinh doanh tiếp nhận và tìm kiếm khách hàng $\rightarrow$ Phối hợp phòng Kế toán lập thủ tục thu tiền/hóa đơn $\rightarrow$ Thủ kho kiểm tra xuất kho $\rightarrow$ Giao hàng và vận chuyển $\rightarrow$ Bộ phận kinh doanh chăm sóc khách hàng sau bán.

Chương II: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty CP Quảng cáo thương mại và hội chợ triển lãm S.E

Tại công ty, kế toán hàng tồn kho được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên; hình thức tổ chức sổ kế toán áp dụng là hình thức sổ Nhật ký chung.

1. Kế toán doanh thu bán hàng:

  • Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT (Mẫu 01GTKT3/001, ký hiệu TC/15P), Phiếu thu (Mẫu 01-TT theo TT 200/2014/TT-BTC), Bảng kê phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa bán ra, Giấy báo Có ngân hàng. Hóa đơn GTGT lập thành 3 liên (Liên 1 lưu, Liên 2 giao cho khách hàng, Liên 3 lưu nội bộ). Định kỳ 5 ngày, thủ kho chuyển chứng từ xuất kho về phòng kế toán.
  • Kế toán chi tiết và tổng hợp: Kế toán kiểm tra chứng từ, ghi vào Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết phải thu của khách hàng (TK 131A), Sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 511 ("Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ"). Văn bản trích dẫn minh họa nghiệp vụ xuất bán ngày 01/09/2015 cho Công ty TNHH Tư vấn phát triển công nghệ CST Việt Nam theo Hóa đơn số 0001123, ghi nhận doanh thu và thuế GTGT đầu ra (TK 3331) tương ứng.

2. Kế toán giá vốn hàng bán:

  • Chứng từ và kế toán chi tiết: Sử dụng Phiếu xuất kho (ví dụ Phiếu số 0472 ngày 01/09/2015 xuất 30 chiếc mã 1C0825250C cho Công ty CST Việt Nam), Phiếu nhập kho (Phiếu số 738 ngày 01/09/2015 nhập từ Công ty TNHH Trần Anh). Thủ kho ghi chép số lượng trên Thẻ kho (công thức tính: Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ). Phòng kế toán ghi nhận giá trị trên Sổ chi tiết TK 632 và lập Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn hàng tháng.
  • Kế toán tổng hợp giá vốn: Công ty sử dụng TK 632 ("Giá vốn hàng bán") và mở 8 tiểu khoản cấp 2 nhằm quản lý giá vốn theo từng nhóm hàng kỹ thuật:
    • TK 6321: Giá vốn hàng Động cơ
    • TK 6322: Giá vốn hàng Bơm nước
    • TK 6323: Giá vốn hàng Két nước
    • TK 6324: Giá vốn hàng Máy phát
    • TK 6325: Giá vốn hàng Máy đề
    • TK 6326: Giá vốn hàng Hệ thống đánh lửa
    • TK 6327: Giá vốn hàng Hệ thống phun nhiên liệu
    • TK 6328: Giá vốn các loại khác
  • Định kỳ cuối tháng, toàn bộ giá vốn hàng bán phát sinh trên Sổ cái TK 632 được kết chuyển sang bên Nợ TK 911 ("Xác định kết quả kinh doanh").

3. Kế toán chi phí bán hàng:

  • Nội dung chi phí: Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ), chi phí dịch vụ mua ngoài (tiền điện thoại Bưu điện VNPT, cước vận chuyển, vé tàu đường sắt, chi phí tiếp khách tại Khách sạn Nam Sơn, liên hoan tại Khách sạn Hà Nội...) và các chi phí bằng tiền khác.
  • Chứng từ và tài khoản hạch toán: Chứng từ gồm Bảng thanh toán lương nhân viên bán hàng, Phiếu chi (ví dụ Phiếu chi số 0047 ngày 28/09/2015 chi tiếp khách 812.500 đồng kèm Hóa đơn số 0000047), Hóa đơn GTGT dịch vụ. Tài khoản sử dụng là TK 641 ("Chi phí bán hàng"), được theo dõi qua 3 tài khoản cấp 2:
    • TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng
    • TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài
    • TK 6418: Chi phí bằng tiền khác
  • Số liệu chi phí bán hàng được hạch toán vào Sổ chi tiết TK 6417, Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 641 và cuối kỳ kết chuyển sang bên Nợ TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

Chương III: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty CP Quảng cáo thương mại và hội chợ triển lãm S.E

Trên cơ sở khảo sát thực tế, tác giả đánh giá tổng thể công tác kế toán bán hàng của công ty:

  • Ưu điểm: Hệ thống biểu mẫu chứng từ ban đầu tuân thủ các quy định của Bộ Tài chính; luân chuyển chứng từ nhập - xuất kho tương đối chặt chẽ; phương pháp kê khai thường xuyên giúp cập nhật kịp thời biến động hàng hóa; kê khai thuế GTGT đầu ra đầy đủ, đúng mức thuế suất; bộ máy kế toán tinh gọn, phân công nhiệm vụ rõ ràng.
  • Hạn chế:
    • Tại các cửa hàng bán lẻ, việc gửi báo cáo bán hàng, bảng kê và hóa đơn về phòng kế toán quy định định kỳ 1 tuần/lần nhưng chưa được thực hiện nghiêm túc, dẫn đến chậm trễ thông tin ghi sổ.
    • Tỷ trọng bán chịu cao, khách hàng quen thường thanh toán chậm dẫn đến tình trạng công ty bị chiếm dụng vốn, làm chậm tốc độ quay vòng vốn.
    • Công tác hạch toán chưa xác định được kết quả kinh doanh chi tiết cho từng mặt hàng riêng biệt mà chỉ tổng hợp chung toàn công ty, gây khó khăn cho việc đánh giá mặt hàng nào sinh lời cao hoặc mặt hàng nào kém hiệu quả.
    • Khối lượng ghi chép trên sổ Nhật ký chung lớn khi số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều, tiềm ẩn nguy cơ sai sót cơ học.

Các đề xuất hoàn thiện được tác giả đưa ra:

  • Về công tác quản lý chi phí và hàng hóa: Thiết lập quy trình theo dõi, hạch toán chi tiết chi phí bán hàng và doanh thu theo từng mặt hàng và từng đại lý phân phối; tăng cường công tác đối chiếu số liệu định kỳ giữa kế toán hàng hóa và thủ kho.
  • Về hệ thống tài khoản kế toán: Kiến nghị mở thêm các tài khoản chi tiết cấp sâu cho TK 511 nhằm phân tách rõ rệt doanh thu bán buôn trực tiếp tại kho và doanh thu bán lẻ tại các quầy/cửa hàng trưng bày.
  • Về luân chuyển chứng từ và sổ kế toán: Siết chặt kỷ luật thời hạn gửi chứng từ từ các quầy bán lẻ về phòng kế toán; chuẩn hóa việc lập các bảng tổng hợp và hoàn thiện quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu mang lại các kết quả cụ thể đối với hoạt động kế toán của đơn vị thực tập:

  • Hệ thống hóa toàn bộ danh mục sản phẩm phụ tùng ô tô đặc trưng của doanh nghiệp thành 7 nhóm phụ tùng chính, gắn liền với cách tổ chức mã hóa hàng hóa trong công tác quản lý kho và kế toán chi tiết.
  • Minh họa rõ nét việc tổ chức hạch toán giá vốn theo 8 tiểu khoản chi tiết của TK 632 và hạch toán chi phí bán hàng theo 3 tiểu khoản của TK 641, phản ánh đúng cơ cấu chi phí thực tế tại doanh nghiệp thương mại phân phối.
  • Cung cấp bức tranh thực tế về luân chuyển chứng từ và xử lý dữ liệu kế toán theo hình thức Nhật ký chung trong môi trường doanh nghiệp có nhiều chủng loại mặt hàng nhập khẩu.
  • Đóng góp hệ thống giải pháp xuất phát trực tiếp từ các điểm hạn chế trong khâu quản lý công nợ khách hàng và ghi nhận doanh thu bán lẻ tại doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát số liệu thực tế của chuyên đề tập trung vào các chứng từ, sổ sách trong các tháng cuối năm 2015 tại Công ty Cổ phần Quảng cáo thương mại và hội chợ triển lãm S.E. Các đề xuất kỹ thuật tập trung vào quy trình xử lý kế toán tài chính cơ bản, chưa đi sâu phân tích toàn diện khía cạnh kế toán quản trị bán hàng và phân tích điểm hòa vốn cho từng dòng xe.
  • Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị doanh thu - giá vốn - chi phí theo từng kênh phân phối; nghiên cứu giải pháp ứng dụng đồng bộ phần mềm kế toán tự động kết nối dữ liệu từ các quầy bán lẻ đến phòng kế toán trung tâm nhằm khắc phục sự chậm trễ trong luân chuyển chứng từ.

Giá trị tham khảo

Tài liệu có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán thuộc các hệ đào tạo đại học, vừa làm vừa học (tại chức) khi thực hiện khóa luận, chuyên đề thực tập tốt nghiệp về phần hành kế toán bán hàng, giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng trong doanh nghiệp thương mại.
  • Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp phân phối thiết bị, linh kiện, phụ tùng nhập khẩu trong việc tham khảo phương pháp mở tiểu khoản chi tiết giá vốn (TK 632), chi phí bán hàng (TK 641) và quản lý hệ thống danh mục mã hàng hóa.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty CP Quảng cáo thương mại và hội chợ triển lãm S.E kinh doanh các mặt hàng chủ yếu nào?
Công ty chủ yếu kinh doanh xuất nhập khẩu phụ tùng ô tô và cho thuê xe ô tô; là nhà phân phối và đại lý chính thức cung cấp phụ tùng cho các hãng như Toyota, Lexus, Hyundai, Honda, Mercedes... Danh mục sản phẩm được chia thành các nhóm chính: Động cơ, Bơm nước, Két nước, Máy phát, Máy đề, Hệ thống đánh lửa và Hệ thống phun nhiên liệu.

2. Công ty áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho và hình thức sổ kế toán nào?
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung để tổ chức hạch toán tổng hợp.

3. Tài khoản Giá vốn hàng bán (TK 632) tại công ty được mở chi tiết như thế nào?
TK 632 tại công ty được mở thành 8 tài khoản cấp 2: TK 6321 (Động cơ), TK 6322 (Bơm nước), TK 6323 (Két nước), TK 6324 (Máy phát), TK 6325 (Máy đề), TK 6326 (Hệ thống đánh lửa), TK 6327 (Hệ thống phun nhiên liệu) và TK 6328 (Giá vốn các loại khác).

4. Những tồn tại chính trong công tác kế toán bán hàng tại công ty được tác giả chỉ ra là gì?
Các tồn tại chính gồm: các cửa hàng bán lẻ gửi báo cáo và chứng từ về phòng kế toán chậm so với quy định định kỳ 1 tuần/lần; tỷ lệ khách hàng mua chịu thanh toán chậm cao gây ứ đọng vốn; chưa xác định được kết quả kinh doanh riêng cho từng mặt hàng; việc ghi chép sổ Nhật ký chung khối lượng lớn dễ phát sinh nhầm lẫn.

5. Tác giả đề xuất hoàn thiện tài khoản Doanh thu (TK 511) như thế nào?
Tác giả đề xuất phân tách và mở thêm các tài khoản chi tiết cấp sâu cho TK 511 để theo dõi và phân định rõ ràng giữa doanh thu bán hàng tại các quầy bán lẻ và doanh thu bán buôn giao trực tiếp tại kho.

Kết luận

Chuyên đề thực tập chuyên ngành của tác giả Phạm Thị Huế đã phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức quản lý và công tác kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Quảng cáo thương mại và hội chợ triển lãm S.E trong năm 2015. Bằng phương pháp nghiên cứu thực tiễn kết hợp đối chiếu chứng từ và sổ sách, công trình đã làm rõ quy trình hạch toán doanh thu, giá vốn và chi phí bán hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên và hình thức Nhật ký chung. Các đánh giá về ưu điểm, hạn chế và giải pháp phân tách tài khoản chi tiết, siết chặt luân chuyển chứng từ có tính thực tiễn cao, hỗ trợ tích cực cho việc nâng cao hiệu quả quản trị tài chính tại doanh nghiệp.