CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý trong doanh nghiệp 1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Sản xuất ra của cải vật chất là điều kiện tồn tại và phát triển của xã hội loài người.
Sản xuất là quá trình làm ra sản phẩm để sử dụng, hay để trao đổi trong thương mại. Quyết định sản xuất dựa vào các vấn đề chính sau: Sản xuất cái gì? Sản xuất như thế nào? Sản xuất cho ai? Giá thành sản xuất và làm thế nào để tối ưu hóa việc sử dụng và khai thác các nguồn lực cần thiết làm ra sản xuất. Doanh nghiệp sản xuất là doanh nghiệp sử dụng các nguồn lực kinh tế kết hợp với công nghệ hợp lý để sản xuất ra sản phẩm cung cấp trên thị trường. Mục tiêu của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận, cung cấp sản phẩm, hàng hóa dịch vụ, tiếp tục phát triển, ngoài ra còn có trách nhiệm với xã hội.
Với mục tiêu là lợi nhuận doanh nghiệp sẽ bù đắp chi phí, những rủi ro gặp phải để tiếp tục phát triển. Nếu không có lợi nhuận doanh nghiệp không thể trả công cho người lao động, duy trì việc làm lâu dài cho người lao động cũng như không thể cung cấp lâu dài hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng và cộng đồng 1. Đặc điểm về tổ chức quản lý trong các doanh nghiệp Quản lý là sự tác động có định hướng của chủ thể lên đối tượng quản lý nhằm duy trì hoạt động của các hệ thống, sử dụng tốt nhất mọi tiềm năng có sẵn, các cơ hội để đưa hệ thống đi đến mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của thị trường. Quản lý là quá trình vận dụng các quy luật kinh tế, tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định các biện pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức kỹ thuật.
Từ đó, họ tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh. 7 Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người, bởi vì con người là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất. Trong mọi hệ thống sản xuất, con người luôn giữ vị trí trung tâm và có ý nghĩa quyết định. Trong các doanh nghiệp, quản lý kinh tế là một chức năng quan trọng trong hoạt động quản lý và điều hành chung của doanh nghiệp cũng như quản lý sản xuất, quản lý chi phí, quản lý việc sử dụng vốn, quản lý nhân sự, quản lý công nghệ, dây truyền sản xuất, quản lý lợi nhuận và phân phối lợi nhuận.
Trong một bộ máy quản lý doanh nghiệp có 3 yếu tố chính: cơ cấu tổ chức, các bộ phận quản lý, cơ chế hoạt động của bộ máy trong đó: Cơ cấu tổ chức xác định các bộ phận, các phân hệ, và phòng ban các phòng ban chức năng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Khái niệm, ý nghĩa, vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1. Khái niệm tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác quản lý ở doanh nghiệp. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra hoạt động kinh tế - tài chính, do đó công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác quản lý, đồng thời nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu của các đối tượng trực tiếp và gián tiếp sử dụng thông tin kế toán.
Tổ chức công tác kế toán phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn bảo đảm cung cấp thông tin nhanh, đầy đủ, kịp thời, có chất lượng. Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp là việc tổ chức sắp xếp nhân sự làm kế toán theo theo từng phần hành kế toán cụ thể nhằm vận dụng các phương pháp kế toán phù hợp để đạt được mục tiêu thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính đáp ứng các yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý. Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý sẽ có được một bộ máy kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm, hiệu quả. Các phần hành kế toán sẽ được phối hợp với nhau một 8 cách nhịp nhàng, ăn khớp, nhiệm vụ của từng bộ phận rõ ràng, không bị chồng chéo đảm bảo kiểm soát kỹ lưỡng từng khâu hạch toán hạn chế sai sót; Tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý sẽ cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho các hoạt động quản lý trong doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý sẽ là cơ sở để quản lý tài chính hiệu quả, đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kinh tế đầy đủ, kịp thời đáng tin cậy phục vụ công tác quản lý kinh tế tài chính (vĩ mô và vi mô). Điều này giúp nhà quản lý tiết kiệm chi phí khi tìm kiếm thông tin. Tóm lại, việc tổ chức công tác kế toán khoa học hợp lý không những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế mà còn giúp các doanh nghiệp ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí tài sản, thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của kế toán. Căn cứ và nguyên tắc thực hiện tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần được đảm bảo theo những nguyên tắc sau: - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tuân thủ hệ thống pháp luật của Nhà nước về tài chính và kế toán. - Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. - Tổ chức công tác kế toán phải thống nhất giữa kế toán với quản lý - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả 1. Vai trò của tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp Việc tổ chức công tác kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây: - Tổ chức bộ máy kế toán hợp lý để thực hiện được toàn bộ công việc kế toán ở DN với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận, từng người trong bộ máy kế toán.
9 - Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, nguyên tắc kế toán và chế độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán. - Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong DN về các công việc có liên quan đến công tác kế toán ở DN. Tổ chức, phối hợp tốt các khâu công việc giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong DN nhằm đạt được các mục tiêu của DN như tối đa hóa doanh thu và lợi nhuận, tối thiểu hóa chi phí. - Tổ chức hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trong DN chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài chính nói chung, chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ DN.
- Xây dựng các định mức chi phí chuẩn và hệ thống kế hoạch, dự toán một cách khoa học, phù hợp. - Tổ chức phân tích và đánh giá thông tin, cung cấp cho các nhà quản trị thông qua hệ thống báo cáo kế toán quản trị. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Tổ chức bộ máy kế toán Thực chất của tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức sắp xếp người làm kế toán vào các phần hành kế toán cụ thể một cách khoa học, hợp lý nhằm thu nhận một cách đầy đủ, kịp thời thông tin kinh tế phục vụ công tác điều hành quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh.
Việc phát huy năng lực của từng người phụ thuộc vào việc tổ chức bộ máy kế toán. * Nội dung tổ chức bộ máy kế toán bao gồm: - Xác định khối lượng công tác kế toán và các phần hành kế toán; - Xác định số lượng nhân viên cần phải có; yêu cầu về trình độ nghề nghiệp; bố trí và phân công nhân viên thực hiện các công việc cụ thể; xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với nhau cũng như giữa bộ phận kế toán với các bộ phận 10 quản lý khác có liên quan, kế hoạch công tác và việc kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch. Hiện nay có 3 mô hình tổ chức bộ máy kế toán: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung, mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán, mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán). Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung Mô hình này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có hoặc không có đơn vị trực thuộc, có quy mô nhỏ và vừa, công việc hạch toán không nhiều, hoặc đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn nhưng địa bàn tập trung, phương tiện thông tin liên lạc dễ dàng.
Theo mô hình này toàn doanh nghiệp (công ty, tổng công ty) chỉ có một phòng kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở, còn các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng. Phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong toàn doanh nghiệp. Tại đơn vị trực thuộc có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ để hàng ngày hoặc định kỳ chuyển về phòng kế toán kiểm tra, luân chuyển và ghi sổ kế toán. - Ưu điểm của hình thức này: chỉ đạo kịp thời công tác kế toán, giúp cho công tác quản lý được chặt chẽ hơn, dễ ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hoá công tác kế toán.
- Nhược điểm: công tác kế toán không gắn liền với sản xuất kinh doanh ở cơ sở, không nâng cao hiệu lực quản lý ở cấp cơ sở.