CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm Đơn vị kế toán có thể hiểu là một thực thể kế toán. Một thực thể kế toán là bất kỳ một đơn vị kinh tế kiểm soát nguồn vốn và tham gia vào các hoạt động kinh tế.
Mỗi cá nhân có thể là một thực thể kế toán. Như vậy, đơn vị kế toán gồm tất cả các tổ chức cá nhân kiểm soát nguồn vốn và tham gia vào các hoạt động kinh tế ở mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế có thể là tổ chức có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tư cách pháp nhân không đầy đủ , kể cả tổ chức không có tư cách pháp nhân lẫn thể nhân. Có rất nhiều những nhận thức, quan niệm khác nhau về kế toán. Theo liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC) (1988): Kế toán là nghệ thuật nghi chép, phân loại, tổng hợp theo một cách riêng có bằng những khoản tiền, các nghiệp vụ và các sự kiện mà chúng có ít nhất một phần tính chất tài chính và trình bày kết quả của nó.
Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. [3] Các khái niệm về kế toán nêu trên tuy có những cách khái quát khác nhau về kế toán nhưng đều gắn kế toán với việc phục vụ cho công tác quản lý. Do vậy, kế toán là công cụ không thể thiếu được trong quản lý kinh tế, kế toán là khoa học thu nhận xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Trong nển kinh tế thị trường, mối quan hệ kinh tế giữa các doanh nghiệp, các nhà đầu tư được 5 mở rộng.
Mặt khác, với sự phát triển đa dạng trong việc tạo nguồn vốn từ bên ngoài đã làm cho đối tượng sử dụng thông tin kế toán trở lên đa dạng hơn. Mục đích của kế toán không chỉ cung cấp thông tin chủ yếu cho bản thân doanh nghiệp, cho Nhà nước, mà còn cung cấp thông tin cho các đối tượng như ngân hàng, các nhà đầu tư tương lai, nhà cung cấp, khách hàng. Về nguyên tắc, tổ chức công tác kế toán được xem như tổ chức các công việc của kế toán một cách tốt nhất, nhằm đạt được yêu cầu hoạt động và cung cấp thông tin kế toán phục vụ công tác quản lý. Cụ thể: - “Tổ chức công tác kế toán là những mối quan hệ có yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán: Chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp - cân đối kế toán” [3].
Quan điểm này mới chỉ nói lên tổ chức về các phương pháp kế toán một cách chung nên chưa thể hiện rõ được nhiều yếu tố liên quan. - “Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc sử dụng các phương pháp kế toán để thực hiện việc phân loại, ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phù hợp với Luật Kế toán, Luật Ngân sách Nhà nước và các chính sách, chế độ hiện hành; phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị” [3]. Quan điểm này nêu cụ thể hơn về tổ chức công tác kế toán, tạo điều kiện cho việc vận dụng vào thực tế được thuận lợi hơn. Song, chưa nêu rõ vấn đề về tổ chức bộ máy để thực hiện các khâu công việc kế toán.
Theo Luật Kế toán, “tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản lưu giữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán”. [3] Từ các quan điểm trên, có cách tiếp cận và luận giải khác nhau về tổ chức công tác kế toán nhưng đều có mục đích chung là hướng tới việc sắp xếp, tổ chức các công việc mà kế toán cần phải thực hiện tốt chức năng tổ chức thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính một cách kịp thời, 6 đầy đủ phục vụ cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh cả ở tầm vĩ mô và tầm vi mô. Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức nhân sự kế toán theo các phần hành kế toán cụ thể, thực hiện các phương pháp kế toán phù hợp với yêu cầu thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính, phù hợp với đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.2 Ý nghĩa tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý sẽ đảm bảo kế toán thực hiện tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong doanh nghiệp, đáp ứng và thoả mãn tốt được thông tin kinh tế tài chính của doanh nghiệp cho các đối tượng quan tâm. Việc tổ chức tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp sẽ mang lại các ý nghĩa sau: - Đảm bảo cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ các thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị cho các đối tượng quan tâm giúp họ đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời.
- Đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh và giám sát chặt chẽ các loại tài sản, nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nguồn vốn trong các doanh nghiệp. - Giúp cho kế toán thực hiện tốt yêu cầu, chức năng và nhiệm vụ của mình trong hệ thống các công cụ quản lý. - Giúp cho doanh nghiệp cổ được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán. Mối quan hệ giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính đối với tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Kế toán có thể được phân loại theo các tiêu thức khác nhau, giúp cho chúng ta nhận thức được nội dung, mục đích, phạm vi của từng loại kế toán.
Điều 10 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 có quy định về kế toán tài chính, kế toán quản trị, kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. 7 Tại khoản 01 của Điều 10 có quy định: Kế toán ở đơn vị kế toán gồm kế toán tài chính và kế toán quản trị. Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin trong đơn vị kế toán và các đối tượng bên ngoài cần quan tâm khác như: cổ đông, người cho vay, khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, các nhà đầu tư, các cơ quan chính phủ. Kế toán quản trị là việc thu thập xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế - tài chính theo yêu cầu quản trị nội bộ và quyết định kinh tế - tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.
Tại khoản 02 của Điều 10 có quy định: Khi thực hiện công việc kế toán tài chính và công việc kế toán quản trị, đơn vị kế toán phải thực hiện kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. - Kế toán tổng hợp phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vị tiền tệ để phản ánh tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán. - Kế toán chi tiết phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin chi tiết bằng đơn vị tiền tệ, đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động theo từng đối tượng kế toán cụ thể trong đơn vị kế toán.
Kế toán chi tiết minh hoạ cho kế toán tổng hợp. Số liệu kế toán chi tiết phải khớp đúng với số liệu kế toán tổng hợp trong một kỳ kế toán. Từ những nhận thức vể kế toán và tầm quan trọng của kế toán trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời đầy đủ và trung thực, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp nói riêng và nền kinh tế thị trường nói chung. 8 Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác quản lý ở công ty cổ phần và các loại hình doanh nghiệp khác. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp, công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở một doanh nghiệp, ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán” theo điều 4, khoản 7 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015. [3] Mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh đều phải lấy chứng từ kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Do đó tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là khâu đầu tiên quan trọng của tổ chức công tác kế toán.
+ Hệ thống chứng từ kế toán: Theo Thông tư số 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính [2] về chế độ kế toán doanh nghiệp thì chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc).