Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ. Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin TP. Chương 3: Các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin TP. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.
Giới thiệu về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Lịch sử ra đời hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Giai đoạn trƣớc 1992 Hình thức ban đầu của kiểm soát nội bộ là kiểm soát tiền, bắt đầu từ cuộc cách mạng công nghiệp. Sau này, khái niệm kiểm soát nội bộ được mở rộng trong một Công bố của Cục dự trữ liên bang Hoa Kỳ năm 1929: trong Công bố này kiểm soát nội bộ nhằm để bảo vệ tài sản nói chung chứ không chỉ có kiểm soát tiền; đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động và khuyến khích tuân thủ các chính sách của nhà quản lý. Năm 1939, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã định nghĩa trong một công bố : “Kiểm soát nội bộ là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách”. Đến những năm 1970, kiểm soát nội bộ đặc biệt được chú ý trong việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ và vận dụng vào các cuộc kiểm toán.
Vào năm 1977, Luật về chống hối lộ nước ngoài ra đời sau vụ tai tiếng chính trị Watergate, Quốc hội Hoa Kỳ đã phát hiện rất nhiều các hoạt động vận động tranh cử trái phép và rửa tiền liên quan đến nước ngoài. Lần đầu tiên, khái niệm kiểm soát nội bộ được đề cập trong văn bản pháp luật, nhấn mạnh việc kiểm soát nội bộ nhằm ngăn ngừa những khoản thanh toán bất hợp pháp cho nước ngoài. Năm 1979, SEC đưa ra bắt buộc các công ty phải báo cáo về kiểm soát nội bộ đối với công tác kế toán tại đơn vị của mình. Trong thời gian này, yêu cầu về báo cáo kiểm soát nội bộ của công ty cho công chúng cũng là một chủ đề gây nhiều tranh cãi.
Một trong những quan điểm chống đối liên quan đến việc thiếu các tiêu chuẩn để đánh giá tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ. Năm 1985, Uỷ ban COSO ra đời từ những tranh luận này, dưới sự bảo trợ của năm tổ chức nghề nghiệp, đó là: Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội Kế LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 toán viên quản trị (IMA), Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA). Mỗi tổ chức này đã chỉ định một đại diện để lập ra Uỷ ban COSO - là một Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận trên báo cáo tài chính. COSO đã sử dụng chính thức từ kiểm soát nội bộ thay vì kiểm soát nội bộ về kế toán.2Giai đoạn từ 1992 đến nay Sau một thời gian dài làm việc, vào năm 1992, COSO đã phát hành Báo cáo COSO, đây là tài liệu đầu tiên trên thế giới đưa ra Khuôn mẫu lý thuyết về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống.
Báo cáo này đã cung cấp một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó kiểm soát nội bộ không chỉ là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà được mở rộng ra cho cả phương diện hoạt động và tuân thủ. Báo cáo COSO đã đưa ra năm bộ phận của kiểm soát nội bộ, đó là: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Trên cơ sở đó, hàng loạt các nghiên cứu về KSNB ở nhiều lĩnh vực ra đời như: Phát triển về phía quản trị Năm 2001, COSO triển khai nghiên cứu hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp (ERM - Enterprise Risk Management Framework), theo đó ERM được định nghĩa gồm 8 bộ phận cấu thành: Môi trường nội bộ, thiết lập mục tiêu, nhận diện sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát. Phát triển cho doanh nghiệp nhỏ Năm 2006, COSO nghiên cứu và ban hành hướng dẫn “Kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính – Hướng dẫn cho các công ty đại chúng quy mô nhỏ”.
Hướng dẫn này vẫn dựa trên nền tảng của Báo cáo COSO 1992 và giải thích về cách thức áp dụng kiểm soát nội bộ trong các công ty đại chúng quy mô nhỏ. Phát triển theo hƣớng công nghệ thông tin Năm 1996, Bản tiêu chuẩn có tên “Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực có liên quan” (COBIT - Control Objectives for Information and Related Technology) do Hiệp hội về Kiểm soát và Kiểm toán hệ thống thông tin (ISACA – Information System Audit and Control Association) ban hành. COBIT nhấn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 mạnh đến hệ thống kiểm soát trong môi trường tin học, bao gồm các lĩnh vực: hoạch định và tổ chức, mua và triển khai, phân phối và hỗ trợ, giám sát. Phát triển theo hƣớng kiểm toán độc lập Các chuẩn mực kiểm toán của Hoa Kỳ cũng chuyển sang sử dụng Báo cáo COSO làm nền tảng đánh giá hệ thống KSNB, bao gồm: + SAS 78 (1995): Xem xét KSNB trong kiểm toán BCTC.
+ SAS 94 (2001): Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét KSNB trong kiểm toán BCTC. Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA – International Standard on Auditing) cũng sử dụng Báo cáo COSO khi yêu cầu xem xét hệ thống KSNB trong kiểm toán BCTC. Phát triển theo hƣớng kiểm toán nội bộ Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ định nghĩa các mục tiêu của KSNB gồm: + Độ tin cậy và trung thực của thông tin. + Tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và quy định.
+ Bảo vệ tài sản. + Sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực. + Hoàn thành các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động và các chương trình. Phát triển theo hƣớng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể Báo cáo Basel (1998) của Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng (BCBS – Basel Committee on Banking Supervision) đã đưa ra công bố về khuôn khổ KSNB trong ngân hàng (Framework for Internal Control System in Banking Organisations).
Hƣớng dẫn về giám sát hệ thống KSNB COSO cũng đã đưa ra Dự thảo Hướng dẫn về giám sát hệ thống KSNB (Exposure Draft, COSO 2008) nhằm giúp các tổ chức tự giám sát chất lượng của hệ thống KSNB. “Nguồn: Bộ môn kiểm toán Trường Đại Học Kinh Tế TP. HCM (2012, trang11)” Trong khu vực công LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 Đối với khu vực công, kiểm soát nội bộ cũng đặc biệt được quan tâm, nhất là đối với kiểm toán viên nhà nước. Vào năm 1992, Tổ chức Quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (International Organization of Supreme Audit Institutions - INTOSAI) đã ban hành “Hướng dẫn về kiểm soát nội bộ dành cho khu vực công”.
Hướng dẫn này được cập nhật vào năm 2001, công bố vào năm 2004. Đáng chú ý là tài liệu này đã tích hợp các lý luận chung về KSNB của báo cáo COSO. Năm 1999, Cơ quan Kiểm toán Nhà nước Hoa Kỳ (Government Accountability Office - GAO) đã ban hành “Chuẩn mực về kiểm soát nội bộ trong chính quyền liên bang”. GAO đưa ra năm yếu tố về kiểm soát nội bộ bao gồm: các quy định về môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.
Nhìn chung, so sánh với Báo cáo COSO 1992, các chuẩn mực kiểm soát nội bộ trong khu vực công tập trung hơn vào các chức năng và đặc điểm của đơn vị nhà nước và các quy định có tính quy chuẩn hơn là chỉ hướng dẫn.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ theo báo cáo COSO 1992 Theo báo cáo COSO 1992: Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị, các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện 3 mục tiêu: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Các luật lệ và quy định được tuân thủ - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Kiểm soát nội bộ là một quá trình Các hoạt động của đơn vị được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểm soát các hoạt động của mình.
Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, gắn chặt vào hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức Con người Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. Có thể nói kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi những con người trong tổ chức, bị chi phối bởi suy nghĩ và hành động của họ. Chính con người sẽ vạch ra mục tiêu, đề ra biện pháp kiểm soát và vận hành chúng. Một hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ trách nhiệm, quyền hạn của mình.
Vì vậy, để kiểm soát nội bộ hữu hiệu cần phải xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng của từng thành viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Đảm bảo hợp lý Một hệ thống kiểm soát nội bộ dù tốt đến đâu cũng không thể tránh khỏi những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, đó là do những sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định, sự lạm quyền của nhà quản lý hoặc có thể là sự thông đồng của các cá nhân trong đơn vị. Do đó, kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý chứ không phải là sự đảm bảo tuyệt đối. Các mục tiêu Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực của tổ chức.