CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1. Một số khái niệm cơ bản Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin nghiệp vụ kinh tế, tài chính dưới hình thái giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh nghiệp, cần có một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế toán.
- Đơn vị kế toán: Một thực thể kinh doanh phải có tư cách pháp nhân và cần có đơn vị kế toán nhưng tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp (tập đoàn, tổng công ty, công ty, công ty mẹ - công ty con… và tùy thuộc vào mức độ phân cấp quản lý). Tất cả các đơn vị nói chung và các doanh nghiệp nói riêng đều phải tổ chức thực hiện công tác kế toán, những đơn vị này được gọi là đơn vị kế toán. Có thể nói rằng ở đâu có sự quản lý độc lập hay có sự phân cấp quản lý thì ở đó phải hình thành đơn vị kế toán. Các đơn vị trong lĩnh vực kinh doanh được phân chia thành 3 cấp: + Đơn vị kế toán cấp chủ quản.
+ Đơn vị kế toán cấp cơ sở (doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập). + Đơn vị kế toán phụ thuộc (chỉ hạch toán kinh tế nội bộ). - Tổ chức công tác kế toán: 8 TCCTKT là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ phận phòng ban khác thực hiện, nhằm hình thành một hệ thống kế toán đáp ứng được các yêu cầu của đơn vị” [14]. TCCTKT là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của đơn vị” [6].
TCCTKT cần được hiểu như một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm: tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, kỹ thuật hạch toán, tổ chức vận dụng các chế độ, thể lệ kế toán… mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố đó với mục đích đảm bảo các điều kiện cho việc phát huy tối đa chức năng của hệ thống các yếu tố đó” [6] TCCTKT được hiểu là một hệ thống các phương pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác. TCCTKT là việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng và phương pháp kế toán để thực hiện chế độ kế toán trong thực tế đơn vị kế toán cơ sở. TCCTKT là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán cho mục đích quản lý. TCCTKT là tổ chức một khối lượng công tác kế toán và bộ máy nhân sự của kế toán trên cơ sở vận dụng chế độ kế toán trong điều kiện cụ thể của từng đơn vị.
Sự cần thiết và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán 1. Sự cần thiết của tổ chức công tác kế toán Kế toán ra đời và phát triển cùng với nền kinh tế hàng hóa, lúc đầu hình thành từ việc ghi chép giản đơn, do yêu cầu quản lý của chủ sở hữu mà kế toán ngày càng phát triển và hình thành các hình thức kế toán như ngày nay. Ngày nay sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi nền tài chính quốc gia phải được đổi mới một cách toàn diện nhằm tạo ra sự ổn định của môi trường kinh tế, hệ thống pháp luật tài chính kế toán, lành mạnh hóa quan hệ và các hoạt động tài chính. Công tác kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế.
Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế tài chính đảm nhiệm vai trò cung cấp thông tin có ích cho các quyết định kinh tế. Vì vậy kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động tài chính của Nhà nước và rất cần thiết, quan trọng đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán - Nguyên tắc thống nhất: Cơ cấu tổ chức kế toán phải là một bộ phận thống nhất về mặt quản lý doanh nghiệp và có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác; Triển khai các nội dung của tổ chức kế toán phải thống nhất với các chế độ kế toán hiện hành; Các chỉ tiêu kế toán phải thống nhất với các chỉ tiêu kế hoạch để đảm bảo sự so sánh đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh; 10 Bảo đảm tính thống nhất về các nghiệp vụ sử dụng trong kế toán (phương pháp kế toán hàng tồn kho, phương pháp kế toán tính giá thành, phương pháp hạch toán ngoại tệ). - Nguyên tắc phù hợp: Phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị; Phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước, bộ, ngành; Phù hợp với khả năng, trình độ của các kế toán viên; Phù hợp với thông lệ quốc tế.
- Nguyên tắc hiệu quả: Đảm bảo thu thập, hệ thống hóa thông tin và cung cấp thông tin hiệu quả về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp; Tính toán sao cho chi phí ít nhất vẫn đảm bảo được công việc kế toán đạt hiệu quả cao nhất. Trên đây là những nguyên tắc cơ bản có tính bao quát toàn bộ quá trình tổ chức công tác kế toán. Trong quá trình triển khai TCCTKT, các doanh nghiệp phải tuân thủ và thực hiện một cách đầy đủ các nguyên tắc này nhằm tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý và hiệu quả nhất. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng điều kiện cụ thể, các doanh nghiệp còn phải tuân theo những nguyên tắc cũng như dựa vào các căn cứ cụ thể trong từng nội dung tổ chức để đảm bảo tính khoa học của tất cả các nội dung trong TCCTKT doanh nghiệp.
NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TCCTKT có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác quản lý nói chung và trong công tác quản lý tài chính nói riêng của các doanh nghiệp. Do đó, việc nghiên cứu nội dung TCCTKT tại doanh nghiệp là vấn đề cần thiết trong giai đoạn hiện nay. Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn bảo đảm cung cấp 11 thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau. Nội dung của TCCTKT bao gồm: - Tổ chức bộ máy kế toán và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác kế toán; - Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán; - Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán; - Tổ chức hệ thống sổ kế toán; - Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán; - Tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ.
Tổ chức bộ máy kế toán và ứng dụng khoa học CNTT vào công tác kế toán 1. Tổ chức bộ máy kế toán Theo quy định tại Điều 49 của Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam: "Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê người làm kế toán". Bộ máy kế toán là một tập hợp các cán bộ, nhân viên kế toán nhằm bảo đảm thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán của doanh nghiệp, tổ chức bộ máy kế toán được hiểu như là việc cơ cấu nhân sự, phân công lao động cho các thành viên trong bộ máy kế toán (lao động kế toán). Tổ chức bộ máy kế toán còn bao gồm cả việc tổ chức phương tiện, thiết bị cho lao động kế toán.
Mỗi nhân viên trong bộ máy kế toán đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trong quá trình công tác kế toán, các mối quan hệ nghiệp vụ qua lại với nhau trong quá trình thực hiện công việc của mỗi người, mỗi bộ phận. Khi tổ chức bộ máy kế toán, các đơn vị kế toán phải bố trí cán bộ đúng chức danh, tiêu chuẩn quy định cán bộ kế toán phải được đảm bảo quyền độc lập về chuyên môn nghiệp vụ quy định trong chế độ kế toán, phù 12 hợp với khả năng chuyên môn và khối lượng công việc kế toán. Người làm kế toán phải đảm bảo các tiêu chuẩn quy định trong Luật kế toán; có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán; thực hiện công việc theo sự phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn nghiệp vụ của mình. Khi thay đổi người làm kế toán phải thực hiện việc bàn giao kế toán, kế toán mới chịu trách nhiệm về công việc của mình kể từ ngày nhận bàn giao công việc, cán bộ kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về công việc trong thời gian mình phụ trách.
Tất cả các bộ phận và mọi người trong đơn vị có liên quan đến công tác kế toán đều phải nghiêm chỉnh chấp hành các nguyên tắc, chế độ kế toán có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời chứng từ và tài liệu cần thiết cho công tác kế toán và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các chứng từ và tài liệu do mình cung cấp. Đảm bảo công việc một cách đồng thời, giảm thời gian chờ đợi công việc để tăng năng xuất lao động. Căn cứ vào tính chất, nội dung công việc chuyên môn nghiệp vụ, lao động kế toán có thể được chia thành: + Nhân viên hạch toán: Là nhân viên kế toán làm việc tại các đơn vị kế toán cơ sở, thực hiện từng công việc kế toán cụ thể, độ phức tạp thấp (hạch toán ban đầu), trình độ đào tạo thấp; + Kế toán viên: Là nhân viên có nghiệp vụ kế toán, làm việc tại đơn vị kế toán.