Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ vào công tác quản trị đã trở thành nhu cầu tất yếu của các tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và năng lực cạnh tranh. Trong mọi tổ chức, nguồn nhân lực giữ vai trò trung tâm; do đó, quản lý nhân sự được xác định là một trong những chức năng phức tạp và quan trọng hàng đầu trong tiến trình điều hành doanh nghiệp.

Công ty Cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Cùng với sự mở rộng về quy mô tổ chức, công tác quản trị nhân sự tại công ty bộc lộ một số hạn chế: hệ thống quản lý mang tính chất tin học hóa cục bộ, dữ liệu phân tán, chưa hình thành một hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) quản lý nhân sự đồng bộ và khoa học. Các công việc như tra cứu hồ sơ học vấn, theo dõi quá trình công tác, kết xuất báo cáo phục vụ ban lãnh đạo khi có yêu cầu đột xuất còn gặp nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian xử lý thủ công. Xuất phát từ thực tế đó, đề tài "Hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft" được thực hiện nhằm phân tích thực trạng và xây dựng phương án hoạch định CSDL phục vụ hiệu quả công tác quản lý nguồn nhân lực.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể theo 3 nhiệm vụ:

  1. Hệ thống hóa những cơ sở lý luận về CSDL, hệ quản trị CSDL, hệ thống thông tin quản lý nhân sự và đi sâu vào vấn đề hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự tại doanh nghiệp.
  2. Phân tích và đánh giá thực trạng về công tác quản lý nhân sự cũng như hệ thống CSDL nhân sự tại Công ty Cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft.
  3. Đưa ra các định hướng và đề xuất giải pháp hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự cho Công ty Cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Cán bộ nhân viên, phần mềm quản lý nhân sự và hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự đang được vận hành tại Công ty Cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Về không gian: Nghiên cứu thực tế tại Công ty Cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft (trụ sở tại số 25 Vũ Ngọc Phan, quận Đống Đa, TP. Hà Nội).
    • Về thời gian: Thu thập dữ liệu và đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự, hạ tầng kỹ thuật của doanh nghiệp trong giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khóa luận được xây dựng trên nền tảng lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý, cấu trúc dữ liệu và quy trình hoạch định hệ thống thông tin kinh tế.

Khung lý thuyết và các khái niệm sử dụng:

  • Cơ sở dữ liệu (CSDL) và Hệ quản trị CSDL: CSDL được định nghĩa là hệ thống thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị nhớ để thỏa mãn nhu cầu khai thác đồng thời của nhiều người dùng. Hệ quản trị CSDL là tập hợp các chương trình cho phép tạo lập, cập nhật, truy xuất dữ liệu và lập báo cáo. Các vấn đề kỹ thuật cốt lõi cần giải quyết gồm: tính chủ quyền của dữ liệu, bảo mật và phân quyền, kiểm soát tranh chấp dữ liệu, an toàn dữ liệu và cơ chế sao lưu - phục hồi (backup/restore).
  • Hoạch định và Hoạch định CSDL: Hoạch định bao gồm 3 cấp độ: hoạch định chiến lược (Strategic Planning), hoạch định dài hạn (1 đến 5 năm) và hoạch định ngắn hạn (Operational Strategy). Một kế hoạch hoàn chỉnh chứa đựng 4 yếu tố cơ bản: Mục tiêu (đo lường theo 8 tiêu chí), Hành động, Tài nguyên và Thực hiện kế hoạch. Hoạch định CSDL là tiến trình xác định nhu cầu thông tin tương lai của tổ chức, từ đó xây dựng kế hoạch phát triển, tạo lập và khai thác CSDL hiệu quả.
  • Quy trình hoạch định CSDL: Khóa luận áp dụng quy trình chuẩn gồm 5 bước:
    • Bước 1: Xác định mục tiêu và dự báo nhu cầu thông tin/nhân lực.
    • Bước 2: Xác định, phân tích mô hình CSDL hiện tại.
    • Bước 3: Đánh giá hệ thống CSDL hiện tại.
    • Bước 4: Xây dựng kế hoạch và phương án triển khai hệ thống CSDL mới.
    • Bước 5: Đánh giá tính khả thi (về nhân lực CNTT và tài chính).
  • Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị nhân sự: Bao gồm môi trường vĩ mô (kinh tế, dân số, văn hóa - xã hội, đối thủ cạnh tranh, khoa học kỹ thuật, khách hàng) và môi trường vi mô (mục tiêu, chính sách chiến lược, văn hóa tổ chức, đặc điểm nhân viên và nhà quản lý).
  • Tổng quan nghiên cứu: Tác giả tổng hợp các công trình trong nước (Hoàng Thị Duyên - K47 ĐHTM; Nguyễn Thị Thúy - K45S3 ĐHTM; Bùi Ngọc Dư - K49S3 ĐHTM) và quốc tế (Majed Al‐Mashari về hệ thống ERP; Bruce C. Eierman về hiệu quả truyền đạt của mô hình UML so với kỹ thuật cấu trúc; James M. Kopf & James M. Hulbert về phân tích tổ chức trong thiết kế hệ thống thông tin) để làm rõ tính cần thiết của đề tài.

Phương pháp nghiên cứu thực tế:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu:
    • Nghiên cứu tài liệu hệ thống: Phân tích các giáo trình chuyên ngành gồm Giáo trình Cơ sở dữ liệu (Phan Tấn Quốc, 2005), Giáo trình Quản trị dự án (TS. Nguyễn Quốc Duy), Tập bài giảng Cấu trúc và hoạch định CSDL Thị trường Thương mại (Bộ môn Tin học - Đại học Thương Mại, 2012).
    • Phương pháp điều tra, phỏng vấn: Sử dụng phiếu khảo sát (in trực tiếp và gửi qua email) kết hợp phỏng vấn sâu cá nhân đối với cán bộ quản lý và nhân viên tại các phòng ban của Cybersoft nhằm thu thập ý kiến về nhu cầu thông tin và đánh giá hạ tầng.
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Áp dụng phương pháp phân tích, thống kê, tổng hợp, phân rã chức năng và mô hình hóa dữ liệu (mô hình thực thể liên kết) để đánh giá thực trạng và thiết kế mô hình dữ liệu mới.
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp từ tài liệu lưu trữ nội bộ, báo cáo tài chính, danh mục thiết bị của Cybersoft; dữ liệu sơ cấp từ phiếu khảo sát hiện trạng công nghệ thông tin và quản trị CSDL tại doanh nghiệp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự

Chương 1 hệ thống hóa toàn bộ khung lý luận về CSDL, hệ quản trị CSDL, hệ thống thông tin quản trị nhân lực và quy trình hoạch định CSDL trong doanh nghiệp. Tác giả làm rõ vai trò của CSDL trong việc giảm thiểu dư thừa dữ liệu, đảm bảo tính toàn vẹn và chia sẻ dữ liệu đa người dùng. Chương này cũng phân tích chi tiết quy trình hoạch định 5 bước, xác định các tiêu chí đo lường mục tiêu (giá trị thị trường, năng suất, tính phù hợp với nguồn lực tài chính - nhân sự, lợi ích kinh tế, trách nhiệm xã hội) và các nhân tố môi trường tác động đến hệ thống nhân sự. Đồng thời, chương 1 điểm luận 6 công trình nghiên cứu tiêu biểu trong và ngoài nước, chỉ ra những ưu điểm và hạn chế của các đề tài đi trước để định vị hướng tiếp cận của khóa luận.

Chương 2: Thực trạng hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft

Chương 2 trình bày tổng quan về Công ty Cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft (thành lập năm 2003, vốn điều lệ 1.000.000.000 đồng, trụ sở tại 25 Vũ Ngọc Phan, Hà Nội, đại diện pháp luật: Lê Cảnh Toàn). Công ty chuyên cung cấp các giải pháp ERP (Cyber Enterprise 7.0, Cyber Enterprise 8), phần mềm kế toán (Cyber Accounting) và các phần mềm chuyên ngành quản lý bán hàng, mua hàng, kho bãi.

Cơ cấu tổ chức của công ty gồm Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc (Giám đốc, Phó Giám đốc kinh doanh, Phó Giám đốc kỹ thuật) và 7 phòng ban nghiệp vụ:

  1. Phòng kinh doanh và phát triển thị trường (CSD)
  2. Phòng nghiệp vụ (CEB)
  3. Phòng quản trị hành chính (CAD)
  4. Phòng tài chính kế toán (CFAD)
  5. Phòng giải pháp doanh nghiệp (CSB)
  6. Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng (CSC)
  7. Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm (CRD)
Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Tổng tài sản (VNĐ) 77.908 — —
Tổng nợ phải trả (VNĐ) 34.525 — —
Lợi nhuận trước thuế (VNĐ) 5.763 — —
Lợi nhuận sau thuế (VNĐ) 4.525 — —

(Nguồn: Thông tin nội bộ do Cybersoft cung cấp)

Về tình hình nhân sự, tính đến cuối năm 2017, công ty có quy mô 45 nhân viên, phần lớn là kỹ sư tin học và cử nhân tốt nghiệp chuyên ngành tin học kinh tế, công nghệ thông tin. Về thực trạng ứng dụng tin học, công ty sử dụng phần mềm Misa và hệ quản trị Microsoft Access để quản lý hồ sơ. Tuy nhiên, mỗi phòng ban tự cài đặt một phiên bản Access khác nhau với cấu trúc dữ liệu không đồng bộ, dẫn đến việc trao đổi dữ liệu hoàn toàn thủ công.

Hệ thống quản lý nhân sự hiện tại thực hiện 4 chức năng: Quản lý hồ sơ nhân viên, Quản lý chấm công, Quản lý lương và Báo cáo thống kê. Mô hình dữ liệu hiện tại gồm 5 thực thể:

  • CBCNV (MaNV, TenNV, SDT, Ngaysinh, Quequan, Gioitinh, Dantoc, Diachi, Chucvu, NgaykiHD)
  • BANGLUONG (Mabangluong, MaNV, MaPB, HesoLuong, LuongCB, PhuCap, Songaynghi, TongLuong, BHXH, BHYT, ThueTNCN, Luongthucte, TamUng, Conlai, KyNhan)
  • PHONGBAN (MaPB, TenPB, SoNhanvien, TenTruongphong)
  • BANGCHAMCONG (MaBCC, MaNV, MaPB, HoTen, Chucvu, Ngaybinhthuong, Chunhat, NgayLe, Nghiphep, TongNgaycongtinhLuong, Thang)
  • TRINHDOHOCVAN (MaTDHV, BacTrinhDo, Nganh, ChuyenNganh)

Hạn chế chính được chỉ ra gồm: dữ liệu trùng lặp, thiếu nhất quán giữa phòng Hành chính - Nhân sự và Kế toán; chưa quản lý được thời gian và lộ trình làm việc của nhân viên ngoài công ty; phương thức tính lương thủ công chưa gắn kết chặt chẽ với cơ chế khen thưởng, xử phạt.

Chương 3: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự cho Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft

Chương 3 triển khai chi tiết giải pháp hoạch định CSDL theo quy trình 5 bước dựa trên định hướng mở rộng quy mô:

  • Xác định mục tiêu và dự báo nhu cầu: Mục tiêu tăng gấp đôi quy mô nhân viên trong vòng 5 năm tới (từ 45 nhân viên lên khoảng 90 nhân viên), chuẩn hóa lộ trình đào tạo, hoàn thiện chính sách đãi ngộ và nâng cao năng lực cạnh tranh.
  • Đánh giá hiện trạng hạ tầng và CSDL: Hệ quản trị Access không còn phù hợp khi số lượng giao dịch và bản ghi tăng cao. Tác giả lập bảng kiểm kê hiện trạng trang thiết bị phần cứng của công ty:
Tên thiết bị Số lượng Thông số / Chi tiết kỹ thuật
Máy tính để bàn 45 HP All-in-One TouchSmart 120-1285L (CPU G860, RAM 2GB, HDD 1TB, VGA Onboard, Card reader 6-in-1)
Máy tính xách tay 40 Dell, Toshiba, Samsung (Pentium, Dual-Core CPU 2.10GHz, RAM đa dạng)
Máy chủ 12 Intel Xeon Sandy Bridge Quad-Core E3-1220 8MB LGA 1155
Máy in 5 Máy in phun màu đa chức năng Canon Pixma IP 2770 (Wifi, copy, scan, fax, web), Canon Laser LBP 2900

(Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự Cybersoft)

  • Xây dựng kế hoạch và mô hình dữ liệu mới:
    • Thống nhất cấu trúc CSDL tập trung cho toàn công ty, xóa bỏ tình trạng phân mảnh phiên bản Access cục bộ.
    • Bổ sung thực thể mới DSTHUONGPHAT nhằm quản lý minh bạch các mức thưởng, phạt: DSTHUONGPHAT (MaTP, MaNV, Thuong-Phat, Lydo, Hinhthucthuong-phat, Thoigianapdung)
    • Cập nhật mô hình quan hệ 6 thực thể:
      • CBCNV (MaNV, MaTDHV, MaPB, TenNV, SDT, Ngaysinh, Quequan, Gioitinh, Dantoc, Diachi, Chucvu, Chuyenmon, NgaykiHD)
      • BANGLUONG (Mabangluong, MaNV, MaPB, MaTP, HesoLuong, LuongCB, PhuCap, Songaynghi, TongLuong, BHXH, BHYT, ThueTNCN, Luongthucte, TamUng, Conlai, KyNhan)
      • PHONGBAN (MaPB, TenPB, SoNhanvien, TenTruongphong)
      • BANGCHAMCONG (MaBCC, MaNV, MaPB, HoTen, Chucvu, Ngaybinhthuong, Chunhat, NgayLe, Nghiphep, TongNgaycongtinhLuong, Thang)
      • TRINHDOHOCVAN (MaTDHV, BacTrinhDo, Nganh, ChuyenNganh)
      • DSTHUONGPHAT (MaTP, MaNV, Thuong-Phat, Lydo, Hinhthucthuong-phat, Thoigianapdung)
  • Đánh giá tính khả thi: Khẳng định tính khả thi cao về nhân lực (đội ngũ kỹ sư CNTT am hiểu phần mềm) và tài chính (nguồn vốn điều lệ và kết quả kinh doanh ổn định, đảm bảo khả năng đầu tư nâng cấp).

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính:

  • Phân tích chi tiết thực trạng quản lý nhân sự tại Cybersoft trên quy mô 45 cán bộ nhân viên, chỉ ra điểm nghẽn trong việc phân tán dữ liệu Access và quy trình xử lý báo cáo thủ công.
  • Kiểm kê, hệ thống hóa hạ tầng phần cứng gồm 45 máy để bàn HP, 40 máy tính xách tay, 12 máy chủ Intel Xeon và 5 máy in.
  • Thiết kế hoàn chỉnh mô hình CSDL quản lý nhân sự mới sau hoạch định gồm 6 thực thể liên kết, giải quyết bài toán tích hợp phân hệ thưởng - phạt vào công tác tính lương và theo dõi nhân sự.

Giải pháp và kiến nghị của tác giả:

  • Ban Giám đốc cần thống nhất quan điểm giữa các phòng ban, đầu tư ngân sách để nâng cấp đồng bộ hệ thống CSDL tập trung.
  • Tiến hành đào tạo, nâng cao trình độ quản trị CSDL cho đội ngũ nhân viên IT nhằm đảm bảo vận hành ổn định hệ thống thông tin mới.
  • Rút ngắn thời gian triển khai nâng cấp để tối ưu chi phí đầu tư và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Đóng góp so với các nghiên cứu trước:

  • Khắc phục các hạn chế từ các nghiên cứu trước tại Đại học Thương mại (như thiếu số liệu thực tế, thiếu thiết kế mô hình dữ liệu sau hoạch định hoặc chưa nêu rõ lợi ích cải tiến) bằng việc cung cấp đầy đủ bảng biểu hạ tầng kỹ thuật, mô hình phân cấp chức năng và cấu trúc thực thể chi tiết trước và sau khi hoạch định.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát và dữ liệu thực nghiệm giới hạn trong giai đoạn 2015 - 2017 tại một doanh nghiệp phần mềm quy mô nhỏ (45 nhân sự). Đề tài dừng lại ở mức độ hoạch định cấu trúc và mô hình dữ liệu quan hệ, chưa đi vào xây dựng mã nguồn ứng dụng hay triển khai thử nghiệm trên một hệ quản trị CSDL mạng cụ thể (như SQL Server hay Oracle).
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Dựa trên phạm vi nghiên cứu, hướng phát triển tiếp theo là tiến hành cài đặt mô hình CSDL đã hoạch định lên hệ quản trị CSDL cấp doanh nghiệp, xây dựng giao diện ứng dụng cho các phòng ban và phát triển phân hệ theo dõi nhân sự trực tuyến (hỗ trợ kiểm soát lộ trình và thời gian làm việc ngoài hiện trường của nhân viên).

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học kinh tế, Quản trị nhân lực và Thương mại điện tử khi thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc đề án phân tích hệ thống.

Các phần có giá trị tham khảo cao gồm:

  • Quy trình 5 bước hoạch định CSDL ứng dụng trực tiếp vào bối cảnh doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Phương pháp phân tích, chuyển đổi mô hình thực thể liên kết (ERD) từ quản lý nhân sự thủ công sang mô hình tích hợp dữ liệu chấm công, tiền lương và khen thưởng - kỷ luật.
  • Mẫu phiếu khảo sát hạ tầng công nghệ thông tin, quản trị CSDL và quản trị hệ thống thông tin trong phụ lục khóa luận.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận này thuộc ngành nào và nghiên cứu về vấn đề gì?
Khóa luận thuộc ngành Hệ thống thông tin kinh tế (Khoa Hệ thống thông tin kinh tế và Thương mại điện tử, Trường Đại học Thương mại), nghiên cứu về quy trình và giải pháp hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft.

2. Hệ thống CSDL quản lý nhân sự cũ của Cybersoft bộc lộ những nhược điểm gì?
Công ty sử dụng hệ quản trị CSDL Microsoft Access với nhiều phiên bản khác nhau tại các phòng ban, dẫn đến cấu trúc dữ liệu không đồng bộ, việc luân chuyển thông tin phải thực hiện thủ công, hệ thống xử lý chậm khi dữ liệu tăng và chưa thể kết xuất báo cáo nhanh về học vấn, quá trình công tác theo yêu cầu đột xuất.

3. Khóa luận đề xuất bổ sung thực thể mới nào vào mô hình CSDL sau hoạch định?
Tác giả đề xuất bổ sung thực thể DSTHUONGPHAT (Danh sách thưởng phạt) với các thuộc tính: MaTP, MaNV, Thuong-Phat, Lydo, Hinhthucthuong-phat, Thoigianapdung, đồng thời liên kết khóa ngoại MaTP vào thực thể BANGLUONG để quản lý minh bạch các khoản thưởng, phạt của nhân viên.

4. Quy mô nhân sự và hạ tầng phần cứng của Cybersoft tại thời điểm nghiên cứu (năm 2017) như thế nào?
Công ty có 45 cán bộ nhân viên. Hạ tầng phần cứng gồm 45 máy tính để bàn HP All-in-One TouchSmart, 40 máy tính xách tay các loại (Dell, Toshiba, Samsung), 12 máy chủ Intel Xeon Sandy Bridge Quad-Core E3-1220 và 5 máy in (Canon Pixma IP 2770, Canon Laser LBP 2900).

5. Mục tiêu phát triển nhân sự trong 5 năm tới của Cybersoft được đưa vào bài toán hoạch định là gì?
Mục tiêu của công ty là tăng gấp đôi quy mô nhân sự trong vòng 5 năm (từ 45 nhân viên lên khoảng 90 nhân viên), hoàn thiện cơ cấu tổ chức và nâng cao chính sách đãi ngộ, đòi hỏi CSDL quản lý nhân sự phải được tái cấu trúc để đáp ứng dung lượng lưu trữ và khả năng xử lý lớn hơn.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thanh Tâm đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ quản trị CSDL và quy trình 5 bước hoạch định CSDL trong quản lý nguồn nhân lực. Nghiên cứu phân tích sâu thực trạng phân tán dữ liệu tại Công ty Cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft trong giai đoạn 2015 - 2017, từ đó đề xuất mô hình CSDL chuẩn hóa 6 thực thể tích hợp phân hệ thưởng phạt. Kết quả nghiên cứu cung cấp giải pháp kỹ thuật có tính khả thi cao, góp phần hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự khi mở rộng quy mô hoạt động.