CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ NHÂN SỰ. Một số khái niệm cơ bản. Khái niệm cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị như băng từ, đĩa từ,… để có thể thoả mãn yêu cầu khai thác đồng thời của nhiều người sử dụng. CSDL gắn liền với đại số, logic toán và một số lĩnh vực khác.
[1] Khái niệm hệ quản trị CSDL: Hệ quản trị CSDL (Management System Database) là một tập hợp các chương trình và dữ liệu cho phép người sử dụng tạo lập và cập nhật các tập tin, tuyển chọn và lấy ra thông tin, dữ liệu cũng như lập được các báo dưới nhiều dạng thức khác nhau. Hiện nay có nhiều hệ quản trị CSDL trên thị trường như: Visual Foxpro, SQL Server, Microsoft Access, Oracle… Khái niệm hoạch định (Planning): Hoạch định là nhắm đến tương lai, điều phải hoàn thành và các thức để hoàn thành. Nói cách khác, chức năng hoạch định bao gồm các mục tiêu đã được đề ra đối với một tổ chức và những phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định là một bộ hồ sơ được ghi chép rõ ràng và xác định những hành động cụ thể mà một tổ chức phải thực hiện.
[3] Khái niệm hoạch định CSDL: Hoạch định CSDL là việc xây dựng một bản kế hoạch phát triển CSDL, chỉ rõ các cách thức để tạo lập và cách khai thác, sử dụng CSDL đó sau khi nó được cài đặt một cách hiệu quả. Một số lý thuyết về hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự. Vài nét về CSDL và quản trị CSDL. Ưu điểm của CSDL.
- Giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất, đảm bảo được tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu. - Đảm bảo dữ liệu có thể truy xuất theo nhiều cách khác nhau. - Chia sẻ thông tin cho nhiều người cùng sử dụng. Những vấn đề mà CSDL cần phải giải quyết.
Tính chủ quyền của dữ liệu: Tính chủ quyền của dữ liệu được thể hiện ở phương diện an toàn dữ liệu, khả năng biểu diễn các mối liên hệ ngữ nghĩa của dữ liệu và tính chính xác của dữ liệu. Điều này có nghĩa là người khai thác CSDL phải có nhiệm vụ cặp nhật các thông tin mới nhất của CSDL. [1] 4 Luan van Tính bảo mật và quyền khai thác thông tin của người sử dụng: Do có nhiều người được phép khai thác dữ liệu một cách đồng thời, nên cần thiết phải có một cơ chế bảo mật và phân quyền hạn khai thác CSDL. Các hệ điều hành nhiều người sử dụng hay hệ điều hành mạng cục bộ đều có cung cấp cơ chế này.
[1] Tranh chấp dữ liệu: Nhiều người được phép truy nhập cùng một lúc vào tài nguyên dữ liệu của CSDL với những mục đích khác nhau, do đó cần thiết phải có một cơ chế ưu tiên khi truy nhập dữ liệu. Cơ chế ưu tiên có thể được thực hiện bằng việc cấp quyền ưu tiên cho từng người khai thác. [1] Đảm bảo an toàn dữ liệu khi có sự cố Việc quản lý dữ liệu tập trung có thể làm tăng khả năng mất mát hoặc sai lệch thông tin khi có sự cố như mất điện đột xuất, hay một phần đĩa lưu trữ CSDL bị hư,… một số hệ điều hành mạng có cung cấp dịch vụ sao lưu ảnh đĩa cứng, tự động kiểm tra và khắc phục lỗi khi có sự cố. Tuy nhiên, bên cạnh dịch vụ của hệ điều hành, để đảm bảo CSDL luôn ổn định, một CSDL nhất thiết phải có một cơ chế khôi phục dữ liệu khi có các sự cố bất ngờ xảy ra.
[1] Các đối tượng sử dụng CSDL. Những người sử dụng CSDL không chuyên về lĩnh vực tin học và CSDL. Các chuyên viên CSDL biết khai thác CSDL Những người này có thể xây dựng các ứng dụng khác nhau, phục vụ cho các mục đích khác nhau trên CSDL. Những người quản trị CSDL, đó là những người hiểu biết về tin học, về các hệ quản trị CSDL và hệ thống máy tính.
Họ là người tổ chức CSDL, do đó họ phải nắm rõ các vấn đề kỹ thuật về CSDL để có thể phục hồi CSDL khi có sự cố. Họ là những người cấp quyền hạn khai thác CSDL, do vậy họ có thể giải quyết được các vấn đề tranh chấp dữ liệu nếu có. Để giải quyết tốt những vấn đề mà cách tổ chức CSDL đặt ra như đã nói ở trên, cần thiết phải có những phần mềm chuyên dùng để khai thác chúng. Những phần mềm này được gọi là các hệ quản trị CSDL.
Các hệ quản trị CSDL có nhiệm vụ hỗ trợ cho các nhà phân tích thiết kế CSDL cũng như những người khai thác CSDL. Hiện nay trên thị trường phần mềm đã có những hệ quản trị CSDL hỗ trợ được nhiều tiện ích như: MS Access, Visual Foxpro, SQL Server Oracle,…Mỗi hệ quản trị CSDL đều được cài đặt dựa trên một mô hình dữ liệu cụ thể. Dù là dựa trên mô hình dữ liệu nào, một hệ quản trị CSDL cũng phải hội đủ các yếu tố sau: 5 Luan van Ngôn ngữ giao tiếp giữa người sử dụng và CSDL bao gồm: Ngôn ngữ mô tả dữ liệu: Để cho phép khai báo cấu trúc của CSDL, khai báo các mối liên hệ của dữ liệu và các quy tắc quản lý áp đặt lên các dữ liệu đó. Ngôn ngữ thao tác dữ liệu: Cho phép người sử dụng có thể cập nhật dữ liệu (thêm/sửa/xoá).
Ngôn ngữ truy vấn dữ liệu: Cho phép người khai thác sử dụng để truy vấn các thông tin cần thiết trong CSDL. Ngôn ngữ quản lý dữ liệu: Cho phép những người quản trị hệ thống thay đổi cấu trúc của các bảng dữ liệu, khai báo bảo mật thông tin và cấp quyền hạn khai thác CSDL cho người sử dụng,… Từ điển dữ liệu: Dùng để mô tả các ánh xạ liên kết, ghi nhận các thành phần cấu trúc của CSDL, các chương trình ứng dụng, mật mã, quyền hạn sử dụng,… Cơ chế giải quyết vấn đề tranh chấp dữ liệu: Mỗi hệ quản trị CSDL cũng có thể cài đặt một cơ chế riêng để giải quyết các vấn đề này. Một số biện pháp sau đây thường được sử dụng: thứ nhất: cấp quyền ưu tiên cho từng người sử dụng; thứ hai: Đánh dấu yêu cầu truy xuất dữ liệu, phân chia thời gian, người nào có yêu cầu trước thì có quyền truy xuất dữ liệu trước,… Hệ quản trị CSDL cũng phải có cơ chế sao lưu (backup) và phục hồi (restore) dữ liệu khi có sự cố xảy ra. Điều này có thể thực hiện sau một thời gian nhất định hệ quản trị CSDL sẽ tự động tạo ra một bản sao CSDL, cách này hơi tốn kém, nhất là đối với CSDL lớn.
Hệ quản trị CSDL phải cung cấp một giao diện thân thiện, dễ sử dụng 1. Vài nét về hoạch định cơ sở dữ liệu. Phân loại hoạch định: 3 loại. Hoạch định chiến lược (Strategic Planning): là một quy trình xác định các định hướng lớn cho phép doanh nghiệp thay đổi, cải thiện và củng cố vị thế cạnh tranh của mình.
Hoạch định dài hạn (Long term strategy): là những hoạch định kéo dài từ 1 đến 5 năm.Những kế hoạch này nhằm đáp ứng các điều kiện thị trường và tài nguyên cần thiết để thi hành sứ mạng của tổ chức. Hoạch định dài hạn mang tính chiến thuật nhằm giải quyết những mục tiêu trên một địa bàn hoạt động nhưng mang tầm ảnh hưởng đến hoạch định chiến lược. 6 Luan van Hoạch định ngắn hạn (Operational strategy): là những kế hoạch cho từng ngày, từng tháng hay từng năm. Quản trị viên lập kế hoạch ngắn hạn để hoàn thành những bước đầu hoặc những khâu việc trong tiến trình dài hạn đã được dự trù.nNói cách khác, kế hoạch ngắn hạn nhắm đến việc giải quyết những vấn đề trước mắt trong một phạm vi công tác giới hạn hoặc một khâu việc trong một guồng máy điều hành.
Chức năng hoạch định đòi hỏi một nhà quản trị khi quyết định đề ra một kế hoạch, thì kế hoạch đó phải chứa đựng bốn yếu tố cơ bản là mục tiêu, hành động, tài nguyên và thực hiện. Mục tiêu: Ưu tiên các mục tiêu, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các mục tiêu cần đạt được. Định thời gian đạt mục tiêu Đo lường mục tiêu: 1) Có giá trị thị trường, 2) Có sự mới mẻ, 3) Hàm chứa năng suất cao, 4) Phù hợp với khả năng tài chánh và nhân lực, 5) Có ích lợi (lợi nhuận), 6) Phù hợp với hiệu năng và trách nhiệm của quản trị viên, 7) Phù hợp với hiệu năng và sở thích của nhân viên 8) Có trách nhiệm xã hội. Hành động: Các nhà quản trị có thể thử nghiệm chiến thuật hay chiến lược của mình qua phương cách tiên đoán (forecasting) dựa trên những thành quả trong quá khứ và hiện tại.
Các chương trình hành động phải được thiết lập ở mọi cấp bậc trong tổ chức. Tài nguyên: Tài nguyên là mọi nguồn nguyên liệu, nhiên liệu, tài chính, kể cả nhân sự. Thực hiện kế hoạch: Nhà quản trị có trách nhiệm phân công cho từng thành viên hay từng đội ngũ (team), động viên để họ đón nhận mục tiêu và đem ra thực hiện. Do đó, quyền hạn, thuyết phục, và nguyên tắc là những phương tiện của một người quản trị dùng để thực hiện một kế hoạch.
Vai trò hoạch định. Hoạch định là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai. Hoạch định có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và tổ chức. Nhờ có hoạch định, các nhà quản trị có thể biết tập trung chú ý vào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những thời điểm khác nhau.
7 Luan van Hoạch định là nền tảng cần thiết cho sự phối hợp các hoạt động của doanh nghiệp, phối hợp giữa các bộ phận và giữa các thành viên với nhau. Hoạch định giúp các nhà quản trị kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu thuận lợi và dễ dàng. Hướng dẫn các nhà quản trị cách thức để đạt mục tiêu và kết quả mong đợi cuối cùng. Mặt khác, nhờ có hoạch định, các nhà quản trị có thể biết tập trung chú ý vào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những thời điểm khác nhau.
Hoạch định là nền tảng cần thiết cho sự phối hợp các hoạt động của doanh nghiệp, phối hợp giữa các bộ phận và giữa các thành viên với nhau. Hoạch định giúp các nhà quản trị kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu thuận lợi và dễ dàng. Vai trò hoạch định CSDL. Lên kế hoạch phát triển CSDL.