Phần mở đầu: Gồm có phần giới thiệu, và chủ đề bạn đang chuẩn bị trình bày. Phần khá quan trọng để dẫn dụ người theo dõi chú ý và quan tấm tới bài thuyết trình của bạn. Phần nội dung: Phần này chắc cũng không thắc mắc gì nhiều vì nó chứa toàn bộ nội dung trong bài thuyết trình hay và ấn tượng của bạn. Hãy trình bày nó sao cho thật thu hút và hấp dẫn.
Phần tổng kết: Trong phần này bạn có thể tổng kết lại nội dung bài thuyết trình cũng như đưa ra ý kiến hay điều cần lưu ý với vấn đề bạn đã trình bày. * Để soạn thảo nội dung cho bài thuyết trình, trước hết bạn cần lưu ý các bước sau đây: • Bước 1: Lựa chọn vấn đề trình bày. • Bước 2: Thu thập thông tin liên quan cho vấn đề bạn sắp trình bày. • Bước 3: Xây dựng đề cương cho đề tài.
14 c Kỹ năng Thuyết trình và Làm việc nhóm • Bước 4: Soạn nội dung chi tiết cho đề tài. • Bước 5: Soạn “kịch bản” trình bày trước khán giả. Thông thường, đây là 5 bước căn bản để đưa một ý tưởng trở thành bài thuyết trình, đảm bảo được tính hệ thống. Tuy nhiên, nếu trong nhiều trường hợp người thuyết trình chưa có sẵn một vấn đề để trình bày, chúng ta có thể hoán chuyển bước thứ 2 và bước 1 với nhau.
Có nghĩa là, hãy dành thời gian thật nhiều cho việc thu thập và tìm kiếm tài liệu khác nhau, đa dạng. Đọc và suy nghĩ để tìm một ý tưởng tốt cho bản thân mình và có ý nghĩa với khán giả. Từ đó, bạn tiếp tục hoàn thành các bước còn lại như gợi ý trên đây. Bí quyết thành công của một buổi thuyết trình là chọn một chủ đề thu hút được đông đảo người tham dự.
Việc chọn lựa này là kết quả của sự tổng hợp giữa kiến thức chuyên môn và sở trường của bạn với các nhu cầu và mối quan tâm của khán thính giả. Nếu bạn không có nội dung nào hấp dẫn và được chuẩn bị tốt, bạn không thể có một buổi thuyết trình thành công. -Richard Hall Trước khi đưa ra quyết định chính xác bạn sẽ thuyết trình chủ đề gì, hãy trả lời 2 câu hỏi như sau: - Bạn có thuyết trình một vấn đề thuộc về chuyên môn của bạn không? - Bạn có thật sự yêu thích/ hứng thú với chủ đề thuyết trình của bạn không? Câu trả lời của bạn có thể sẽ “Có” hoặc “Không” cho một trong hai câu hỏi trên. Nghĩa là, bạn rất am hiểu về đề tài này hoặc bạn chưa am hiểu nhưng bạn rất hứng thú với nó.
Tuy nhiên, lý tưởng nhất là đề tài bạn đang làm việc được hình thành từ sự kết hợp của cả hai câu trả lời “Có” với cả hai câu hỏi trên. Bạn am hiểu và yêu thích nó. Tiếp theo, có hai giả thuyết đặt ra ở bước đầu tiên này mà bạn cũng cần phải xác định. Một là, đề tài bạn chuẩn bị thuyết trình được quy định trước bởi những người có trách nhiệm trong hoạt động diễn thuyết của bạn.
Với giả thuyết này, bạn không có ưu tiên được “lựa chọn” vấn đề nhưng quyền giải quyết vấn đề đó như thế nào là hoàn toàn do bạn quyết định. Như vậy, bạn có thể lựa chọn một cách thức tiếp cận vấn đề, lựa chọn các nội dung để xây dựng thành một hệ thống hoàn chỉnh, lựa chọn các chứng cứ minh họa sao cho thuyết phục nhất, lựa chọn cách thức trình bày, tương tác với người nghe. Đó là lựa chọn vấn đề, dựa trên ý tưởng bạn đã được “đặt hàng” trước. Tuy nhiên, vấn đề bạn sắp trình bày chỉ đáp ứng một trong hai câu hỏi trên thì sao? Chắc chắn việc đọc thêm và tìm kiếm thông tin là điều bắt buộc và vô cùng hữu ích với bạn trong việc hoàn thiện thêm kiến thức đang còn thiếu sót của bạn.
Cũng như vậy, tìm kiếm thông tin từ sách vở, internet và chính cuộc sống xung quanh cũng có thể trở thành nguồn hứng thú cho bạn khi đối diện với vấn đề. Hai là, đề tài thuyết trình do bạn chủ động chọn lựa. Vậy hãy quay lại câu hỏi đầu tiên đã được đặt ra cho phần nội dung này. Bạn có hiểu biết tường tận về chủ đề đó không? Bạn có hứng thú với nó để chia sẻ với nhiều người khác không? Và xin nhắc lại, lý tưởng nhất, hãy là kết hợp cả hai.
Còn nếu chỉ là một trong hai thì sao? Nếu bạn sở hữu những kiến thức về chủ đề nhưng sự hứng thú về nó là hạn hữu, trách nhiệm chia sẻ thông tin một cách chính xác và khoa học, tin cậy là ở bạn, hãy thực 15 c Kỹ năng Thuyết trình và Làm việc nhóm hiện vai trò của người thuyết trình có trách nhiệm với kiến thức của mình và với những người đang cần thông tin đó từ bạn. Nếu kiến thức về chủ đề thuyết trình của bạn là hạn hữu và hơn cả là sự đam mê của bạn về nó, hãy dùng tâm huyết của mình cho việc tìm kiếm thông tin, tài liệu, các chứng cứ khoa học, ví dụ minh họa hoặc ý kiến chuyên gia để phần trình bày của bạn đạt đến sự thuyết phục ở mức cao nhất. Và đương nhiên, bạn cũng cần phải chuẩn bị cách thức “truyền lửa” đến người nghe. Đối với người thuyết trình, hãy chắc chắn là những kiến thức của bạn truyền đạt đến người nghe là khoa học và đáng tin cậy.
Điều này khiến khán giả tôn trọng bạn và cũng là con đường tạo dựng uy tín cho công việc của mình. Như vậy, là người thuyết trình, chúng ta nên biết từ chối những chủ đề nằm ngoài khả năng chuyên môn của mình. Tóm lại, lựa chọn chủ đề thuyết trình một cách có trách nhiệm là yêu cầu đầu tiên. Bạn hãy hoàn thành nhiệm vụ này cho uy tín của chính bản thân và tính trách nhiệm đối với khán giả.
Xác định được vấn đề chính là xác định được mục đích lớn nhất của bạn khi truyền đi một thông điệp. Mục đích này sẽ chi phối toàn bộ nội dung cụ thể sau đó của bạn. Chẳng hạn, khi bạn xác định được chủ đề của mình sắp trình bày là “Không kỳ thị người có HIV/ AIDS” thì thông điệp đó chính là mục tiêu rõ ràng nhất trong phần trình bày của bạn. Do đó, những lập luận đưa ra, những hình ảnh được trình chiếu, những câu chuyện bạn kể lại, những con số thống kê, các nghiên cứu khoa học trong nước và thế giới mà bạn sử dụng trong bài thuyết trình của mình phải nhằm phục vụ cho mục tiêu, cũng là vấn đề mà bạn đã lựa chọn, đó là “Không kỳ thị người có HIV/ AIDS”.
Tính nhất quán của nội dung bài thuyết trình phải được đảm bảo. Sau khi đã lựa chọn được chủ đề, hãy đảm bảo nội dung bạn sắp thuyết trình đáp ứng các tiêu chí sau: - Thú vị - Có liên quan đến chủ đề - Chính xác - Thu hút sự chú ý của thính giả - Rõ ràng - Có bố cục chặt chẽ - Đáng nhớ Đặt ra yêu cầu cho khán giả - bạn muốn họ làm điều gì đó sau khi bạn đưa ra một thông điệp qua phần trình bày của mình? 1.CÁC DẠNG MÔ HÌNH CẤU TRÚC PHẦN THÂN BÀI THUYẾT TRÌNH Phần thân bài thuyết trình hay còn gọi là phần nội dung cần được trình bày theo cấu trúc hặt chẽ. Thực tế cho thấy, có rất nhiều mô hình cấu trúc, trong khuôn khổ nội dung tài liệu này nhóm tác giả chỉ giới thiệu một vài mô hình giúp người học từng bước xây dựng nội dung bài thuyết trình thành công. 16 c Kỹ năng Thuyết trình và Làm việc nhóm Mục tiêu của phần thân bài thuyết trình phải đạt được những nội dung như: cung cấp kiến thức, các mô hình, mô thức, lý thuyết, diễn giả các luận điểm, đưa ra các ví dụ minh họa, các bài tập thảo luận hoặc thực hành … Nội dung đó phải đảm bảo được sự rõ ràng, chi tiết, đúng trọng tâm, cân bằng giữa lý thuyết và thực hành…Vì vậy, nội dung phần thân vừa phải đảm bảo đúng và đủ kiến thức, dữ liệu phải ngắn gọn có tính chứng minh và thuyết phục cao.
Các dạng mô hình một bài thuyết trình mà bạn có thể vận dụng theo một trong các mô hình dưới đây: v Đối với cách thức xây dựng đề cương thuyết trình theo các chữ cái đầu tiên, đây là cách thức giúp người nghe hệ thống kiến thức một cách nhanh chóng và dễ ghi nhớ. Ví dụ: Bạn muốn trình bày các nguyên tắc cơ bản khi giao tiếp. Thay vì giải thích dài dòng, bạn có thể giới thiệu nguyên tắc ABC, được sắp xếp từ những chữ cái đầu của các từ tiếng Anh thể hiện nội dung của việc giao tiếp như sau: - A (Accuracy – chính xác): Thông tin giao tiếp phải chính xác. - B (Brief – Ngắn gọn): Thông tin nên được truyền đạt một cách ngắn gọn, dễ hiểu.
- C (Clarity – rõ ràng, sáng sủa): Thông tin không được mập mờ, khiến người nghe có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Vậy, những chữ cái ABC sẽ giúp người nghe tiếp thu kiến thức nhanh chóng và người thuyết trình hệ thống được kiến thức, dễ dàng cho việc truyền đạt và chia sẻ thông tin. v Đối với cách thức xây dựng đề cương theo kiểu tăng dần hoặc giảm dần cũng phụ thuộc vào dụng ý của người trình bày. Ví dụ, khi thuyết trình về tác hại của việc hút thuốc lá đối với sức khỏe con người, bạn có thể xây dựng kết cấu tính năng của sản phẩm đó trong phần trình bày theo mức độ từ ít quan trọng đến rất quan trọng, hoặc ngược lại từ rất quan trọng đến ít quan trọng nhất.
17 c Kỹ năng Thuyết trình và Làm việc nhóm - Nếu phát triển theo chiều tăng dần: bạn có thể đưa những tác hại bên ngoài con người do thuốc lá mang lại đến những tác hại bên trong cơ thể, không nhìn thấy được. Như vậy mức độ nguy hiểm được phác họa theo chiều hướng đi lên, nhằm tác động mạnh đến ý thức của người nghe. - Nếu phát triển theo chiều hướng giảm dần: Bạn có thể đưa ra những con số thống kê cho thấy khi con người nhả ra khói thuốc lá thì sẽ ảnh hưởng như thế nào đến bầu không khí của một cộng đồng, rồi giảm dần đến những tác hại trực tiếp mang lại cho những người xung quanh và giới hạn lại đối với chính bản thân người đó. Như vậy, những con số và dữ liệu ban đầu có thể khiến người nghe “sốc” và tập trung chú ý cho đến những thông tin rất cụ thể sau đó.