Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp tập trung giải quyết bài toán tổ chức công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và xuất khẩu phần mềm. Trong cơ chế thị trường cạnh tranh, lợi nhuận là chỉ tiêu kinh tế phản ánh hiệu quả hoạt động và quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp. Để ban lãnh đạo có thể đưa ra quyết định quản trị kịp thời và chính xác, công tác kế toán phải cung cấp số liệu minh bạch, chuẩn xác về doanh thu phát sinh và các khoản chi phí tương ứng.

Khóa luận xác định các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể sau:

  1. Giới thiệu khái quát về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức quản trị và đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Phần mềm FPT (FPT Software).
  2. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về kế toán doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí hoạt động và quy trình xác định kết quả kinh doanh theo quy định hiện hành.
  3. Tìm hiểu, phản ánh thực trạng công tác hạch toán kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Phần mềm FPT; từ đó phân tích Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị trong Quý 4 năm 2019.
  4. Đưa ra các nhận xét, đánh giá về ưu điểm, hạn chế và đề xuất phương án hoàn thiện công tác kế toán xác định kết quả kinh doanh tại đơn vị thực tập.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh.
  • Phạm vi không gian: Phòng Kế toán thuộc Công ty TNHH Phần mềm FPT, địa chỉ tại Đường D1, Khu Công nghệ cao, Quận 9, TP. Hồ Chí Minh.
  • Phạm vi thời gian: Quá trình thu thập thông tin và thực tập diễn ra trong 4 tháng (từ tháng 04/2020 đến tháng 07/2020); nguồn số liệu tài chính minh họa và phân tích thực tế được trích xuất trong Quý 4 năm 2019 (giai đoạn từ tháng 10/2019 đến tháng 12/2019).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng hệ thống chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành, kết hợp với các phương pháp thu thập và xử lý số liệu thực tế tại doanh nghiệp:

Khung pháp lý và cơ sở lý luận

  • Chế độ kế toán: Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính (bao gồm các quy định tại Điều 78 về nguyên tắc kế toán doanh thu, Điều 81 về tài khoản 521, Điều 82 về nguyên tắc kế toán chi phí, Điều 89 về tài khoản 632, Điều 96 về tài khoản 911 và Điều 122 về hình thức kế toán máy vi tính).
  • Chuẩn mực kế toán: Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 14 (VAS 14) - "Doanh thu và thu nhập khác" quy định 5 điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng và 4 điều kiện ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ.
  • Hệ thống tài khoản áp dụng: Sử dụng các nhóm tài khoản đầu 5 (511, 515, 521), đầu 6 (632, 635, 641, 642), đầu 7 (711), đầu 8 (811, 821) và tài khoản 911 để phản ánh và kết chuyển lãi lỗ.

Phương pháp nghiên cứu

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ hệ thống sổ sách kế toán, các chứng từ kế toán gốc và Báo cáo tài chính Quý 4/2019 của FPT Software.
  • Phương pháp quan sát và phỏng vấn: Quan sát trực tiếp thao tác của kế toán viên trên phần mềm, trao đổi chuyên môn với cán bộ nhân viên phòng kế toán để nắm bắt quy trình luân chuyển chứng từ và chính sách kế toán nội bộ.
  • Phương pháp xử lý số liệu: Phân loại, tổng hợp và hệ thống hóa các chứng từ phát sinh thực tế theo từng phần hành nghiệp vụ, đối chiếu giữa số liệu chi tiết và sổ cái tổng hợp.
  • Phương pháp tham khảo tài liệu: Tổng hợp lý luận từ các giáo trình kế toán tài chính chuyên ngành, các văn bản quy phạm pháp luật và quy chế tài chính của doanh nghiệp.

Nguồn dữ liệu

Số liệu sơ cấp và thứ cấp được cung cấp trực tiếp bởi Phòng Kế toán và Phòng Nhân sự của Công ty TNHH Phần mềm FPT, bao gồm chứng từ kế toán, sổ cái các tài khoản doanh thu, chi phí, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và các tài liệu nội bộ liên quan.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT

Chương này trình bày chi tiết về quá trình phát triển, cơ cấu tổ chức và đặc điểm bộ máy kế toán của đơn vị:

  • Lịch sử và quy mô: Tiền thân từ nhóm nghiên cứu năm 1988, thành lập Trung tâm Dịch vụ Tin học (ISC) năm 1989, sau đó là Xí nghiệp Giải pháp Phần mềm FPT (FSS) năm 1994. Ngày 13/01/1999, FPT Software chính thức thành lập với 13 nhân sự ban đầu nhằm thực hiện định hướng xuất khẩu phần mềm. Đến năm 2019, công ty có hơn 15.000 cán bộ nhân viên, doanh thu 6 tháng đầu năm đạt hơn 222 triệu USD (lợi nhuận tăng hơn 35%), phục vụ nhiều khách hàng thuộc danh sách Fortune 500. Công ty đã hoàn tất thương vụ M&A mua lại RWE IT Slovakia năm 2014 (đổi tên thành FPT Slovakia).
  • Lĩnh vực hoạt động: Cung cấp dịch vụ phát triển và bảo trì phần mềm, triển khai ERP, kiểm thử (QA), chuyển đổi ứng dụng, hệ thống nhúng, điện toán đám mây, các giải pháp số cho các ngành ngân hàng, viễn thông, ô tô, y tế... đồng thời phát triển các sản phẩm công nghệ như akaminds, Citus, UTOP, xe tự lái.
  • Cơ cấu tổ chức quản lý: Được tổ chức thành các khối chuyên biệt dưới sự điều hành của Ban Lãnh đạo:
    • Khối Sales (Bán hàng): Gồm 4 đơn vị bán hàng khu vực nước ngoài (FJP - Nhật Bản, FAM - Mỹ, FEU - Châu Âu, FAPAC - Châu Á - Thái Bình Dương) và 7 đơn vị kinh doanh P&L (JSI, AMG, EUG, APG, DLG, MFG, FSG).
    • Khối Delivery (Sản xuất): Gồm 3 đơn vị sản xuất phần mềm chiến lược trong nước (FHN - Hà Nội, FDN - Đà Nẵng, FHCMC - TP.HCM) và 4 đơn vị chuyên ngành (EBS - giải pháp doanh nghiệp, FGA - tự động hóa/nhúng, IVS - kiểm thử độc lập, GST - giải pháp công nghệ thông minh).
    • Khối Hỗ trợ & Vận hành: Gồm Khối IT & Productivity (IT, FST, PID, ISM), Khối Quản lý và Phát triển Nguồn lực (FWA, HRM, FUN) và Khối Tài chính (PRC, LRC, FC, AF, SSC, FID).
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Kế toán (AF) gồm Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán Ngân hàng kiêm thủ quỹ, Kế toán phải trả (AP), Kế toán phải thu (AR), Kế toán lương và Tài sản cố định. Điểm đặc thù là công tác tính lương và quyết toán thuế TNCN do Phòng Nhân sự (HRM) phụ trách, sau đó chuyển bảng kê sang phòng kế toán để hạch toán chi phí và thực hiện chi trả.
  • Chính sách và hình thức kế toán: Áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC; đơn vị tiền tệ VNĐ; niên độ kế toán theo năm dương lịch (01/01 - 31/12); tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; không theo dõi hàng tồn kho do đặc thù cung cấp dịch vụ phần mềm. Kế toán máy áp dụng hình thức Nhật ký chung trên hệ thống phần mềm ERP Oracle với các phân hệ: GL, CM, AP, AR, FA, INV, OM, PO, TA (mật khẩu người dùng được yêu cầu đổi định kỳ 3 tháng/lần).
Bộ phận/Khối Đơn vị trực thuộc tiêu biểu Chức năng chính
Khối Bán hàng (Sales) FJP, FAM, FEU, FAPAC, DLG, MFG, FSG Tìm kiếm thị trường quốc tế, quan hệ khách hàng, tư vấn giải pháp pre-sale
Khối Sản xuất (Delivery) FHN, FDN, FHCMC, EBS, FGA, IVS, GST Trực tiếp triển khai dự án phần mềm, kiểm thử, công nghệ nhúng, quản lý nguồn lực
Khối Tài chính (Finance) PRC, LRC, FC, AF, SSC, FID Mua sắm, quản trị rủi ro, kiểm soát tài chính, kế toán và thanh toán dịch vụ
Khối Nhân sự (HR) FWA, HRM, FUN Đào tạo nguồn lực, tính lương, nhân sự, hoạt động văn hóa đoàn thể

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH

Chương 2 khái quát toàn bộ hệ thống lý luận kế toán tài chính theo chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành:

  • Khái niệm và nguyên tắc: Phân định rõ bản chất của doanh thu (lợi ích kinh tế làm tăng vốn chủ sở hữu), chi phí (làm giảm lợi ích kinh tế) và kết quả kinh doanh (chênh lệch giữa thu nhập và chi phí).
  • Kế toán hoạt động bán hàng: Trình bày nguyên tắc, chứng từ, tài khoản và sơ đồ hạch toán cho các khoản mục:
    • Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK 511): Ghi nhận theo 4 điều kiện dịch vụ và 5 điều kiện bán hàng của VAS 14; kết cấu tài khoản chi tiết từ TK 5111 đến TK 5118.
    • Các khoản giảm trừ doanh thu (TK 521): Phân tích chiết khấu thương mại (TK 5211), hàng bán bị trả lại (TK 5212), giảm giá hàng bán (TK 5213) và nguyên tắc ghi nhận trước/sau khi phát hành Báo cáo tài chính.
    • Giá vốn hàng bán (TK 632): Bản chất chi phí đối với từng loại hình doanh nghiệp (thương mại, sản xuất, xây lắp, dịch vụ); các phương pháp tính giá xuất kho (FIFO, bình quân gia quyền, giá đích danh) và nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, xử lý chi phí vượt định mức.
    • Chi phí bán hàng (TK 641) và Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642): Nguyên tắc tập hợp các khoản chi phí phát sinh phục vụ việc tiêu thụ và quản trị chung, cuối kỳ kết chuyển toàn bộ sang TK 911.
  • Kế toán hoạt động tài chính: Phản ánh doanh thu tài chính (TK 515: lãi tiền gửi, chênh lệch tỷ giá, cổ tức...) và chi phí tài chính (TK 635: lãi vay, lỗ tỷ giá, chiết khấu thanh toán cho người mua...).
  • Kế toán hoạt động khác và Thuế TNDN: Hạch toán thu nhập khác (TK 711), chi phí khác (TK 811), chi phí thuế TNDN hiện hành/hoãn lại (TK 8211, 8212).
  • Kế toán xác định kết quả kinh doanh (TK 911): Sơ đồ tổng hợp kết chuyển từ các tài khoản doanh thu, thu nhập (bên Có 911) và các tài khoản giá vốn, chi phí (bên Nợ 911) để xác định lợi nhuận trước và sau thuế.

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT

Chương 3 đi sâu vào việc mô tả công tác hạch toán thực tế phát sinh tại FPT Software trong Quý 4 năm 2019:

  • Tổ chức hạch toán doanh thu và các khoản giảm trừ: Trình bày quy trình cung cấp dịch vụ phần mềm cho khách hàng, luân chuyển chứng từ (hóa đơn, biên bản nghiệm thu mốc dự án, giấy báo có), ghi nhận doanh thu trên TK 511 (trích Sổ cái TK 511 - Biểu 3.2) và theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu qua TK 521 (Biểu 3.1).
  • Hạch toán giá vốn dịch vụ phần mềm: Quy trình tập hợp các chi phí trực tiếp cấu thành nên dịch vụ phần mềm bàn giao cho khách hàng (chi phí nhân công dự án, chi phí bản quyền, công cụ phần mềm phục vụ hợp đồng) ghi nhận vào TK 632 (trích Sổ cái TK 632 - Biểu 3.3; minh họa các nghiệp vụ tại Phụ lục 6, 7, 8).
  • Hạch toán chi phí thời kỳ: Phản ánh chi phí bán hàng vào TK 641 (Biểu 3.4; Phụ lục 9, 10) và chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 642 (Biểu 3.5; Phụ lục 11, 12) bao gồm chi phí khấu hao TSCĐ văn phòng, chi phí quản lý dự án, chi phí hành chính.
  • Hạch toán hoạt động tài chính và hoạt động khác: Phản ánh các nghiệp vụ lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá do hoạt động xuất khẩu phần mềm thu ngoại tệ trên TK 515 (Biểu 3.6; Phụ lục 13, 14) và TK 635 (Biểu 3.7); thu nhập khác trên TK 711 (Biểu 3.8); chi phí khác trên TK 811 (Biểu 3.9); chi phí thuế TNDN trên TK 821 (Biểu 3.10).
  • Quy trình kết chuyển và lập Báo cáo KQHĐKD: Cuối kỳ kế toán, hệ thống phần mềm Oracle tự động thực hiện các bút toán khóa sổ, kết chuyển toàn bộ doanh thu, thu nhập và chi phí sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh và lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Quý 4/2019 (Phụ lục 15).

CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ

Dựa trên thực trạng khảo sát tại FPT Software, chương này đưa ra các đánh giá và đề xuất:

  • Ưu điểm:
    • Bộ máy kế toán được tổ chức khoa học, phân định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của từng phần hành (AP, AR, GL, FA, Ngân hàng).
    • Ứng dụng thành công phần mềm ERP Oracle chạy trên nền tảng web, bảo mật đa tầng, tự động hóa hầu hết các khâu đối chiếu sổ tổng hợp và chi tiết.
    • Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán (AP) và thu tiền (AR) diễn ra nhanh chóng, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban.
  • Hạn chế:
    • Còn một số bất cập trong việc theo dõi chi tiết tài khoản công nợ khách hàng (TK 131) và chi tiết doanh thu (TK 511) theo từng hợp đồng/dự án phần mềm cụ thể.
    • Việc phân tách dữ liệu tính lương giữa Phòng Nhân sự và Phòng Kế toán đôi khi tạo ra độ trễ trong việc cập nhật kịp thời chi phí nhân công vào các dự án đang triển khai.
  • Kiến nghị:
    • Hoàn thiện mẫu sổ chi tiết tài khoản 511 (Biểu 4.1) và sổ chi tiết tài khoản 131 (Biểu 4.2) nhằm tăng cường kiểm soát doanh thu và công nợ theo từng đối tượng khách hàng quốc tế.
    • Tối ưu hóa giao diện và đẩy mạnh tích hợp tự động giữa phần mềm quản lý nhân sự với hệ thống ERP Oracle để cập nhật chi phí tiền lương nhanh chóng và chính xác hơn.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hệ thống hóa và làm rõ quy trình kế toán tài chính tại một doanh nghiệp công nghệ thông tin quy mô lớn với những kết quả cụ thể:

  • Minh họa quy trình kế toán dịch vụ phần mềm: Khóa luận làm sáng tỏ cách thức hạch toán doanh thu và giá vốn của doanh nghiệp dịch vụ công nghệ, trong đó không phát sinh hàng tồn kho vật chất, giá vốn cấu thành chủ yếu từ chi phí nhân lực trực tiếp tham gia dự án và các chi phí phần mềm bản quyền liên quan.
  • Phản ánh việc ứng dụng ERP Oracle trong thực tế: Mô tả chi tiết việc vận hành các phân hệ GL, CM, AP, AR, FA, TA... và việc khóa sổ tự động sang TK 911 để lập Báo cáo tài chính Quý 4/2019.
  • Đóng góp về mặt giải pháp: Tác giả đã thiết kế và đề xuất mẫu sổ chi tiết tài khoản 511 và sổ chi tiết tài khoản 131 phù hợp với mô hình quản lý dự án xuất khẩu phần mềm, giúp đơn vị kiểm soát chặt chẽ doanh thu và các khoản phải thu theo từng thị trường (Mỹ, Nhật, Châu Âu, APAC).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu: Thời gian nghiên cứu giới hạn trong thời gian thực tập 4 tháng; phạm vi số liệu khảo sát và minh họa chỉ tập trung trong Quý 4 năm 2019; do chính sách bảo mật thông tin kinh doanh của tập đoàn CNTT lớn, một số số liệu chi tiết theo từng hợp đồng dự án riêng lẻ chưa được công bố toàn diện.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo: Mở rộng nghiên cứu số liệu trên toàn bộ năm tài chính hoặc chuỗi nhiều năm liên tiếp; nghiên cứu sâu hơn về kế toán quản trị chi phí dự án (Project Cost Accounting) và việc áp dụng chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế (IFRS 15 về doanh thu từ hợp đồng với khách hàng) trong các doanh nghiệp phần mềm toàn cầu.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo thực tế về mô hình tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp dịch vụ, đặc biệt là lĩnh vực gia công và xuất khẩu phần mềm.
  • Người làm đề tài nghiên cứu tương tự: Tham khảo cách thức tiếp cận, hệ thống hóa sơ đồ hạch toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, cách trích xuất sổ cái (TK 511, 521, 632, 641, 642, 515, 635, 711, 811, 821, 911) và quy trình luân chuyển chứng từ AP/AR.
  • Phần đáng tham khảo nhất: Sơ đồ tổ chức khối Sales/Delivery kết nối với Khối Tài chính tại Chương 1; quy trình vận hành phân hệ kế toán trên phần mềm Oracle; và các đề xuất hoàn thiện mẫu sổ chi tiết TK 511, TK 131 tại Chương 4.

Câu hỏi thường gặp

1. FPT Software đang áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?

Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, sử dụng hình thức kế toán máy vi tính dựa trên hình thức Nhật ký chung, đơn vị tiền tệ hạch toán là Việt Nam Đồng (VNĐ).

2. Phần mềm kế toán được sử dụng tại công ty là gì và có những phân hệ chính nào?

Công ty sử dụng phần mềm ERP Oracle chạy trên nền tảng web với các phân hệ chính gồm: GL (Tổng hợp), CM (Kế toán tiền), AP (Phải trả), AR (Phải thu), FA (Tài sản cố định), INV (Hàng hóa), OM (Bán hàng), PO (Mua hàng) và TA (Thuế).

3. Tại sao trong cơ cấu phòng kế toán của FPT Software không bố trí kế toán tiền lương?

Công tác tính lương và quyết toán thuế thu nhập cá nhân do Phòng Nhân sự (HRM) thuộc Khối Quản lý và Phát triển Nguồn lực đảm nhiệm. Sau khi tính toán, HRM sẽ cung cấp bảng kê và chứng từ liên quan sang phòng kế toán để thực hiện hạch toán chi phí và chi trả lương cho nhân viên.

4. Chính sách kế toán về hàng tồn kho và trích khấu hao tài sản cố định tại FPT Software như thế nào?

Do FPT Software là doanh nghiệp chuyên kinh doanh về dịch vụ phần mềm nên công ty không có hàng tồn kho. Về tài sản cố định, công ty áp dụng phương pháp trích khấu hao theo đường thẳng dựa trên thời gian sử dụng hữu ích ước tính.

5. Quy định bảo mật đối với tài khoản người dùng trên phần mềm kế toán Oracle tại công ty ra sao?

Mỗi nhân viên kế toán được cấp một tài khoản riêng gắn với phân hệ phụ trách (chỉ được xem/sửa phân hệ khác khi Kế toán trưởng phê duyệt). Mật khẩu do người dùng tự đặt và bắt buộc phải cập nhật lại định kỳ 3 tháng một lần (mật khẩu mới không được trùng với 2 mật khẩu trước đó).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phan Thị Hằng đã phản ánh chi tiết toàn bộ chu trình kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Phần mềm FPT trong Quý 4 năm 2019. Đề tài đã kết hợp chặt chẽ giữa cơ sở lý luận theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, Chuẩn mực VAS 14 với thực tiễn ứng dụng hệ thống ERP Oracle tại một doanh nghiệp xuất khẩu phần mềm quy mô lớn. Các đề xuất hoàn thiện mẫu sổ chi tiết doanh thu và công nợ mang tính ứng dụng thực tiễn cao, hỗ trợ tích cực cho công tác quản trị tài chính tại đơn vị.