Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà" do sinh viên Hoàng Thị Thúy Nga thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Hằng Giang tại Khoa Hệ thống thông tin kinh tế (Khoa Tin học Thương mại), Trường Đại học Thương Mại.

Lý do chọn đề tài và bối cảnh thực tiễn

Trong bối cảnh công nghệ thông tin ngày càng đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động quản lý doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học hóa giúp thu thập, xử lý và phổ biến thông tin chính xác, giảm thiểu thời gian và chi phí vận hành. Tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà – doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại vật liệu xây dựng, dịch vụ vận tải và sửa chữa ô tô – công tác quản lý nhân sự trước đó chủ yếu dựa vào các công cụ văn phòng đơn giản (Microsoft Word, Microsoft Excel 2007) và hồ sơ giấy lưu trữ phân tán.

Thực tế này dẫn đến nhiều bất cập: tốc độ xử lý thông tin chậm, dữ liệu thiếu tính đồng bộ giữa các phòng ban, khả năng bảo mật kém và chưa trợ giúp kịp thời cho ban giám đốc trong việc ra quyết định. Trước định hướng mở rộng quy mô kinh doanh và gia tăng số lượng lao động của công ty, việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự có tính khoa học, giảm tải cho bộ phận nhân sự và đồng bộ hóa quy trình nghiệp vụ là yêu cầu cấp thiết.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài xác định 3 mục tiêu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, bao gồm các khái niệm, quy trình và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống.
  2. Hệ thống hóa các kiến thức lý luận cơ bản về mô hình quản lý nhân sự nói chung và mô hình quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà nói riêng.
  3. Nghiên cứu, khảo sát và đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công ty; từ đó đề xuất giải pháp, tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự làm cơ sở triển khai ứng dụng thực tế.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình quản lý nhân sự; các cá nhân, bộ phận tham gia và ảnh hưởng đến hoạt động nhân sự (Phòng Nhân sự, Phòng Kế toán, Ban Giám đốc); cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin hiện có; cùng các nguyên lý phân tích và thiết kế hệ thống theo hướng chức năng.
  • Phạm vi không gian: Mô hình và hoạt động quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà (địa chỉ: Xóm 6, Thôn 2, Xã Hòa Thạch, Huyện Thạch Thất, TP. Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Tập trung nghiên cứu dữ liệu và các vấn đề quản lý nhân sự của doanh nghiệp trong giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2013.
  • Phạm vi nghiệp vụ: Khóa luận tập trung vào 3 phân hệ cốt lõi đối với nhân viên chính thức gồm: quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý tiền lương (lương cố định theo thỏa thuận, trả trực tiếp bằng tiền mặt hàng tháng) và quản lý khen thưởng, kỷ luật.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và mô hình sử dụng

Tác giả tiếp cận đề tài dựa trên nền tảng lý thuyết hệ thống thông tin quản lý (MIS) và khoa học quản trị nhân lực:

  • Chu trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý: Gồm 6 bước tiêu chuẩn: (1) Khảo sát, (2) Phân tích, (3) Thiết kế, (4) Xây dựng, (5) Cài đặt, và (6) Bảo trì.
  • Các phương pháp tổ chức quản lý nhân sự: Phân tích 3 mô hình quản trị nhân lực gồm: (1) Lấy cá nhân làm trung tâm theo kiểu gia đình trị truyền thống; (2) Lấy cá nhân làm trung tâm theo hướng quản lý tập thể; (3) Tập thể lãnh đạo kiểu cũ.
  • Phân loại hệ thống thông tin quản trị nhân lực theo cấp quản lý:
Cấp quản lý Các hệ thống thông tin thành phần
Cấp tác nghiệp Quản lý lương; Quản lý vị trí làm việc; Quản lý người lao động; Đánh giá tình hình thực hiện công việc; Báo cáo lên cấp trên; Tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc.
Cấp chiến thuật Phân tích và thiết kế công việc; Tuyển chọn nhân viên; Quản lý lương thưởng, bảo hiểm, trợ cấp; Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Cấp chiến lược Kế hoạch hóa nguồn nhân lực dài hạn.
  • Phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng (Functional Approach): Sử dụng các công cụ mô hình hóa truyền thống gồm Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD - Business Function Diagram), Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) 3 mức (ngữ cảnh, đỉnh, dưới đỉnh), và Mô hình thực thể liên kết (ERD - Entity Relationship Diagram).

Phương pháp nghiên cứu

  • Phương pháp nghiên cứu thực tiễn: Điều tra thu thập dữ liệu qua quan sát trực tiếp quy trình làm việc; phát phiếu điều tra về hiện trạng hạ tầng và ứng dụng CNTT; phỏng vấn trực tiếp Phó Giám đốc công ty để ghi nhận định hướng tin học hóa.
  • Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: Thu thập giáo trình chuyên ngành, tài liệu tham khảo và thông tin internet; sử dụng phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết để xây dựng khung mô hình hóa phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.

Thiết kế và triển khai

Khóa luận triển khai phân tích và thiết kế hệ thống theo hướng tiếp cận chức năng, tập trung vào thiết kế logic và thiết kế vật lý (giao diện và cơ sở dữ liệu):

Kiến trúc phân cấp chức năng (BFD)

Hệ thống được chia thành 3 phân hệ chức năng chính cùng các chức năng con:

  1. Quản lý nhân viên: Cập nhật thông tin hồ sơ; Quản lý khen thưởng, kỷ luật; Quản lý hưu trí, chuyển công tác.
  2. Quản lý lương: Quản lý chấm công; Quản lý và chi trả lương.
  3. Tra cứu, báo cáo: Tra cứu/báo cáo về nhân viên; Tra cứu/báo cáo lương; Tra cứu/báo cáo khen thưởng, kỷ luật; Tra cứu/báo cáo chuyển công tác, hưu trí; Lập danh mục tra cứu, báo cáo tùy biến.

Mô hình luồng dữ liệu (DFD)

  • DFD mức ngữ cảnh: Xác định 3 tác nhân ngoài tương tác trực tiếp với hệ thống Quản lý nhân sự gồm: Nhân viên, Phòng Kế toán, và Ban Giám đốc.
  • DFD mức đỉnh: Phân rã tiến trình xử lý thành 3 tiến trình con tương ứng 3 khối chức năng, bảo toàn các luồng dữ liệu vào/ra với tác nhân ngoài.
  • DFD mức dưới đỉnh: Chi tiết hóa luồng xử lý và biểu diễn các kho dữ liệu tương ứng cho từng chức năng: Quản lý nhân viên, Quản lý lương, Tra cứu - báo cáo.

Thiết kế cơ sở dữ liệu (ERD và CSDL quan hệ)

Từ mô hình thực thể liên kết ERD, tác giả chuyển đổi và thiết kế danh mục 10 bảng dữ liệu vật lý phục vụ lưu trữ:

  1. CSDL Nhân viên
  2. CSDL Phòng ban
  3. CSDL Bảng chấm công
  4. CSDL Chi tiết bảng chấm công
  5. CSDL Bảng lương
  6. CSDL Chi tiết bảng lương
  7. CSDL Khen thưởng, kỷ luật
  8. CSDL Chi tiết khen thưởng, kỷ luật
  9. CSDL Hồ sơ chuyển công tác
  10. CSDL Hồ sơ hưu trí

Thiết kế giao diện người dùng

Hệ thống được xây dựng hệ thống mẫu màn hình giao diện trực quan:

  • Màn hình Đăng nhập (hỗ trợ tính năng quên mật khẩu) và Màn hình chính quản trị nhân sự.
  • Màn hình Cập nhật hồ sơ nhân viên (hỗ trợ lọc theo phòng ban, tìm kiếm từ khóa, thêm/sửa/xóa/xem chi tiết).
  • Màn hình Quản lý khen thưởng, kỷ luật và Quản lý hưu trí, chuyển công tác.
  • Màn hình Quản lý chấm công: Cho phép chọn tháng, năm, phòng ban, gửi bảng chấm công đồng loạt qua email cho nhân viên xác nhận, và chuyển trạng thái duyệt.
  • Màn hình Lập bảng lương: Cho phép tính toán các khoản phụ cấp, bảo hiểm, gửi email cho nhân viên xác nhận và gửi dữ liệu sang Phòng Kế toán để thanh toán.
  • Màn hình Tra cứu, báo cáo đa năng: Cho phép trích xuất báo cáo ra các định dạng file thông dụng (Word, Excel, PDF).

Nội dung chính theo từng phần

Khóa luận được cấu trúc thành 3 phần chính với các nội dung cụ thể:

PHẦN 1: Tổng quan về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Phần này trình bày tính cấp thiết, mục tiêu, đối tượng, phạm vi, phương pháp nghiên cứu và kết cấu đề tài. Đồng thời, tác giả tổng hợp và phân tích ưu - nhược điểm của 2 công trình nghiên cứu trước đó:

  • Đề tài 1: "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Minh Trí" (Trần Thị Thu Hương - ĐH Công nghệ, ĐHQGHN), sử dụng phương pháp hướng đối tượng UML. Hạn chế: Chưa thể hiện rõ mối liên hệ thống nhất giữa giai đoạn phân tích với thiết kế CSDL.
  • Đề tài 2: "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty thiết bị điện Cửu Long" (Trần Thế Mạnh - ĐH Kinh tế Quốc dân). Hạn chế: Phạm vi chỉ gói gọn ở mảng tính lương, chưa bao quát các nghiệp vụ nhân sự khác như hợp đồng, bảo hiểm. Từ đó, tác giả lựa chọn phương pháp hướng chức năng để giải quyết toàn diện bài toán nhân sự phù hợp với thực tế tại doanh nghiệp khảo sát.

PHẦN 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà

Phần này tập trung làm rõ hai nội dung lớn:

  1. Cơ sở lý luận: Trình bày các khái niệm về thông tin, hệ thống, HTTT, chu trình 6 bước phát triển HTTT; các lý thuyết quản trị nhân lực, 3 phương pháp quản lý nhân sự và bảng phân loại HTTT nhân lực theo cấp quản lý; so sánh phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng và hướng đối tượng.
  2. Thực trạng tại doanh nghiệp:
    • Thông tin doanh nghiệp: Công ty TNHH TM&DV Hoàng Hà thành lập ngày 28/07/2009, vốn điều lệ đăng ký thay đổi lần 2 (19/08/2014) là 9.000.000.000 VNĐ, trụ sở tại Thạch Thất, Hà Nội.
    • Cơ cấu tổ chức và nhân sự: Tổng số nhân sự gồm 4 bộ phận chính: Bộ phận Nhân sự (1 nhân viên đảm nhiệm trực điện thoại, chấm công, BHXH), Bộ phận Kế toán (2 nhân viên), Bộ phận Kho (2 nhân viên), Bộ phận Vận tải (41 nhân viên gồm 1 trưởng bộ phận, 1 theo dõi GPS, 3 nhân viên kỹ thuật sửa xe, 18 lái xe, 18 phụ xe).
    • Hiện trạng công nghệ và quy trình: Sử dụng hệ điều hành Windows XP 2000, phần mềm diệt virus BKAV Pro, Microsoft Word để lưu trữ hồ sơ nhân sự theo từng phòng ban và quản lý công văn mẫu biểu; Microsoft Excel 2007 để chấm công (file gồm 12 sheet tương ứng 12 tháng) và lập bảng lương. Trả lương trực tiếp bằng tiền mặt vào ngày mùng 5 hoặc mùng 6 hàng tháng. Khi nhân viên nghỉ việc, hồ sơ giấy và file Word được lưu thêm 1 năm trước khi hủy.
    • Đánh giá hiện trạng: Phương pháp thủ công giúp tiết kiệm chi phí phần cứng ban đầu nhưng bộc lộ nhiều nhược điểm nghiêm trọng: xử lý chậm chạp, thiếu đồng bộ giữa kế toán và nhân sự, sai sót dữ liệu, bảo mật kém, nguy cơ thất lạc hồ sơ giấy và không hỗ trợ nhanh cho việc ra quyết định. Nhân viên phụ trách nhân sự có kinh nghiệm nghiệp vụ nhưng hiểu biết về phần mềm quản lý chuyên dụng còn hạn chế.

PHẦN 3: Đề xuất định hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà

Dựa trên khảo sát thực trạng, tác giả xây dựng giải pháp tin học hóa:

  • Xác định chi tiết các yêu cầu chức năng đối với hệ thống mới (quản lý hồ sơ nhân viên, khen thưởng - kỷ luật, hưu trí - chuyển công tác, chấm công - tính lương, và xuất báo cáo).
  • Xây dựng hoàn chỉnh biểu đồ phân cấp chức năng BFD; biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức ngữ cảnh, mức đỉnh và mức dưới đỉnh.
  • Xây dựng mô hình thực thể liên kết ERD và bảng danh mục 10 cấu trúc CSDL chi tiết.
  • Thiết kế giao diện chi tiết cho từng màn hình tương tác người dùng, cho phép gửi email bảng chấm công/bảng lương đến nhân viên và chuyển tiếp dữ liệu thanh toán cho bộ phận kế toán.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

  • Phân tích chi tiết toàn bộ thực trạng cơ cấu tổ chức gồm 4 bộ phận (46 nhân viên trực tiếp và ban giám đốc) cùng các luồng nghiệp vụ quản lý nhân sự thủ công tại Công ty TNHH TM&DV Hoàng Hà.
  • Mô hình hóa thành công hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới qua hệ thống sơ đồ BFD, DFD đa mức và ERD.
  • Thiết kế hoàn chỉnh cấu trúc cơ sở dữ liệu vật lý gồm 10 bảng dữ liệu liên kết chặt chẽ.
  • Thiết kế hệ thống giao diện chức năng đồng bộ từ khâu đăng nhập, cập nhật hồ sơ, quản lý biến động lao động (hưu trí, chuyển công tác), chấm công - lập bảng lương tự động cho đến tra cứu và kết xuất báo cáo đa định dạng (Word, Excel, PDF).

Đề xuất và giải pháp của tác giả

  • Chuyển đổi toàn bộ quy trình quản lý nhân sự từ các bảng tính Excel rời rạc và hồ sơ giấy sang hệ thống thông tin quản lý tập trung.
  • Tự động hóa liên kết dữ liệu giữa phân hệ quản lý hồ sơ với bảng chấm công và bảng lương theo từng phòng ban; tích hợp quy trình gửi email duyệt công/lương cho nhân viên trước khi chuyển giao sang phòng kế toán.
  • Đào tạo nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin cho nhân sự phụ trách để thích ứng với quy trình vận hành mới.

Đóng góp về mặt học thuật và thực tiễn

  • Khắc phục hạn chế của các nghiên cứu trước đó: tạo ra sự kết nối logic, thống nhất giữa giai đoạn phân tích chức năng với thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ (điểm yếu thường gặp ở mô hình UML trong đề tài của Trần Thị Thu Hương); đồng thời mở rộng phạm vi quản trị bao quát cả hồ sơ, khen thưởng, kỷ luật, bảo hiểm thay vì chỉ tập trung đơn lẻ vào tính lương (như đề tài của Trần Thế Mạnh).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Khóa luận mới dừng lại ở giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống (thiết kế giao diện và thiết kế cơ sở dữ liệu), chưa tiến hành các công đoạn tiếp theo trong chu trình phần mềm như lập trình (viết code), cài đặt và bảo trì hệ thống.
    • Số liệu và khảo sát nghiệp vụ chỉ giới hạn trong phạm vi thời gian từ năm 2011 đến 2013 tại một doanh nghiệp cụ thể thuộc quy mô vừa và nhỏ.
    • Chưa đánh giá được hiệu năng thực tế và mức độ tương thích của hệ thống khi chạy thử nghiệm trên hạ tầng phần cứng của doanh nghiệp.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Lập trình hoàn thiện các module phần mềm dựa trên thiết kế logic đã xây dựng.
    • Xây dựng kế hoạch chuyển đổi dữ liệu từ các file Word, Excel cũ sang hệ cơ sở dữ liệu mới và tổ chức kiểm thử người dùng tại doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng thụ hưởng:
    • Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý, Tin học kinh tế, Quản trị nhân lực thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc đồ án môn học Phân tích thiết kế hệ thống thông tin.
    • Cán bộ quản lý hoặc nhà phát triển phần mềm đang tìm kiếm mô hình phân tích quy trình nhân sự cho các doanh nghiệp thương mại - vận tải quy mô vừa và nhỏ.
  • Nội dung tham khảo giá trị:
    • Quy trình phân rã chức năng (BFD) và chuẩn hóa luồng dữ liệu (DFD từ mức ngữ cảnh đến dưới đỉnh) cho nghiệp vụ nhân sự - tiền lương.
    • Phương pháp xây dựng mô hình thực thể liên kết (ERD) và chuẩn hóa 10 bảng cơ sở dữ liệu quan hệ quản lý nhân sự.
    • Mẫu thiết kế quy trình phối hợp giữa nhân sự - nhân viên - kế toán qua cơ chế duyệt bảng chấm công và bảng lương điện tử.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận sử dụng phương pháp phân tích thiết kế nào và tại sao không dùng hướng đối tượng (UML)?
Tác giả lựa chọn phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống hướng chức năng (sử dụng BFD, DFD, ERD). Lý do được tác giả chỉ ra từ việc đánh giá các công trình trước: phương pháp hướng đối tượng (UML) tại một số nghiên cứu tương tự cho thấy nhược điểm là khó thấy rõ mối quan hệ thống nhất giữa giai đoạn phân tích với thiết kế cơ sở dữ liệu, gây khó khăn cho việc quản lý dữ liệu nghiệp vụ của doanh nghiệp.

2. Hiện trạng hạ tầng CNTT và phương thức quản lý nhân sự tại Công ty Hoàng Hà trước khi nghiên cứu như thế nào?
Công ty sử dụng hệ điều hành Windows XP 2000, phần mềm diệt virus BKAV Pro, soạn thảo hồ sơ nhân viên và công văn bằng Microsoft Word (lưu theo từng phòng ban và in lưu tủ hồ sơ), chấm công và tính lương bằng Microsoft Excel 2007 (file gồm 12 sheet theo 12 tháng). Lương được trả cố định bằng tiền mặt vào ngày mùng 5 hoặc mùng 6 hàng tháng. Khi nhân viên thôi việc, hồ sơ giấy được lưu trữ 1 năm trước khi hủy.

3. Cơ cấu tổ chức và quy mô nhân sự của Công ty TNHH TM&DV Hoàng Hà gồm những bộ phận nào?
Doanh nghiệp gồm có Ban Giám đốc và 4 bộ phận trực thuộc: Bộ phận Nhân sự (1 nhân viên), Bộ phận Kế toán (2 nhân viên gồm kế toán trưởng và kế toán viên), Bộ phận Kho (2 nhân viên gồm thủ kho và nhân viên bốc xếp), và Bộ phận Vận tải (41 nhân viên gồm trưởng bộ phận, nhân viên theo dõi GPS, 3 thợ sửa xe, 18 lái xe và 18 phụ xe).

4. Cơ sở dữ liệu của hệ thống mới được thiết kế gồm những bảng nào?
Hệ thống được thiết kế gồm 10 bảng dữ liệu: CSDL Nhân viên, CSDL Phòng ban, CSDL Bảng chấm công, CSDL Chi tiết bảng chấm công, CSDL Bảng lương, CSDL Chi tiết bảng lương, CSDL Khen thưởng kỷ luật, CSDL Chi tiết khen thưởng kỷ luật, CSDL Hồ sơ chuyển công tác, và CSDL Hồ sơ hưu trí.

5. Điểm mới trong quy trình chấm công và tính lương của hệ thống được đề xuất là gì?
Bảng chấm công và bảng lương được hệ thống tự động khởi tạo theo phòng ban dựa trên hồ sơ nhân sự. Hệ thống tích hợp tính năng gửi bảng chấm công và bảng lương đồng loạt qua email để nhân viên tự kiểm tra và phản hồi xác nhận (duyệt/không duyệt). Sau khi hoàn tất phê duyệt, dữ liệu bảng lương được chuyển thẳng sang phân hệ kế toán để thực hiện chi trả, loại bỏ khâu in ấn và chuyển giao chứng từ thủ công.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Hoàng Thị Thúy Nga đã hoàn thành việc khảo sát thực trạng và hệ thống hóa lý luận về quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà. Bằng phương pháp tiếp cận hướng chức năng, tác giả đã xây dựng hoàn chỉnh mô hình phân tích logic (BFD, DFD các mức) cùng thiết kế vật lý chi tiết gồm 10 bảng CSDL và hệ thống giao diện nghiệp vụ đồng bộ. Kết quả nghiên cứu cung cấp cơ sở tài liệu phân tích thiết kế hoàn chỉnh, có giá trị ứng dụng thực tiễn cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số công tác quản lý nhân sự - tiền lương.