Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xăng dầu Khu vực III

Luận văn tốt nghiệp kinh tế nghiên cứu tốt nghiệp kế toán kiểm toán hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty xăng dầu khu vực, điều tra thực trạng, phân tích số liệu,

• Tác giả: Hoàng Thị Phương Huyền
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Văn Thụ
• Trường học: Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
• Chuyên ngành: Kế toán Kiểm toán
• Đề tài: Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xăng dầu Khu vực III - TNHH Một thành viên
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Hải Phòng

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
• 1.1. Những vấn đề chung về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
• 1.1.1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
• 1.1.2. Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
• 1.1.3. Nhiệm vụ của công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
• 1.2. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
• 1.2.1. Quy định hạch toán kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
• 1.2.2. Kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp
• 1.2.2.1. Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp (TK111)
• 1.2.2.2. Chứng từ hạch toán tiền mặt trong doanh nghiệp
• 1.2.2.3. Tài khoản sử dụng
• 1.2.2.4. Phương pháp hạch toán tiền mặt trong doanh nghiệp
• 1.2.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp
• 1.2.3.1. Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp (TK112)
• 1.2.3.2. Chứng từ hạch toán tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp
• 1.2.3.3. Tài khoản sử dụng
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC III
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC III
• KẾT LUẬN

Tóm tắt

I. Tổng quan về tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty xăng dầu

Tổ chức kế toán vốn bằng tiền là một phần quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt là tại các công ty xăng dầu. Vốn bằng tiền không chỉ là tài sản lưu động mà còn là yếu tố quyết định đến khả năng thanh toán và hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc tổ chức kế toán vốn bằng tiền giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý các khoản thu chi một cách hiệu quả, từ đó đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong báo cáo tài chính.

1.1. Khái niệm và vai trò của kế toán vốn bằng tiền

Kế toán vốn bằng tiền là quá trình ghi chép, phản ánh và kiểm soát các giao dịch liên quan đến tiền mặt và các khoản tiền gửi ngân hàng. Vai trò của nó không chỉ dừng lại ở việc ghi chép mà còn bao gồm việc cung cấp thông tin tài chính cần thiết cho việc ra quyết định quản lý.

1.2. Các loại vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

Vốn bằng tiền trong doanh nghiệp bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản tương đương tiền. Mỗi loại vốn có đặc điểm và cách quản lý riêng, ảnh hưởng đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

II. Thách thức trong tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty xăng dầu

Trong quá trình tổ chức kế toán vốn bằng tiền, công ty xăng dầu khu vực III gặp phải nhiều thách thức. Những thách thức này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động tài chính mà còn có thể dẫn đến rủi ro tài chính nghiêm trọng nếu không được quản lý đúng cách.

2.1. Rủi ro trong quản lý vốn bằng tiền

Rủi ro trong quản lý vốn bằng tiền có thể đến từ việc không kiểm soát chặt chẽ các khoản thu chi, dẫn đến tình trạng thiếu hụt hoặc thừa tiền mặt. Điều này có thể gây khó khăn trong việc thanh toán các khoản nợ và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

2.2. Khó khăn trong việc ghi chép và báo cáo

Việc ghi chép và báo cáo các giao dịch liên quan đến vốn bằng tiền đòi hỏi sự chính xác và kịp thời. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc duy trì tính chính xác của các số liệu này, dẫn đến sai sót trong báo cáo tài chính.

III. Phương pháp hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền

Để nâng cao hiệu quả tổ chức kế toán vốn bằng tiền, công ty xăng dầu khu vực III cần áp dụng một số phương pháp và giải pháp cụ thể. Những phương pháp này không chỉ giúp cải thiện quy trình kế toán mà còn tăng cường khả năng quản lý tài chính.

3.1. Cải tiến quy trình ghi chép kế toán

Cải tiến quy trình ghi chép kế toán là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin tài chính. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình này có thể giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

3.2. Tăng cường kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý vốn bằng tiền. Công ty cần thiết lập các quy trình kiểm soát chặt chẽ để phát hiện và ngăn ngừa các hành vi gian lận và sai sót trong kế toán.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại công ty xăng dầu

Việc áp dụng các phương pháp hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền đã mang lại nhiều kết quả tích cực cho công ty xăng dầu khu vực III. Những cải tiến này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính mà còn cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp.

4.1. Kết quả đạt được từ việc cải tiến kế toán

Sau khi áp dụng các phương pháp cải tiến, công ty đã ghi nhận sự tăng trưởng trong khả năng thanh toán và giảm thiểu rủi ro tài chính. Các báo cáo tài chính cũng trở nên chính xác và kịp thời hơn.

4.2. Những bài học kinh nghiệm từ thực tiễn

Những bài học kinh nghiệm từ việc tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty xăng dầu khu vực III có thể được áp dụng cho các doanh nghiệp khác. Việc chú trọng đến quản lý tài chính và cải tiến quy trình kế toán là rất cần thiết để đảm bảo sự phát triển bền vững.

V. Kết luận và triển vọng tương lai của tổ chức kế toán vốn bằng tiền

Tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty xăng dầu khu vực III đã có những bước tiến đáng kể. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều thách thức cần phải vượt qua. Việc tiếp tục cải tiến và áp dụng các phương pháp quản lý hiện đại sẽ giúp công ty duy trì sự phát triển bền vững trong tương lai.

5.1. Tầm quan trọng của việc cải tiến liên tục

Cải tiến liên tục trong tổ chức kế toán vốn bằng tiền là cần thiết để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường. Doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá và điều chỉnh quy trình kế toán để phù hợp với thực tiễn.

5.2. Triển vọng phát triển trong tương lai

Với sự phát triển của công nghệ thông tin và các phương pháp quản lý hiện đại, tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty xăng dầu khu vực III có nhiều triển vọng phát triển. Việc áp dụng các công nghệ mới sẽ giúp nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong quản lý tài chính.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xăng dầu Khu vực III – TNHH Một thành viên" do sinh viên Hoàng Thị Phương Huyền (Lớp QT1803K, Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Văn Thụ vào năm 2022.

Về bối cảnh thực tiễn, tác giả chỉ ra rằng trong nền kinh tế thị trường không còn cơ chế bao cấp, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và tự chủ về tài chính. Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động, giữ vai trò quyết định trong việc đảm bảo khả năng thanh toán các khoản công nợ, mua sắm vật tư, hàng hóa và duy trì chu chuyển kinh doanh liên tục. Đồng thời, vốn bằng tiền là đối tượng tài sản có tính thanh khoản cao nhất, dễ phát sinh rủi ro, thất thoát hoặc tham ô nếu không có cơ chế quản lý, kiểm soát và tổ chức hạch toán kế toán chặt chẽ. Xuất phát từ thực tế đó, đề tài đi sâu vào việc khảo sát thực trạng tổ chức hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xăng dầu Khu vực III nhằm tìm kiếm các giải pháp hoàn thiện.

Mục tiêu nghiên cứu tổng quát của khóa luận là phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị thực tập, đối chiếu với các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành để đề xuất các biện pháp hoàn thiện. Nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể được tác giả xác định thông qua 5 nhiệm vụ trọng tâm của công tác kế toán vốn bằng tiền:

1. Phản ánh chính xác, kịp thời các khoản thu, chi và tình hình tăng giảm, thừa thiếu của từng loại vốn bằng tiền.
2. Kiểm tra thường xuyên tình hình thực hiện chế độ sử dụng và quản lý vốn bằng tiền, kỷ luật thanh toán và kỷ luật tín dụng; phát hiện, ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh.
3. Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, định kỳ và thường xuyên đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt nhằm đảm bảo tính cân đối, thống nhất.
4. Tham gia công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời; theo dõi các khoản tiền đang chuyển, xác định nguyên nhân gây ách tắc để giải phóng dòng tiền kịp thời.
5. Phản ánh tình hình tăng giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám đốc việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức kế toán vốn bằng tiền (bao gồm kế toán tiền mặt và kế toán tiền gửi ngân hàng). Phạm vi không gian nghiên cứu được thực hiện tại Công ty Xăng dầu Khu vực III – TNHH Một thành viên (Số 1 Sở Dầu, Phường Sở Dầu, Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng). Phạm vi thời gian nghiên cứu tập trung vào các số liệu và chứng từ hạch toán phát sinh trong niên độ kế toán năm 2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống văn bản pháp quy và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành của Bộ Tài chính:

• Văn bản pháp lý nền tảng: Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
• Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng:
  • Tài khoản 111 (Tiền mặt): Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt, gồm các tài khoản cấp hai: TK 1111 (Tiền Việt Nam), TK 1112 (Ngoại tệ), TK 1113 (Vàng tiền tệ).
  • Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng): Phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng, gồm các tài khoản cấp hai: TK 1121 (Tiền Việt Nam), TK 1122 (Ngoại tệ), TK 1123 (Vàng tiền tệ).
  • Tài khoản 113 (Tiền đang chuyển): Phản ánh các khoản tiền đã xuất quỹ hoặc chuyển khoản nhưng chưa nhận được giấy báo Có/báo Nợ, gồm: TK 1131 (Tiền Việt Nam) và TK 1132 (Ngoại tệ).
  • Các tài khoản đối ứng liên quan: TK 131, TK 141, TK 242, TK 331, TK 333, TK 413, TK 511, TK 641, TK 642, TK 515, TK 635.
• Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán: Phiếu thu (Mẫu số 01-TT), Phiếu chi (Mẫu số 02-TT), Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03-TT), Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05-TT), Biên lai thu tiền (Mẫu số 06-TT); Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Bảng sao kê của ngân hàng, Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu.
• Khung lý thuyết về 5 hình thức sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chung, Hình thức Nhật ký – Sổ cái, Hình thức Chứng từ ghi sổ, Hình thức Nhật ký – Chứng từ và Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm: phương pháp thu thập và phân tích tài liệu văn bản; phương pháp hạch toán kế toán chuyên ngành (chứng từ kế toán, tài khoản kế toán và ghi chép kép, tính giá, tổng hợp và cân đối kế toán); phương pháp quan sát và mô tả quy trình luân chuyển chứng từ thực tế tại doanh nghiệp; phương pháp so sánh, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán chi tiết, sổ quỹ tiền mặt với sổ Cái và Báo cáo tài chính.

Nguồn dữ liệu phục vụ nghiên cứu là các tài liệu kế toán thực tế tại Phòng Kế toán Công ty Xăng dầu Khu vực III, bao gồm: hóa đơn giá trị gia tăng điện tử, phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, trích Sổ Nhật ký chung (Mẫu số S03a-DN), Sổ Cái TK 111 (Mẫu số S03a-DN), Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu số S05-DN) trong tháng 12 năm 2021.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

Chương này hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp sản xuất và thương mại:

• Khái niệm, vai trò, yêu cầu quản lý và 5 nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền.
• Quy định hạch toán tổng hợp và chi tiết cho từng loại tài khoản vốn bằng tiền (TK 111, TK 112, TK 113). Tác giả trình bày chi tiết nguyên tắc hạch toán đối với giao dịch tiền Việt Nam, giao dịch ngoại tệ (quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế, xử lý chênh lệch tỷ giá qua TK 413, TK 515, TK 635), và vàng tiền tệ theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Hệ thống chứng từ kế toán vốn bằng tiền, kết cấu nội dung bên Nợ, bên Có và số dư của các tài khoản TK 111, TK 112, TK 113.
• Trình bày sơ đồ hạch toán tổng hợp thu - chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.
• Phân tích đặc điểm, điều kiện vận dụng và trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo 5 hình thức sổ kế toán tiêu chuẩn theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

Hình thức sổ kế toán	Loại sổ tổng hợp chủ yếu sử dụng	Điều kiện quy mô doanh nghiệp phù hợp
Nhật ký chung	Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt, Sổ Cái	Phù hợp doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, loại hình đơn giản, dễ vận dụng tin học
Nhật ký – Sổ cái	Sổ Nhật ký – Sổ Cái (kết hợp nhật ký và sổ cái)	Phù hợp doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Chứng từ ghi sổ	Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, Sổ Cái	Doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, áp dụng được cho cả kế toán thủ công và kế toán máy
Nhật ký – Chứng từ	Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ Cái	Doanh nghiệp quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ, trình độ kế toán chuyên môn hóa cao
Kế toán máy vi tính	Dữ liệu nhập phần mềm, in Sổ Cái và Báo cáo tài chính	Phù hợp với mọi loại hình, tự động hóa xử lý và đối chiếu số liệu

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xăng dầu Khu vực III

Chương 2 tập trung phân tích đặc điểm hoạt động, cơ cấu tổ chức và thực tế hạch toán vốn bằng tiền tại đơn vị thực tập:

• Tổng quan doanh nghiệp: Công ty Xăng dầu Khu vực III (PETROLIMEX HAIPHONG CO., LTD, MST: 0200120833, trụ sở tại Số 1 Sở Dầu, Hồng Bàng, Hải Phòng) tiền thân là Tổng kho xăng dầu mỡ Thượng Lý thành lập ngày 29/07/1955 theo lệnh trưng dụng số 1566 của Ủy ban Quân chính Hải Phòng trên cơ sở tiếp quản cơ sở vật chất của Shell, Caltex và Chocony. Công ty chiếm 60% thị phần xăng dầu tại Hải Phòng, sở hữu Tổng kho Thượng Lý sức chứa 48.000 DWT và phòng thử nghiệm tiêu chuẩn TCVN ISO/IEC 17025:2001. Công ty mở tài khoản tại 4 ngân hàng: Maritimebank, PG Bank, Vietcombank và VIDB (BIDV).
• Tổ chức bộ máy quản lý và kế toán: Bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng gồm Hội đồng thành viên, Ban Giám đốc và 8 phòng chức năng (Hành chính, An ninh, Kinh doanh, Depot, Kế toán, Nhân sự - Tiền lương, Thương vụ, Quản lý rủi ro, Marketing). Bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức tập trung gồm 7 vị trí: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán ngân hàng, Kế toán tiền lương, Kế toán TSCĐ và Thủ quỹ.
• Chính sách kế toán: Áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC, niên độ từ 01/01 đến 31/12; đồng tiền hạch toán là VND; hàng tồn kho tính theo giá bình quân gia quyền liên hoàn, phương pháp kê khai thường xuyên; tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; trích khấu hao TSCĐ theo đường thẳng; hình thức ghi sổ áp dụng là Nhật ký chung.
• Thực tế kế toán vốn bằng tiền: Tại công ty không phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tiền đang chuyển (không sử dụng TK 113), tiền mặt chỉ phát sinh tiền Việt Nam Đồng (không có ngoại tệ hay vàng tiền tệ tại quỹ), do đó công tác kế toán tập trung chủ yếu vào TK 111 và TK 112.
• Quy trình luân chuyển chứng từ: Tác giả mô tả chi tiết quy trình luân chuyển Phiếu thu (01-TT) và Phiếu chi (02-TT) qua 3 liên: lập phiếu -> ký duyệt của Kế toán trưởng và Giám đốc -> Thủ quỹ thực hiện thu/chi tiền và ghi sổ quỹ -> chuyển liên chứng từ cho kế toán ghi Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái.
• Các nghiệp vụ thực tế trích xuất trong tháng 12/2021:
  • Bán hàng thu tiền mặt (04/12/2021): Xuất hóa đơn GTGT điện tử số 0002905 (qua nhà cung cấp Viettel) bán xăng Ron 95-V cho Công ty CP TM Bảo Hưng Long với khối lượng 650 lít, đơn giá 23.000 đồng/lít, tiền hàng 15.444.000 đồng, thuế GTGT 10% là 1.544.400 đồng, tổng giá trị thanh toán 16.988.400 đồng, kế toán lập Phiếu thu số 788, ghi Nợ TK 111: 16.988.400 đồng / Có TK 511: 15.444.000 đồng / Có TK 333: 1.544.400 đồng.
  • Tạm ứng công tác (08/12/2021): Chi tạm ứng đi công tác TP.HCM cho ông Vũ Đức Minh (Phòng Hành chính) số tiền 20.000.000 đồng theo Giấy đề nghị tạm ứng và Phiếu chi số 804, ghi Nợ TK 141: 20.000.000 đồng / Có TK 111: 20.000.000 đồng.

Bảng tổng hợp trích số liệu sổ sách kế toán tiền mặt tháng 12/2021 được ghi nhận trong văn bản như sau:

Ngày CT	Số hiệu CT	Diễn giải nghiệp vụ	Định khoản Nợ	Định khoản Có	Số tiền phát sinh (VNĐ)
03/12/2021	PC800 / BC1313	Nộp tiền mặt vào Maritimebank	TK 112	TK 111	300.000.000
04/12/2021	PT788 / HĐ2905	Thu tiền bán xăng Ron 95-V	TK 111	TK 511, TK 333	16.988.400
06/12/2021	PC803 / HĐ1788	Chi tiền tiếp khách ăn uống	TK 642, TK 133	TK 111	7.700.000
08/12/2021	PC804	Tạm ứng công tác TP.HCM	TK 141	TK 111	20.000.000
08/12/2021	PT808 / HĐ2936	Thu tiền bán hàng TNHH Vân Trang	TK 111	TK 511, TK 333	13.200.000
18/12/2021	PT820 / BC1350	Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ	TK 111	TK 112	250.000.000
28/12/2021	HĐ2987	Bán hàng cho Công ty Bình An	TK 111	TK 511, TK 333	48.920.000
Tổng hợp	Sổ Cái TK 111	Số dư đầu tháng 12/2021: 434.675.000 VNĐ Số dư cuối tháng 12/2021: 274.806.000 VNĐ			Tổng phát sinh: 51.321.000 VNĐ

Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xăng dầu Khu vực III

Theo kết cấu đề tài được xác lập từ phần mở đầu, Chương 3 là phần tác giả tổng hợp các phát hiện từ thực tế khảo sát hạch toán tại đơn vị để đưa ra các đề xuất, biện pháp cụ thể nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền, nâng cao hiệu quả quản trị tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại Công ty Xăng dầu Khu vực III.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã đạt được các kết quả cụ thể gắn liền với số liệu và quy trình tại doanh nghiệp:

• Làm rõ thực trạng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung gồm 7 vị trí chức năng, phục vụ công tác quản lý tài chính cho một doanh nghiệp chiếm 60% thị phần xăng dầu tại thành phố Hải Phòng.
• Ghi nhận và phản ánh chính xác các chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp: chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung (mẫu S03a-DN) và phần mềm kế toán.
• Xác định rõ đặc thù hạch toán vốn bằng tiền tại đơn vị: Công ty không sử dụng TK 113 (Tiền đang chuyển); tại quỹ tiền mặt chỉ quản lý và phát sinh tiền Việt Nam Đồng (TK 1111), không quản lý ngoại tệ hay vàng tiền tệ; tiền gửi ngân hàng mở tại 4 tổ chức tín dụng (Maritimebank, PG Bank, Vietcombank, VIDB).
• Trích xuất và đối chiếu thành công chu trình hạch toán từ chứng từ gốc (hóa đơn điện tử Viettel số 0002905, phiếu thu 788, phiếu chi 804, giấy đề nghị tạm ứng 03-TT) sang Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111 và Sổ quỹ tiền mặt (mẫu S05-DN) với số dư đầu kỳ tháng 12/2021 là 434.675.000 đồng và số dư cuối kỳ là 274.806.000 đồng.
• Về mặt đóng góp: Đề tài đã hệ thống hóa lý luận kế toán vốn bằng tiền theo chế độ kế toán hiện hành và cung cấp bức tranh thực tế về quy trình xử lý, kiểm soát, luân chuyển chứng từ vốn bằng tiền tại một doanh nghiệp thương mại xăng dầu quy mô lớn.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số hạn chế gắn liền với phạm vi nghiên cứu thực tế được công bố trong văn bản:

• Dữ liệu hạch toán thực nghiệm chỉ tập trung khảo sát tại một đơn vị duy nhất là Công ty Xăng dầu Khu vực III tại Hải Phòng trong niên độ kế toán năm 2021.
• Nghiên cứu chỉ tập trung vào phần hành kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng bằng đồng Việt Nam; chưa khảo sát các nghiệp vụ phát sinh ngoại tệ, vàng tiền tệ hoặc các giao dịch tiền đang chuyển (TK 113) do đặc thù tại đơn vị không phát sinh.
• Hướng mở rộng nghiên cứu tiếp theo: Mở rộng khảo sát công tác kế toán vốn bằng tiền gắn với việc phân tích báo cáo lưu chuyển tiền tệ, hoặc đánh giá sâu hơn về quy trình kiểm soát rủi ro thanh toán không dùng tiền mặt và quản trị số dư tiền gửi tại từng tài khoản ngân hàng của hệ thống cửa hàng xăng dầu trực thuộc.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo thực tế có giá trị dành cho:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận, chuyên đề tốt nghiệp về phần hành kế toán vốn bằng tiền hoặc kế toán thanh toán.
• Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp thương mại, phân phối xăng dầu cần tài liệu tham khảo về phương pháp tổ chức luân chuyển chứng từ thu - chi tiền mặt và quản lý tiền gửi ngân hàng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Các phần có giá trị thực tiễn cao đáng tham khảo trong tài liệu:
  • Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ Phiếu thu (Sơ đồ 2.4) và Phiếu chi (Sơ đồ 2.5) với các bước kiểm soát giữa Kế toán thanh toán, Kế toán trưởng, Giám đốc và Thủ quỹ.
  • Hệ thống biểu mẫu kế toán thực tế: Phiếu thu số 788, Hóa đơn GTGT điện tử số 0002905, Giấy đề nghị tạm ứng số 03-TT, Phiếu chi số 804, Sổ Nhật ký chung mẫu S03a-DN, Sổ Cái TK 111 và Sổ quỹ tiền mặt mẫu S05-DN.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Xăng dầu Khu vực III tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức nào và gồm những vị trí nào?
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, xử lý toàn bộ nghiệp vụ tại Phòng Kế toán. Cơ cấu nhân sự gồm 7 vị trí chức năng: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán ngân hàng, Kế toán tiền lương, Kế toán TSCĐ và Thủ quỹ.

2. Tại Công ty Xăng dầu Khu vực III, những tài khoản vốn bằng tiền nào được sử dụng và tài khoản nào không sử dụng?
Công ty chỉ sử dụng Tài khoản 111 (Tiền mặt - chỉ phát sinh VNĐ) và Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng). Doanh nghiệp không sử dụng Tài khoản 113 (Tiền đang chuyển) do không có các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền đang chuyển.

3. Công ty Xăng dầu Khu vực III mở tài khoản giao dịch tiền gửi tại các ngân hàng nào?
Doanh nghiệp mở tài khoản tại 4 ngân hàng thương mại: Ngân hàng TMCP Hàng Hải (Maritimebank), Ngân hàng TMCP Xăng Dầu Petrolimex (PG Bank), Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) và Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (VIDB/BIDV).

4. Quy trình lập và luân chuyển Phiếu thu, Phiếu chi tại công ty được quy định như thế nào?
Phiếu thu và Phiếu chi đều do kế toán lập thành 3 liên, sau đó trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu đã đủ chữ ký để tiến hành thu hoặc xuất quỹ, ký và ghi số tiền thực tế nhập/xuất bằng chữ. Thủ quỹ giữ 1 liên để ghi sổ quỹ, giao 1 liên cho khách hàng/người nhận tiền, và lưu 1 liên tại nơi lập phiếu; cuối ngày toàn bộ chứng từ gốc kèm phiếu chuyển về cho kế toán ghi Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái.

5. Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán nào và căn cứ pháp lý nào để tổ chức hạch toán?
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính và lựa chọn hình thức ghi sổ là Hình thức kế toán Nhật ký chung trên hệ thống phần mềm máy tính.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hoàng Thị Phương Huyền đã phản ánh toàn diện cơ sở lý luận và thực trạng tổ chức hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xăng dầu Khu vực III theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công trình cung cấp chi tiết chu trình luân chuyển chứng từ thu chi, hệ thống tài khoản và số liệu ghi sổ thực tế (Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111, Sổ quỹ) trong tháng 12/2021. Đây là nguồn tư liệu học thuật và thực tiễn hữu ích cho sinh viên kế toán và cán bộ nghiệp vụ quan tâm đến tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Những vấn đề chung về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Đối với mỗi doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ khi bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh đều nhất thiết cần có một lượng vốn nhất định, trên cơ sở tạo lập vốn kinh doanh của doanh nghiệp, dùng nó vào việc mua sắm tài sản cần thiết phục vụ cho sản xuất kinh doanh.

Do đó vốn bằng tiền có một vị trí rất quan trọng, nó quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hóa sản xuất kinh doanh vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Thiếu vốn là một trong những trở ngại và là một trong những nguyên nhân kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó vốn bằng tiền đóng một vai trò rất quan trọng, đảm bảo cho công tác sản xuất, kinh doanh được liên tục đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp.

Trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, việc quản lí và sử dụng vốn là một khâu quan trọng có tính quyết định tới mức độ tăng trưởng hay suy thoái của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là đối tượng có khả năng phát sinh rủi ro cao hơn các loại tài sản khác vì vậy nó cần được quản lí chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra kiểm soát các khoản thu chi bằng tiền là rất cần thiết. Trong quản lý người ta sử dụng nhiều công cụ quản lí khác nhau như thống kê, phân tích các hoạt động kinh tế nhưng kế toán luôn được coi là công cụ quản lí kinh tế quan trọng nhất. Với chức năng ghi chép phản ánh, tính toán giám sát thường xuyên liên tục sự biến động của vật tư, tiền vốn bằng các thước đo giá trị và hiện vật, kế toán cung cấp các tài liệu cần thiết về thu chi vốn bằng tiền đáp ứng yêu cầu quản lí trong sản xuất kinh doanh.

Các thông tin kinh tế tài chính do kế toán cung cấp giúp cho chủ doanh nghiệp và những người quản lí doanh nghiệp nắm vững tình hình và kết quả hoạt Sinh viên: Hoàng Thị Phương Huyền - QT1803K 5 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP động sản xuất kinh doanh cũng như việc sử dụng vốn để từ đó thấy được mặt mạnh, mặt yếu để từ đó có những quyết định và chỉ đạo sao cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. - Cần phải quản lý vốn bằng tiền một cách chặt chẽ, thường xuyên kiểm soát các khoản thu chi tiền vì đây là khâu quan trọng có tính quyết định tới mức độ tăng trưởng hay suy thoái của doanh nghiệp, và vì vốn bằng tiền là đối tượng có nhiều khả năng phát sinh rủi ro hơn các loại tài sản khác. - Kế toán phải cung cấp những tài liệu cần thiết về thu chi vốn bằng tiền đáp ứng yêu cầu quản lý trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhiệm vụ của công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp.

- Phản ánh chính xác, kịp thời những khoản thu, chi và tình hình tăng giảm thừa thiếu của từng loại vốn bằng tiền. - Kiểm tra thường xuyên tình hình thực hiện chế độ sử dụng và quản lí vốn bằng tiền, kỉ luật thanh toán, kỉ luật tín dụng. Phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh. - Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, kiểm tra thường xuyên đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt để đảm bảo tính cân đối thống nhất.

- Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời. Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp, giải phóng tiền đang chuyển kịp thời. - Phản ánh tình hình tăng giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám đốc việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp.

Quy định hạch toán kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. + Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. Sinh viên: Hoàng Thị Phương Huyền - QT1803K 6 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP + Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp. + Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.

+ Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam. + Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá thực tế. Kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp.

Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Thông thường tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm: Giấy bạc ngân hàng Việt Nam, các loại ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc, kim loại quý, đá quý .Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp (TK111). + Tài khoản tiền mặt dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ. Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của doanh nghiệp) thì không ghi vào bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”.

+ Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp. + Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. + Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.

Sinh viên: Hoàng Thị Phương Huyền - QT1803K 7 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP + Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. + Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam.

Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản có liên quan. + Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với các chức năng cất trữ giá trị, không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hoá để bán. Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. + Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ.Chứng từ hạch toán tiền mặt trong doanh nghiệp.

Các chứng từ được sử dụng trong công tác hạch toán tiền mặt tại quỹ bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền, biên lai thu tiền… - Phiếu thu (Mẫu số: 01 - TT gồm 3 liên): Được sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ đã thu trong kỳ theo từng nguồn thu. - Phiếu chi (Mẫu số: 02 - TT gồm 3 liên): Được sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền đã chi của đơn vị trong kỳ, là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất của người nhận tiền. - Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số: 05 - TT): Dùng trong các trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa nhận thanh toán tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có) làm thủ tục thanh toán. - Biên lai thu tiền (Mẫu số: 06 - TT): Là giấy biên nhận của đơn vị hoặc cá nhân đã thu tiền hoặc thu séc của người nộp tiền làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp Sinh viên: Hoàng Thị Phương Huyền - QT1803K 8 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP tiền vào quỹ đồng thời để người nộp thanh toán với đơn vị nộp tiền hoặc lưu quỹ.Tài khoản sử dụng.

+ Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 111 “Tiền mặt”: Bên Nợ: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ nhập quỹ; - Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê; - Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam); - Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo. Bên Có: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ xuất quỹ; - Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê; - Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam); - Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo. Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo.