CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số vấn đề chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1. Khái niệm kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ là một hoạt động kiểm soát do đơn vị tự thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.
Khái niệm về KSNB đã có từ rất lâu và được rất nhiều tổ chức cũng như các nhà nghiên cứu đưa ra nhiều khái niệm. Trong số đó có thể nhắc đến các khái niệm sau: Khái niệm kiểm soát nội bộ theo IFAC Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) đã đưa ra định nghĩa cho KSNB như sau: “KSNB là một hệ thống chính sách, thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả hoạt động”. Khái niệm kiểm soát nội bộ theo AICPA Viện Kế toán công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã đưa ra định nghĩa về KSNB như sau: “KSNB là một quy trình do ban quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Cụ thể, hệ thống kiểm soát nội bộ giúp đảm bảo hiệu quả và hiệu suất hoạt động, độ tin cậy của báo cáo tài chính, cũng như sự tuân thủ các quy định pháp luật.
Để đạt được những mục tiêu này, tổ chức cần thiết lập các chính sách, thủ tục nhằm ngăn ngừa, phát hiện và xử lý rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động.” Khái niệm kiểm soát nội bộ theo COSO Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập BCTC (COSO) năm 1992, đã đưa ra định nghĩa: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: (1) Sự tin cậy của báo cáo tài chính, (2) Tuân thủ các luật lệ và quy định, (3) Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”(trang 186) Hơn 20 năm sau, vào năm 2013 COSO ban hành một bản cập nhật mới, có nói rằng: "KSNB là một quy trình do Ban quản trị của một doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân sự khác đưa ra, nhằm đảm bảo mục tiêu về hoạt động và báo cáo tuân thủ”. Theo sơ đồ minh họa sau: 14 Sơ đồ 1.1: Kiểm soát nội bộ theo quan điểm COSO Nguồn: COSO, tổng hợp của tác giả Khái niệm kiểm soát nội bộ theo INTOSAI Tổ chức quốc tế của các cơ quan Kiểm toán tối cao INTOSAI đưa ra định nghĩa: "KSNB là một quá trình không thể thiếu do ban quản lý và các nhân sự trong doanh nghiệp thiết kế, nhằm giải quyết rủi ro và đảm bảo các mục tiêu chung đạt được: Điều hành một cách trật tự, đạo đức, kinh tế và hiệu quả các hoạt động; Hoàn thành nghĩa vụ trách nhiệm; Tuân thủ luật pháp và quy định hiện hành; Bảo vệ nguồn tài nguyên khỏi sự mất mát, lạm dụng và thiệt hại.” Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400), được ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, đưa ra định nghĩa về kiểm soát nội bộ (KSNB) dưới góc độ một hệ thống các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị kiểm toán xây dựng và áp dụng. Mục đích của hệ thống này là đảm bảo đơn vị tuân thủ các quy định pháp lý và các quy chế liên quan, thực hiện kiểm tra và giám sát để ngăn ngừa và phát hiện các hành vi gian lận, sai sót; đồng thời lập báo cáo tài chính chính xác và hợp lý; và bảo vệ, quản lý tài sản một cách hiệu quả. Tuy nhiên, khái niệm này đã có sự thay đổi trong Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315 (VSA 315), khi thuật ngữ "hệ thống kiểm soát nội bộ" được thay thế bằng "kiểm soát nội bộ" để phản ánh đúng bản chất của nó như một quy trình thay vì một hệ thống cố định.
Theo VSA 315, kiểm soát nội bộ (KSNB) được hiểu là một quy trình do ban lãnh đạo, ban giám đốc và các cá nhân khác trong tổ chức thiết lập, thực hiện và duy trì, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu của đơn vị. Các mục tiêu này bao gồm đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả hoạt động, cũng như tuân thủ các quy 15 định pháp lý và cả tiêu chuẩn có liên quan. Cách tiếp cận như này chú trọng vào việc đánh giá rủi ro và giám sát các hoạt động kiểm soát, đồng thời khẳng định vai trò của KSNB như một quy trình linh hoạt, có khả năng điều chỉnh liên tục cho phù hợp với điều kiện cụ thể tại doanh nghiệp Có thể nói, sự thay đổi từ VSA 400 sang VSA 315 đánh dấu một bước tiến quan trọng các khái niệm và lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Việt Nam. Việc chuyển từ cách hiểu KSNB là một hệ thống sang một quy trình giúp phản ánh chính xác hơn bản chất vận hành thực tế của nó.
Điều này không chỉ hỗ trợ các kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán, giúp họ đánh giá rủi ro và thiết kế các thủ tục kiểm toán phù hợp, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà quản lý trong việc xây dựng, duy trì và cải thiện thực hiện KSNB hiệu quả tại đơn vị và bền vững hơn. Cho dù có rất nhiều định nghĩa khác nhau về KSNB cả trên phạm vi quốc tế lẫn tại Việt Nam, các hệ thống này đều chia sẻ một số đặc điểm chung như sau: Thứ nhất, KSNB là một quy trình gắn liền với các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, bao gồm sản xuất và quản lý. Quy trình này cần được thực hiện xuyên suốt— trước, trong và sau mỗi hoạt động—nhằm đảm bảo chúng diễn ra đúng quy định và duy trì tính liên tục. Thứ hai, KSNB chịu sự chi phối của ban giám đốc, nhà quản lý và toàn bộ nhân sự trong tổ chức.
Tuy nhiên, nó chỉ là một công cụ hỗ trợ, không thể thay thế hoàn toàn vai trò của con người. Dù các mục tiêu kiểm soát được con người thiết lập, hệ thống KSNB vẫn tác động trở lại đến hành vi của họ. Hiệu quả của KSNB phụ thuộc vào sự phối hợp của hầu hết nhân viên, vì từng cá nhân có cách thức thực hiện kiểm soát khác nhau, nhưng chỉ khi có sự hợp tác đồng bộ, mục tiêu chung mới có thể đạt được. Thứ ba, KSNB giúp đảm bảo các mục tiêu của đơn vị nhưng rủi ro không thể được triệt tiêu hoàn toàn.
Hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp một mức độ đảm bảo hợp lý, do việc đạt được mục tiêu vẫn chịu tác động bởi những hạn chế vốn có trong tổ chức, chẳng hạn như các chính sách kiểm soát chưa phù hợp hoặc sự thiếu trách nhiệm từ phía quản lý. Mặc dù KSNB có khả năng hỗ trợ trong việc nhận diện và giảm thiểu rủi ro, nhưng không thể loại trừ hoàn toàn khả năng xảy ra sai sót hay hành vi gian lận. Tóm lại, Kiểm soát nội bộ là một quy trình được xây dựng và thực thi bởi đội ngũ quản lý cùng nhân viên, tích hợp vào mọi hoạt động của tổ chức nhằm kiểm soát và hạn chế rủi ro, qua đó hỗ trợ đạt được các mục tiêu đã đề ra: nâng cao hiệu quả và hiệu suất 16 hoạt động, tăng độ tin cậy của báo cáo tài chính, cũng như tuân thủ các quy định pháp luật. Vai trò của kiểm soát nội bộ Để đảm bảo hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả như mong muốn, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch mục tiêu cụ thể.
Tuy nhiên, để kế hoạch này được triển khai hiệu quả và theo đúng mục tiêu đề ra, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ, giám sát và điều chỉnh quy trình thực hiện. KSNB gồm bốn vai trò như sau: Thứ nhất, phát hiện rủi ro và sai phạm trong quá trình hoạt động kinh doanh. Ở tất cả các bước trong quá trình kinh doanh, con người là nhân tố trung tâm và có thể mắc sai phạm do nhiều nguyên nhân, bao gồm lỗi chủ quan (thiếu kiến thức, bất cẩn) hoặc khách quan (áp lực công việc, môi trường làm việc không phù hợp). Nếu những sai phạm này không được phát hiện và xử lý kịp thời, chúng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động chung của doanh nghiệp.
Do đó, cần có một bộ phận kiểm tra, giám sát độc lập để phát hiện các sai sót, ngăn chặn rủi ro và đề xuất biện pháp khắc phục, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và minh bạch hơn. Thứ hai, chuyên môn hóa hệ thống kiểm soát, hỗ trợ nhà quản lý doanh nghiệp. Một nhà quản lý giỏi không chỉ cần tầm nhìn chiến lược mà còn phải biết cách sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả, khai thác tối đa thế mạnh của từng cá nhân để phân công công việc phù hợp với chuyên môn và năng lực. Tuy nhiên, do phải quản lý tổng thể doanh nghiệp, nhà lãnh đạo không thể theo sát từng phòng ban hay từng nhân viên.
Vì vậy, hệ thống KSNB đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ, giúp chuyên môn hóa quy trình kiểm soát, duy trì tính nhất quán và đúng quy trình trong toàn bộ quá trình vận hành doanh nghiệp, hạn chế rủi ro và tăng cường tính hiệu quả trong công tác quản lý. Thứ ba, đảm bảo báo cáo tài chính (BCTC) được lập kịp thời, chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. BCTC là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình tài chính và ra quyết định kinh doanh. Hệ thống KSNB thiết lập các quy chế, quy trình chặt chẽ, giúp nhân viên tuân thủ đúng các nguyên tắc kế toán, kiểm soát chặt chẽ dòng tiền và tài sản của doanh nghiệp.
Khi các quy trình kiểm soát được thực hiện hiệu quả, thông tin tài chính sẽ được phản ánh nhanh chóng, chính xác, giúp doanh nghiệp có căn cứ xác thực để đưa ra quyết định kịp thời, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ (KSNB) được thiết lập nhằm đảm bảo các mục tiêu quan trọng sau: Thứ nhất, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp khỏi hư hỏng, mất mát, hao hụt và gian lận. Tài sản là một trong những yếu tố phản ánh quy mô và sự phát triển của doanh nghiệp.
