Khóa luận tốt nghiệp Kinh tế: tốt nghiệp kế toán kiểm toán hoàn thiện kế

Khóa luận tốt nghiệp kế toán kiểm toán hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty kiến trúc phục vụ n

• Tác giả: Phan Thanh Nga
• Người hướng dẫn: Th.S Phạm Ngọc Thúy
• Trường học: Học viện Ngân hàng
• Chuyên ngành: Kế toán - Kiểm toán
• Đề tài: Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty kiến trúc xây dựng đô thị và nông thôn PTS
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Kế toán tiền lương là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán của các doanh nghiệp. Nó đóvai trò nền tảng trong việc quản lý chi phí nhân sự và đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động. Khóa luận tốt nghiệp về hoàn thiện kế toán tiền lương giúp sinh viên hiểu rõ các nguyên tắc, phương pháp tính toán và ghi chép các khoản lương, thưởng, và các khoản trích bảo hiểm xã hội. Nội dung này bao gồm nghiên cứu lý thuyết từ các giáo trình chuẩn, pháp luật hiện hành và thực tiễn áp dụng tại các doanh nghiệp. Việc nắm vững cơ sở lý luận kế toán tiền lương là bước đầu tiên quan trọng để sinh viên có thể áp dụng vào thực tế công tác kế toán một cách hiệu quả và chính xác.

1.1. Khái niệm tiền lương và các khoản trích theo lương

Tiền lương là khoản thanh toán mà doanh nghiệp trả cho người lao động để đổi lấy sức lao động của họ. Các khoản trích theo lương bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và các khoản khác được quy định bởi pháp luật. Hiểu rõ các khái niệm này giúp kế toán viên tính toán chính xác và ghi chép đúng theo quy định.

1.2. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương có vai trò quan trọng trong việc ghi chép chi tiết mọi giao dịch liên quan đến lương, thưởng và các khoản trích. Nhiệm vụ chính bao gồm: tính toán lương đúng, kịp thời; ghi chép các chứng từ; lập báo cáo tiền lương; kiểm soát chi phí nhân sự; đảm bảo tuân thủ luật lao động và luật thuế.

1.3. Các hình thức kế toán tiền lương

Có nhiều hình thức kế toán tiền lương như: nhật ký chung, nhật ký – sổ cái, chứng từ ghi sổ, nhật ký – chứng từ, và kế toán trên máy vi tính. Mỗi hình thức có ưu nhược điểm riêng, tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp lựa chọn.

II. Thực trạng kế toán tiền lương tại Công ty kiến trúc xây dựng đô thị và nông thôn PTS

Khóa luận tốt nghiệp lựa chọn Công ty kiến trúc xây dựng đô thị và nông thôn PTS làm đối tượng nghiên cứu để phân tích thực trạng kế toán tiền lương. Công ty này hoạt động trong lĩnh vực xây dựng với quy mô hơn 100 nhân viên, có nhu cầu quản lý tiền lương phức tạp. Tổ chức bộ máy kế toán gồm trưởng phòng kế toán và các kế toán viên chuyên trách. Chế độ kế toán áp dụng tuân theo Thông tư 107/2015/TT-BTC về chế độ kế toán cho doanh nghiệp. Công ty hiện đang áp dụng phần mềm kế toán để quản lý tiền lương, tuy nhiên vẫn còn một số vấn đề cần hoàn thiện trong quy trình xử lý dữ liệu và báo cáo.

2.1. Khái quát về Công ty PTS

Công ty kiến trúc xây dựng đô thị và nông thôn PTS được thành lập vào năm 2010, chuyên cung cấp dịch vụ thiết kế kiến trúc, xây dựng và quản lý dự án. Công ty có trụ sở chính tại Hà Nội với chi nhánh tại các tỉnh thành. Nhân sự gồm kỹ sư, kiến trúc sư, công nhân kỹ thuật và nhân viên hành chính. Hoạt động kinh doanh đa dạng từ dự án công cộng đến dự án dân dụng.

2.2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty

Bộ máy kế toán của Công ty PTS gồm: phòng kế toán tổng hợp, kế toán tiền lương và bảo hiểm. Mỗi phòng có những người đặc trách khác nhau. Chế độ kế toán áp dụng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. Công ty sử dụng phần mềm kế toán tích hợp để xử lý dữ liệu.

2.3. Cách thức tính lương và trích theo lương

Công ty PTS áp dụng lương cơ bản kết hợp với các khoản phụ cấp dựa trên vị trí công việc. Các khoản trích theo lương bao gồm: bảo hiểm xã hội (8%), bảo hiểm y tế (1.5%), bảo hiểm thất nghiệp (1%), và thuế thu nhập cá nhân theo biểu lũy tiến từng phần. Công ty thanh toán lương hàng tháng vào ngày 25 của tháng.

III. Những vấn đề tồn tại trong kế toán tiền lương hiện nay

Khóa luận tốt nghiệp về hoàn thiện kế toán tiền lương đã phát hiện ra nhiều vấn đề tồn tại cần được cải thiện. Mặc dù Công ty PTS đã áp dụng phần mềm kế toán, nhưng quá trình nhập dữ liệu vẫn còn sơ sài, dễ xảy ra sai sót. Các chứng từ liên quan đến tiền lương không được lưu trữ đầy đủ và có hệ thống. Quy trình kiểm soát nội bộ không chặt chẽ, dẫn đến khó kiểm tra lại số liệu. Báo cáo tiền lương chưa được phân tích chi tiết theo bộ phận, dự án. Cán bộ kế toán chưa thường xuyên cập nhật các chính sách thay đổi về tiền lương và bảo hiểm. Những vấn đề này ảnh hưởng đến độ chính xác thông tin tài chính và tuân thủ pháp luật.

3.1. Vấn đề trong xử lý dữ liệu tiền lương

Dữ liệu tiền lương thường được nhập vào hệ thống chậm trễ, gây khó khăn trong thanh toán kịp thời. Quy trình xác thực dữ liệu chưa nghiêm ngặt, dẫn đến sai sót trong tính toán lương cơ bản, phụ cấp, và các khoản khấu trừ. Cần có quy trình kiểm soát chặt chẽ hơn để đảm bảo tính chính xác.

3.2. Yếu kém trong lưu trữ và quản lý chứng từ

Các chứng từ kế toán liên quan đến lương và bảo hiểm không được sắp xếp, phân loại khoa học. Tài liệu gốc của công nhân lao động không được lưu trữ đầy đủ, gây khó khăn trong kiểm toán và thanh tra. Hệ thống quản lý hồ sơ còn thủ công, không có sao lưu điện tử.

3.3. Thiếu sót trong báo cáo tiền lương

Các báo cáo tiền lương hiện tại chỉ mang tính chất tổng hợp chung, chưa phân tích chi tiết theo bộ phận hoặc dự án. Thông tin về chi phí nhân sự không được liên kết với thông tin dự án, khiến quản lý chi phí kém hiệu quả. Cần lập các báo cáo bổ sung phục vụ quản lý điều hành.

IV. Giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương

Để hoàn thiện kế toán tiền lương, khóa luận tốt nghiệp đề xuất một số giải pháp toàn diện. Trước hết, cần xây dựng quy trình nhập dữ liệu chi tiết với các bước kiểm soát nội bộ cụ thể, đảm bảo tính chính xác từ khâu ban đầu. Thứ hai, hoàn thiện hệ thống lưu trữ chứng từ bằng cách số hóa các tài liệu quan trọng và xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Thứ ba, nâng cao chất lượng báo cáo tiền lương bằng cách lập các báo cáo phân tích theo bộ phận, dự án để hỗ trợ quản lý. Thứ tư, tăng cường đào tạo, cập nhật kiến thức pháp luật về tiền lương và bảo hiểm cho đội ngũ kế toán. Cuối cùng, tối ưu hóa ứng dụng phần mềm kế toán hiện tại để tận dụng tối đa các tính năng có sẵn.

4.1. Hoàn thiện quy trình xử lý dữ liệu tiền lương

Cần xây dựng quy trình chuẩn chi tiết từ lúc tiếp nhận dữ liệu chấm công đến khi tính lương và thanh toán. Thiết lập các điểm kiểm soát: xác nhận dữ liệu chấm công, phê duyệt khoản khấu trừ, kiểm tra chéo lương trả. Sử dụng chứng từ có mã số riêng để theo dõi từng giao dịch.

4.2. Nâng cao quản lý chứng từ và tài liệu

Số hóa các tài liệu kế toán liên quan đến tiền lương, lập hệ thống thư mục tổ chức lưu trữ theo thứ tự thời gian. Lập danh sách chứng từ chi tiết để dễ tra cứu. Bảo vệ dữ liệu bằng cách sao lưu định kỳ trên máy chủ an toàn.

4.3. Cải thiện chất lượng báo cáo tiền lương

Lập báo cáo tiền lương phân tích theo bộ phận, dự án, cấp bậc để hỗ trợ quản lý chi phí. Cung cấp thông tin về tỷ lệ chi phí nhân sự so với doanh thu. Báo cáo định kỳ hàng quý, hàng năm giúp quản lý điều hành nắm bắt tình hình.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1. Cơ sở lý luận về tiền lương và các khoản trích theo lương 1. Khái niệm tiền lương Căn cứ theo Điều 90 của Bộ luật Lao động năm 2019, tiền lương là khoản tiền mà người lao động nhận được từ người sử dụng lao động theo sự thỏa thuận giữa hai bên trong hợp đồng lao động để thực hiện công việc theo sự phân công và yêu cầu từ phía người sử dụng lao động. Tiền lương bao gồm các mức lương theo đặc thù công việc hoặc theo chức danh, các khoản phụ cấp và các khoản bổ sung khác như lương làm thêm giờ, lương theo hiệu suất công việc.

(Quốc hội, 2019) Tại Văn kiện Đại hội XI của Đảng có ghi: “Tiền lương, tiền công phải được coi là giá cả sức lao động, được hình thành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước.” (Văn phòng Trung ương Đảng, 2011) Theo giáo trình Kinh tế nguồn nhân lực của trường Đại học Kinh tế Quốc dân có khái niệm: “Trong nền kinh tế thị trường, sức lao động là hàng hóa. Cũng như những hàng hóa khác, hàng hóa sức lao động cũng có giá trị và giá trị sử dụng. Giá trị của công việc do NLĐ tạo ra đó sẽ được thanh toán bởi người sử dụng lao động dựa trên các quy định chung của pháp luật cũng như chính sách nội bộ của đơn vị. * Khái niệm quỹ tiền lương: quỹ lương là tổng số tiền mà tổ chức, công ty lập ra để trả lương cho toàn bộ công nhân viên thuộc tổ chức, công ty đó.

Thành phần của một quỹ lương bao gồm: + Tiền lương cơ bản: là mức lương thấp nhất mà NLĐ nhận được khi làm việc, được ghi rõ ràng trong mục lương của hợp đồng lao động mà NLĐ và người sử dụng lao động đã thỏa thuận. Lương cơ bản không bao gồm các khoản lương trợ cấp, phụ cấp khác. 4 Lương cơ bản được chia làm 02 nhóm: Nhóm lao động là cán bộ, công chức, viên chức: được tính lương cơ bản theo công thức sau: 𝐋ươ𝐧𝐠 𝐜ơ 𝐛ả𝐧 = 𝐋ươ𝐧𝐠 𝐜ơ 𝐬ở × 𝐇ệ 𝐬ố 𝐥ươ𝐧𝐠 Mức lương cơ sở hiện nay là 2.000 đồng/tháng theo quy định tại Điều 3 Nghị định 73/2024/NĐ-CP. (Chính phủ, 2024) Hệ số lương được áp dụng theo quy định của Nghị định số 204/2004/NĐ-CP.

(Chính phủ, 2004) Nhóm lao động là người làm việc cho doanh nghiệp, cá nhân: do hai bên tự thỏa thuận trong hợp đồng lao động, tuy nhiên để bảo vệ quyền lợi cơ bản của NLĐ thì Nhà nước ban hành các quy định liên quan đến mức lương cơ bản trả cho NLĐ làm việc cho tổ chức, cá nhân không được thấp hơn mức lương tối thiểu áp dụng theo từng khu vực. Mức lương tối thiểu theo vùng được xác định tại Điều 3 của Nghị định 74/2024/NĐ-CP.như sau: Mức lương tối thiểu tháng Mức lương tối thiểu Vùng (đơn vị: đồng/tháng) giờ (đơn vị: đồng/giờ) Vùng I 4.600 (Chính phủ, 2024) + Phụ cấp lương: là khoản tiền dùng để tài trợ, thu hút lao động của riêng mỗi tổ chức, cá nhân bên cạnh mức lương cơ bản thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Có rất nhiều khoản phụ cấp có thể kể đến như: tiền ăn ca; tiền xăng xe, điện thoại, đi lại; tiền nhà ở; tiền sinh nhật; trợ cấp tai nạn lao động; trợ cấp độc hại. Đối với khoản phụ cấp này thì không tính vào tiền lương đóng BHXH.

Căn cứ Điều 30 Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH còn có bao gồm các khoản phụ cấp như: chức vụ, chức danh, trách nhiệm, môi trường làm việc độc hại hoặc nguy hiểm, thâm niên công tác, khu vực, tính chất lưu động, thu hút và những khoản phụ cấp tương tự khác. Đối với các khoản phụ cấp này sẽ tính vào lương đóng BHXH. 5 Tuy nhiên không phải NLĐ nào cũng được trả các khoản phụ cấp trên và pháp luật cũng không quy định bắt buộc người sử dụng lao động phải trả phụ cấp lương. Điều này hoàn toàn phụ thuộc vào quy định của từng tổ chức, cá nhân và theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động áp dụng riêng cho từng cá nhân NLĐ.

+ Tiền thưởng: là số tiền hoặc tài sản hoặc bằng các hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho NLĐ dựa trên kết quả khi người lao động hoàn thành nhiệm vụ, việc khen thưởng sẽ do người sử dụng lao động quyết định thông qua quy chế riêng như: các khoản thưởng theo hiệu quả công việc, thưởng lễ, tết,. + Các khoản bổ sung khác gồm có: tiền lương và khoản chi trả cho thời gian làm thêm giờ trong thời gian nghỉ phép, nghỉ lễ,. * Thời điểm chi trả tiền lương: được quy định tại Điều 97 của Bộ luật Lao động năm 2019: + Đối với người lao động nhận lương theo giờ, ngày hoặc tuần: tiền lương sẽ được thanh toán sau mỗi ca, ngày hoặc tuần làm việc, hoặc có thể được trả gộp theo thỏa thuận giữa hai bên, nhưng tối đa sau 15 ngày phải thực hiện một lần trả gộp. + Đối với hình thức trả lương theo tháng: người lao động sẽ nhận lương một lần mỗi tháng hoặc chia theo từng nửa tháng, tùy vào sự thống nhất giữa hai bên và cần xác định thời điểm chi trả cụ thể.

+ Trường hợp người lao động nhận lương khoán hoặc theo sản phẩm: khoản tiền công được chi trả dựa trên thỏa thuận giữa hai bên. Nếu công việc kéo dài trong nhiều tháng, người lao động sẽ được tạm ứng lương hằng tháng theo khối lượng công việc đã hoàn thành. Trong những trường hợp bất khả kháng dù đã cố gắng khắc phục nhưng không thể trả lương đúng hạn, thì thời gian chậm trễ không được vượt quá 30 ngày. (Quốc hội, 2019) * Nguyên tắc trả lương: căn cứ tại khoản 1 Điều 94 Bộ luật Lao động 2019 + Thứ nhất, người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn cho người lao động.

+ Thứ hai, việc sử dụng tiền lương là quyền cá nhân của người lao động, người sử dụng lao động không được phép ép buộc họ chi tiêu theo ý muốn của mình. Khái niệm các khoản trích theo lương Ngoài việc chi trả tiền lương, người sử dụng lao động và người lao động còn cần trích một phần thu nhập theo tỷ lệ phần trăm nhất định để đóng góp vào các quỹ được quy định trong chế độ nhằm đảm bảo quyền lợi cho chính bản thân họ bao gồm: bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ). + Theo quy định tại khoản 1, Điều 3 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 “BHXH là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội”. (Quốc hội, 2014) + Theo khoản 1 Điều 1 Luật Bảo hiểm y tế sửa đổi 2014: “BHYT là hình thức bảo hiểm bắt buộc được áp dụng đối với các đối tượng theo quy định của Luật Bảo hiểm Y tế để chăm sóc sức khỏe, không vì mục đích lợi nhuận do Nhà nước tổ chức thực hiện”.

(Quốc hội, 2014) + Theo khoản 4 Điều 3 Luật Việc làm 2013: “BHTN là chế độ nhằm bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi bị mất việc làm, hỗ trợ người lao động học nghề, duy trì việc làm, tìm việc làm trên cơ sở đóng vào Quỹ bảo hiểm thất nghiệp”. (Quốc hội, 2013; Quốc hội, 2013) + Căn cứ khoản 2 Điều 26 Luật Công đoàn 2012: “KPCĐ là nguồn tài trợ cho hoạt động đoàn ở các cấp, do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đóng trong hoạt động của đơn vị mình. Đây được xem là một nguồn thu của tài chính công đoàn”. (Quốc hội, 2012) Căn cứ Điều 85 và Điều 86 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và hướng dẫn tại Nghị định 58/2020/NĐ-CP, Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, các khoản bảo hiểm được trích theo lương và tỷ lệ phần trăm trích như sau: Trích vào chi phí Trích vào lương của Các khoản trích theo lương Tổng của doanh nghiệp người lao động 1.

Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17. Bảo hiểm y tế (BHYT) 3% 1. Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1% 1% 2% 4. Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2% 2% Tổng các khoản bảo hiểm 23.5% 34% (Quốc hội, 2014), (Chính phủ, 2020) và (Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, 2017) 7 Như vậy, hàng tháng thì tỷ lệ phần trăm các khoản bảo hiểm trích theo lương mà người lao động phải chịu là 10,5% trừ vào lương, doanh nghiệp chịu 23.5% hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Các hình thức trả lương Tiền lương là nguồn sống, nguồn thu nhập chủ yếu của NLĐ, vì thế người sử dụng lao động phải đảm bảo hình thức chi trả lương phù hợp, xứng đáng với công sức người lao động bỏ ra và bảo đảm cuộc sống cơ bản, duy trì mức sống tối thiểu là một trong những mục tiêu chính khi quy định về tiền lương. Theo đó thì Bộ luật Lao động không bắt buộc áp dụng hình thức trả lương cho bất kỳ người sử dụng lao động nào, nghĩa là: người lao động và người sử dụng lao động sẽ thống nhất về phương thức trả lương. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có quyền quyết định phương thức trả lương. Khi trả lương qua tài khoản cá nhân của người lao động, doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm thanh toán các khoản phí liên quan đến việc mở tài khoản và chuyển tiền lương.

Hiện tại, các bên có thể thỏa thuận ai sẽ là bên chịu các khoản phí này. (Quốc hội, 2019) Căn cứ theo khoản 1 Điều 96 Bộ luật Lao động và theo điểm b khoản 1 Điều 54 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn cụ thể về hình thức trả lương, doanh nghiệp và người lao động thỏa thuận trong hợp đồng đồng lao động về hình thức trả lương, theo đó có 3 hình thức trả lương như sau: Thứ nhất, hình thức trả lương theo thời gian: + Lương tháng là khoản thu nhập được chi trả cho người lao động sau một tháng làm việc. + Lương tuần là khoản trả cho một tuần làm việc. Nếu hợp đồng quy định trả lương theo tháng thì lương tuần được tính bằng cách nhân lương tháng với 12 và chia cho 52.

+ Lương ngày được trả theo số ngày làm việc thực tế. Nếu thỏa thuận lương tháng thì lương ngày tính bằng lương tháng chia cho số ngày làm việc tiêu chuẩn trong tháng. Trường hợp tính theo tuần thì lương ngày là lương tuần chia cho số ngày làm việc trong tuần đã thỏa thuận. + Lương theo giờ là khoản thu nhập cho mỗi giờ làm việc.