CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1. Khái niệm hàng tồn kho Trong chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) số 02, được Bộ Tài chính ban hành thông qua Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 đã quy định rõ: Hàng tồn kho: Là những tài sản: (a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; (b) Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; (c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho bao gồm: - Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; - Chi phí dịch vụ dở dang 1.
Đặc điểm của hàng tồn kho Hàng tồn kho tại mỗi doanh nghiệp với các loại hình và lĩnh vực hoạt động khác nhau thì cũng sẽ có những đặc điểm riêng phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp đó, song nhìn chung hàng tồn kho vẫn sẽ có những đặc điểm chung nổi bật như sau: 16 - Hàng tồn kho được xếp vào nhóm tài sản ngắn hạn và thường đóng góp tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. - Do được tạo lập từ nhiều nguồn khác nhau và chịu ảnh hưởng bởi các khoản chi phí đầu vào không đồng nhất, giá gốc của hàng tồn kho tại doanh nghiệp thường có sự khác biệt giữa các loại và từng thời điểm. - Hàng tồn kho thường được cất trữ, bảo quản ở nhiều địa điểm khác nhau, do nhiều người quản lý nên có thể bị mất mát, khó kiểm soát về mặt số lượng. - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường có tính chất đa dạng về chủng loại, mẫu mã và đặc điểm vật lý, kéo theo yêu cầu bảo quản khác nhau tùy theo từng loại hàng hóa.
Trong quá trình lưu trữ, hàng tồn kho có thể phát sinh các dạng hao mòn hữu hình như hư hỏng, xuống cấp do điều kiện bảo quản không đảm bảo. Bên cạnh đó, hàng tồn kho cũng có nguy cơ chịu tác động của các yếu tố hao mòn vô hình như lỗi thời về mẫu mã, không còn phù hợp với thị hiếu thị trường hoặc mất giá trị sử dụng do thay đổi công nghệ. - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp có tính biến động cao do thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ nhập – xuất trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời, hàng tồn kho không ngừng chuyển đổi hình thái vật chất, từ nguyên vật liệu ban đầu qua các công đoạn chế biến, sản xuất để tạo thành sản phẩm hoàn chỉnh, qua đó tiếp tục tham gia vào chu trình lưu chuyển hàng hóa và tài sản ngắn hạn.
- Việc xác định được giá trị, chất lượng, tình trạng hàng tồn kho rất khó khăn, phức tạp. Có nhiều loại hàng tồn kho khó phân loại, xác định giá trị như đồ cổ, kim loại quý, tác phẩm nghệ thuật,. Phân loại hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) số 2, hàng tồn kho được chia thành 3 loại: - Hàng tồn kho hàng tồn kho được nắm giữ nhằm mục đích bán ra trong chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường. Nhóm này bao gồm bao gồm: hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi bán, hàng gửi đi gia công chế biến, thành phẩm tồn kho.
17 - Hàng tồn kho đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang, bao gồm: sản phẩm chưa hoàn thiện, sản phẩm hoàn thành nhưng chưa thực hiện thủ tục nhập kho và các khoản chi phí dịch vụ dở dang. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm: nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến, hàng mua đang đi đường chưa về nhập kho. Vai trò của hàng tồn kho trong doanh nghiệp Hàng tồn kho đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo sự liên tục của hoạt động sản xuất và kinh doanh. Nó giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro khi chuỗi cung ứng bị gián đoạn do các yếu tố ngoài tầm kiểm soát như khủng hoảng kinh tế, biến động chính trị, hoặc sự cố vận chuyển.
Việc dự trữ nguyên vật liệu và thành phẩm đủ lớn giúp doanh nghiệp tránh tình trạng ngừng sản xuất, đồng thời đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng mà không phải chờ đợi nguồn cung. Ngoài ra, hàng tồn kho còn tạo ra sự linh hoạt trong kế hoạch sản xuất và bán hàng, cho phép doanh nghiệp điều chỉnh sản lượng một cách hợp lý theo biến động của thị trường. Nhờ vậy, doanh nghiệp không chỉ duy trì hiệu quả kinh doanh mà còn tối ưu hóa quy trình vận hành, tăng cường khả năng cạnh tranh. Tóm lại, hàng tồn kho là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định và sẵn sàng đáp ứng nhu cầu thị trường một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Tùy theo loại hình và lĩnh vực hoạt động, hàng tồn kho tại mỗi doanh nghiệp có thể đảm nhận những vai trò nhất định, riêng biệt. Song nhìn chung, xét dưới góc độ tài chính – kế toán, hàng tồn kho luôn là một khoản mục quan trọng trong cơ cấu vốn lưu động ngắn hạn. Khoản mục này phản ánh quy mô dự trữ hàng hóa phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh; đồng thời thể hiện tốc độ luân chuyển hàng tồn kho cũng như mức độ sinh lời của doanh nghiệp. Bên cạnh việc cung cấp thông tin về giá trị và khối lượng hàng tồn, hàng tồn kho còn là cơ sở để tính toán các chỉ số tài chính thiết yếu như vòng quay hàng tồn kho và số ngày cho một vòng quay, qua đó hỗ trợ việc đánh giá hiệu quả sử dụng vốn và hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1. Xác định giá trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp a. Xác định giá trị hàng nhập kho Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) số 02, được Bộ Tài chính ban hành thông qua Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 thì giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
❖ Giá gốc hàng tồn kho Giá gốc của hàng tồn kho được xác định bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm: Giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Trong trường hợp hàng mua được hưởng các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất sẽ được trừ (-) khỏi chi phí mua. Chi phí chế biến hàng tồn kho là những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm.
Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho. Ví dụ, trong giá gốc thành phẩm có thể bao gồm chi phí thiết kế sản phẩm cho một đơn đặt hàng cụ thể. Trong chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 cũng chỉ rõ chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho, bao gồm: - Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường; 19 - Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản - Chi phí bán hàng; - Chi phí quản lý doanh nghiệp. - Chi phí cung cấp dịch vụ ❖ Giá trị thuần có thể thực hiện được Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thiện sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Xác định giá trị hàng xuất kho Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, các phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho gồm: ❖ Giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền Giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền được xác định dựa trên giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho, bao gồm cả phần tồn đầu kỳ và phần phát sinh trong kỳ do mua hoặc sản xuất. Việc tính giá trị trung bình có thể được thực hiện theo từng kỳ kế toán hoặc sau mỗi lần nhập hàng, tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Công thức tính: Ưu điểm: Phương pháp bình quân gia quyền có cách tính đơn giản, dễ áp dụng trong thực tế. Do chỉ cần xác định giá trị xuất kho theo đơn giá bình quân một lần vào cuối kỳ.
Đây là phương pháp phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có số lượng lớn hàng hóa cùng loại và giá trị không biến động quá lớn. Nhược điểm: Tính chính xác của số liệu khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp này thường không cao, dẫn đến việc doanh nghiệp phải chấp nhận một mức độ sai số. Hơn nữa, việc tính giá xuất kho chỉ thực hiện vào cuối kỳ kế toán, điều này có thể ảnh hưởng đến báo 20 cáo của các phần hành khác và không cung cấp đầy đủ thông tin kế toán ngay từ thời điểm phát sinh. ❖ Giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền tức thời Khi áp dụng phương pháp này, kế toán sẽ xác định lại giá trị tồn kho của từng loại hàng hóa sau mỗi lần nhập hàng.
Theo đó đơn giá xuất kho mỗi lần xuất có thể khác nhau trong cùng một kỳ kế toán.
