Tổng quan nghiên cứu

Thành phố Hồ Chí Minh là trung tâm giáo dục đại học lớn của cả nước, quy tụ 24 trường đại học vào năm 2002, chiếm khoảng 26% tổng số trường đại học trên toàn quốc. Trong bối cảnh chuyển dịch từ cơ chế kế hoạch hóa tập trung sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, hệ thống giáo dục đại học đối mặt với áp lực hiện đại hóa phương pháp giảng dạy từ truyền thụ một chiều sang hướng dẫn người học tự nghiên cứu. Theo định hướng của Quyết định số 47/2001/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, việc xây dựng mạng lưới thư viện đại học hiện đại và hình thành hệ thống thư viện điện tử liên thông là yêu cầu cấp thiết để nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực.

Vấn đề cốt lõi được luận văn giải quyết là sự thiếu đồng bộ và những rào cản mang tính hệ thống trong tổ chức và quản lý thư viện đại học tại Thành phố Hồ Chí Minh. Luận văn tiến hành phân tích toàn diện hiện trạng bộ máy tổ chức, cơ sở hạ tầng thông tin, năng lực nhân sự và cơ chế tài chính tại 21 trường đại học tiêu biểu trên địa bàn, gồm 13 trường công lập và 8 trường ngoài công lập. Phạm vi nghiên cứu bao quát tiến trình lịch sử từ năm 1975 đến năm 2002, trong đó tập trung so sánh hai giai đoạn phát triển: thời kỳ bao cấp 1975-1990 và giai đoạn đổi mới từ năm 1991 đến năm 2002. Công trình mang lại ý nghĩa thực tiễn lớn khi cung cấp hệ thống dữ liệu thực nghiệm chuẩn xác, làm căn cứ khoa học giúp các nhà hoạch định chính sách giáo dục và các trường đại học tối ưu hóa nguồn lực đầu tư, chuyển đổi phương thức phục vụ bạn đọc và đẩy nhanh tiến trình hội nhập quốc tế.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết quản lý công hiện đại và lý thuyết tổ chức dịch vụ thông tin thư viện làm nền tảng phân tích. Trọng tâm của khung lý thuyết là mô hình chuyển dịch cơ chế vận hành từ quản lý hành chính bao cấp sang quản trị định hướng phục vụ khách hàng, trong đó người sử dụng thư viện (giảng viên, cán bộ, sinh viên) được coi là trung tâm của chu trình cung ứng dịch vụ. Các khái niệm cốt lõi được hệ thống hóa xuyên suốt công trình bao gồm: tổ chức kho mở (open access), tự động hóa thư viện, tiêu chuẩn hóa biên mục và liên thông thông tin (resource sharing).

Về mặt nghiệp vụ thư viện quốc tế, tác giả tích hợp hai khung quy chuẩn kỹ thuật tiêu biểu: quy tắc biên mục theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD kết hợp AACR2 và các hệ thống phân loại tài liệu khoa học như Bảng phân loại thập phân Dewey (DDC), Bảng phân loại Thư viện Quốc hội Mỹ (LC) cùng Bảng phân loại thư viện - thư mục Liên Xô (BBK). Sự kết hợp này tạo nên hệ quy chiếu lý luận vững chắc để đánh giá mức độ tương thích và chuẩn hóa của các thư viện đại học Việt Nam so với chuẩn mực của các thư viện đại học tiên tiến trên thế giới.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp điều tra thực nghiệm kết hợp phân tích thống kê mô tả và phương pháp so sánh lịch sử. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ 21 trường đại học lớn tại Thành phố Hồ Chí Minh, chia thành 13 trường công lập (chiếm 61,9%) và 8 trường dân lập, bán công (chiếm 38,1%). Phương pháp chọn mẫu toàn bộ được áp dụng nhằm đảm bảo tính đại diện tuyệt đối cho hệ thống thư viện đại học trên địa bàn, không bỏ sót các phân nhóm trường đào tạo đa ngành hay trường chuyên ngành đặc thù.

Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua ba công cụ khảo sát thực tế vào tháng 9 năm 2002: phiếu điều tra tình hình hoạt động thư viện gửi ban lãnh đạo, phiếu phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý và phiếu thăm dò ý kiến độc giả với hàng trăm mẫu khảo sát từ sinh viên và giảng viên. Dữ liệu thứ cấp được tổng hợp từ các báo cáo thường niên, niên giám thống kê giáo dục và hệ thống văn bản pháp quy từ năm 1975 đến năm 2002. Tác giả lựa chọn phương pháp phân tích định lượng kết hợp định tính nhằm đối chiếu trực tiếp sự biến chuyển qua hai giai đoạn 1975-1990 và 1991-2002, từ đó lý giải thỏa đáng nguyên nhân của các điểm nghẽn trong quản trị thư viện đương đại.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực tế tại 21 thư viện đại học mang lại bốn phát hiện then chốt về thực trạng tổ chức và quản trị:

Thứ nhất, quy mô vốn tài liệu còn rất khiêm tốn và phân hóa rõ nét. Chỉ duy nhất 1 thư viện sở hữu vốn sách trên 100.000 bản, chiếm tỷ lệ 4,76%; có 3 thư viện đạt quy mô trên 50.000 bản, chiếm 14,28%; trong khi đa số gồm 11 thư viện có quy mô từ 10.000 bản trở lên, chiếm 52,38%. Thư viện của các trường đào tạo khối văn hóa nghệ thuật và thể thao chỉ đạt quy mô dưới 10.000 bản sách.

Thứ hai, bước chuyển biến đột phá từ mô hình kho đóng sang mô hình kho mở. Có tới 15 trên 21 thư viện đã áp dụng mô hình kho mở hoàn toàn, chiếm tỷ lệ 71,43%; 5 thư viện duy trì hình thức kết hợp kho mở và kho đóng, chiếm 23,8%; và chỉ còn 1 thư viện duy trì hình thức kho đóng truyền thống, chiếm 4,76%. Sự thay đổi này giúp độc giả trực tiếp tiếp cận giá sách, rút ngắn đáng kể thời gian chờ đợi tài liệu từ 30-60 phút xuống còn vài phút.

Thứ ba, sự đa dạng nhưng thiếu chuẩn hóa trong kỹ thuật nghiệp vụ và xử lý tài liệu. Có 16 trên 21 thư viện áp dụng chuẩn mô tả ISBD, đạt 76,2%; 15 trên 21 thư viện chọn khung phân loại Dewey, đạt 71,43%. Nguồn bổ sung vốn tài liệu hàng năm chủ yếu phụ thuộc vào mua sắm thương mại, chiếm 80% đến 90%; nguồn tài trợ, biếu tặng chiếm 5% đến 10%; và sao chép nhân bản chiếm từ 5% đến 10%.

Thứ tư, sự thiếu hụt nghiêm trọng về nhân lực và trang thiết bị công nghệ. Chỉ có 8 trên 21 thư viện có quy mô nhân sự từ 10 cán bộ trở lên, chiếm 38%; các đơn vị còn lại chỉ dao động từ 1 đến 9 nhân viên. Trang bị tin học phục vụ người đọc phân bổ không đều: Thư viện Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn dẫn đầu với 50 máy tính dành cho sinh viên, trong khi nhiều thư viện đại học dân lập chỉ có từ 2 đến 5 máy hoặc chưa có máy tính cho bạn đọc.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân dẫn đến thực trạng phân tán và quy mô nhỏ của hệ thống thư viện bắt nguồn từ cơ chế tài chính và quản lý phân tán thời kỳ hậu bao cấp. Trước năm 1990, ngân sách nhà nước hạn hẹp khiến thư viện chỉ đóng vai trò kho lưu trữ giáo trình, việc bổ sung tài liệu mang nặng tính chủ quan của thủ thư mà không bám sát nhu cầu đào tạo. Giai đoạn sau năm 1991, dù các trường dân lập và bán công ra đời đã thúc đẩy đa dạng hóa nguồn lực, nhưng việc đầu tư cơ sở hạ tầng vẫn mang tính chắp vá, ưu tiên giảng đường và phòng thí nghiệm hơn thư viện.

Khi so sánh với các thư viện đại học quốc tế, khoảng cách phát triển là rất lớn. Tại Mỹ, hơn 100 thư viện đại học sở hữu bộ sưu tập trên 1 triệu bản sách, tiêu biểu như Thư viện Đại học Harvard với hơn 12 triệu bản sách. Tại Châu Âu, các trường đại học tại Oxford, Paris, London đều duy trì từ 1,5 triệu đến 3 triệu bản tài liệu và vận hành hệ thống danh mục liên hợp quốc gia như mạng French Pancatalog. Ngay tại khu vực Đông Nam Á, các đại học tại Singapore hay Thái Lan đều đã xây dựng thư viện điện tử kết nối mạng diện rộng. Các phát hiện và số liệu trong luận văn được mô hình hóa sinh động thông qua hệ thống bảng thống kê trang thiết bị, sơ đồ quy trình xử lý tài liệu và biểu đồ phân bổ nhân lực, phản ánh rõ nét nhu cầu cấp bách phải cấu trúc lại toàn bộ hệ thống thư viện đại học Thành phố Hồ Chí Minh.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực chứng, luận văn đưa ra 4 nhóm giải pháp chiến lược nhằm hiện đại hóa tổ chức và quản lý thư viện đại học:

Thứ nhất, chuẩn hóa hạ tầng công nghệ thông tin và xây dựng thư viện điện tử. Ban Giám hiệu các trường cần phê duyệt kế hoạch trang bị hệ thống máy chủ chuyên dụng, máy quét mã vạch và phần mềm quản trị thư viện tích hợp (ILMS) đạt chuẩn quốc tế. Mục tiêu đến năm 2005 đạt 100% tài liệu mới được số hóa biểu ghi mục lục trực tuyến (OPAC) và tối thiểu 30% tài liệu nội sinh như luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học được chuyển giao sang định dạng số.

Thứ hai, thiết lập mạng lưới liên hiệp và liên thông thư viện toàn thành phố. Các trường đại học trên địa bàn cần phối hợp xây dựng mạng City Web nhằm chia sẻ mục lục biên mục tập trung, cho phép bạn đọc tra cứu và thực hiện dịch vụ mượn liên thư viện. Hiệp hội Thư viện và các trường đại học thành viên cần hoàn thành quy chế phối hợp chia sẻ tài nguyên trước quý IV năm 2004, giúp giảm thiểu 40% chi phí bổ sung tài liệu trùng lặp.

Thứ ba, tái cơ cấu tổ chức bộ máy và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Phòng Tổ chức cán bộ các trường cần ban hành khung năng lực chuẩn cho thủ thư, đẩy mạnh đào tạo kỹ năng tin học và ngoại ngữ chuyên ngành. Đặt mục tiêu đến năm 2005 có ít nhất 65% nhân sự thư viện đạt trình độ đại học đúng chuyên ngành thông tin thư viện, đồng thời áp dụng chính sách đãi ngộ tương đương ngạch giảng viên nhằm thu hút nhân tài.

Thứ tư, cải cách triệt để thủ tục tài chính và bổ sung vốn tài liệu. Ban Giám hiệu cần phân cấp quyền tự chủ ngân sách cho Giám đốc thư viện, bãi bỏ quy trình phê duyệt danh mục mua sách rườm rà qua nhiều phòng ban, rút ngắn thời gian mua sắm tài liệu ngoại văn từ vài tháng xuống dưới 15 ngày. Tăng tỷ trọng ngân sách bổ sung tài liệu hàng năm đạt mức tối thiểu 5% tổng kinh phí hoạt động thường xuyên của trường đại học.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị thực tiễn sâu sắc cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

Nhóm thứ nhất là Ban Giám hiệu và các nhà hoạch định chiến lược giáo dục đại học. Nghiên cứu cung cấp bức tranh tổng thể về hạ tầng thông tin, giúp lãnh đạo nhà trường đưa ra các quyết định đầu tư đúng đắn về cơ sở vật chất, phân bổ ngân sách thư viện hợp lý và xây dựng kế hoạch chuyển đổi số giáo dục dài hạn.

Nhóm thứ hai là Ban Giám đốc và cán bộ quản lý hệ thống thư viện. Luận văn là cẩm nang nghiệp vụ hữu ích với các hướng dẫn chi tiết về chuyển đổi mô hình kho mở, lựa chọn chuẩn biên mục ISBD, ứng dụng khung phân loại Dewey và chuẩn hóa quy trình phục vụ bạn đọc nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ thông tin.

Nhóm thứ ba là giảng viên, chuyên gia và nghiên cứu sinh ngành Khoa học Thông tin - Thư viện và Quản lý công. Tài liệu cung cấp hệ thống dữ liệu điều tra thực nghiệm giá trị, phương pháp luận nghiên cứu thực chứng và hệ quy chiếu lịch sử quý báu về sự phát triển của thư viện đại học Việt Nam giai đoạn chuyển giao thế kỷ.

Nhóm thứ tư là học viên cao học và sinh viên các ngành Khoa học Xã hội. Luận văn là mô hình tham khảo chuẩn mực về kết cấu khoa học, kỹ năng thu thập số liệu hiện trường, phương pháp thiết kế phiếu thăm dò ý kiến độc giả và nghệ thuật lập luận chặt chẽ trong một công trình tốt nghiệp thạc sĩ đạt điểm tuyệt đối.

Câu hỏi thường gặp

Khác biệt căn bản trong công tác quản lý tài liệu giữa giai đoạn 1975-1990 và từ 1991 đến nay là gì? Giai đoạn 1975-1990 vận hành theo cơ chế bao cấp, tổ chức kho đóng hoàn toàn, việc bổ sung tài liệu thụ động và xử lý nghiệp vụ hoàn toàn thủ công bằng phiếu mục lục. Giai đoạn từ năm 1991 đến nay đánh dấu bước chuyển sang kho mở, ứng dụng máy vi tính, áp dụng chuẩn quốc tế ISBD và bổ sung tài liệu theo nhu cầu thực tế của người đọc.

Vì sao mô hình kho mở được áp dụng tại 71,43% thư viện đại học được khảo sát? Mô hình kho mở khắc phục triệt để sự lãng phí thời gian của bạn đọc và thủ thư. Thay vì chờ đợi từ 30 đến 60 phút để nhận sách qua quầy mượn, độc giả được trực tiếp vào kho chọn lựa tài liệu trên giá, nâng cao tỷ lệ quay vòng sách và tối ưu hóa không gian nghiên cứu tự học trong trường đại học.

Thực trạng vốn tài liệu của các thư viện đại học Thành phố Hồ Chí Minh cách biệt ra sao so với quốc tế? Khoảng cách vốn tài liệu là rất lớn khi các thư viện đại học Thành phố Hồ Chí Minh chỉ đạt quy mô từ 1% đến 10% so với thế giới. Đa số thư viện khảo sát chỉ có từ 10.000 đến 30.000 bản sách, trong khi hơn 100 đại học tại Mỹ sở hữu trên 1 triệu bản và Thư viện Đại học Harvard có tới hơn 12 triệu bản tài liệu.

Quy trình bổ sung tài liệu gặp những vướng mắc tài chính nào theo phân tích của tác giả? Khó khăn lớn nhất là thủ tục phê duyệt hành chính rườm rà. Thư viện không có quyền tự chủ tài chính mà phải lập danh mục chi tiết trình Hiệu trưởng và Phòng Tài vụ duyệt từng tên sách. Quy trình này kéo dài nhiều tuần khiến sách hay trên thị trường bị bán hết trước khi thủ thư được cấp kinh phí giải ngân.

Những giải pháp đột phá nào được đề xuất nhằm phát triển nguồn nhân lực thư viện? Tác giả đề xuất xây dựng cơ chế đãi ngộ cán bộ thư viện tương đương ngạch giảng viên đại học, tổ chức các khóa bồi dưỡng kép về chuyên môn thư viện và tin học quản trị. Mục tiêu là chuyển đổi vai trò của người làm thư viện từ thủ kho thuần túy thành chuyên gia hướng dẫn tra cứu và khai thác thông tin khoa học.

Kết luận

Luận văn thạc sĩ của tác giả Âu Thị Cẩm Linh là công trình nghiên cứu quy mô, phản ánh chân thực bức tranh toàn cảnh của hệ thống thư viện đại học Thành phố Hồ Chí Minh:

  • Tổng hợp và phân tích dữ liệu thực nghiệm toàn diện từ 21 trường đại học lớn trên địa bàn, làm rõ sự biến chuyển lịch sử qua hai giai đoạn 1975-1990 và 1991-2002.
  • Chỉ rõ 4 rào cản nội tại kìm hãm sự phát triển của hệ thống thư viện bao gồm: vốn tài liệu nghèo nàn, nhân lực thiếu chuẩn hóa, hạ tầng công nghệ rời rạc và cơ chế quản lý tài chính quan liêu.
  • Khẳng định tính tất yếu của việc chuyển dịch sang mô hình kho mở và chuẩn hóa nghiệp vụ theo các tiêu chuẩn quốc tế ISBD và bảng phân loại Dewey.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp đồng bộ có tính khả thi cao, đặt nền móng cho việc xây dựng mạng lưới thư viện điện tử liên thông City Web giai đoạn 2003-2008.
  • Đạt điểm số tuyệt đối 10/10 cùng đánh giá xuất sắc từ Hội đồng chấm luận văn, khẳng định giá trị khoa học và đóng góp thực tiễn to lớn cho ngành Quản lý kinh tế và nhà nước.

Để xây dựng hệ thống đại học hiện đại đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước, các nhà quản lý giáo dục cần nhanh chóng hiện thực hóa các khuyến nghị trong luận văn, ưu tiên đầu tư ngân sách và tái cấu trúc hệ thống thư viện đại học thành những trung tâm thông tin tri thức tiên tiến ngay hôm nay.