Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh ngành y tế Việt Nam đang không ngừng phát triển nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ khám chữa bệnh, việc áp dụng các công cụ quản lý hiện đại như 5S trở thành một giải pháp thiết yếu. 5S, gồm Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng, là phương pháp quản lý môi trường làm việc nhằm tạo ra không gian làm việc khoa học, sạch sẽ, giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu quả công việc. Tại Bệnh viện đa khoa khu vực tỉnh An Giang, 5S được triển khai từ năm 2018 và đã có những tác động tích cực đến môi trường làm việc, tuy nhiên vẫn còn tồn tại nhiều khó khăn trong việc duy trì và phát huy hiệu quả.

Nghiên cứu được thực hiện tại Khoa Dinh dưỡng của bệnh viện trong năm 2021 với mục tiêu chính: (1) Mô tả kết quả thực hiện 5S tại Khoa Dinh dưỡng; (2) Phân tích các thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực hiện 5S. Nghiên cứu sử dụng thiết kế mô tả cắt ngang kết hợp phương pháp định lượng và định tính, thu thập dữ liệu từ 11 vị trí trong khoa với 88 lần đánh giá định kỳ và 6 cuộc phỏng vấn sâu, thảo luận nhóm với các đối tượng liên quan.

Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp bằng chứng khoa học để bệnh viện và các đơn vị y tế khác có thể điều chỉnh, hoàn thiện quy trình thực hiện 5S, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ y tế, giảm chi phí vận hành và tăng sự hài lòng của nhân viên cũng như người bệnh. Nghiên cứu cũng góp phần làm rõ các yếu tố ảnh hưởng đến việc triển khai 5S trong môi trường bệnh viện Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh nguồn lực còn hạn chế.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên khung lý thuyết hệ thống y tế của Tổ chức Y tế Thế giới, kết hợp với các nghiên cứu về thuận lợi và khó khăn trong thực hiện 5S tại các cơ sở y tế. Khung lý thuyết tập trung phân tích 6 nhóm yếu tố tác động đến việc thực hiện 5S: nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất và trang thiết bị, hệ thống thông tin, quản trị điều hành và dịch vụ y tế. Mỗi yếu tố có thể tạo thuận lợi hoặc gây khó khăn cho việc duy trì và phát triển hoạt động 5S.

Ngoài ra, nghiên cứu áp dụng mô hình 5S trong quản lý chất lượng toàn diện (TQM) và phương pháp quản lý tinh gọn (Lean Management) trong y tế, nhấn mạnh vai trò của 5S như nền tảng để cải tiến liên tục, nâng cao hiệu quả và an toàn trong chăm sóc sức khỏe. Các khái niệm chính bao gồm: Sàng lọc (Seiri), Sắp xếp (Seiton), Sạch sẽ (Seiso), Săn sóc (Seiketsu), Sẵn sàng (Shitsuke), cùng với các công cụ đánh giá như bảng kiểm chấm điểm 5S được điều chỉnh phù hợp với môi trường bệnh viện.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng thiết kế mô tả cắt ngang kết hợp phương pháp định lượng và định tính. Phương pháp định lượng được thực hiện trước nhằm đánh giá kết quả thực hiện 5S tại 11 vị trí trong Khoa Dinh dưỡng, với tổng cộng 88 lần đánh giá trong tháng 7 và 8 năm 2021. Mỗi vị trí được đánh giá 2 lần/tuần, ngẫu nhiên trong giờ làm việc, sử dụng bảng kiểm chấm điểm 5S của Bệnh viện Nhi Thanh Hóa đã được điều chỉnh.

Phương pháp định tính được thực hiện sau, gồm 3 cuộc phỏng vấn sâu với đại diện lãnh đạo bệnh viện, phòng Quản lý chất lượng và Khoa Dinh dưỡng, cùng 3 cuộc thảo luận nhóm với 27 người tham gia gồm nhân viên khoa, lãnh đạo các phòng ban hỗ trợ và người bệnh/người nhà sử dụng suất ăn dinh dưỡng. Mẫu định tính được chọn theo phương pháp chọn mẫu có chủ đích nhằm thu thập thông tin đa chiều về thuận lợi và khó khăn trong thực hiện 5S.

Dữ liệu định lượng được phân tích bằng thống kê mô tả, tính điểm trung bình từng trụ cột 5S và so sánh mức độ đạt được theo thang điểm tối đa 2,5. Dữ liệu định tính được mã hóa và phân tích nội dung nhằm làm rõ các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện 5S. Toàn bộ quá trình nghiên cứu tuân thủ các quy định đạo đức nghiên cứu y sinh.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Kết quả thực hiện 5S tại Khoa Dinh dưỡng: Điểm trung bình các trụ cột 5S được đánh giá trên thang điểm 2,5 như sau: Sàng lọc (S1) đạt 2,39 (95,6%) xếp loại tốt; Sắp xếp (S2) đạt 2,03 (81,2%) xếp loại khá; Sạch sẽ (S3) đạt 2,08 (83,2%) xếp loại khá; Săn sóc (S4) đạt 1,41 (56,4%) xếp loại trung bình; Sẵn sàng (S5) đạt 1,61 (64,4%) xếp loại trung bình. Kết quả cho thấy ba trụ cột đầu tiên được thực hiện tương đối tốt, trong khi hai trụ cột cuối còn nhiều hạn chế.

  2. Thuận lợi trong thực hiện 5S: Nguồn nhân lực có sự ủng hộ từ lãnh đạo bệnh viện và khoa, nhân viên được đào tạo bài bản về 5S; tài chính được hỗ trợ một phần từ bệnh viện; cơ sở vật chất và trang thiết bị tương đối đầy đủ, được bảo trì kịp thời; hệ thống thông tin đa dạng, hỗ trợ truyền tải và giám sát hoạt động 5S; quản trị điều hành có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban; dịch vụ y tế được cải thiện nhờ môi trường làm việc khoa học.

  3. Khó khăn trong thực hiện 5S: Ý thức tự giác của một số nhân viên còn hạn chế, dẫn đến việc duy trì 5S chưa đều; áp lực công việc và quá tải bệnh nhân làm giảm thời gian thực hiện; nguồn tài chính hạn chế ảnh hưởng đến việc mua sắm trang thiết bị mới; cơ sở vật chất cũ kỹ một số khu vực chưa được cải tạo kịp thời; hệ thống thông tin chưa đồng bộ hoàn toàn; quản trị điều hành còn thiếu các cơ chế giám sát, khen thưởng và xử phạt hiệu quả.

  4. So sánh với các nghiên cứu khác: Kết quả tương tự với các nghiên cứu tại các bệnh viện trong nước và quốc tế, khi ba trụ cột đầu của 5S thường được thực hiện tốt hơn so với hai trụ cột cuối do yêu cầu duy trì và rèn luyện thói quen. Các yếu tố thuận lợi và khó khăn cũng tương đồng, đặc biệt là vai trò của lãnh đạo và nguồn lực tài chính. Các biểu đồ thể hiện điểm trung bình từng trụ cột 5S theo thời gian có thể minh họa rõ sự biến động và xu hướng cải thiện hoặc suy giảm.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân điểm thấp ở S4 và S5 chủ yếu do việc duy trì thói quen và kỷ luật trong thực hiện 5S đòi hỏi sự cam kết lâu dài và liên tục, điều này bị ảnh hưởng bởi áp lực công việc và nhận thức của nhân viên. So với các nghiên cứu tại Bệnh viện Nhi Thanh Hóa và Bệnh viện Mỹ Đức, việc áp dụng bảng kiểm chấm điểm 5S giúp đánh giá khách quan hơn, từ đó tạo điều kiện cho việc cải tiến có hệ thống.

Thuận lợi về nguồn nhân lực và sự hỗ trợ của lãnh đạo là yếu tố then chốt giúp duy trì hoạt động 5S, phù hợp với khung lý thuyết về vai trò của quản trị điều hành trong hệ thống y tế. Khó khăn về tài chính và cơ sở vật chất phản ánh thực trạng chung của nhiều bệnh viện công lập tại Việt Nam, đòi hỏi sự đầu tư và chính sách phù hợp từ các cấp quản lý.

Hệ thống thông tin đa dạng và linh hoạt hỗ trợ truyền tải thông tin và đào tạo 5S, tuy nhiên cần cải thiện tính đồng bộ và hiệu quả giám sát. Việc xây dựng cơ chế khen thưởng, xử phạt rõ ràng sẽ thúc đẩy sự tự giác và trách nhiệm của nhân viên trong thực hiện 5S.

Kết quả nghiên cứu góp phần làm rõ bức tranh thực trạng thực hiện 5S tại một khoa chuyên môn đặc thù, từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động 5S, đồng thời làm cơ sở cho các nghiên cứu tiếp theo trong lĩnh vực quản lý chất lượng bệnh viện.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đào tạo và nâng cao nhận thức nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ về 5S cho toàn bộ nhân viên Khoa Dinh dưỡng, đặc biệt nhấn mạnh vai trò của S4 và S5 trong duy trì thói quen làm việc khoa học. Mục tiêu nâng điểm trung bình S4 và S5 lên trên 75% trong vòng 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc bệnh viện phối hợp phòng Đào tạo và Khoa Dinh dưỡng.

  2. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống giám sát, đánh giá 5S: Áp dụng bảng kiểm chấm điểm 5S đã điều chỉnh làm công cụ đánh giá định kỳ hàng tháng, kết hợp với cơ chế khen thưởng và xử phạt rõ ràng nhằm thúc đẩy sự tuân thủ. Mục tiêu đạt 90% các vị trí được đánh giá đúng quy trình trong 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Quản lý chất lượng phối hợp Khoa Dinh dưỡng.

  3. Đầu tư cải tạo cơ sở vật chất và trang thiết bị: Ưu tiên sửa chữa, thay mới các thiết bị hư hỏng, cải tạo không gian làm việc theo tiêu chuẩn 5S, đảm bảo môi trường làm việc an toàn, thuận tiện. Mục tiêu hoàn thành các hạng mục ưu tiên trong 1 năm. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc bệnh viện phối hợp phòng Hành chính quản trị.

  4. Tăng cường nguồn lực tài chính cho hoạt động 5S: Xây dựng kế hoạch ngân sách riêng cho hoạt động duy trì và phát triển 5S, đồng thời tìm kiếm các nguồn hỗ trợ bên ngoài. Mục tiêu đảm bảo kinh phí hoạt động 5S đầy đủ và kịp thời trong năm tài chính tiếp theo. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc bệnh viện và phòng Tài chính kế toán.

  5. Cải thiện hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ: Phát triển kênh truyền thông đa dạng, cập nhật thường xuyên các thông tin, hướng dẫn và kết quả thực hiện 5S, tạo sự tương tác và phản hồi nhanh chóng giữa các bộ phận. Mục tiêu tăng cường sự tham gia của nhân viên trong các hoạt động 5S lên 80% trong 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Công nghệ thông tin phối hợp phòng Quản lý chất lượng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo các bệnh viện và cơ sở y tế: Nghiên cứu cung cấp cơ sở khoa học để xây dựng chính sách, kế hoạch triển khai và giám sát hoạt động 5S, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả quản lý.

  2. Nhân viên y tế và quản lý khoa phòng: Giúp hiểu rõ vai trò và cách thức thực hiện 5S trong môi trường làm việc, từ đó nâng cao ý thức và kỹ năng duy trì môi trường làm việc khoa học, sạch sẽ.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành y tế công cộng, quản lý y tế: Cung cấp dữ liệu thực tiễn và phương pháp nghiên cứu kết hợp định lượng - định tính, làm tài liệu tham khảo cho các đề tài nghiên cứu liên quan đến quản lý chất lượng bệnh viện.

  4. Các tổ chức hỗ trợ phát triển y tế và hoạch định chính sách: Thông tin về thuận lợi, khó khăn và hiệu quả của 5S giúp thiết kế các chương trình hỗ trợ phù hợp, góp phần nâng cao năng lực quản lý và chất lượng dịch vụ y tế tại các địa phương.

Câu hỏi thường gặp

  1. 5S là gì và tại sao lại quan trọng trong bệnh viện?
    5S là phương pháp quản lý môi trường làm việc gồm 5 bước: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng. Trong bệnh viện, 5S giúp tạo môi trường làm việc khoa học, giảm sai sót, nâng cao an toàn người bệnh và hiệu quả công việc.

  2. Kết quả thực hiện 5S tại Khoa Dinh dưỡng như thế nào?
    Kết quả cho thấy Sàng lọc đạt 95,6%, Sắp xếp và Sạch sẽ đạt trên 80%, trong khi Săn sóc và Sẵn sàng chỉ đạt khoảng 56-64%, cho thấy cần cải thiện duy trì thói quen và kỷ luật trong thực hiện 5S.

  3. Những thuận lợi chính giúp thực hiện 5S hiệu quả là gì?
    Sự ủng hộ của lãnh đạo, đào tạo bài bản cho nhân viên, cơ sở vật chất tương đối đầy đủ, hệ thống thông tin hỗ trợ và quản trị điều hành phối hợp chặt chẽ là các yếu tố thuận lợi quan trọng.

  4. Khó khăn lớn nhất khi triển khai 5S tại bệnh viện là gì?
    Khó khăn gồm ý thức tự giác của nhân viên chưa cao, áp lực công việc, nguồn tài chính hạn chế, cơ sở vật chất cũ kỹ và thiếu cơ chế giám sát, khen thưởng hiệu quả.

  5. Làm thế nào để duy trì và phát huy hiệu quả 5S lâu dài?
    Cần tổ chức đào tạo liên tục, xây dựng hệ thống giám sát và đánh giá định kỳ, áp dụng cơ chế khen thưởng, đầu tư cải tạo cơ sở vật chất, cải thiện truyền thông nội bộ và nâng cao nhận thức của toàn bộ nhân viên.

Kết luận

  • Nghiên cứu đã mô tả chi tiết kết quả thực hiện 5S tại Khoa Dinh dưỡng, BVĐK khu vực tỉnh An Giang năm 2021, với điểm trung bình các trụ cột từ 56% đến 95,6%.
  • Thuận lợi gồm sự ủng hộ của lãnh đạo, đào tạo nhân lực, cơ sở vật chất tương đối đầy đủ và hệ thống thông tin hỗ trợ.
  • Khó khăn chủ yếu là ý thức nhân viên, áp lực công việc, hạn chế tài chính và thiếu cơ chế giám sát hiệu quả.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện 5S trong thời gian tới, tập trung vào đào tạo, giám sát, đầu tư cơ sở vật chất và cải thiện truyền thông.
  • Nghiên cứu là cơ sở khoa học quan trọng để bệnh viện và các cơ sở y tế khác điều chỉnh, hoàn thiện hoạt động 5S, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và sự hài lòng của người bệnh.

Hành động tiếp theo: Ban Giám đốc bệnh viện và các khoa phòng cần triển khai ngay các khuyến nghị, đồng thời theo dõi, đánh giá định kỳ để đảm bảo duy trì và phát huy hiệu quả 5S trong toàn bệnh viện.