CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN TÀI LIỆU 1. Giới thiệu về 5S trong ngành Y tế 1. Khái niệm 5S 5S là một triết lý, là cách tổ chức và quản lý không gian làm việc và lưu lượng công việc với mục đích nâng cao hiệu quả bằng cách loại bỏ lãng phí, cải thiện lưu lượng và giảm quá trình không hợp lý (15). 5S là một công cụ cải tiến năng suất chất lượng, mục đích của 5S là tạo nên và duy trì một môi trường làm việc thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và hiệu quả tại mọi vị trí làm việc, từ khu vực văn phòng, kho, buồng bệnh, các phương tiện làm việc hay các vị trí xung quanh như sân bãi, nơi để xe… 5S song hành với quản lý trực quan (visual control/ visual management) thông qua các công cụ để hỗ trợ người quản lý nắm rõ nhanh chóng tổng quan về quá trình đang diễn ra, nhận biết các bất ổn nếu có.
Công cụ 5S bắt đầu với 5 chữ “S” trong tiếng Nhật Bản: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Tại các nước khác nhau, 5S được dịch thành các từ khác nhau song về cơ bản ý nghĩa của chúng không thay đổi. Trong tiếng Anh, 5S được dịch sang các từ tương ứng là Sort, Straighten, Shine, Systemise và Sustain. Trong tiếng Việt, 5S bao gồm: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng (7-9).
Nội dung 5S Nội dung 5S có thể tóm tắt, như ở bảng 1.1 sau đây: Bảng 1.1: Tóm tắt nội dung 5S 5S Nội dung của 5S Phân loại các vật dụng theo trật tự, loại bỏ tất cả những vật dụng không cần thiết cho các quá trình và các hoạt động hành chính Sàng lọc - S1 và lâm sàng ra khỏi nơi làm việc và chỉ giữ lại những vật dụng cần thiết với lượng vừa đủ dùng; từ đó có thể giảm thiểu lãng 5 phí từ việc tìm kiếm và di chuyển, đồng thời tạo nên môi trường làm việc an toàn hơn. Các vật dụng cần thiết sẽ được săp xếp, đánh số hoặc dán nhãn một cách hiệu quả để mọi người trong khoa dễ dàng nhận biết Sắp xếp - S2 và tìm thấy, cũng như đặt lại chỗ cũ; môi trường làm việc sẽ trở nên thuận tiện, gọn gàng và thông thoáng hơn, khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên trong khoa. Sắp xếp nên luôn luôn được thực hiện cùng sàng lọc. Tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày nền nhà, các bề Sạch sẽ - S3 mặt máy móc, thiết bị, vật dụng và khu vực làm việc; cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc, thiết bị.
Sạch sẽ nên được tích hợp trong các công việc dọn dẹp hằng ngày. Săn sóc khác với sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ. Ba trụ cột đầu Săn sóc - S4 tiên này có thể được nghĩ như các hoạt động, như việc gì đó chúng ta làm. Ngược lại, săn sóc là phương pháp dùng để duy trì ba trụ cột đầu tiên: sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.
Tiêu chuẩn hóa và duy trì các hoạt động 3S mọi lúc mọi nơi. Săn sóc có liên quan đến từng S trong ba trụ cột đầu tiên. Sẵn sàng có nghĩa là tạo một thói quen duy trì các qui trình đúng Sẵn sàng - S5 và điều kiện môi trường phù hợp. Bốn trụ cột đầu tiên có thể được thực hiện mà không gặp khó khăn nếu như nhân viên nơi làm việc cam kết duy trì tình trạng 5S.
Nếu không có trụ cột sẵn sàng, những trụ cột khác sẽ không tồn tại lâu dài được. Nguồn: Jackson TL. 5S for healthcare (16, 17) “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “Săn sóc”, “Sẵn sàng” trong chương trình 5S có mối liên hệ mật thiết với nhau. Khi thực hiện chương trình 5S trước tiên ta phải thực hiện sàng lọc, để có thể loại bỏ những vật dụng không cần thiết hoặc dời đi những vật dụng cần thiết nhưng tần suất sử dụng không cao.
Sau đó những vật dụng 6 được giữ lại sau sàng lọc sẽ được dán nhãn, đánh số và sắp xếp gọn gàng, khoa học, dễ thấy, dễ tìm, dễ lấy, dễ trả lại vị trí cũ. Sau sắp xếp là sạch sẽ, các vật dụng, trang thiết bị, máy móc, nơi làm việc cần được vệ sinh sạch sẽ hằng ngày. Tiêu chuẩn hóa và duy trì 3S đầu tiên, đó chính là S4: săn sóc. S5 là rèn luyện và tuân thủ 3S một cách tự giác, tự nguyện (17).
Lợi ích của thực hiện 5S 5S ban đầu được thực hiện bởi các doanh nghiệp sản xuất tại Nhật Bản. Trong những năm 1980, nó đã được giới thiệu cho lĩnh vực sản xuất ở phương Tây như là bí mật đằng sau sự phát triển công nghiệp của Nhật Bản. 5S cuối cùng cũng được áp dụng cho các lĩnh vực phi sản xuất, chẳng hạn như văn phòng (18). Sau đó, 5S đã được áp dụng cho các cơ sở chăm sóc sức khỏe một cách có hệ thống để tổ chức và chuẩn hóa nơi làm việc (19-21).
Ở Nhật Bản, 5S đã được sử dụng phổ biến tại các bệnh viện (22, 23). Nó cũng đã được công nhận là một phương pháp để cải thiện chất lượng chăm sóc sức khỏe trong một số cuốn sách được xuất bản tại Hoa Kỳ (19-21, 24, 25). 5S được công nhận là nền tảng của phương pháp tiếp cận chăm sóc sức khoẻ theo phương pháp “tinh gọn trong y tế”, giúp tối đa hoá các mức giá trị gia tăng bằng cách loại bỏ tất cả các yếu tố không tạo ra các giá trị (26). 5S được ứng dụng cho lĩnh vực chăm sóc sức khoẻ như là một phương pháp tiếp cận mang tính hệ thống nhằm hướng tới sự vượt trội trong quản trị, để tổ chức và chuẩn hóa nơi làm việc cho chăm sóc sức khoẻ theo phương pháp “tinh gọn trong y tế”.
Công cụ 5S bao hàm một yếu tố quan trọng đó là thiết lập công việc chuẩn (Standard Work) (10). 5S đã được công nhận là một cách tiếp cận chi phí thấp, không đòi hỏi công nghệ, được xem như một điểm khởi đầu cho việc cải thiện dịch vụ y tế (10, 18, 27). Cho đến hiện nay, không một nhà quản lý nào có thể phủ nhận những lợi ích mà 5S mang lại cho mỗi đơn vị, đặc biệt là trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe. Việc thực hiện năm trụ cột của 5S mang đến nhiều lợi ích cho người bệnh (10): 1) Một cơ sở y tế gọn gàng và sạch sẽ tạo nên ít khiếm khuyết trong lâm sàng; 2) Một 7 cơ sở y tế gọn gàng và sạch sẽ có nghĩa là người bệnh không phải chờ đợi điều trị quá lâu; 3) Một cơ sở y tế gọn gàng và sạch sẽ thì hoạt động ít tốn kém hơn và giúp giảm chi phí y tế; 4) Một cơ sở y tế gọn gàng và sạch sẽ đem đến một cảm giác khỏe mạnh, giúp ích cho tinh thần của người bệnh và nhân viên y tế.
Việc thực hiện năm trụ cột của 5S mang đến nhiều lợi ích cho nhân viên y tế hoặc nhân viên hỗ trợ (10): 1) Cơ hội để bạn đưa ra những ý kiến sáng tạo về nơi làm việc của bạn nên được tổ chức như thế nào và cách làm việc của bạn nên được thực hiện như thế nào; 2) Tạo cho nơi làm việc của bạn dễ chịu để làm việc hơn; 3) Tạo cho công việc của bạn thỏa mãn hơn; 4) Giúp bạn biết những gì bạn đang muốn thực hiện, khi nào và nơi nào bạn mong đợi để làm điều đó; 5) Giúp bạn giao tiếp và làm việc với mọi người dễ dàng hơn. Những lợi ích đó thể hiện tập trung trên một số khía cạnh sau (10, 27-32): 1) Nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và an toàn người bệnh; 2) Tiết kiệm nguồn lực, giảm chi phí, thúc đẩy tăng trưởng tài chính; 3) Giảm thời gian chờ đợi tại cơ sở y tế; 4) Nâng cao khả năng đáp ứng của cơ sở y tế; 5) Nâng cao sự hài lòng của nhân viên y tế và người bệnh đối với cơ sở y tế. Quy trình thực hiện 5S Để triển khai thành công 5S, các khoa, phòng hoặc bệnh viện cần có kế hoạch cụ thể và phù hợp với hoàn cảnh của mình. Rõ ràng việc thực hiện 5S phải dựa trên cơ sở hiểu sâu sắc về khái niệm các S và mối quan hệ giữa chúng với nhau, chúng ta phải có kế hoạch triển khai lần lượt theo thứ tự từ S1 đến S5.
Nếu coi mỗi S là một bước thì việc thực hiện bước phía trước tốt mới là tiền đề để thực hiện bước sau được tốt, từ đó mới thực hiện được đến S4, S5. Mỗi đơn vị, trước khi bắt tay vào thực hiện 5S cần phải xác định rõ các yếu tố đầu vào, quá trình thực hiện 5S và mục tiêu hướng tới, cũng như các yếu tố đầu ra của 5S. Các yếu tố đầu vào bao gồm các nguồn lực như: nhân lực, tài chính, trang 8 thiết bị, cơ sở vật chất, ngoài ra còn các yếu tố thuộc về lãnh đạo và quản trị, điều hành,… Các yếu tố này sẽ được chia thành hai nhóm thuận lợi và khó khăn, để từ đó có kế hoạch phát huy những thuận lợi và khắc phục những khó khăn, nhằm giúp quá trình thực hiện 5S được tối ưu nhất, đem lại hiệu quả cao nhất. Và sau cùng, chúng ta mong muốn gì từ việc thực hiện 5S? Đối với mọi cơ sở y tế thì 5S được thực hiện tốt sẽ mang lại những hiệu quả lớn như: nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và an toàn người bệnh, tiết kiệm nguồn lực, thúc đẩy tăng trưởng tài chính, giảm thời gian chờ đợi tại cơ sở y tế, nâng cao khả năng đáp ứng của cơ sở y tế, nâng cao sự hài lòng của nhân viên y tế, người bệnh với cơ sở y tế.
Đó chính là mục tiêu hướng tới khi thực hiện 5S.1: Quy trình thực hiện 5S tại cơ sở y tế (33). Một số bộ công cụ đánh giá kết quả 5S Để nâng cao chất lượng khám chữa bệnh và cải tiến môi trường làm việc, cần phải đo lường, đánh giá các chỉ số chất lượng bằng các công cụ đánh giá kết quả 5S, 9 bao gồm: Tiêu chí đánh giá Thực hành tốt 5S của Trung tâm năng suất Việt Nam (34), Bảng kiểm chấm điểm 5S tại Bệnh viện Nhi Thanh Hóa (35), Bảng kiểm đánh giá định kỳ kết quả 5S tại Bệnh viện Mỹ Đức (36). Bộ công cụ Tiêu chí đánh giá Thực hành tốt 5S của Trung tâm năng suất Việt Nam dùng đánh giá kết quả thực hành tốt 5S trong lĩnh vực sản xuất, chất lượng và hiệu quả hoạt động của tổ chức.