Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong quản trị doanh nghiệp và tổ chức hạch toán kinh tế, lao động cùng các khoản thanh toán cho người lao động là yếu tố cấu thành trực tiếp chi phí sản xuất kinh doanh và ảnh hưởng đến đời sống của người lao động. Theo quan điểm kinh tế học được tác giả trích dẫn, lao động là yếu tố then chốt, quyết định sự tồn tại và phát triển của quá trình sản xuất. Tiền lương không chỉ là sự biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là phương tiện tái sản xuất sức lao động mà còn đóng vai trò đòn bẩy kinh tế thúc đẩy năng suất lao động. Đi kèm với tiền lương là các khoản trích theo lương gồm bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) – những công cụ bảo đảm phúc lợi và an sinh xã hội cho người lao động.

Đề tài "Kế toán các khoản thanh toán cho người lao động tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Sơn Anh" được sinh viên Võ Thị Tâm thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS Hà Thị Thúy Vân (Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Thương Mại). Nghiên cứu xuất phát từ yêu cầu thực tế trong việc quản lý, hạch toán tiền lương và các khoản trích nộp theo chế độ tại một doanh nghiệp có đặc thù kết hợp giữa thương mại và thi công xây lắp công trình.

Mục tiêu nghiên cứu:

  • Mục tiêu chung: Nghiên cứu thực trạng công tác kế toán các khoản phải thanh toán với người lao động tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Sơn Anh; đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn để đề xuất các giải pháp hoàn thiện.
  • Nhiệm vụ/Mục tiêu cụ thể:
    1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán các khoản thanh toán với người lao động trong doanh nghiệp.
    2. Phản ánh, phân tích thực trạng công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Sơn Anh.
    3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán các khoản thanh toán với người lao động (tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và các khoản khấu trừ).
  • Phạm vi không gian: Bộ phận nhân viên chính thức và các đội thi công trực thuộc Công ty TNHH sản xuất và thương mại Sơn Anh (địa chỉ: Số 213C1 – Chung Cư Đội Cung, TP. Vinh, Nghệ An).
  • Phạm vi thời gian: Khóa luận tập trung khai thác và phân tích số liệu kế toán phát sinh tại thời điểm tháng 03 năm 2014.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng lý luận dựa trên hệ thống chế độ kế toán và văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm nghiên cứu:

  • Khung pháp lý và chế độ kế toán:
    • Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
    • Hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) và các thông tư hướng dẫn liên quan.
    • Luật Thuế thu nhập cá nhân (thuế suất áp dụng theo Biểu thuế lũy tiến từng phần quy định tại Điều 22).
    • Quy định về tỷ lệ trích các khoản theo lương áp dụng từ ngày 01/01/2014 (tổng tỷ lệ BHXH là 26%, BHYT là 4,5%, BHTN là 2%, KPCĐ là 2%).
Khoản trích nộp Tỷ lệ tính vào chi phí DN (%) Tỷ lệ trừ vào lương NLĐ (%) Tổng tỷ lệ trích nộp (%)
Bảo hiểm xã hội (BHXH) 18,0% 8,0% 26,0%
Bảo hiểm y tế (BHYT) 3,0% 1,5% 4,5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1,0% 1,0% 2,0%
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2,0% - 2,0%
Tổng cộng 24,0% 10,5% 34,5%
  • Phương pháp nghiên cứu:
    • Phương pháp thu thập dữ liệu: Kết hợp thu thập dữ liệu thứ cấp (báo cáo tài chính, chứng từ ghi sổ, bảng thanh toán lương, bảng chấm công, sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản) và dữ liệu sơ cấp (quan sát thực địa, điều tra, phỏng vấn cán bộ quản lý và nhân viên phòng Tài chính – Kế toán).
    • Phương pháp phân tích, tổng hợp dữ liệu: Phương pháp đối chiếu, so sánh giữa quy định của chế độ kế toán với việc vận dụng thực tế tại doanh nghiệp; phương pháp kế toán tài chính (chứng từ kế toán, tài khoản đối ứng, ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết).

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Cơ sở lý luận về kế toán các khoản phải thanh toán với người lao động tại doanh nghiệp

Chương I trình bày hệ thống lý thuyết về lao động, tiền lương và các khoản nghĩa vụ phát sinh đối với người lao động trong doanh nghiệp:

  • Bản chất và phân loại tiền lương: Xác định tiền lương là giá trị sức lao động bằng tiền. Phân chia tiền lương thành lương chính (trả theo chức danh, hợp đồng, ngạch bậc chuyên môn) và lương phụ (trả trong thời gian nghỉ phép, đi học hưởng lương theo chế độ), cùng các khoản phụ cấp lương (phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thu hút, phụ cấp làm đêm, độc hại).
  • Các quỹ liên quan và khoản khấu trừ: Nêu rõ mục đích và cơ chế hình thành của Quỹ BHXH (trợ cấp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động), Quỹ BHYT (khám chữa bệnh), Quỹ BHTN (trợ cấp mất việc, học nghề), KPCĐ (duy trì hoạt động công đoàn), Thuế TNCN và Quỹ khen thưởng, phúc lợi.
  • Hình thức trả lương: Trình bày nguyên lý của hai hình thức chính:
    • Trả lương theo thời gian: Căn cứ vào mức lương cơ bản/hợp đồng và số ngày công làm việc thực tế.
    • Trả lương theo sản phẩm/lương khoán: Căn cứ vào đơn giá và khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành hoặc doanh thu, kết quả kinh doanh.
  • Quy trình hạch toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC:
    • Hệ thống chứng từ: Bảng chấm công (mẫu 01-LĐTL), Bảng thanh toán tiền lương (mẫu 05-LĐTL), Phiếu báo làm đêm, thêm giờ (mẫu 07-LĐTL), Hợp đồng giao khoán (mẫu 08-LĐTL), Phiếu nghỉ hưởng BHXH (mẫu 03), Bảng thanh toán BHXH (mẫu 04), Biên bản điều tra tai nạn lao động (mẫu 09-LĐTL).
    • Vận dụng tài khoản: Quy định kết cấu TK 334 (Phải trả người lao động, gồm TK 3341 - Phải trả CNV, TK 3348 - Phải trả NLĐ khác); TK 338 (Phải trả, phải nộp khác, gồm TK 3382 - KPCĐ, TK 3383 - BHXH, TK 3384 - BHYT, TK 3389 - BHTN); các tài khoản chi phí liên quan như TK 622, TK 623, TK 627, TK 641, TK 642 và TK 335 (Chi phí phải trả - dùng khi trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất).
    • Hình thức ghi sổ: Hướng dẫn quy trình vào sổ theo hình thức Nhật ký chung (NKC) và Nhật ký - Chứng từ (NK-CT).

Chương II: Thực trạng kế toán các khoản phải thanh toán với người lao động trong doanh nghiệp (tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Sơn Anh)

Chương II đi sâu vào bối cảnh tổ chức hoạt động và thực tế nghiệp vụ kế toán tiền lương tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Sơn Anh:

  • Đặc điểm đơn vị nghiên cứu:
    • Được Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp phép kinh doanh số 0103003400 ngày 26/12/2003. Hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, thi công xây dựng công trình công nghiệp, giao thông, thủy lợi, cầu đường và cung cấp vật tư xây dựng.
    • Bộ máy gồm 44 cán bộ công nhân viên (33 kỹ sư, kiến trúc sư, cử nhân và 11 kỹ thuật viên, công nhân kỹ thuật).
Cơ cấu lao động theo chuyên môn Số lượng (người)
Kỹ sư xây dựng 12
Kiến trúc sư 04
Kỹ sư vật liệu xây dựng 04
Cử nhân kinh tế 04
Kỹ sư điện 02
Kỹ sư nước 02
Kỹ sư địa chất công trình 02
Kỹ sư cầu đường 01
Kỹ sư thủy lợi 01
Kỹ sư tin học 01
Kỹ thuật viên và công nhân kỹ thuật 11
Tổng số lao động 44
  • Chính sách kế toán áp dụng: Đơn vị áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, đơn vị tiền tệ VNĐ, niên độ từ 01/01 đến 31/12, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tính giá xuất kho bình quân cả kỳ, khấu hao TSCĐ theo đường thẳng, tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung.
  • Thực tế hạch toán các khoản thanh toán:
    • Đối với bộ phận gián tiếp (văn phòng): Áp dụng trả lương theo thời gian dựa trên ngày công tiêu chuẩn (26 ngày/tháng, 8 giờ/ngày). $$\text{Lương cơ bản} = (\text{Hệ số lương} + \text{Hệ số chức vụ}) \times 1.050.000\text{ đ}$$ $$\text{Lương thời gian} = \frac{\text{Lương cơ bản}}{\text{Số ngày làm việc chế độ (26)}} \times \text{Ngày công thực tế} + \text{Lương trách nhiệm}$$ (Ví dụ tại đơn vị: Giám đốc Nguyễn Ngọc Sơn có ngày công 26, hệ số lương 5,36, phụ cấp chức vụ 1.000.000 đ, tổng lương thời gian nhận được là 7.460.000 đ).
    • Đối với công nhân trực tiếp sản xuất (đội thi công): Áp dụng trả lương khoán theo khối lượng sản phẩm/hạng mục xây dựng hoàn thành giao cho từng đội. Đội trưởng trực tiếp chấm công và chia lương cho các cá nhân trong đội theo số công thực tế.
    • Các khoản trích theo lương: Hàng tháng công ty trích BHXH (18% chi phí, 8% trừ lương), BHYT (3% chi phí, 1,5% trừ lương), BHTN (1% chi phí, 1% trừ lương) tính trên nền lương cơ bản. KPCĐ trích 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
    • Thuế TNCN: Khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến từng phần từ bậc 1 (5% đối với thu nhập đến 5 triệu đồng/tháng) đến bậc 7 (35% đối với thu nhập trên 80 triệu đồng/tháng) sau khi trừ gia cảnh.
    • Hệ thống chứng từ và sổ kế toán thực tế: Sử dụng Bảng chấm công (bảng chấm công chung tại văn phòng và bảng chấm công cá nhân tại các công trình), Bảng thanh toán tiền lương, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, Phiếu chi; hạch toán qua TK 334 (chi tiết TK 3341, TK 3342), TK 338 (chi tiết 3382, 3383, 3384, 3389); mở Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết TK 334, TK 338 và Sổ Cái TK 334, TK 338.

Chương III: Các kết luận và đề xuất về kế toán các khoản phải thanh toán với người lao động tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Sơn Anh

Chương III đánh giá tổng thể công tác kế toán và nêu các giải pháp cụ thể:

  • Ưu điểm đạt được: Bộ máy quản lý gọn nhẹ; công tác luân chuyển, lưu trữ chứng từ tuân thủ đúng biểu mẫu của Bộ Tài chính; hạch toán tổng hợp và chi tiết rõ ràng; trích nộp các quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đúng hạn.
  • Hạn chế tồn tại:
    1. Giao khoán để các đội thi công tự chia lương dẫn đến chênh lệch thu nhập giữa các đội dù cùng bậc thợ và thâm niên; việc hạch toán nội bộ tại các đội thiếu kiểm soát.
    2. Cách tính lương gián tiếp chưa gắn chặt với hiệu quả hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh toàn công ty.
    3. Lương khoán chưa áp dụng đơn giá lũy tiến khi vượt định mức; các khoản phụ cấp, khen thưởng chưa phong phú.
    4. Chưa thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất (TK 335), gây biến động chi phí sản xuất trong kỳ nghỉ nhiều.
    5. Chứng từ từ các công trình xa luân chuyển về phòng kế toán chậm; một số công trình có tên tương tự dễ gây nhầm lẫn trên bảng ứng lương.
    6. Chưa có chứng từ theo dõi làm thêm giờ riêng (phiếu báo làm thêm giờ); lao động làm thêm giờ hoặc ngày nghỉ mới chỉ tính công thực tế, chưa áp dụng đúng hệ số lương thêm giờ (150%, 200%) và phụ cấp ca đêm.
  • Đề xuất hoàn thiện:
    • Xây dựng đồng bộ các quy chế nội bộ (Quy chế quản lý lao động, giám sát chất lượng, phân phối lương thưởng, định mức đơn giá nội bộ); áp dụng khoán tổng quỹ lương cho các phòng ban quản lý.
    • Bổ sung quy trình khen thưởng định kỳ (trích 40% cho quỹ phúc lợi, 60% cho quỹ khen thưởng từ lợi nhuận sau thuế; bình xét danh hiệu A1, A2, B, C, D).
    • Vận dụng tài khoản 335 để trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất theo công thức: $$\text{Mức trích trước tiền lương nghỉ phép} = \text{Tiền lương thực tế CNSX} \times \text{Tỷ lệ trích trước}$$ $$\text{Tỷ lệ trích trước} = \frac{\text{Tổng tiền lương nghỉ phép theo KH của CNSX}}{\text{Tổng tiền lương chính theo KH của CNSX}}$$ Hạch toán trích trước: Nợ TK 622 / Có TK 335; khi phát sinh nghỉ phép: Nợ TK 335 / Có TK 334; khi chi trả: Nợ TK 334 / Có TK 111, 112.
    • Chuẩn hóa ghi chép chứng từ: ghi rõ tên công trình trên bảng ứng lương; bổ sung Phiếu báo làm thêm giờ; áp dụng hệ số trả lương ngoài giờ: 150% (ngày thường), 200% (ngày nghỉ/lễ) và phụ cấp làm ca đêm (thêm 35% đơn giá giờ kèm phụ cấp ăn đêm).

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh chi tiết thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản thanh toán tại doanh nghiệp thông qua các số liệu và giải pháp cụ thể:

Vấn đề tồn tại tại đơn vị Giải pháp hoàn thiện do tác giả đề xuất
Chưa trích trước lương nghỉ phép của CNSX, gây đột biến chi phí TK 622 Đưa vào sử dụng TK 335 (Chi phí phải trả), xác định tỷ lệ trích trước theo kế hoạch năm để ghi nhận Nợ TK 622 / Có TK 335 hàng tháng.
Người lao động làm thêm giờ, ngày nghỉ chỉ hưởng 100% lương bình thường Áp dụng đúng quy định: Ngày thường tính 150%, ngày nghỉ tuần/ngày lễ tính 200%, làm đêm tính thêm 35% lương giờ và phụ cấp ăn ca.
Thiếu chứng từ kiểm soát thời gian làm thêm ca Đưa vào áp dụng "Phiếu báo làm thêm giờ" và chấm công theo giờ ngoài giờ hành chính.
Nguy cơ nhầm lẫn chi phí nhân công giữa các công trình thi công ở xa Bắt buộc ghi rõ tên công trình/dự án cụ thể trên từng Bảng ứng lương và bảng chấm công công trình.
Các đội thi công tự phân phối lương khoán thiếu thống nhất Xây dựng bộ đơn giá chuẩn nội bộ, tăng cường kiểm tra chéo ngày công và khối lượng hoàn thành từ kỹ thuật trước khi kế toán chia lương.

Đóng góp của khóa luận:

  • Cung cấp một bức tranh toàn diện về quy trình luân chuyển chứng từ, vận dụng tài khoản (TK 334, TK 338) và sổ sách kế toán (Nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái) đối với phần hành tiền lương tại một doanh nghiệp xây lắp quy mô vừa và nhỏ.
  • Đề xuất các giải pháp kỹ thuật hạch toán cụ thể (sử dụng TK 335, lập chứng từ phụ trợ, công thức tính phụ cấp làm thêm giờ) sát với điều kiện vận hành thực tế tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Sơn Anh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của khóa luận:
    • Khóa luận mới khảo sát tập trung vào số liệu kế toán của một tháng cụ thể (tháng 03/2014) nên chưa phản ánh được biến động quỹ lương và các khoản trích theo tính chu kỳ cả năm của ngành xây dựng.
    • Phạm vi khảo sát chủ yếu tập trung vào lực lượng lao động chính thức và khối văn phòng, chưa phân tích sâu toàn bộ hồ sơ hạch toán nhân công thời vụ/công nhật tại từng công trường riêng lẻ.
    • Khóa luận chưa đề cập chi tiết đến ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng mà chủ yếu khảo sát trên mô hình ghi chép sổ kế toán kết hợp máy tính văn phòng.
  • Hướng phát triển tiếp theo:
    • Mở rộng phạm vi nghiên cứu hạch toán chi phí nhân công và lương khoán trong toàn bộ chu kỳ quyết toán dự án/công trình xây lắp.
    • Nghiên cứu mô hình ứng dụng phần mềm kế toán tự động hóa trong việc kết nối dữ liệu chấm công từ các công trình xa về trung tâm điều hành.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng sau:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Là tài liệu tham khảo điển hình về phương pháp lập luận, kết cấu một khóa luận tốt nghiệp chuyên đề kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương; cung cấp mẫu biểu chứng từ, bảng phân bổ, sổ chi tiết và sổ cái theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
  • Người làm công tác kế toán tại doanh nghiệp xây dựng, thương mại vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình xử lý kế toán thực tế đối với lao động gián tiếp và lương khoán công trình trực tiếp; phương pháp lập dự toán và trích trước tiền lương nghỉ phép qua tài khoản 335; cách thức xây dựng quy chế phân phối lương thưởng và theo dõi chứng từ làm thêm giờ.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH sản xuất và thương mại Sơn Anh áp dụng hình thức trả lương nào cho từng bộ phận lao động?
Công ty áp dụng kết hợp hai hình thức trả lương: Lương theo thời gian áp dụng đối với bộ phận lao động gián tiếp (khối văn phòng quản lý) dựa trên ngày công thực tế và hệ số lương cơ bản; Lương theo sản phẩm/lương khoán áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất tại các đội thi công xây lắp căn cứ vào khối lượng công việc hoàn thành trên hợp đồng giao khoán. Đối với lao động thời vụ phát sinh theo đợt, công ty áp dụng trả lương công nhật theo thỏa thuận.

2. Tỷ lệ trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ tại doanh nghiệp được thực hiện như thế nào tại thời điểm nghiên cứu?
Tổng tỷ lệ trích nộp các khoản theo lương là 34,5% tính trên nền lương cơ bản. Trong đó: tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty là 24% (gồm BHXH 18%, BHYT 3%, BHTN 1%, KPCĐ 2%); khấu trừ trực tiếp vào tiền lương của người lao động là 10,5% (gồm BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%).

3. Tại sao tác giả đề xuất công ty cần sử dụng Tài khoản 335 (Chi phí phải trả) trong kế toán tiền lương?
Tại thời điểm nghiên cứu, công ty chưa thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân trực tiếp sản xuất. Khi công nhân nghỉ phép tập trung nhiều trong một kỳ, chi phí nhân công trực tiếp (TK 622) sẽ bị đột biến, làm sai lệch giá thành xây lắp giữa các kỳ. Tác giả đề xuất dùng TK 335 để trích trước chi phí lương nghỉ phép theo tỷ lệ kế hoạch hàng tháng nhằm bình ổn chi phí sản xuất.

4. Khóa luận chỉ ra những điểm bất cập nào trong công tác quản lý và tính lương làm thêm giờ, làm ca đêm tại đơn vị?
Đơn vị chưa có chứng từ riêng (như Phiếu báo làm thêm giờ) để kiểm soát thời gian làm thêm của người lao động. Khi người lao động đi làm thêm ca, làm vào ngày nghỉ, công ty mới chỉ chi trả tính theo công thực tế (100%), chưa áp dụng đúng hệ số lương ngoài giờ theo chế độ (150% cho ngày thường, 200% cho ngày nghỉ/lễ) và chưa có phụ cấp làm đêm thỏa đáng (đề xuất thêm 35% lương giờ và hỗ trợ tiền ăn đêm).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Võ Thị Tâm đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán các khoản thanh toán cho người lao động theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp (Quyết định 15/2006/QĐ-BTC) và các chính sách bảo hiểm, thuế liên quan. Nghiên cứu phản ánh sát thực thực trạng tổ chức chứng từ, hạch toán tài khoản và vào sổ kế toán tiền lương tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Sơn Anh trong tháng 03/2014. Các đề xuất hoàn thiện về quản lý lương khoán đội thi công, trích trước chi phí lương nghỉ phép qua TK 335 và bổ sung chế độ làm thêm giờ mang tính ứng dụng rõ nét cho công tác kế toán quản trị tại đơn vị.