Tổng quan nghiên cứu

Nguồn kinh phí đầu tư cho giáo dục và đào tạo tại Việt Nam trong những năm qua đã đạt mức 20% tổng chi ngân sách nhà nước, đưa Việt Nam vào nhóm các quốc gia có tỷ lệ chi tiêu cho giáo dục hàng đầu. Tuy nhiên, mức chi bình quân tính trên một sinh viên vẫn còn ở mức khiêm tốn. Thực hiện Quyết định số 873/QĐ-TTg ngày 17/6/2015 của Thủ tướng Chính phủ, Học viện Nông nghiệp Việt Nam bắt đầu triển khai thí điểm cơ chế tự chủ tài chính giai đoạn 2015-2017. Bối cảnh này chuyển đổi căn bản tính chất hoạt động đào tạo từ dịch vụ công bao cấp sang đơn vị tự đảm bảo chi phí và cạnh tranh bình đẳng.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm xuất phát từ thực trạng hệ thống kế toán truyền thống tại Học viện chỉ tập trung ghi chép thu chi theo mục lục ngân sách nhà nước, chưa bóc tách và cung cấp đầy đủ thông tin quản trị chi phí. Mục tiêu của nghiên cứu là đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán quản trị chi phí đào tạo tại Học viện Nông nghiệp Việt Nam, nhận diện các nhân tố ảnh hưởng, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác kế toán quản trị trong điều kiện tự chủ.

Phạm vi nghiên cứu được thực hiện tại Học viện Nông nghiệp Việt Nam (thị trấn Trâu Quỳ, huyện Gia Lâm, Hà Nội) với dữ liệu thực chứng thu thập trong giai đoạn 2015-2017 tại 15 khoa đào tạo và 14 phòng ban chức năng. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn khi hỗ trợ kiểm soát 100% dòng chi phí phục vụ 28 ngành đào tạo đại học và 36 chuyên ngành sau đại học, góp phần nâng cao 15-20% hiệu quả phân bổ ngân sách nội bộ và tạo căn cứ khoa học để xác định mức thu học phí hợp lý.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng Lý thuyết kế toán quản trị và hệ thống thông tin quản lý nội bộ nhằm mô hình hóa dòng thông tin kinh tế phục vụ quá trình ra quyết định. Đồng thời, đề tài kết hợp Lý thuyết kế toán trách nhiệm và Mô hình xác định chi phí dựa trên mức độ hoạt động để nhận diện nguồn lực tiêu hao.

Khung nghiên cứu tập trung vào 5 khái niệm then chốt: Kế toán quản trị chi phí đào tạo; Trung tâm chi phí (phân định giữa trung tâm hoạt động tại các khoa và trung tâm phục vụ tại các phòng ban); Suất chi phí đào tạo đơn vị tính trên một người học trong một năm; Cơ chế tự chủ tài chính đại học công lập theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP; và Phân loại chi phí theo mối quan hệ với đối tượng chịu phí (chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp phân bổ).

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp từ các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán kinh phí khoán, hồ sơ dự toán đào tạo giai đoạn 2015-2017 của Học viện Nông nghiệp Việt Nam, kết hợp nguồn dữ liệu sơ cấp từ khảo sát thực tế.

Cỡ mẫu điều tra bao gồm 85 cá nhân, trong đó có 12 cán bộ lãnh đạo cấp trường và phòng ban, 28 lãnh đạo khoa/bộ môn và 45 chuyên viên kế toán, tài chính. Phương pháp chọn mẫu phân tầng có chủ đích được áp dụng nhằm thu thập ý kiến đại diện từ cả ba nhóm ngành đào tạo: kỹ thuật - nông nghiệp, khoa học xã hội và kinh tế - quản trị kinh doanh.

Phương pháp phân tích dữ liệu bao gồm thống kê mô tả, so sánh tỷ đối, phân tích biến động dự toán và mô hình hóa hàm chi phí toàn phần. Lý do lựa chọn tổ hợp phương pháp này là nhằm bóc tách chính xác các khoản chi phí hỗn hợp và phân bổ hợp lý khấu hao tài sản cố định trên diện tích sàn 68.842,3 m2 vào từng sinh viên. Quá trình thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu được thực hiện liên tục trong mốc thời gian 3 năm từ 2015 đến hết 2017 và hoàn thiện đánh giá vào năm 2018.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, về cơ cấu nguồn nhân lực và chi phí lao động, tính đến hết năm 2017, Học viện có tổng cộng 1.365 cán bộ viên chức và người lao động, trong đó giảng viên trực tiếp chiếm 51,8%. Đội ngũ có trình độ Tiến sĩ tăng đều qua các năm từ 280 người năm 2015 lên 286 người năm 2016 và 291 người năm 2017 (tăng trưởng bình quân 2%/năm), trong đó có 86 Giáo sư và Phó giáo sư. Chi phí tiền lương, phụ cấp và thu nhập tăng thêm chiếm tỷ trọng cao nhất, tương đương 60-65% tổng chi phí thường xuyên hàng năm của đơn vị.

Thứ hai, về cơ sở vật chất, tổng diện tích xây dựng phục vụ giảng dạy đạt 68.842,3 m2 với 126 phòng học, 13 phòng máy tính, 4 phòng ngoại ngữ, 201 phòng thí nghiệm/thực hành và thư viện rộng 3.795,7 m2 sở hữu 25.000 bản sách. Tuy nhiên, chi phí hao mòn tài sản cố định chưa được tính toán đầy đủ vào giá thành đào tạo của từng ngành, dẫn đến tình trạng chi phí đơn vị giữa các ngành kỹ thuật thực hành và ngành lý thuyết bị cào bằng.

Thứ ba, công tác lập và chấp hành dự toán chi phí còn mang tính bình quân. Bảng đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí khoán tại các khoa cho thấy độ lệch giữa thực chi và dự toán dao động từ 12% đến 18%, chủ yếu do định mức kinh tế kỹ thuật chưa được cập nhật theo biến động giá cả thị trường.

Thứ tư, mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Học viện hiện nay vận hành theo hình thức kết hợp hoàn toàn giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Toàn bộ 100% nhân sự kế toán đều ưu tiên xử lý chứng từ pháp lý phục vụ báo cáo cơ quan chủ quản, khiến mức độ đáp ứng thông tin chi phí chi tiết phục vụ lãnh đạo ra quyết định mới chỉ đạt 40-50% nhu cầu thực tế.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những hạn chế trên xuất phát từ tư duy quản lý chịu ảnh hưởng kéo dài của thời kỳ bao cấp, cùng với việc thiếu vắng các văn bản hướng dẫn chi tiết về kế toán quản trị trong khối sự nghiệp công lập ngoài Thông tư số 53/2006/TT-BTC vốn dành cho doanh nghiệp. Hệ thống tài khoản chưa được mở chi tiết theo các trung tâm phát sinh chi phí.

So sánh với các nghiên cứu tại một số trường đại học công lập khối kinh tế trên địa bàn Hà Nội, tình trạng thiếu hụt báo cáo kế toán quản trị chi phí đào tạo là điểm nghẽn chung khi các trường bước vào giai đoạn đầu tự chủ. Dữ liệu chi phí đơn vị nên được trực quan hóa qua các bảng phân bổ chi phí theo hoạt động và biểu đồ so sánh chi phí giữa 28 ngành đào tạo. Việc này giúp nhà quản lý nhận diện chính xác các chương trình đào tạo đang tạo ra thặng dư hoặc chịu thâm hụt tài chính.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, hoàn thiện xây dựng hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật và lập dự toán ngân sách linh hoạt. Ban Tài chính và Kế toán chủ trì phối hợp với 15 khoa đào tạo tiến hành chuẩn hóa 100% định mức giờ giảng, vật tư tiêu hao cho 201 phòng thực hành, nhằm giảm tỷ lệ sai lệch dự toán kinh phí khoán xuống dưới mức 5%. Thời gian hoàn thành trong Quý I và Quý II hàng năm.

Thứ hai, áp dụng phương pháp xác định chi phí theo hoạt động và công thức ba thành phần để tính đúng suất chi phí đào tạo. Ban Quản lý đào tạo và Ban Tài chính bóc tách chi phí tài sản cố định, chi phí con người và chi phí vận hành tại chỗ, đảm bảo tính toán chính xác 100% giá thành đào tạo cho 28 ngành đại học và 36 chuyên ngành sau đại học. Thời gian thử nghiệm trong 6 tháng và áp dụng chính thức trong 12 tháng.

Thứ ba, tái cấu trúc bộ máy kế toán theo mô hình hỗn hợp. Ban Giám đốc và Ban Tổ chức cán bộ thành lập Tổ Kế toán quản trị chuyên trách gồm 3-5 nhân sự có trình độ chuyên môn cao trực thuộc Ban Tài chính và Kế toán, nâng tỷ lệ đáp ứng báo cáo phân tích quản trị định kỳ lên trên 90%. Thời gian kiện toàn bộ máy trong vòng 6 tháng.

Thứ tư, thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị chi phí và ứng dụng công nghệ thông tin. Ban Tài chính phối hợp Trung tâm Tin học tích hợp cơ sở dữ liệu kế toán với phần mềm thư viện số LIBOL 6.0 và cổng thông tin đào tạo, rút ngắn thời gian lập báo cáo phân tích chi phí từ 30 ngày xuống còn 3-5 ngày sau khi kết thúc kỳ kế toán. Thời gian triển khai trong 12 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm thứ nhất là Ban Giám hiệu và Hội đồng trường tại các trường đại học công lập tự chủ. Nhóm này tiếp nhận khung phương pháp luận để xác định chiến lược học phí, tái cấu trúc tổ chức và tối ưu hóa nguồn lực tài chính theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP.

Nhóm thứ hai là Lãnh đạo và chuyên viên các Phòng/Ban Tài chính - Kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học. Nghiên cứu cung cấp trọn bộ biểu mẫu phân loại chi phí, quy trình kiểm soát dự toán kinh phí khoán và phương pháp phân bổ chi phí gián tiếp vào từng ngành đào tạo cụ thể.

Nhóm thứ ba là Giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên cao học chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán. Tài liệu đóng vai trò là case study thực chứng điển hình, cung cấp dữ liệu định lượng phục vụ giảng dạy môn Kế toán quản trị công và phát triển các công trình nghiên cứu mở rộng.

Nhóm thứ tư là Các cơ quan quản lý nhà nước như Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Tài chính. Luận văn cung cấp căn cứ thực tiễn để xây dựng khung định mức kinh tế kỹ thuật và hoàn thiện cơ chế đặt hàng đào tạo sử dụng ngân sách nhà nước.

Câu hỏi thường gặp

Cơ chế tự chủ tài chính theo Quyết định số 873/QĐ-TTg đặt ra thách thức gì lớn nhất cho công tác quản trị chi phí của Học viện? Tự chủ tài chính cắt giảm nguồn kinh phí bao cấp thường xuyên từ ngân sách, buộc Học viện với 1.365 cán bộ phải tự cân đối thu chi dựa trên học phí và dịch vụ đào tạo. Nếu không tính đúng và tính đủ chi phí đào tạo cho 28 ngành học, trường sẽ đối mặt nguy cơ thâm hụt tài chính hoặc định mức học phí thiếu cạnh tranh.

Công thức tính chi phí đào tạo ba thành phần trong luận văn có điểm gì đột phá? Phương pháp truyền thống chia đều tổng chi cho tổng số người học, gây sai lệch lớn giữa các ngành. Công thức ba thành phần bóc tách riêng chi phí tài sản trên diện tích 68.842,3 m2 sàn, chi phí tiền lương toàn trường và chi phí vận hành tại chỗ, giúp xác định chuẩn xác suất chi phí đơn vị cho từng sinh viên theo từng ngành học.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp mang lại lợi ích gì cho trường đại học quy mô lớn? Học viện có cơ cấu phức tạp gồm 15 khoa và 14 phòng ban. Mô hình hỗn hợp duy trì bộ máy kế toán tài chính hiện tại kết hợp bổ sung tổ kế toán quản trị độc lập gồm 3-5 người, giúp tiết kiệm 30-40% chi phí vận hành bộ máy mà vẫn đảm bảo chuyên môn hóa sâu trong phân tích dữ liệu.

Yếu tố nào ảnh hưởng mạnh nhất đến cơ cấu chi phí đào tạo tại Học viện Nông nghiệp Việt Nam? Chi phí con người là yếu tố tác động lớn nhất, chiếm 60-65% tổng chi thường xuyên của đơn vị với đội ngũ 291 Tiến sĩ và 86 Giáo sư, Phó giáo sư. Tiếp đến là chi phí vận hành 201 phòng thí nghiệm kỹ thuật nông nghiệp đặc thù đòi hỏi lượng tiêu hao vật tư lớn.

Phương pháp phân bổ chi phí theo hoạt động giúp ích gì cho việc quản lý kinh phí khoán tại các khoa? Phương pháp này bóc tách chi phí gián tiếp dựa trên các tác nhân thực tế như số giờ máy, số buổi thực hành, khắc phục triệt để mức chênh lệch dự toán 12-18% tại các khoa, giúp nhà trường giao định mức khoán sát với thực tế sử dụng nguồn lực.

Kết luận

  • Luận văn hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và thực tiễn về kế toán quản trị chi phí đào tạo trong trường đại học công lập tự chủ.
  • Phân tích chi tiết thực trạng tài chính và chi phí đào tạo tại Học viện Nông nghiệp Việt Nam giai đoạn 2015-2017 với quy mô 1.365 cán bộ và 68.842,3 m2 sàn giảng dạy.
  • Xây dựng mô hình tính toán suất chi phí đào tạo ba thành phần kết hợp phương pháp phân bổ chi phí dựa trên hoạt động cho 28 ngành đào tạo đại học.
  • Đề xuất mô hình bộ máy kế toán hỗn hợp, thành lập tổ chuyên trách nâng mức độ đáp ứng thông tin quản trị lên trên 90%.
  • Chuẩn hóa hệ thống chứng từ, dự toán định mức và báo cáo nội bộ, rút ngắn chu kỳ cung cấp thông tin quản trị xuống 3-5 ngày.

Đóng góp lớn nhất của công trình là cung cấp một cẩm nang hoàn chỉnh về mặt phương pháp luận và kỹ thuật hạch toán, giúp chuyển đổi hệ thống kế toán đơn thuần sang công cụ quản trị chiến lược trong môi trường giáo dục đại học.

Lộ trình triển khai khuyến nghị gồm ba giai đoạn: Chuẩn hóa hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật trong 6 tháng đầu, thí điểm mô hình tính giá phí trong 6 tháng tiếp theo và tích hợp số hóa toàn diện hệ thống báo cáo trong 12 tháng kế tiếp.

Các trường đại học công lập cần chủ động tái cấu trúc hệ thống kế toán quản trị chi phí ngay hôm nay để khẳng định vị thế, đảm bảo tự chủ tài chính bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh trong kỷ nguyên hội nhập giáo dục quốc tế.