Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, lao động là một trong những yếu tố cấu thành then chốt quyết định đến năng suất, chất lượng dịch vụ và hiệu quả vận hành. Công tác quản lý lao động và chính sách tiền lương đóng vai trò đòn bẩy kinh tế trực tiếp, tác động đến thu nhập, đời sống của người lao động cũng như cấu thành trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh, giá thành dịch vụ và lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời tiền lương và các khoản trích theo lương giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật lao động, nâng cao năng suất và tối ưu hóa chi phí vận hành.

Xuất phát từ quá trình thực tập thực tế tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hàng hóa Phương Nam (Phuong Nam Logistics), tác giả Đỗ Hoàng Như Nguyệt đã thực hiện báo cáo tốt nghiệp nhằm phân tích thực trạng hạch toán phần hành tiền lương và các khoản phải trả người lao động tại doanh nghiệp logistics.

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định gồm 3 nội dung chính:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán các khoản phải trả người lao động và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp.
  2. Phản ánh thực tế công tác hạch toán, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán các khoản phải trả người lao động tại Công ty TNHH TM&DV Hàng Hóa Phương Nam.
  3. Nhận xét, đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán phải trả người lao động tại đơn vị thực tập.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng kế toán các khoản phải trả người lao động tại Công ty TNHH TM&DV Hàng Hóa Phương Nam.
  • Không gian nghiên cứu: Phòng Kế toán của Công ty TNHH TM&DV Hàng Hóa Phương Nam (Địa chỉ: DC69-C17 Đường NA7, KDC Vietsing, Phường An Phú, Thị xã Thuận An, Tỉnh Bình Dương).
  • Phạm vi thời gian và số liệu: Số liệu chứng từ, sổ sách kế toán tiền lương tháng 03 năm 2019 và số liệu báo cáo tài chính giai đoạn 2017 – 2019 của công ty.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và quy định pháp lý được áp dụng trong đề tài bao gồm:

  • Chế độ kế toán: Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp.
  • Quy định về bảo hiểm: Quyết định số 595/QĐ-BHXH quy định về quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp và quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT.
  • Tỷ lệ trích các khoản theo lương: Trích nộp 34% trên quỹ lương đóng bảo hiểm, trong đó doanh nghiệp chịu 23,5% (tính vào chi phí sản xuất kinh doanh) và người lao động chịu 10,5% (khấu trừ trực tiếp vào lương).
Khoản trích Tỷ lệ tính vào chi phí DN Tỷ lệ trừ vào lương NLĐ Tổng tỷ lệ trích nộp
Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17,5% (Hưu trí: 14%, Ốm đau - thai sản: 3%, TNLĐ-BNN: 0,5%) 8,0% (Quỹ hưu trí & tử tuất) 25,5%
Bảo hiểm y tế (BHYT) 3,0% 1,5% 4,5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1,0% 1,0% 2,0%
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2,0% 0,0% 2,0%
Tổng cộng 23,5% 10,5% 34,0%

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp quan sát: Trực tiếp theo dõi quy trình làm việc, phương thức theo dõi thời gian lao động, cách thức chấm công, lập bảng lương và chi trả thu nhập cho nhân viên tại các bộ phận.
  • Phương pháp thu thập và nghiên cứu tài liệu: Thu thập dữ liệu thực tế từ chứng từ gốc (giấy đề nghị tạm ứng, ủy nhiệm chi, bảng chấm công, bảng thanh toán lương), sổ Nhật ký chung, Sổ Cái tài khoản 334, sổ chi tiết tài khoản và báo cáo tài chính qua các năm.
  • Phương pháp mô tả và so sánh: Mô tả cấu trúc tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung.
  • Phương pháp phân tích tài chính: Phân tích biến động khoản mục phải trả người lao động theo chiều ngang, chiều dọc và tính toán các tỷ số tài chính (khả năng thanh toán hiện hành, thanh toán nhanh, hệ số nợ, vòng quay hàng tồn kho, vòng quay khoản phải thu) giai đoạn 2017 – 2019.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH TM&DV Hàng Hóa Phương Nam (Phuong Nam Logistics)

Công ty TNHH TM&DV Hàng Hóa Phương Nam (tên viết tắt: PNL) được thành lập vào tháng 3 năm 2006 theo hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên sáng lập, đại diện pháp luật là ông Nguyễn Quang Sang và Giám đốc là bà Trương Thị Hồng Tuân. Ngành nghề kinh doanh chính là dịch vụ logistics, bao gồm giao nhận vận tải hàng hóa nội địa và quốc tế, đại lý hải quan, quản lý hậu cần xuất nhập khẩu, đại lý cước tàu biển/hàng không, kinh doanh phần mềm vận tải và dịch vụ kho bãi. Doanh nghiệp sở hữu đội xe vận tải lớn với hơn 35 xe đầu kéo, hơn 80 rơ-móc (trọng tải 27 – 35 tấn), trên 20 xe tải (1 – 10 tấn) và trên 20 xe nâng/cẩu (3 – 80 tấn), 100% phương tiện được gắn định vị GPS.

Bộ máy quản lý của công ty gồm 4 phòng ban: Phòng Giám đốc, Phòng Vận tải, Phòng Kế toán và Phòng Xuất nhập khẩu. Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung với 4 nhân sự:

  • Kế toán trưởng kiêm Kế toán tổng hợp;
  • Kế toán vốn bằng tiền;
  • Kế toán công nợ;
  • Kế toán tiền lương.

Về chế độ kế toán, đơn vị áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12, đơn vị tiền tệ VND, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên (xuất kho theo đơn giá nhập trước xuất trước - FIFO), khấu hao tài sản cố định theo phương pháp lũy kế tăng dần. Hình thức ghi sổ áp dụng là Nhật ký chung, có sự trợ giúp của phần mềm MISA, phần mềm quản lý vận tải Transman và bảng tính Excel.

Chương 2: Thực trạng kế toán phải trả người lao động của Công ty TNHH TM&DV Hàng Hóa Phương Nam

Chương 2 trình bày chi tiết phương pháp tính lương, quy trình hạch toán và số liệu kế toán thực tế phát sinh trong tháng 03/2019:

  1. Hình thức trả lương: Doanh nghiệp áp dụng 2 hình thức:
    • Khối văn phòng, điều hành, xuất nhập khẩu: Tính lương theo thời gian dựa trên ngày công làm việc thực tế, cộng các khoản phụ cấp (xăng xe, ăn trưa, điện thoại, chuyên cần, bổ sung khác) và làm thêm giờ; trừ đi các khoản bảo hiểm bắt buộc (10,5%), thuế TNCN và tạm ứng.
    • Khối vận tải lái xe Container: Tính lương khoán theo chuyến và chỉ tiêu công việc (quản lý qua phần mềm Transman) kết hợp mức lương cơ bản theo thâm niên làm việc (thâm niên 0 năm: mức 3.500.000 đồng; thâm niên từ 1 năm: mức 5.000.000 đồng); trừ các khoản chi phí sai phạm, giữ hồ sơ, tạm ứng và bảo hiểm.
  2. Quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán:
    • Hàng ngày, kế toán tiền lương theo dõi hiện diện của nhân viên qua các nhóm Zalo từng bộ phận và chấm công trên phần mềm.
    • Cuối tháng, lập Bảng tổng hợp chấm công trình Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt, sau đó lập Bảng thanh toán tiền lương cho từng bộ phận (Văn phòng, Vận tải container, Vận tải xe tải, Xuất nhập khẩu).
    • Vào ngày cuối tháng (31/03/2019), kế toán lập giấy đề nghị tạm ứng số tiền 180.000.000 đồng và Ủy nhiệm chi qua tài khoản ngân hàng BIDV Chi nhánh Nam Bình Dương để rút tiền mặt phục vụ chi trả lương.
    • Ngày 05 hàng tháng, tiến hành phát lương trực tiếp bằng tiền mặt, người lao động ký nhận trên 2 liên phiếu lương (1 liên lưu tại phòng kế toán, 1 liên người lao động giữ).
    • Nộp bảo hiểm cho cơ quan BHXH Quận Tân Phú qua cổng giao dịch điện tử.
Bộ phận Lương ngày công / Lương cơ bản (VND) Phụ cấp / Lương khoán chuyến (VND) Tổng thu nhập phát sinh (VND) Các khoản khấu trừ (VND) Lương thực lĩnh (VND)
Điều hành vận tải (ĐHVT) 15.500.000 0 15.500.000 469.623 15.030.377
Ban Giám đốc (GĐOC) 9.472.600 31.567.400 41.040.000 994.623 40.045.377
Phòng Kế toán (KT) 13.245.777 11.331.964 24.577.741 12.996.419 11.581.322
Phòng Tổng vụ (TV) 6.600.000 0 6.600.000 0 6.600.000
Vận tải xe tải (VT TAI) 8.945.200 5.979.415 14.924.615 10.270.991 4.653.624
Vận tải Container (VT CONT) 44.725.806 136.670.080 181.395.886 75.384.186 106.011.700
Phòng Xuất nhập khẩu (XNK) 41.221.261 31.459.508 72.680.769 32.290.293 40.390.476
Tổng cộng toàn công ty 139.710.644 217.008.367 356.719.011 132.406.135 224.312.876

(Ghi chú số liệu: Tổng hợp từ các Bảng thanh toán lương chi tiết 2.7, 2.8 và Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương 2.9 tháng 03/2019 trong báo cáo).

  1. Hạch toán các tài khoản kế toán chủ yếu:
    • Tài khoản 334 (Phải trả người lao động), chi tiết thành TK 3341 (Phải trả công nhân viên) và TK 3348 (Phải trả người lao động khác).
    • Các tài khoản đối ứng sử dụng: TK 111, TK 112, TK 141 (Tạm ứng của tài xế và nhân viên), TK 642, TK 64211, TK 622, TK 3383 (BHXH), TK 3389 (Phải trả khoản giữ hồ sơ), TK 1362, TK 1368 (Phải thu nội bộ do xử lý sai sót cước, chuyến hàng).

Chương 3: Nhận xét – Đánh giá về Công ty TNHH TM&DV Hàng Hóa Phương Nam

Tác giả đưa ra các đánh giá tổng hợp về thực trạng hạch toán tại doanh nghiệp:

  • Về ưu điểm: Bộ máy kế toán tinh gọn, phân công nhiệm vụ rõ ràng; tuân thủ đúng hệ thống tài khoản Thông tư 200/2014/TT-BTC; ứng dụng phần mềm MISA kết hợp công cụ chuyên ngành Transman giúp quản lý điều hành và tính lương chuyến cho đội ngũ tài xế thuận tiện; linh hoạt ứng dụng mạng xã hội (Zalo) vào việc theo dõi nhân sự di động.
  • Về hạn chế:
    • Hình thức chi trả lương 100% bằng tiền mặt tại văn phòng gây rủi ro lưu thông tiền tệ, mất nhiều thời gian kiểm đếm và ký nhận cho cả kế toán lẫn người lao động.
    • Việc theo dõi chấm công qua Zalo mang tính thủ công, dễ thất lạc thông tin hoặc nhầm lẫn khi tổng hợp công cuối tháng.
    • Tỷ lệ tham gia đóng BHXH, BHYT chưa bao phủ toàn bộ danh sách lao động lái xe do đặc thù luân chuyển lao động cao của ngành vận tải.
    • Khoản tạm ứng (TK 141) của tài xế phát sinh lớn trong kỳ, việc theo dõi hoàn ứng và trừ vào lương cần được kiểm soát chặt chẽ hơn.

Kết quả và đóng góp

Báo cáo tốt nghiệp đạt được các kết quả cụ thể:

  • Phản ánh chi tiết quy trình tính và hạch toán lương của một doanh nghiệp logistics quy mô vừa, phân định rõ ràng giữa hai cơ chế lương: lương thời gian cho khối văn phòng và lương khoán sản phẩm/chuyến kết hợp thâm niên cho khối tài xế vận tải container.
  • Cung cấp hệ thống chứng từ thực tế đầy đủ: từ Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi (PC02/03/2019), Ủy nhiệm chi thanh toán bảo hiểm, Bảng chấm công bộ phận, Bảng thanh toán lương chi tiết từng nhân viên đến Sổ Cái và Sổ chi tiết TK 334.
  • Đề xuất các giải pháp mang tính khả thi cho doanh nghiệp: chuyển đổi hình thức chi trả lương từ tiền mặt sang tài khoản thẻ ATM ngân hàng; chuẩn hóa quy trình chấm công tự động hóa; hoàn thiện chính sách trích nộp bảo hiểm xã hội đúng quy định pháp luật nhằm bảo đảm quyền lợi lâu dài cho người lao động.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi số liệu chi tiết về nghiệp vụ kế toán tiền lương chỉ tập trung phân tích sâu vào một kỳ kế toán điển hình (tháng 03 năm 2019), chưa so sánh chi tiết tính chu kỳ và mùa vụ biến động lương theo từng quý trong năm của ngành vận tải logistics.
  • Hướng phát triển: Mở rộng nghiên cứu đánh giá mối tương quan giữa chi phí nhân công trực tiếp với hiệu quả sử dụng phương tiện vận tải (xe đầu kéo, rơ-móc) và xây dựng quy chế trả lương 3P (Position - Person - Performance) chuyên sâu cho doanh nghiệp dịch vụ logistics.

Giá trị tham khảo

Báo cáo tốt nghiệp là tài liệu tham khảo thực tiễn hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Quản trị Logistics đang thực hiện báo cáo thực tập hoặc khóa luận tốt nghiệp về phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
  • Nhân viên kế toán tiền lương tại các doanh nghiệp vận tải hàng hóa, logistics tham khảo mẫu bảng tính lương khoán chuyến kết hợp lương thâm niên và phương pháp luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký chung.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào? Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, niên độ kế toán trùng năm dương lịch (01/01 đến 31/12), đơn vị tiền tệ là Đồng Việt Nam (VND) và tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.

2. Công ty Phương Nam tính lương cho tài xế xe container như thế nào? Lương của tài xế container được tính kết hợp giữa lương cơ bản theo hệ số thâm niên (hệ số 0 năm là 3.500.000 đồng/tháng, hệ số từ 1 năm trở lên là 5.000.000 đồng/tháng) và lương khoán chuyến/chỉ tiêu công việc được theo dõi chi tiết trên phần mềm quản lý vận tải Transman, sau đó trừ đi các khoản tạm ứng, khấu trừ sai phạm, bảo hiểm và tiền giữ hồ sơ.

3. Tỷ lệ trích các khoản theo lương áp dụng tại đơn vị là bao nhiêu? Doanh nghiệp trích tổng cộng 34% trên quỹ lương tham gia bảo hiểm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH. Trong đó, tính vào chi phí doanh nghiệp 23,5% (BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%, KPCĐ 2%) và trừ vào lương người lao động 10,5% (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%).

4. Quy trình thanh toán tiền lương tháng cho người lao động diễn ra vào thời gian nào và bằng phương thức gì? Công ty thực hiện tạm ứng rút tiền mặt từ ngân hàng vào ngày cuối tháng (31 hàng tháng) và chi trả lương một lần bằng tiền mặt trực tiếp cho nhân viên vào ngày 05 của tháng tiếp theo tại phòng kế toán, nhân viên ký nhận trên 2 liên phiếu lương.

Kết luận

Báo cáo tốt nghiệp của sinh viên Đỗ Hoàng Như Nguyệt đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận và phản ánh chi tiết thực trạng kế toán các khoản phải trả người lao động tại Công ty TNHH TM&DV Hàng Hóa Phương Nam. Đề tài làm rõ đặc thù hạch toán tiền lương trong ngành dịch vụ vận tải logistics, kết hợp giữa lương thời gian và lương khoán chuyến dựa trên hệ thống chứng từ thực tế tháng 03/2019. Các đánh giá và kiến nghị hoàn thiện phương thức thanh toán qua thẻ ngân hàng, kiểm soát tạm ứng và nâng cao chế độ bảo hiểm mang tính ứng dụng cao cho công tác quản trị kế toán tại doanh nghiệp.