Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và tự do hóa thương mại, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, thương mại và dịch vụ tại Việt Nam phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt. Để duy trì khả năng sinh lời và vận hành bền vững, việc tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh, tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa chi phí là yêu cầu trọng tâm. Trong chu trình kinh doanh, công tác lựa chọn nhà cung cấp và quản lý, thu hồi công nợ khách hàng đóng vai trò quyết định đến tính thanh khoản cũng như sự an toàn tài chính của doanh nghiệp. Xuất phát từ thực tiễn trên, tác giả Nguyễn Thị Thúy Hằng đã thực hiện đề tài báo cáo tốt nghiệp: "Kế toán phải thu của khách hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại Dịch vụ và Sản xuất Cát Tường" dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Thị Hoàng Yến tại Trường Đại học Thủ Dầu Một.

Mục tiêu tổng quát của đề tài là nghiên cứu toàn diện công tác kế toán nợ phải thu của khách hàng tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Sản xuất Cát Tường. Báo cáo xác định bốn mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

  1. Tìm hiểu khái quát về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Sản xuất Cát Tường.
  2. Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán nợ phải thu khách hàng tại đơn vị.
  3. Phân tích biến động của khoản mục phải thu khách hàng và tình hình tài chính tổng thể của công ty qua các năm.
  4. Đưa ra nhận xét, đánh giá và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán cũng như quản lý khoản phải thu tại doanh nghiệp.

Tương ứng với các mục tiêu trên, đề tài giải quyết bốn câu hỏi nghiên cứu:

  • [Q1] Thông tin chung về Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Sản xuất Cát Tường là gì?
  • [Q2] Thực trạng công tác kế toán phải thu của khách hàng tại công ty diễn ra như thế nào?
  • [Q3] Biến động của khoản mục phải thu của khách hàng và tình hình tài chính nói chung tại công ty biến chuyển ra sao?
  • [Q4] Những nhận xét và giải pháp nào cần được đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản trị khoản phải thu tại công ty?

Đối tượng nghiên cứu của báo cáo là công tác kế toán nợ phải thu của khách hàng tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Sản xuất Cát Tường. Phạm vi nghiên cứu được xác định cụ thể:

  • Phạm vi không gian: Thực hiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Sản xuất Cát Tường (Thị xã Dĩ An, Tỉnh Bình Dương).
  • Phạm vi thời gian: Thông tin chung của doanh nghiệp thu thập trong niên độ kế toán 2019 (từ 01/01/2019 đến thời điểm báo cáo); số liệu phản ánh thực trạng kế toán công nợ khảo sát từ tháng 04/2019 đến tháng 12/2019; dữ liệu thứ cấp về báo cáo tài chính được thu thập và phân tích trong giai đoạn 3 năm (2017 – 2019).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống cơ sở pháp lý và chuẩn mực kế toán hiện hành của Việt Nam:

  • Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán.
  • Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
  • Hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) và các nguyên tắc kế toán liên quan đến ghi nhận doanh thu, tài sản, ngoại tệ và các khoản phải thu.

Về phương pháp nghiên cứu, đề tài kết hợp các phương pháp định tính và kỹ thuật phân tích số liệu:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập hồ sơ pháp lý, cơ cấu tổ chức, quy định nội bộ, báo cáo tài chính các năm 2017, 2018, 2019 và hệ thống chứng từ thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Chứng từ ngân hàng, Lệnh có, Sổ phụ, Hợp đồng kinh tế, Biên bản bàn giao máy móc).
  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Quan sát trực tiếp quy trình luân chuyển chứng từ và phỏng vấn cán bộ, nhân viên tại Phòng Kinh doanh và Phòng Kế toán (đặc biệt là kế toán công nợ và kế toán trưởng).
  • Phương pháp phân tích báo cáo tài chính: Áp dụng phương pháp so sánh, phân tích theo chiều ngang (Horizontal Analysis) và phân tích theo chiều dọc (Vertical Analysis) trên Báo cáo tình hình tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ qua 2 giai đoạn so sánh (2018/2017 và 2019/2018).
  • Phương pháp tổng hợp, đối chiếu: So sánh giữa lý luận kế toán theo quy định chuẩn mực với việc vận dụng thực tiễn tại doanh nghiệp nhằm phát hiện các ưu điểm và tồn tại.

Nguồn dữ liệu thực hiện đề tài gồm hệ thống sổ sách kế toán năm 2019 được kết xuất từ cơ sở dữ liệu trên phần mềm Microsoft Excel của công ty: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 1311 (VND), Sổ cái tài khoản 1312 (USD), Sổ chi tiết công nợ và Bảng tổng hợp công nợ khách hàng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại Dịch vụ và Sản xuất Cát Tường

Chương 1 trình bày tổng quan về quá trình hình thành, đặc điểm tổ chức và chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp:

  • Lịch sử hình thành và cơ cấu vốn: Công ty thành lập ngày 03/01/2006 theo Quyết định số 4602001881 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bình Dương cấp. Mã số thuế: 3700683815 (cấp ngày 15/01/2011). Trụ sở chính đặt tại Thửa đất số 1416, tờ bản đồ số 41, đường Thanh Niên, khu phố Tân Phú 2, phường Tân Bình, thị xã Dĩ An, tỉnh Bình Dương. Ngày 16/07/2019, công ty mở rộng thêm Xưởng gia công tại số 189/8 đường Lê Hồng Phong, KP Tân Phước, P. Tân Bình, TX Dĩ An. Vốn điều lệ là 7.000.000.000 VND (Bảy tỷ đồng), gồm hai thành viên góp vốn: Bà Đặng Thị Thúy góp 3.850.000.000 VND (55%) và Ông Đoàn Gia Tường góp 3.150.000.000 VND (45%). Vị trí Giám đốc do bà Đặng Thị Thúy đảm nhiệm từ 2006 đến hết năm 2017, chuyển giao sang ông Đoàn Gia Tường từ ngày 01/01/2018.
  • Ngành nghề kinh doanh: Bán buôn phụ liệu may mặc, giày dép, bao bì, sản phẩm từ plastic và logo cao su (mã ngành 4669 - chính); bán buôn máy móc thiết bị (4659); sản xuất bao bì plastic (2220); bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép (4641); sản xuất logo cao su các loại (2212).
  • Quy trình sản xuất kinh doanh: Chu trình kéo dài 12 tháng, triển khai qua 4 bước: (1) Thu thập thông tin và tiếp xúc khách hàng; (2) Lập kế hoạch sản xuất và ký kết hợp đồng; (3) Sản xuất và kiểm tra chất lượng sản phẩm; (4) Giao hàng và theo dõi công nợ, phản hồi từ khách hàng.
  • Cơ cấu tổ chức quản lý: Bộ máy tổ chức gồm Hội đồng Thành viên, Giám đốc Điều hành, Phó Giám đốc Điều hành và 4 bộ phận chức năng: Phòng Kinh doanh (Tổ Kế hoạch, Tổ Kinh doanh), Phòng Hành chính - Nhân sự (Tổ Hành chính, Tổ Nhân sự), Bộ phận Sản xuất (Phân xưởng sản xuất, Kho) và Phòng Kế toán.
  • Bộ máy kế toán và nhân sự: Phòng Kế toán gồm 7 nhân sự (6 kế toán và 1 thủ quỹ).
Tiêu chí phân loại Chi tiết Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Độ tuổi Dưới 27 tuổi 2 28,57%
Từ 27 đến 35 tuổi 2 28,57%
Trên 35 tuổi 3 42,86%
Giới tính Nam 1 14,29%
Nữ 6 85,71%
Trình độ chuyên môn Trung cấp 2 28,57%
Cao đẳng 2 28,57%
Đại học 3 42,86%
Thâm niên công tác Dưới 4 năm 3 42,86%
Từ 4 đến 10 năm 2 28,57%
Trên 10 năm 2 28,57%
  • Chính sách kế toán áp dụng: Chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ VND; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân; trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; thuế suất thuế TNDN hiện hành là 20%; hình thức kế toán áp dụng là Sổ Nhật ký chung trên phần mềm Microsoft Excel.

Chương 2: Thực trạng kế toán phải thu của khách hàng của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại Dịch vụ và Sản xuất Cát Tường

Chương 2 mô tả chi tiết quy trình kế toán, luân chuyển chứng từ và trình tự hạch toán tài khoản 131 tại doanh nghiệp:

  • Tài khoản và mã hóa đối tượng: Công ty sử dụng Tài khoản 131 – "Phải thu của khách hàng" và phân chia thành 2 tài khoản cấp 2:

    • TK 1311: Phải thu khách hàng VND.
    • TK 1312: Phải thu khách hàng USD.

    Doanh nghiệp thiết lập mã hóa khách hàng chi tiết phục vụ theo dõi công nợ:

Ký hiệu mã hóa Tên khách hàng
1311TV Công ty TNHH Giày Tuấn Việt
1311MM Công ty TNHH SX TM In Minh Mẫn
1311DH Công ty CP Công Nghiệp Đông Hưng
131132 Công ty Cổ phần 32
1311DS Công ty TNHH MTV Dusan (Việt Nam)
1311CTX CTY TNHH Chân Trời Xanh
1311TT Công ty Cổ Phần CN Giày Thuận Thành
1311TS CTY TNHH MTV TMDV Thần Sơn
1311QT CTY TNHH Quan Tian Việt Nam
1311STS CTY TNHH Samil Tong Sang Vina
1311CT CTY TNHH TM DV SX và XNK Cát Tường
1312CX CTY TNHH SX SP Nhựa Cao su Chunxiang (Gentle Breeze Limited)

  • Các tình huống nghiệp vụ thực tế phát sinh trong năm 2019:

    • Tình huống 1: Bán hàng hóa logo cho Công ty TNHH Giày Tuấn Việt ngày 29/04/2019 theo Hóa đơn GTGT số 0000610 (doanh thu chưa thuế 95.571.800 VND, thuế GTGT 10% là 9.557.180 VND; ghi Nợ 1311: 105.128.980 VND).
    • Tình huống 2: Ngày 24/05/2019, khách hàng Tuấn Việt thanh toán qua ngân hàng 105.100.070 VND, phí chuyển tiền doanh nghiệp chịu 23.810 VND (ghi Nợ 11211: 105.100.070 VND, Nợ 642: 28.910 VND / Có 1311: 105.128.980 VND).
    • Tình huống 3: Bán thành phẩm logo Sketcher cho Công ty TNHH MTV TMDV Thần Sơn ngày 25/07/2019 theo Hóa đơn 0000664 (Doanh thu 142.590.000 VND, thuế GTGT 14.259.000 VND; ghi Nợ 1311 / Có 5112: 142.590.000 VND, Có 33311: 14.259.000 VND).
    • Tình huống 4: Bán thanh lý máy móc thiết bị cho Công ty TNHH TM DV SX và XNK Cát Tường ngày 09/10/2019 theo Hóa đơn số 0000749 (giá bán chưa thuế 700.399.393 VND, thuế GTGT 70.039.939 VND; ghi Nợ 1311 / Có 711: 700.399.393 VND, Có 33311: 70.039.939 VND).
    • Tình huống 5 & 6: Xuất khẩu lô hàng cao su màu cho Công ty Chunxiang thu ngoại tệ USD (Hóa đơn 0000766 ngày 31/10/2019 giá trị 1.039.461.527 VND quy đổi theo tỷ giá 23.155; Hóa đơn 0000786 ngày 12/12/2019 giá trị 1.431.220.326 VND quy đổi theo tỷ giá 23.178; ghi nhận Nợ 1312 / Có 5112).
    • Tình huống 7: Nhận và xử lý khoản tiền 24.199.560 VND do Công ty In Minh Mẫn chuyển nhầm ngày 27/11/2019 và thực hiện hoàn trả vào ngày 02/12/2019.
    • Tình huống 8 & 9: Thu nợ ngoại tệ 44.067 USD ngày 30/12/2019 của Công ty Chunxiang, hạch toán cấn trừ các hóa đơn cũ, ghi nhận phí ngân hàng và xử lý chênh lệch tỷ giá phát sinh (TK 6352); thực hiện đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ ngày 31/12/2019 theo tỷ giá mua ngân hàng qua Tài khoản 413 (chênh lệch giảm HĐ 766 là 181.811 VND; chênh lệch tăng HĐ 786 là 619.308 VND).
    • Tình huống 10: Công ty chưa thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và chỉ quản lý thời hạn công nợ thủ công.

  • Số liệu tổng hợp trên Sổ cái TK 1311 năm 2019:

    • Số dư đầu kỳ (01/01/2019): 1.799.607.288 VND.
    • Số phát sinh Nợ trong năm: 12.351.812.650 VND.
    • Số phát sinh Có trong năm: 11.844.749.139 VND.
    • Số dư cuối kỳ (31/12/2019): 2.306.670.799 VND.

Chương 3: Nhận xét – Giải pháp

Chương 3 tập trung đánh giá toàn diện công tác quản trị và hạch toán kế toán tại công ty:

  • Ưu điểm: Bộ máy quản lý và kế toán tinh gọn, phân công nhiệm vụ rõ ràng; hệ thống chứng từ và sổ kế toán được lập tuân thủ Thông tư 133/2016/TT-BTC; việc phân loại chi tiết nợ phải thu theo đồng tiền (VND và USD) và mã hóa từng khách hàng giúp theo dõi số dư phát sinh cụ thể.
  • Hạn chế:
    • Doanh nghiệp sử dụng phần mềm bảng tính Microsoft Excel để ghi chép và lưu trữ sổ kế toán, chưa trang bị phần mềm kế toán chuyên dụng dẫn đến thao tác nhập liệu thủ công, dễ phát sinh nhầm lẫn khi khối lượng chứng từ tăng.
    • Công ty hoàn toàn không trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định, dẫn đến việc không có nguồn tài chính dự phòng bù đắp rủi ro khi phát sinh nợ quá hạn hoặc mất khả năng thu hồi.
    • Quản trị tuổi nợ khách hàng còn thực hiện thủ công, chưa xây dựng chính sách tín dụng thương mại và hạn mức công nợ chặt chẽ cho từng nhóm khách hàng.
  • Giải pháp đề xuất: Hoàn thiện công tác trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi định kỳ; nâng cấp phần mềm kế toán chuyên biệt thay thế việc nhập liệu Excel; xây dựng quy chế phân loại tuổi nợ và chính sách thu hồi nợ phù hợp nhằm bảo đảm an toàn tài chính.

Kết quả và đóng góp

Báo cáo tốt nghiệp đã tổng hợp và minh chứng bằng hệ thống dữ liệu kế toán thực tế:

  • Phản ánh đầy đủ hệ thống sổ kế toán công nợ năm 2019 tại công ty, xác định chính xác số dư đầu kỳ của TK 1311 là 1.799.607.288 VND, tổng số phát sinh Nợ là 12.351.812.650 VND, tổng số phát sinh Có là 11.844.749.139 VND và số dư cuối kỳ là 2.306.670.799 VND.
  • Hệ thống hóa đầy đủ quy trình lập chứng từ, luân chuyển sổ sách từ Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Chứng từ giao dịch ngân hàng vào Sổ Nhật ký chung, Sổ cái và Sổ chi tiết công nợ cho cả hai đối tượng tiền tệ là VND và USD.
  • Làm rõ phương pháp hạch toán và đánh giá lại chênh lệch tỷ giá hối đoái cuối kỳ đối với các khoản phải thu gốc ngoại tệ (USD) thông qua tài khoản 413 và 6352 tại thời điểm 31/12/2019.
  • Chỉ ra các điểm thiếu hụt trong quản trị công nợ thực tế tại doanh nghiệp vừa và nhỏ (chưa lập dự phòng nợ khó đòi, ghi sổ trên Excel), từ đó đưa ra các kiến nghị cải tiến phù hợp với điều kiện vận hành của công ty.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Báo cáo chỉ khảo sát thực trạng công tác kế toán trong phạm vi một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH TMDV & SX Cát Tường); dữ liệu hạch toán chi tiết nghiệp vụ tập trung vào giai đoạn từ tháng 04/2019 đến tháng 12/2019. Ngoài ra, việc nghiên cứu các chỉ tiêu BCTC chỉ giới hạn trong giai đoạn 2017 – 2019.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang so sánh công tác quản trị rủi ro tín dụng và trích lập dự phòng công nợ giữa nhiều doanh nghiệp cùng ngành sản xuất phụ liệu cao su và may mặc; khảo sát hiệu quả sau khi chuyển đổi hệ thống kế toán từ bảng tính Excel sang phần mềm ERP/kế toán tự động.

Giá trị tham khảo

Báo cáo tốt nghiệp là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Cung cấp mẫu báo cáo thực tập tốt nghiệp chuẩn mực về phần hành kế toán phải thu khách hàng; minh họa cụ thể cách lấy số liệu, lập sơ đồ chữ T, ghi sổ Nhật ký chung và sổ cái theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Người làm công tác kế toán tại doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình theo dõi công nợ chi tiết theo mã khách hàng, xử lý các nghiệp vụ ngoại tệ phát sinh (USD), quy trình xử lý chuyển nhầm tiền và kỹ thuật đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm tài chính.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH TMDV & SX Cát Tường áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, sử dụng hình thức Sổ Nhật ký chung được theo dõi trên phần mềm Microsoft Excel.

2. Công ty tổ chức theo dõi tài khoản Phải thu của khách hàng (TK 131) như thế nào?
Công ty chi tiết hóa TK 131 thành 2 tài khoản cấp hai gồm: TK 1311 (Phải thu khách hàng VND) và TK 1312 (Phải thu khách hàng USD), đồng thời mã hóa ký hiệu riêng cho từng đối tượng khách hàng (ví dụ: 1311TV, 1311MM, 1312CX).

3. Cơ cấu vốn điều lệ và đại diện pháp luật của công ty được phân chia ra sao?
Vốn điều lệ của công ty là 7.000.000.000 VND (Bảy tỷ đồng), trong đó bà Đặng Thị Thúy góp 3.850.000.000 VND (55%) và ông Đoàn Gia Tường góp 3.150.000.000 VND (45%). Người đại diện pháp luật kiêm Giám đốc hiện tại là ông Đoàn Gia Tường (tiếp nhận từ ngày 01/01/2018).

4. Tổng số phát sinh và số dư cuối kỳ năm 2019 trên Sổ cái TK 1311 của công ty là bao nhiêu?
Theo Sổ cái năm 2019 của TK 1311, số dư đầu kỳ là 1.799.607.288 VND, tổng số phát sinh bên Nợ là 12.351.812.650 VND, tổng số phát sinh bên Có là 11.844.749.139 VND và số dư cuối kỳ đạt 2.306.670.799 VND.

5. Thực trạng trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi tại công ty có đặc điểm gì?
Công ty không thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi mà chỉ theo dõi thời hạn nợ của khách hàng bằng phương pháp thủ công, dẫn đến rủi ro tiềm ẩn khi phát sinh các khoản nợ quá hạn khó thu hồi.

Kết luận

Báo cáo tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thúy Hằng đã phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức công tác kế toán phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Sản xuất Cát Tường theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Đề tài đã làm rõ quy trình lập chứng từ, ghi chép sổ sách kế toán tổng hợp và chi tiết cho cả giao dịch tiền đồng lẫn ngoại tệ USD phát sinh năm 2019. Đồng thời, công trình cũng thẳng thắn chỉ ra các điểm hạn chế về việc thiếu trích lập dự phòng nợ khó đòi và phụ thuộc vào bảng tính Excel, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị công nợ và an toàn tài chính cho doanh nghiệp.