Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế quốc dân, ngành công nghiệp xây dựng cơ bản giữ vai trò quan trọng và chiếm tỷ trọng đáng kể trong cơ cấu GDP tại Việt Nam, đồng thời tạo ra khối lượng việc làm lớn cho người lao động. Đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xây lắp công trình dân sinh, giao thông và thủy lợi, nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào cơ bản và chiếm tỷ trọng chi phối trong tổng giá thành sản phẩm.

Tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Phương Đông (trụ sở tại Km3, Đường 196, Phan Đình Phùng, Mỹ Hào, Hưng Yên), chi phí nguyên vật liệu chiếm khoảng 60% tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Do tính chất đặc thù của hoạt động xây dựng có địa bàn thi công trải rộng, nhiều hạng mục công trình phân tán, bất kỳ biến động nào về số lượng, chất lượng hay giá cả của vật tư đều ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh và giá thành công trình. Do đó, việc tổ chức quản lý và hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu trở thành yêu cầu cấp thiết nhằm cung cấp kịp thời, chính xác thông tin phục vụ điều hành và kiểm soát chi phí.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể như sau:

  1. Hệ thống hóa đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Phương Đông.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng công tác kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại doanh nghiệp thông qua hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán thực tế.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị.

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Phương Đông. Phạm vi nghiên cứu về không gian tập trung tại phòng Kế toán - Tài chính và các kho vật tư trực thuộc công ty; phạm vi thời gian thu thập dữ liệu và số liệu kế toán là niên độ năm 2013 (hoàn thành chuyên đề vào tháng 08 năm 2014).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và chế độ kế toán được áp dụng trong nghiên cứu bám sát các quy định kế toán doanh nghiệp hiện hành:

  • Chuẩn mực và chế độ kế toán: Đơn vị thực hiện theo Chuẩn mực kế toán Hàng tồn kho (nguyên vật liệu được xác định theo giá gốc, bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại) và hệ thống biểu mẫu, chứng từ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Phương pháp hạch toán chi tiết: Phương pháp ghi thẻ song song, kết hợp giữa việc ghi chép số lượng trên thẻ kho tại kho và theo dõi đồng thời cả số lượng lẫn giá trị trên sổ kế toán chi tiết tại phòng kế toán.
  • Phương pháp hạch toán tổng hợp: Phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu.
  • Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân gia quyền cuối kỳ).
  • Hình thức kế toán: Áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trên nền tảng phần mềm kế toán Macvpro.

Phương pháp nghiên cứu thực tế bao gồm phương pháp thu thập và xử lý chứng từ gốc (hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho), phương pháp đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ chi tiết, phương pháp tổng hợp tài khoản kế toán và phân tích thực tiễn tổ chức bộ máy kế toán tại doanh nghiệp.

Nguồn dữ liệu được trích xuất trực tiếp từ các hồ sơ chứng từ, bảng kê, sổ kế toán chi tiết và sổ cái các tài khoản liên quan (TK 152, TK 331, TK 1541, TK 621, TK 642) phát sinh trong năm 2013 của Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Phương Đông.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Thương mại và Xây dựng Phương Đông

Chương này trình bày tổng quan về đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh xây dựng của công ty và cách thức tổ chức quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản đến kiểm kê:

  • Đặc điểm nguyên vật liệu: Do công ty thi công nhiều loại công trình (nhà ở dân sinh, cầu, đường, bệnh viện...), nguyên vật liệu rất đa dạng về chủng loại và số lượng, chiếm khoảng 60% tổng chi phí sản xuất kinh doanh.
  • Phân loại nguyên vật liệu: Doanh nghiệp phân loại vật tư thành 5 nhóm chính:
    1. Nguyên vật liệu chính: Cơ sở vật chất chủ yếu tạo nên thực thể sản phẩm (xi măng Sông Đà, xi măng Hoàng Thạch; thép phi 6, 12, 14, 18; cát đen, cát vàng; đá 1x2, 2x4, 4x6...).
    2. Nguyên vật liệu phụ: Vật liệu kết hợp để nâng cao tính năng sản phẩm (thép ống nhựa, bao tải, bọc chống thấm, đinh 5, đinh 1x2, cột tre làm kê chắn...).
    3. Nhiên liệu: Phục vụ máy móc khoan, bơm, vận tải (dầu diezen, nhựa đường, xăng, nhớt...).
    4. Phụ tùng thay thế: Chi tiết phục vụ sửa chữa thiết bị thi công như máy trộn vữa, máy bơm, máy khoan (xăm lốp, má phanh, ốc nhíp ô tô, lưỡi khoan kim cương...).
    5. Phương tiện vận tải: Thiết bị cơ giới tham gia thi công và vận chuyển (xe đào sola 110, xe ủi Komatsu, cattedilass, máy kinh vĩ, xe tải...).
Nhóm nguyên vật liệu Danh mục đại diện tiêu biểu Đơn vị tính
Nguyên vật liệu chính Gạch kiêu, Cát vàng, Cát đen, Đá 1x2, Đá 2x4, Đá 4x6, Xi măng Sông Đà, Xi măng Hoàng Thạch, Thép Φ6, Thép Φ12, Thép Φ14, Thép Φ18 Kiêu, m³, Tấn, Kg
Nguyên vật liệu phụ Thép ống nhựa, Bao tải, Bọc chống thấm, Đinh 5, Đinh 1x2, Cột tre Kg, Cái, Mét, Cây
Nhiên liệu Dầu diezen, Nhựa đường, Xăng, Nhớt Lít, Kg
Phụ tùng thay thế Xăm lốp, Má phanh ô tô, Ốc nhíp ô tô, Lưỡi khoan kim cương Bộ, Cái, Chiếc
  • Đặc điểm luân chuyển và hệ thống kho: Để giảm chi phí vận chuyển và hao hụt, vật liệu thường được mua sắm tại chỗ chuyển thẳng đến công trình (nhất là cát, sỏi, đá). Doanh nghiệp duy trì 3 kho lớn và các kho nhỏ tại từng công trường. Việc sử dụng vật tư tuân thủ định mức tiêu hao do phòng kỹ thuật lập và được phê duyệt thông qua Giấy đề nghị xuất vật tư.
  • Công tác kiểm kê: Kiểm kê được tiến hành định kỳ 1 năm 1 lần trên tất cả các kho, chia thành các đợt theo tháng (tháng 1 kiểm kê kho NVL chính, tháng 2 kiểm kê kho nhiên liệu...). Ban kiểm kê gồm 4 thành viên: Phó Giám đốc, Thủ kho, Cán bộ vật tư, Kế toán nguyên vật liệu. Chênh lệch thừa thiếu được ghi nhận vào Biên bản kiểm kê; hao hụt do nguyên nhân chủ quan phải quy trách nhiệm bồi thường, hao hụt khách quan được hạch toán vào chi phí.

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Thương mại và Xây dựng Phương Đông

Chương 2 mô tả chi tiết toàn bộ chu trình kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp từ chứng từ, tài khoản, trình tự ghi sổ chi tiết đến sổ kế toán tổng hợp:

  • Thủ tục và chứng từ kế toán chi tiết:
    • Nhập kho mua ngoài: Ban kiểm nghiệm lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hóa (Mẫu số 03-VT theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC, lập thành 3 liên). Kế toán lập Phiếu nhập kho (Mẫu số 02-VT, lập thành 3 liên) dựa trên Hóa đơn GTGT và Biên bản kiểm nghiệm. Giá trị nhập kho tính theo giá mua chưa thuế GTGT cộng chi phí thu mua thực tế trừ các khoản giảm trừ.
    • Nhập kho thu hồi: Vật tư thừa từ công trường hoặc phế liệu thu hồi được nhập kho theo giá xuất ban đầu (ví dụ: ngày 18/07/2013 thu hồi 50 tấn xi măng từ công trình thôn Văn Nhuế; ngày 24/01/2013 thu hồi 10 cây sắt thép giá 67.000 đ/cây = 670.000 đồng từ tổ thi công số 1).
    • Xuất kho: Căn cứ Giấy đề nghị cấp vật tư đã duyệt, phòng kế toán lập Phiếu xuất kho (Mẫu số 01-VT, lập 3 liên). Giá trị thực tế xuất kho tính theo đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ vào cuối tháng:

$$\text{Giá đơn vị bình quân cả kỳ} = \frac{\text{Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ} + \text{Giá thực tế NVL nhập trong kỳ}}{\text{Số lượng NVL tồn đầu kỳ} + \text{Số lượng NVL nhập trong kỳ}}$$

  • Quy trình ghi thẻ song song:
    • Tại kho: Thủ kho ghi số lượng nhập, xuất vào Thẻ kho (Mẫu số 02-VT) theo từng danh điểm vật liệu, tính tồn cuối ngày. Định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán.
    • Tại phòng kế toán: Kế toán nhập chứng từ vào phần mềm Macvpro để ghi Sổ chi tiết vật tư (theo dõi cả số lượng và giá trị). Cuối tháng, kế toán in sổ đối chiếu với Thẻ kho và lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu.
  • Kế toán tổng hợp:
    • Tài khoản sử dụng: TK 152 (gồm TK 1521 - Nguyên vật liệu chính, TK 1522 - Nhiên liệu, TK 1523 - Phụ tùng thay thế), TK 331, TK 111, TK 112, TK 1331, TK 1541 (Chi phí NVL trực tiếp theo công trình), TK 621, TK 642.
    • Trình tự sổ kế toán tổng hợp: Từ chứng từ nhập xuất -> Bảng tổng hợp nhập kho, Bảng phân bổ vật liệu xuất dùng, Bảng tổng hợp xuất vật liệu -> Lập Chứng từ ghi sổ (Mẫu S02a-DN) -> Ghi Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ -> Ghi Sổ Cái TK 152 -> Lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.
Chứng từ / Sổ sách tiêu biểu Số hiệu / Ký hiệu Ngày phát sinh Nội dung nghiệp vụ Giá trị (VNĐ)
Hóa đơn GTGT Số 0125452 (Ký hiệu VL/12P) 05/06/2013 Mua 100 m³ cát vàng từ Công ty TNHH VLXD Hưng Yên 18.334.700 (Chưa VAT)
Phiếu xuất kho Số 18 03/03/2013 Xuất xi măng, thép Φ14, thép Φ18 cho Trường TH Phan Đình Phùng 22.820.000
Bảng tổng hợp nhập kho Tháng 01/2013 30/01/2013 Tổng giá trị NVL nhập kho trong tháng 635.670.600
Bảng kê xuất vật tư Tháng 08/2013 31/08/2013 Tổng giá trị NVL xuất kho trong tháng 626.361.361
Chứng từ ghi sổ Số 60 30/01/2013 Nhập kho vật liệu tháng 01/2013 699.670.600
Chứng từ ghi sổ Số 61 30/01/2013 Xuất kho vật liệu tháng 01/2013 53.000.000

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Thương mại và Xây dựng Phương Đông

Chương 3 tổng kết đánh giá thực trạng công tác hạch toán và đưa ra các kiến nghị hoàn thiện:

  • Đánh giá ưu điểm:
    • Bộ máy kế toán được phân công rõ ràng, chuyên môn hóa theo từng phần hành.
    • Hệ thống chứng từ ban đầu tuân thủ quy định tại Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
    • Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên giúp phản ánh kịp thời tình hình biến động nguyên vật liệu.
    • Ứng dụng công nghệ thông tin qua phần mềm kế toán Macvpro giúp tự động hóa quá trình xử lý, in ấn sổ sách chi tiết và tổng hợp.
  • Đánh giá nhược điểm:
    • Việc tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ khiến giá trị xuất kho chỉ được xác định vào cuối tháng, dẫn đến khối lượng tính toán dồn ứ cuối kỳ, làm chậm tiến độ tính giá thành công trình.
    • Địa bàn thi công trải rộng khiến việc luân chuyển chứng từ từ công trường về phòng kế toán thường bị chậm trễ.
    • Doanh nghiệp chưa xây dựng hệ thống sổ danh điểm nguyên vật liệu thống nhất toàn công ty, chủ yếu theo dõi riêng lẻ theo kho trên sổ sách.
    • Chưa sử dụng bảng phân bổ nguyên vật liệu riêng biệt cho từng đối tượng do vật tư thường được xuất thẳng hoặc đặt kho tại chân công trình.
    • Việc mở tài khoản cấp 4, cấp 5 quá chi tiết gây cồng kềnh cho công tác theo dõi.
  • Giải pháp hoàn thiện:
    • Quản lý kho tàng: Đầu tư cải tạo, xây dựng thêm hệ thống kho bãi; thiết lập định mức dự trữ tối thiểu để không gián đoạn sản xuất và tối đa để tránh ứ đọng vốn; sắp xếp vật tư theo tính chất lý hóa.
    • Phương pháp và tài khoản kế toán: Xây dựng bảng danh điểm nguyên vật liệu chuẩn hóa; rà soát lại cơ cấu tài khoản cấp 4, cấp 5; cải tiến phương pháp tính giá và quy trình luân chuyển chứng từ kịp thời giữa công trường và phòng kế toán.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể phản ánh đúng thực tế hạch toán tại doanh nghiệp:

  • Phản ánh trung thực quy trình luân chuyển và quản lý vật tư trong một doanh nghiệp xây dựng có quy mô vừa, với đặc thù vật tư chiếm 60% tổng chi phí.
  • Hệ thống hóa đầy đủ luồng số liệu thực tế qua các chứng từ cụ thể năm 2013: xử lý hóa đơn mua ngoài (như lô cát vàng 18.334.700 đồng), các nghiệp vụ nhập kho thu hồi (như thu hồi sắt thép 670.000 đồng), lập chứng từ ghi sổ nhập kho (699.670.600 đồng) và xuất kho (53.000.000 đồng).
  • Đưa ra các giải pháp thiết thực xuất phát từ chính tồn tại nội tại của đơn vị: chuẩn hóa danh điểm vật tư, khắc phục tình trạng chậm trễ luân chuyển chứng từ do đặc thù thi công phân tán, và tổ chức lại kho bãi theo định mức dự trữ khoa học.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số hạn chế do tác giả tự nhận định:

  • Thời gian tìm hiểu và tiếp cận thực tế tại doanh nghiệp còn ngắn, nguồn lực nghiên cứu của sinh viên có giới hạn nên chưa bao quát hết mọi khía cạnh chuyên sâu về quản trị chi phí vật tư.
  • Dữ liệu nghiên cứu mang tính đơn lẻ tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Phương Đông, chưa có sự so sánh đối chiếu với các mô hình kế toán của các doanh nghiệp xây lắp khác trên cùng địa bàn.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng sang việc hoàn thiện kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành công trình xây lắp, hoặc nghiên cứu giải pháp ứng dụng hệ thống phần mềm quản trị tích hợp (ERP) để kết nối trực tiếp dữ liệu xuất nhập vật tư từ công trường về văn phòng trung tâm theo thời gian thực.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tư liệu thực tế hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp ngành xây lắp.
  • Cán bộ kế toán tại các công ty xây dựng vừa và nhỏ tham khảo cách thức tổ chức luân chuyển chứng từ, phương pháp ghi thẻ song song và quy trình hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ kết hợp phần mềm kế toán.

Câu hỏi thường gặp

1. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng bao nhiêu trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty Phương Đông? Chi phí nguyên vật liệu tại công ty chiếm tỷ trọng rất lớn, xấp xỉ 60% tổng chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị.

2. Công ty áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết và phương pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu nào? Doanh nghiệp áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu và áp dụng phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân gia quyền tính vào cuối tháng) để tính giá trị thực tế xuất kho.

3. Ban kiểm kê nguyên vật liệu tại doanh nghiệp gồm những thành phần nào và kiểm kê với tần suất ra sao? Ban kiểm kê gồm 4 thành viên: Phó Giám đốc, Thủ kho, Cán bộ vật tư và Kế toán nguyên vật liệu. Công tác kiểm kê kho được thực hiện định kỳ 1 năm 1 lần trên tất cả các kho và được phân chia theo từng tháng cho từng loại kho (ví dụ: tháng 1 kiểm kê kho NVL chính, tháng 2 kiểm kê kho nhiên liệu).

4. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán nào và áp dụng hình thức sổ kế toán gì? Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trên nền tảng phần mềm kế toán Macvpro.

5. Những nguyên nhân chủ yếu nào gây ra tình trạng dồn ứ công việc kế toán vào cuối kỳ tại đơn vị? Tình trạng dồn ứ công việc cuối kỳ xuất phát từ hai nguyên nhân chính: việc tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ khiến toàn bộ giá trị xuất chỉ được tính vào cuối tháng; và địa bàn thi công trải rộng khiến chứng từ từ các công trường chuyển về phòng kế toán thường bị chậm trễ.

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Đào Thị Thu Hà đã phản ánh chi tiết và có hệ thống thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng Phương Đông. Thông qua việc phân tích quy trình ghi thẻ song song, hình thức Chứng từ ghi sổ và hệ thống chứng từ mẫu biểu theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, tài liệu đã chỉ rõ những mặt tích cực cùng những tồn tại trong quản lý kho bãi và luân chuyển chứng từ. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất có giá trị ứng dụng thực tế đối với công tác kế toán vật tư tại các doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ.