CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỜI TRANG KOWIL VIỆT NAM 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty Cổ phần Thời trang Kowil Việt Nam 1. Danh mục hàng hóa khành lập Công ty, bộ phận cổ đông với ý tưởng kinh doanh là sản xuất, buôn bán các loại sản phẩm trong ngành thời trang không chỉ bán hàng hóa bằng các phương thức bán hàng truyền thống mà còn đẩy mạnh phát triển phương thức bán hàng trực tuyến trên mạng, đây là phương thức bán hàng còn rất mới mẻ ở Việt Nam. Ngoài ra, với phương châm phục vụ khách hàng một cách tốt nhất là không chỉ sản xuất kinh doanh đơn thuần trong lĩnh vực thời trang mà Công ty còn tổ chức tư vấn giúp khách hàng lựa chọn được những sản phẩm ưng ý nhất.
Với những ý tưởng kinh doanh như vậy mà Công ty Cổ phần Thời trang Kowil Việt Nam ra đời. Công ty Cổ phần Thời trang Kowil Việt Nam là một doanh nghiệp với chức năng chủ yếu là sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực thời trang như sản xuất, tư vấn, thiết kế,…Chính vì vậy mà hàng hoá của Công ty mang những đặc điểm riêng. Nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau như váy, chân váy, sơmi, đầm kiều,.và còn rất nhiều loại sản phẩm nữa. Đi kèm với các sản phẩm này là rất nhiều phụ kiện như thắt lưng, ví cầm tay, giầy, hoa, nơ, cúc…Do đó, mỗi sản phẩm có mầu sắc và kích cỡ khác nhau.
Màu sắc của sản phẩm: o Màu đen: D o Màu đỏ: Đ SVTH: Thân Thị Minh Trang 3 Lớp: Kế toán K43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán o Màu trắng: T o Màu xanh: X o Màu tím: V o Màu nâu: N o Màu ghi: G o Màu vàng: Y o Màu cam: C o Màu kẻ: K o Màu hồng: H o Màu be: B o Màu hoa: F o Khác: O o … Size cỡ của sản phẩm: o Size S: S o Size M: M o Size L: L o Size XL: XL o Size XXL: XXL o … 1. Thị trường tiêu thụ sản phẩm Công ty Cổ phần Thời trang Kowil Việt Nam là công ty sản xuất và thương mại trong lĩnh vực thời trang chủ yếu là sản xuất sản phẩm bán ra cho các cửa hàng, đại lý, siêu thị lớn trên toàn quốc mà thị phần lớn nhất là khu vực Hà Nội và một số tỉnh lân cận như Hà Nam, Hưng Yên, Vĩnh Phúc. Ngoài ra, công ty cũng mở một số cửa hàng trên địa bàn thành phố Hà Nội. SVTH: Thân Thị Minh Trang 4 Lớp: Kế toán K43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán Bên cạnh các cửa hàng, đại lý, siêu thị lớn trên toàn quốc, công ty còn có một hệ thống khách hàng bán buôn lớn là các công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) như Công ty TNHH Việt Anh, Công ty TNHH Hoàng Hương, Công ty TNHH Thăng Long, Công ty TNHH Thiên Thảo.
Qua các khách hàng này, Công ty Cổ phần Thời trang Kowil Việt Nam có thuận lợi là tận dụng được các kênh khách hàng vốn có của công ty để tiêu thụ sản phẩm, nhưng có nhược điểm là khi không thỏa mãn được những đòi hỏi về quyền lợi của họ, họ có thể thay đổi đối tác cung ứng, như vậy công ty sẽ mất một số thị trường vốn có của họ. Bán hàng qua các đại lý đã giải quyết được những khó khăn trong Công ty Cổ phần Thời trang Kowil Việt Nam. Qua các đại lý, chi nhánh không mất thời gian, tiền của đầu tư cho việc mở rộng quầy nhân viên bán hàng. Các đại lý là người của Công ty được tuyển chọn tại địa phương nên chuyên môn hóa trong khâu bán hàng, các đại lý khai thác có hiệu quả thị trường tiêu thụ và nhận thông tin phản hồi từ khách hàng dễ dàng hơn, đồng thời các thông tin về biến đổi giá cả của các đối thủ cạnh tranh, từ đó phòng thị trường nghiên cứu và ra được quyết định kịp thời, đúng đắn, rút kinh nghiệm và thay đổi những yêu điểm còn tồn tại trong chi nhánh.
Phương thức bán hàng Do khách hàng của Công ty chủ yếu là các đại lý bán buôn và xuất khẩu nên phương thức bán hàng của Công ty chủ yếu là bán buôn. Theo phương thức này, các sản phẩm của Công ty được phân phối cho các đại lý lớn trong và ngoài nước. Sau khi đã ký kết hợp đồng được ký kết kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, trong đó: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng còn liên 3 dùng để thanh toán.
Song song với việc lập hóa đơn GTGT thì kế toán lập phiếu xuất kho. SVTH: Thân Thị Minh Trang 5 Lớp: Kế toán K43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán 1. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại Công ty Cổ phần Thời trang Kowil Việt Nam Đối với một doanh nghiệp thương mại, trong chiến lược phát triển thì vấn đề tiêu thụ hàng hóa, mở rộng thị phần, quản lý hàng hóa và công tác tiêu thụ hàng hóa ngày càng trở nên quan trọng. Vì vậy, việc phân cấp trách nhiệm giữa các phòng ban liên quan đến hoạt động bán hàng trong Công ty Cổ phần Thời trang Kowil Việt Nam đòi hỏi phải cụ thể, chính xác và luôn có sự phối hợp hoạt động một cách nhịp nhàng.
Công ty có bộ máy quản lý đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với tình hình quản lý của Công ty. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty được thực hiện như sau: 1. Tổ chức quản lý khâu thu mua Quy trình nhập hàng hóa của công ty được thể hiện qua các bước cơ bản sau: Bước 1: Lập phương án kinh doanh Phòng kinh doanh sẽ lập phương án kinh doanh cho các mặt hàng dựa vào các đơn đặt hàng có sẵn, và theo kế hoạch của Ban giám đốc, bên cạnh đó còn phải nghiên cứu xu hướng tiêu dùng của khách hàng để lựa chọn mặt hàng cho phù hợp với xu thế, lựa chọn nhà cung cấp để có thể đảm bảo về chất lượng cũng như giá cả. Phòng kinh doanh sẽ phải lập phương án đầu ra cho số hàng hóa mua về (sẽ bán được bao nhiêu hàng, giá cả bao nhiêu, tập trung cho thị trường nào,…) Bước 2: Ký kết hợp đồng mua hàng hóa Sau khi các phương án kinh doanh được lập xong phòng kinh doanh sẽ trình lên ban giám đốc để phê duyệt, phương án kinh doanh khả thi nhất sẽ được lựa chọn và lên kế hoạch lập hợp đồng, thỏa thuận với nhà cung cấp về giá cả, chất lượng, qui cách hàng hóa,…và tiến hàng đặt hàng thông qua mail, điện thoại hoặc trực tiếp.
SVTH: Thân Thị Minh Trang 6 Lớp: Kế toán K43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán Bước 3: Giao nhận và kiểm tra hàng hóa Thủ kho khi nhận hàng phải có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa về số lượng chất lượng, quy cách hàng hóa có đúng với đơn đặt hàng hay không, sau đó lập biên bản kiểm nhận trước khi nhập hàng vào kho. Trong trường hợp giao hàng trực tiếp ra các quầy hàng thì nhân viên bán hàng cùng thủ kho hoặc kế toán vật tư là người đứng ra kiểm nhận hàng hóa. Bước 4: Làm thủ tục thanh toán và tiếp nhận hàng hóa Sau khi tiến hành kiểm tra hàng hóa thủ kho tiếp nhận hàng hóa vào kho. Việc thanh toán tiền hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc có thể thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Đối với thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thì sau khi nhận hàng xong công ty sẽ mang đơn yêu cầu chuyển tiền và ủy nhiệm chi tới ngân hàng yêu cầu chuyển tiền cho nhà cung cấp. Và từ các bốn bước cơ bản trên công ty đã sắp xếp thành quy trình theo sơ đồ 1.1: Quy trình nhập mua hàng hóa Lập phương Ký kết hợp Giao nhận và Làm thủ tục án kinh doanh đồng mua hàng kiểm tra hàng thanh toán hóa hóa và tiếp nhận hàng hóa - Ban giám đốc: là bộ phận trực tiếp ký các hợp đồng kinh tế. Trong hợp đồng kinh tế phải ghi rõ những điểm chính sau: Tên đơn vị mua hàng, địa chỉ đăng kí kinh doanh, mã số thuế, số tài khoản, chủng loại hàng, số lượng, đơn giá, quy cách, phẩm chất của hàng hoá, thời gian và địa điểm giao hàng, thời hạn thanh toán. Phòng Kế toán căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thời hạn thanh toán.
SVTH: Thân Thị Minh Trang 7 Lớp: Kế toán K43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán - Phòng Kinh doanh: trực tiếp phụ trách công tác tiếp thị, giao hàng, vận chuyển hàng, công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng và sau bán hàng, các dự án lớn của Công ty theo từng loại hàng hóa; phối hợp với phòng Kế toán để theo dõi hàng hóa xuất bán. - Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng hàng hóa, sản phẩm trước khi giao cho khách hàng tránh tình trạng cung cấp hàng hóa, sản phẩm không đạt yêu cầu đến khách hàng. Tổ chức quản lý khâu bảo quản tại kho Thủ kho: Hàng hóa sau khi nhập về thủ kho có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa về qui cách, chất lượng, số lượng có đúng với đơn đặt hàng hay không. Đồng thời thủ kho phải phân loại hàng hóa theo từng nhóm để vào đúng kho, đúng nơi bảo quản, tiện cho việc kiểm kê, bảo quản, tránh để tình trạng nhầm lẫn các mặt hàng với nhau.
Các mặt hàng chủ yếu nhập về của Công ty là những sản phẩm vải sợi nên đòi hỏi kho bảo quản phải khô ráo thoáng mát, tránh ánh sáng mặt trời. Hằng ngày thủ kho theo dõi tình hình Nhập - Xuất - Tồn của hàng hóa để ghi vào thẻ kho của từng mặt hàng. Tiến hành xuất kho hàng hóa theo yêu cầu của từng gian hàng. Cuối tháng thủ kho cùng kế toán vật tư tiến hành kiểm kê thực tế kho để kiểm tra tình hình hiện tồn của từng mặt hàng.
Tổ chức quản lý khâu tiêu thụ Hằng ngày, nhân viên bán hàng phải xem xét tình hình hàng hiện tồn và tình hình tiêu thụ hiện tại để đăng ký nhập hàng về. SVTH: Thân Thị Minh Trang 8 Lớp: Kế toán K43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán Sơ đồ 1.