Tiểu luận về quản trị nguồn nhân lực trong kế hoạch khởi nghiệp quán café à la prochaine

Khám phá tiểu luận về quản trị nguồn nhân lực và kế hoạch khởi sự kinh doanh cho quán café à la prochaine café. Tìm hiểu chiến lược hiệu quả.

• Tác giả: Trịnh Bảo Phương
• Người hướng dẫn: Thầy Đặng Đức Văn
• Trường học: Trường Đại Học Sài Gòn
• Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh
• Đề tài: Kế hoạch khởi nghiệp quán café à la prochaine: Quản trị nguồn nhân lực hiệu quả
• Loại tài liệu: Kế hoạch khởi sự kinh doanh
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Phân tích ý tưởng kinh doanh

Kế hoạch khởi nghiệp quán café à la prochaine được xây dựng dựa trên nhu cầu ngày càng tăng của người tiêu dùng đối với cà phê. Quán café này không chỉ đơn thuần là nơi cung cấp đồ uống mà còn là không gian thư giãn, làm việc cho khách hàng. Để thực hiện điều này, việc quản trị nguồn nhân lực hiệu quả là rất quan trọng. Đội ngũ nhân viên sẽ được tuyển dụng và đào tạo bài bản, từ nhân viên phục vụ đến nhân viên pha chế, nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất. Theo đó, việc tuyển dụng nhân viên quán café sẽ được thực hiện qua nhiều bước, từ chuẩn bị tuyển dụng đến phỏng vấn và ra quyết định tuyển dụng. Điều này không chỉ giúp quán có được đội ngũ nhân viên chất lượng mà còn tạo dựng được văn hóa doanh nghiệp tích cực.

1.1 Giới thiệu về quán café

Quán café à la prochaine được đặt tên với ý nghĩa hẹn gặp lại, thể hiện mong muốn mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Sản phẩm chính của quán bao gồm các loại cà phê, nước uống và bánh ngọt. Để thu hút khách hàng, quán sẽ áp dụng các chiến lược tiếp thị quán café hiệu quả, sử dụng các kênh truyền thông xã hội và các chương trình khuyến mãi hấp dẫn. Vị trí quán cũng được lựa chọn cẩn thận, nằm ở trung tâm thành phố Hồ Chí Minh, nơi có lưu lượng người qua lại đông đúc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu hút khách hàng.

1.2 Kế hoạch sản phẩm

Sản phẩm của quán café à la prochaine sẽ được thiết kế đa dạng, từ các loại cà phê truyền thống đến các loại nước uống sáng tạo. Đặc biệt, quán sẽ chú trọng đến chất lượng nguyên liệu và quy trình pha chế, nhằm mang đến cho khách hàng những trải nghiệm ẩm thực tuyệt vời. Việc đào tạo nhân viên pha chế sẽ được thực hiện thường xuyên để đảm bảo rằng nhân viên có thể đáp ứng được yêu cầu của khách hàng một cách tốt nhất. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn tạo ra sự hài lòng cho khách hàng.

II. Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của quán café à la prochaine được thiết kế rõ ràng, với các vị trí công việc được phân chia cụ thể. Quản lý quán sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý nhân sự f&b, bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân viên. Mỗi vị trí trong quán sẽ có những nhiệm vụ cụ thể, từ nhân viên phục vụ đến nhân viên pha chế, nhằm đảm bảo hoạt động của quán diễn ra suôn sẻ. Việc xây dựng một mô hình kinh doanh café hiệu quả không chỉ giúp quán hoạt động ổn định mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực cho nhân viên.

2.1 Phân tích công việc cho từng vị trí

Mỗi vị trí trong quán café à la prochaine đều có những yêu cầu và nhiệm vụ riêng. Nhân viên phục vụ sẽ chịu trách nhiệm tiếp đón khách hàng và phục vụ đồ uống, trong khi nhân viên pha chế sẽ đảm nhận việc chế biến các loại đồ uống. Quản lý sẽ giám sát toàn bộ hoạt động của quán, đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. Việc đánh giá hiệu quả nhân viên sẽ được thực hiện định kỳ để đảm bảo rằng nhân viên luôn làm việc với hiệu suất cao nhất.

2.2 Quy trình tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng nhân sự cho quán café à la prochaine sẽ được thực hiện một cách bài bản. Từ việc chuẩn bị tuyển dụng, thông báo tuyển dụng đến phỏng vấn và ra quyết định tuyển dụng, tất cả đều được thực hiện theo quy trình rõ ràng. Điều này không chỉ giúp quán có được đội ngũ nhân viên chất lượng mà còn tạo dựng được phúc lợi khách hàng tốt nhất. Việc tuyển dụng sẽ chú trọng đến những ứng viên có kinh nghiệm và thái độ phục vụ tốt, nhằm đảm bảo rằng khách hàng sẽ luôn hài lòng khi đến với quán.

III. Nội quy và kỷ luật lao động

Nội quy và kỷ luật lao động tại quán café à la prochaine được xây dựng nhằm đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả. Các quy định về thời gian làm việc, trang phục, giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp sẽ được quy định rõ ràng. Việc tuân thủ nội quy không chỉ giúp quán hoạt động trơn tru mà còn tạo dựng được văn hóa doanh nghiệp tích cực. Các hình thức kỷ luật sẽ được áp dụng đối với những nhân viên vi phạm nội quy, nhằm duy trì kỷ luật và sự nghiêm túc trong công việc.

3.1 Thời gian làm việc

Thời gian làm việc của nhân viên tại quán café à la prochaine sẽ được quy định cụ thể, đảm bảo rằng mọi nhân viên đều có thời gian nghỉ ngơi hợp lý. Việc chấm công sẽ được thực hiện hàng ngày để theo dõi thời gian làm việc của từng nhân viên. Điều này không chỉ giúp quản lý dễ dàng theo dõi hiệu suất làm việc mà còn đảm bảo rằng nhân viên sẽ được trả lương đúng hạn. Việc thu hút nhân tài cũng sẽ được chú trọng, nhằm tạo ra một đội ngũ nhân viên gắn bó lâu dài với quán.

3.2 Quy định về vệ sinh và an toàn lao động

Quán café à la prochaine sẽ có những quy định nghiêm ngặt về vệ sinh và an toàn lao động. Nhân viên sẽ được yêu cầu tuân thủ các quy định về vệ sinh cá nhân, vệ sinh khu vực làm việc và an toàn phòng cháy chữa cháy. Điều này không chỉ đảm bảo an toàn cho nhân viên mà còn tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, thoải mái cho khách hàng. Việc đánh giá hiệu quả nhân viên cũng sẽ bao gồm các tiêu chí về vệ sinh và an toàn lao động, nhằm đảm bảo rằng mọi nhân viên đều thực hiện đúng quy định.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Mở đầu, chúng tôi có 200 triệu để thực hiện việc tuyển dụng nhân viên và các chi phí khác cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh. 4) Lên kế hoạch tiếp thị quán café: Để nhanh chóng xây dựng mạng lưới kinh doanh của mình, chúng tôi cần xây dựng kế hoạch truyền thông, tiếp thị quán cafe khoảng 1 tháng trước khi khai trương. Chẳng hạn như sử dụng các công cụ truyền thông trực tuyến như Google map, Facebook, Instagram, Now, Foody,., hoặc các mối quan hệ bên ngoài của mình để giới thiệu, tiếp thị về quán. Một vài chương trình marketing mà chúng tôi có thể sử dụng để quảng bá quán cafe của mình là tiếp thị tại điểm bán, khuyến mãi, sử dụng hình ảnh, video để kích thích sự tương tác từ khách hàng, khuyến khích họ checkin, tương tác, review quán trên MXH để nhận quà tặng,.

Phân tích ý tưởng kinh doanh: 1) Nghiên cứu thị trường: Nhóm khách hàng mà chúng tôi hướng đến là tất cả mọi người và mọi nhóm tuổi đang cần một không gian yên tĩnh để học tập, làm việc hay để thư giãn, nghỉ ngơi. 2) Vị trí: Chúng tôi chọn vị trí quán nằm ở trung tâm Thành phố Hồ Chí Minh để có thể dễ dàng tiếp cận mọi người và thuận tiện cho khách hàng sử dụng. 3) Hình thức kinh doanh: Quán kinh doanh dưới dạng dùng tại chỗ và take away, phương pháp này thuận tiện cho khách hàng bất kể khi họ cần mua mang đi hay ở lại để thưởng thức. 4) Sơ nét về kế hoạch tổ chức, tuyển dụng nhân viên: a) Sơ nét về cơ cấu tổ chức: Dưới đây là sơ đồ sơ nét về cơ câu tổ chức của chúng tôi sẽ thực hiện để xây dựng quán một cách tốt nhất và dễ quản lí ( sẽ nêu rõ hơn ở chương 2).

8 b) kế hoạch tuyển dụng nhân viên: Tính đặc thù của công việc kinh doanh quán cafe nằm ở chất lượng dịch vụ, sản phẩm. Vì thế, để có thể xây dựng thiện cảm cho khách hàng, khiến họ hài lòng, ta cần phải tạo dựng một quy trình chuẩn chung về dịch vụ khách hàng cho nhân viên, từ cách chào hỏi, giới thiệu đồ uống cho khách đến việc phục vụ, giải đáp thắc mắc,. Trong giai đoạn đầu mở quán, chúng tôi sẽ tìm, thuê nhân viên có kinh nghiệm pha chế, phục vụ để làm việc. Tuy nhiên, về lâu dài, ta cần tìm kiếm, đào tạo những nhân viên có thái độ phục vụ tốt nhất.

5) Lợi thế quán: Do quán nằm ở vị trí trung tâm thành phố đông đúc, nhiều người qua lại nên không tránh khỏi việc sẽ có những đối thủ cạnh tranh, và khách hàng mỗi người sẽ có một sở thích riêng, nhưng khi đến với một quán cà phê, điều mà họ quan tâm nhất chính là: Thức uống có ngon miệng hay không? Không gian quán có thoải mái, đáp ứng nhu cầu khách hàng hay không? Phục vụ có chu đáo hay không?. Khách hàng có nhiều nhu cầu khác nhau, do đó đáp ứng được hết các nhu cầu của họ sẽ là một lợi thế lớn trong việc kinh doanh ngày nay. 9 CHƯƠNG II: CƠ CẤU TỔ CHỨC I. Cơ cấu tổ chức: - Cơ cấu tổ chức của một cửa hàng Cafe được thể hiện như sau : - Tất cả các nhân viên đều của cửa hàng sẽ được làm việc với sự giám sát của 1 người Quản lý và Chủ quán là người duy nhất kiểm soát người Quản lý của cửa hàng.

- Để một quán cafe hoạt động một cách ổn định trong 3 tháng thì cửa hàng có thể tuyển những vị trí như:  1 Nhân viên Marketing  1 Nhân viên Kế toán  2 Nhân viên thu ngân.  5 Nhân viên phục vụ  1 Nhân viên tạp vụ 10  2 Nhân viên pha chế  1 Nhân viên bảo vệ II. Phân tích công việc cho từng vị trí: 1) Quản lý:  Quản lý nhân viên: - Tham gia tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới cho quán. - Tổ chức các buổi hướng dẫn đào tạo nghiệp vụ, kỹ năng làm việc theo tiêu chuẩn nghiệp vụ nghề và của quán.

- Đánh giá kết quả đào tạo và thử việc của nhân viên. - Định kỳ đánh giá kết quả làm việc và năng lực của nhân viên – đề xuất khen thưởng hoặc kỷ luật nhân viên liên quan. - Lên kế hoạch tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên.  Quản lý tài chính: - Thường xuyên và đột xuất theo dõi để nắm được số tiền hiện có của quán trong ca làm việc.

- Trực tiếp theo dõi số lượng tiền TIP trong ca.  Điều hành công việc kinh doanh của quán: - Hàng ngày tổ chức buổi họp đầu ca để hướng dẫn, truyền đạt thông tin, nhiệm vụ công việc cho nhân viên. - Phân công nhiệm vụ công việc, vị trí làm việc cho từng nhân viên cụ thể tương ứng và phù hợp. 11 - Trực tiếp hoặc điều động nhân viên hỗ trợ thực hiện công việc khi cần (quán đông khách, thiếu nhân sự…).

- Tiếp nhận và xử lý các sự việc phát sinh liên quan đến quán, khách hàng và nhân viên. - Xây dựng – định hướng kế hoạch hoạt động kinh doanh trong tuần/ tháng/ quý/ năm cho cửa hàng cafe. - Phối hợp hoạt động với các bộ phận khác, đảm bảo hoàn thành yêu cầu, chỉ thị của cấp trên.  Quản lý hàng hóa, tài sản của quán: - Chịu trách nhiệm ký duyệt mua thực phẩm, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, trang thiết bị cho quán.

- Trực tiếp kiểm tra và ký xác nhận phiếu yêu cầu xuất kho, nhập hàng. - Theo dõi số lượng và chất lượng công cụ dụng cụ của quán – định kỳ kiểm kê để nắm số lượng, giải trình cho cấp trên về số lượng tài sản bị hư hỏng, mất mát. - Tổ chức sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng, bảo hành các loại máy móc, thiết bị của quán – đề xuất hoặc ký quyết định mua mới máy móc, thiết bị nếu cần. 2) Nhân viên Marketing: - Giám sát tối ưu hóa các chiến dịch marketing trên các kênh online như: Google, Facebook, Instagram.

- Giám sát hiệu quả các hoạt động digital marketing, đánh giá, đo lường và báo cáo về hiệu suất của tất cả các chiến dịch digital. 12 - Phối hợp với bộ phận Nhân sự để tuyển dụng, đào tạo, xây dựng đội ngũ nhân viên marketing làm việc hiệu quả. - Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao bởi quản lý trực tiếp. - Phát hiện các cơ hội Marketing bằng cách nghiên cứu và phân tích các dữ liệu bán hàng và thị trường.

3) Nhân viên kế toán: - Ghi chép lại các hoạt động tài chính, kiểm tra sổ sách kế toán. - Lập chứng từ hợp pháp về tất cả các hoạt động tài chính. - Xử lý các dữ liệu kế toán để lập báo cáo về tình hình tài chính của doanh nghiệp lên cho ban lãnh đạo. - Phân tích tình hình tài chính, ngân sách, chi phí và doanh thu cửa hàng, tham mưu cho ban lãnh đạo về các vấn đề như cách để giảm chi phí, tăng doanh thu và lợi nhuận của cửa hàng.

- Lập đơn hàng, xuất phiếu kho, nhập kho theo dõi công nợ phải thu, phải trả. - Lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định. - Kiến nghị và đề xuất biện pháp khắc phục cửa hàng. 4) Nhân viên Thu ngân: - Nắm rõ quy trình thanh toán và các thao tác làm việc với công cụ tính tiền.

- Thực hiện công tác thu ngân: check bill, in bill, thanh toán tiền cho khách theo đúng quy trình thanh toán của quán. - Khi nhận tiền từ khách, Nhân viên thu ngân sẽ nói to, rõ ràng số tiền mình nhận, nhập vào máy và nói lại cho khách biết số tiền còn thừa. Thối tiền thừa cho khách bằng cách sắp xếp thứ tự từ tiền có mệnh giá lớn đến tiền có mệnh giá nhỏ và xòe theo hình nan quạt để khách hàng dễ kiểm tra. Không quên cám ơn khách hàng đã sử dụng dịch vụ của quán.

13 - Đảm bảo quá trình thanh toán cho khách hàng chính xác, nhanh chóng. - Đảm bảo số tiền mặt thu được phải khớp với số liệu doanh thu trên máy hàng ngày. - Lập sổ theo dõi hàng ngày của bộ phận thu ngân. - Lập báo cáo doanh thu hàng ngày theo yêu cầu của bộ phận Kế toán.

- Đảm bảo vệ sinh khu vực quầy thu ngân, giữ cho máy móc thu ngân hoạt động tốt. - Làm những công việc khác theo yêu cầu của Quản lí. 5) Nhân viên Phục vụ:  Đầu ca: - Vệ sinh khu làm việc: Quét sân; Lau bàn ghế; Giặc khăn lau bàn … - Chuẩn bị đồ dùng khu tiếp trung gian: ly trà đá, ly & tách trà nóng, gạt tàn, thùng đựng đá bi, xô đựng trà đá, khay bê café, ly đựng nước đá tan, đế lót ly, nước bình 20 lít, menu,…  Trong ca: - Tập trung để phát hiện khách mới đến để mời trà đá (hoặc trà nóng), quan sát để phát hiện các nhu cầu khác của khách hàng, thể hiện văn hóa của sự nghiệp phục vụ. - Luôn quan sát để phát hiện khách đến, vị trí khách ngồi.

- Mời khách hàng ngồi, mời trà đá theo yêu cầu. - Ghi rõ ràng yêu cầu khách hàng: Đúng số bàn, đúng và đủ món, chữ viết rõ ràng. - Phải xác nhận yêu cầu khách hàng rõ ràng (bắt buộc trong từng trường hợp bàn có nhiều khách hoặc bàn vừa có thức ăn và uống). - Kiểm tra hàng hóa có đúng với yêu cầu khách không.

14 - Nhân viên phải quán xuyến khu vực phụ trách: thường xuyên châm trà đá, thu dọn ly đã dung xong, lau dọn bàn & ghế sạch sẽ… - Thường xuyên đi lại trong khu vực phụ trách để phát hiện hoặc nhận yêu cầu mới từ khách hàng.  Cuối ca: - Vệ sinh lại khu làm việc gồm: Lau bàn ghế; Đổ xô nước bẩn và rửa sạch; Đổ rác theo quy định; Thu ly – tách bẩn vào khu rửa ly; Giặc khăn lau bàn - Bàn giao khách hàng cho ca tiếp theo 6) Nhân viên Pha chế: - Tiếp nhận order từ nhân viên phục vụ hoặc từ khách hàng. - Pha chế đồ uống. - Xác định độ tuổi của những khách hàng order đồ uống có cồn.

- Vệ sinh cốc chén, dụng cụ pha chế và khu vực làm việc. - Giải quyết các vấn đề hoặc tranh chấp có thể xảy ra khi khách sử dụng đồ uống có cồn như khuyên khách dừng uống, giúp gọi xe taxi,. - Sắp xếp đồ dùng, dụng cụ khu vực pha chế sao cho bắt mắt. - Sáng tạo những món đồ uống mới.

- Tuân thủ các tiêu chuẩn về sức khỏe và an toàn vệ sinh tại nơi làm việc. - Đặt hàng nguyên phụ liệu cần thiết.