CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ LÝ THUYẾT TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ 1.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1 Truyền thông Truyền thông (communication) là quá trình chia sẻ thông tin. Truyền thông là một kiểu tương tác xã h ội trong đó ít nhất có hai tác nhân tương tác lẫn nhau, chia sẻ các qui tắc và tín hiệu chung. Ở dạng đơn giản, thông tin được truyền từ người gửi tới người nhận. Ở dạng phức tạp hơn, các thông tin trao đổi liên kết người gửi và người nhận.
Phát triển truyền thông là phát triển các quá trình tạo khả năng để một người hiểu những giừ người khác nói (ra hiệu, hay viết), nắm bắt ý nghĩa của các thanh âm và biểu tượng, và học được cú pháp của ngôn ngữ.2 Truyền thông nội bộ Mary Welch và Paul R.Jackson (2007) đã định nghĩa về “truyền thông nội bộ là thông tin liên lạc giữa các nhà quản lý chiến lược của tổ chức và các bên liên quan trong nội bộ tổ chức, được đưa ra nhằm thúc đẩy sự cam kết với tổ chức, sự gắn kết với tổ chức, nhận thức sự thay đổi môi trường và thấu hiểu về mục tiêu phát triển của nó”. Định nghĩa này s ẽ được tìm hiểu kỹ hơn trong mục nội dung của truyền thông nội bộ ở phần sau.3 Truyền thông nội bộ trong ngân hàng Asif và Sargeant (2000) đã đưa ra m ột mô hình truyền thông nội bộ trong ngân hàng và áp dung mô hình này vào ngân hàng ở Anh. Tuy nhiên hai ông cũng vẫn không đưa ra được một định nghĩa về truyền thông nội bộ trong ngân hàng có khác so với truyền thông nội bộ trong tổ chức. Kết quả của hai ông chỉ cho thấy việc áp dụng mô hình truyền thông nội bộ một cơ hội cải thiện chất lượng truyền thông của các ngân hàng tại Anh mà họ nghiên cứu.
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.2 NỘI DUNG CỦA TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ 1.1 Các bên liên quan trong truyền thông nội bộ Truyền thông nội bộ là sự tương tác, là mối quan hệ giữa các bên liên quan ở tất cả các cấp bậc trong tổ chức. Các bên liên quan có thể liệt kê như tất cả các nhân viên; nhà quản lý chiến lược: liên minh chi phối, quản lý và chiến lược quản lý hàng đầu (giám đốc điều hành, đội ngũ quản lý cao cấp); quản lý hàng ngày: giám sát, quản lý cấp trung hoặc dòng quản lý (Giám đốc, Thủ trưởng các sở, lãnh đạo nhóm nghiên cứu, các nhà lãnh đ ạo bộ phận, giám đốc điều hành như quản lý trực tiếp); các nhóm làm việc (các phòng ban, bộ phận) và nhóm dự án (nhóm đánh giá thông tin liên lạc nội bộ, công ty toàn nhóm thực hiện e-mail). Để hiểu rõ hơn về các bên liên quan trong tổ chức, tác giả đã phân chia truyền thông bộ trong tổ chức ra bốn thành phần. Mỗi thành phần của truyền thông nội bộ bao gồm thành phần tham gia, các chỉ dẫn và các nội dung truyền thông.
Chỉ dẫn của truyền thông nội bộ giữa các thành phần tham gia có thể được hiểu như sự tương tác giữa họ. Sự tương tác đó có thể đối xứng (hai chiều) hoặc bất đối xứng (một chiều). Nội dung của các thành phần trong truyền thông nội bộ được hiểu là đề cập đến những gì được truyền đạt, đó là thông điệp. Nội dung của thông tin của nhân viên như thông tin về: vai trò của người lao động, vấn đề tổ chức (mục tiêu, mục đích, phát triển mới, hoạt động và thành tựu) và đóng góp cá nhân.
Quan điểm này của truyền thông nội bộ dẫn đến sự phân biệt dựa trên: người giao tiếp, cho ai, bằng cách nào, với những nội dung, và dẫn đến câu hỏi, cho mục đích gì? 1.1 Thông tin quản lý chuyên ngành nội bộ Quản lý xuất hiện ở mọi cấp độ trong tổ chức kể từ khi các nhà quản lý cao cấp trả lời cho các giám đốc điều hành như quản lý trực tiếp. Thông tin quản lý chuyên ngành nội bộ liên quan đến vai trò của nhân viên và tác động của thông tin liên lạc cá nhân người lao động. Đây là loại thông tin liên lạc nội bộ liên quan đến các phương pháp sử TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 5 dụng các nguồn tài nguyên, quản lý tài chính và quản lý nguồn nhân lực trong các cuộc thảo luận thiết lập mục tiêu và các cuộc họp đánh giá.1 Bốn thành phần của truyền thông nội bộ Bốn thành phần Thành phần Cấp độ Chỉ dẫn Nội dung của TTNB tham gia 1.Thông tin quản Cấp quản Chủ yếu Quản lý – nhân Vai trò tác đ ộng cá nhân lý chuyên ngành lý/giám sát hai chiều viên của người lao động, ví dụ: nội bộ thảo luận đánh giá, chỉ thị của nhóm 2.Truyền thông Đồng Hai chiều Nhân viên – Thông tin của nhóm, ví dụ: ngang hàng trong nghiệp nhân viên thảo luận nhiệm vụ nhóm nhóm nội bộ trong nhóm 3. Truyền thông Đồng Hai chiều Nhân viên – Thông tin dự án, ví như: ngang hàng trong nghiệp nhân viên các vấn đề của dự án dự án nội bộ trong dự án 4.Truyền thông Nhà quản lý Chủ yếu Nhà quản lý Các vấn đề tổ chức, ví dụ: nội bộ chiến một chiều chiến lược – tất mục tiêu, mục đích, phát lược/lãnh cả nhân viên triển mới, hoạt động và đạo cấp cao thành tựu Nguồn: Welch and Jackson (2007) 1.2 Truyền thông ngang hàng trong nhóm nội bộ Truyền thông ngang hàng trong nhóm nội bộ có thể liên quan đến nhân viên và các nhà quản lý trong một tình huống của đội và như vậy có thể được coi như ngang cấp hoặc truyền thông của nhân viên đến nhân viên trong một nhóm.
Truyền thông nội bộ bao gồm các cuộc thảo luận trong cấp độ nhiệm vụ đội của các nhóm bạn bè. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.3 Truyền thông ngang hàng trong dự án nội bộ Truyền thông ngang hàng trong dự án nội bộ có thể liên quan đến đồng nghiệp làm việc trên các dự án cụ thể. Truyền thông xoay quanh các vấn đề của dự án và chủ yếu là hai chiều.1 Vị trí truyền thông nội bộ trong tổ chức và bốn thành phần của nó (Nguồn: Welch and Jackson, 2007) Những người tham gia bao gồm nhân viên và nhà quản lý như các thành viên dự án và đó là truyền thông giữa các nhân viên. Tuy nhiên chúng ta sẽ không nghiên cứu sâu hơn về truyền thông trong nhóm hay dự án nội bộ.4 Truyền thông nội bộ Truyền thông nội bộ là quan trọng vì nó tập trung vào giao tiếp với tất cả nhân viên.
Tổng hợp của Tác giả về nhà nghiên cứu cũng nhấn mạnh vai trò của thông tin liên TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 7 lạc rõ ràng, nhất quán và liên tục trong việc xây dựng sự tham gia của nhân viên. Điều này cho thấy các nhà quản lý thông tin nội bộ công ty có thể đóng góp để tham gia lao động trong toàn tổ chức. Thành phần truyền thông nội bộ của công ty được định nghĩa là thông tin liên lạc giữa các nhà quản lý chiến lược của tổ chức và các bên liên quan trong nội bộ của mình, đư ợc thiết kế để thúc đẩy cam kết với tổ chức, lòng trung thành, nhận thức về môi trường thay đổi và sự hiểu biết về mục tiêu phát triển của nó.2 Mục tiêu của truyền thông nội bộ Đối tượng đề cập thứ hai trong định nghĩa mà tác gi ả nêu ra chính là mục tiêu của truyền thông nội bộ. Bốn mũi tên trắng phát ra từ các trung tâm quản lý chiến lược vòng tròn trong hình trên đại diện cho thông điệp của công ty và những mũi tên xám, to đại diện cho các mục tiêu của truyền thông nội bộ công ty.
Vòng tròn chấm đại diện cho tất cả các nhân viên trong tổ chức. Một mặt, các khái niệm về thông tin liên lạc nội bộ công ty là hữu ích vì nó xem xét thông tin liên lạc với tất cả các nhân viên. Mặt khác, nó cũng bị chỉ trích vì các tin nhắn từ nhà quản lý đến các nhân viên chủ yếu là bất đối xứng (một chiều). Các mục tiêu của truyền thông nội bộ công ty được chỉ ra trong bốn đầu mũi tên trong hình 1.
Đó là (1) cam kết của nhân viên; (2) thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên vào tổ chức; (3) phát triển nhận thức của họ về thay đổi môi trường, và (4) phát triển sự hiểu biết của họ về sự thay đổi tổ chức, phát triển mục tiêu của mình để đáp ứng sự thay đổi môi trường.1 Cam kết của nhân viên Trong quan điểm của họ, cam kết tình cảm liên quan đến tình cảm gắn bó với tổ chức. Nhân viên cam kết tình cảm là trong các tổ chức vì họ muốn có mặt ở đó. Cam kết tiếp tục liên quan đến chi phí để ở lại tổ chức, các nhân viên ở đó bởi vì họ cần phải có. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 8 Cam kết bản quy phạm liên quan đến một cảm giác nghĩa vụ đối với tổ chức, các nhân viên ở đó bởi vì họ cảm thấy họ nên được.
Vì vậy, cam kết có thể được coi như mức độ trung thành với tổ chức.2 Mô hình truyền thông nội bộ trong tổ chức (Nguồn: Welch and Jackson, 2007) Cam kết được mô tả là một thái độ tích cực giữa các nhân viên và sự tham gia của cá nhân vào tổ chức. Cam kết có thể được tác động tích cực của thông tin liên lạc công việc chất lượng, đại diện bởi dòng quản lý, nhóm nghiên cứu và truyền thông dự án trong ma trận truyền thông nội bộ (Bảng 1.1), và thông tin không liên quan đến công việc.2 Thúc đẩy sự gắn kết nhân viên vào tổ chức TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 9 Thông tin liên lạc nội bộ công ty có một phần đóng vai trò trong việc phát triển một cảm giác thuộc về tổ chức của người lao động, ở đây tôi mạng phép sử dụng với ý nghĩa trung thành. Thông tin liên lạc của công ty để nội bộ có thể được sử dụng trên một mặt như là một cách để phát triển các mối quan hệ nội bộ các bên liên quan tích cực, và mặt khác như một phương tiện cho những người cầm quyền để thao tác và các bên liên quan kiểm soát nội bộ. Mục đích đạo đức của truyền thông là cốt lõi của việc này.3 Phát triển nhận thức của họ về thay đổi môi trường, và phát triển sự hiểu biết của họ về sự thay đổi tổ chức, phát triển mục tiêu của mình đ ể đáp ứng sự thay đổi môi trường.