CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1 TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1 Khái niệm, phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp 1.1 Khái niệm Đơn vị hành chính sự nghiệp là các đơn vị, cơ quan hoạt động bằng nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên cấp phát hoặc bằng nguồn kinh phí khác như hội phí, học phí, viện phí, kinh phí được tài trợ, thu từ hoạt động kinh doanh, dịch vụ,. Đó là các đơn vị hành chính sự nghiệp trực thuộc các Bộ, Tổng cục, các cơ quan Đoàn thể, các tổ chức xã hội do trung ương và địa phương quản lý và các đơn vị trực thuộc lực lương vũ trang.2 Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp Đơn vị hành chính sự nghiệp có thể phân loại như sau: a. Theo tính chất, các đơn vị HCSN bao gồm: - Các đơn vị hành chính thuần túy: đó là các cơ quan công quyền trong bộ máy hành chính nhà nước (các đơn vị quản lý hành chính nhà nước). - Các đơn vị sự nghiệp: sự nghiệp văn hóa, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế, sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp nghiên cứu khoa học,… - Các tổ chức đoàn thể, xã hội, nghề nghiệp, tổ chức quần chúng,… b.
Theo phân cấp quản lý tài chính, đơn vị hành chính sự nghiệp được tổ chức theo hệ thống dọc tương ứng với từng cấp ngân sách nhằm phù hợp với công tác chấp hành ngân sách cấp đó. Cụ thể đơn vị HCSN chia thành ba cấp: - Đơn vị sự toán cấp I: là cơ quan chủ quản các ngành hành chính sự nghiệp trực thuộc TW và địa phương như các Bộ, tổng cục, Sở, ban,…Đơn vị 9 dự toán cấp I trực tiếp quan hệ với cơ quan tài chính để nhận và thanh quyết toán nguồn kinh phí cấp phát. Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm: + Tổng hợp và quản lý toàn bộ vốn của ngân sách giao, xác định trách nhiệm và quyền hạn của các đơn vị kế toán cấp dưới. + Phê chuẩn dự toán quí, năm của các đơn vị cấp dưới.
+ Tổ chức việc hạch toán kinh tế, việc quản lý vốn trong toàn ngành. + Tổng hợp các báo biểu kế toán trong toàn ngành, tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm tra tài chính đối với đơn vị cấp dưới. - Đơn vị dự toán cấp II: Trực thuộc đơn vị dự toán đơn vị cấp I chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp I. Đơn vị dự toán cấp II quản lý phần vốn ngân sách do đơn vị cấp I phân phối bao gồm phần kinh phí của bản thân đơn vị và phần kinh phí của các đơn vị cấp III trực thuộc.
Định kỳ đơn vị phải tổng hợp chi tiêu kinh phí ở đơn vị và của đơn vị dự toán cấp III báo cáo lên đơn vị dự toán cấp I và cơ quan tài chính cùng cấp. - Đơn vị dự toán cấp III: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp II. Chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp II, là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán. Đơn vị dự toán cấp III trực tiếp sử dụng kinh phí của ngân sách, chấp hành các chính sách về chi tiêu, về hạch toán, tổng hợp chi tiêu kinh phí báo cáo lên đơn vị cấp II và cơ quan tài chính cùng cấp theo định kỳ.
Cần chú ý rằng, đơn vị dự toán (HCSN) có thể chỉ có một cấp hoặc hai cấp. Ở các đơn vị chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ của cấp I và cấp III. Ở các đơn vị được tổ chức thành hai cấp thì đơn vị dự toán cấp trên làm nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp I, đơn vị dự toán cấp dưới làm nhiệm vụ của đơn vị cấp III. 10 Như vậy, đơn vị HCSN rất đa dạng, phạm vi rộng, chi cho hoạt động chủ yếu được thực hiện thông qua nguồn kinh phí của nhà nước cấp phát.
Đặc điểm nổi bật của đơn vị HCSN là không phải là đơn vị hạch toán kinh tế, chức năng chủ yếu không phải là SXKD mà hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước.2 Đặc điểm quản lý và đặc điểm hoạt động hoạt động đơn vị hành chính sự nghiệp 1.1 Đặc điểm hoạt động Các đơn vị hành chính sự nghiệp gồm nhiều hoạt động trong nhiều lĩnh vực với các chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, các đơn vị hành chính sự nghiệp có đặc điểm hoạt động chung là: Thứ nhất, mục đích hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp là không vì lợi nhuận, chủ yếu phục vụ lợi ích cộng đồng. Thứ hai, sản phẩm, dịch vụ do hoạt động hành chính sự nghiệp tạo ra chủ yếu là những sản phẩm, dịch vụ có giá trị về sức khỏe, tri thức, văn hóa, đạo đức, xã hội,… Đây là các sản phẩm, dịch vụ mang lại lợi ích chung có tính bền vững, lâu dài cho xã hội. Thứ ba, hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp luôn gắn liền và bị chi phối bởi các chương trình phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước, thực thi các chính sách xã hội của Nhà nước.2 Đặc điểm quản lý Tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị hành chính sự nghiệp được các cơ quan nhà nước cấp trên có thẩm quyền phê duyệt và quyết định sao cho phù hợp với loại hình, chức năng, nhiệm vụ được giao của từng đơn vị hành chính sự nghiệp.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động theo cơ chế thủ trưởng, nghĩa là luôn có một người đứng đầu mỗi đơn vị. Người đứng đầu đơn vị hành chính sự nghiệp được pháp luật trao rất 11 nhiều nhiệm vụ, quyền hạn quan trọng, quyết định về tài chính, nhân sự, điều hành hoạt động thường xuyên của đơn vị. Tùy thuộc vào loại hình, phân cấp và chức năng nhiệm vụ được giao mà các đơn vị hành chính sự nghiệp có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý khác nhau. Một số kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại các đơn vị hành chính sự nghiệp như sau: - Cơ cấu trực tuyến: Cơ cấu trực tuyến là một mô hình tổ chức, quản lý, trong đó nhà quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và ngược lại, mỗi người cấp dưới chỉ nhận được sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp cấp trên.
- Cơ cấu chức năng: Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phận, một cơ quan đảm nhận. Cơ cấu này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình. - Cơ cấu trực tuyến - chức năng: Cơ cấu này là sự kết hợp của cơ cấu theo trực tuyến và theo cơ cấu chức năng. Theo đó, mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng còn các bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến.
- Cơ cấu trực tuyến - tham mưu: Cơ cấu này có đặc điểm là người lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm về quyết định của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp, người lãnh đạo phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc. (Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy tại các đơn vị hành chính sự nghiệp được trình bày ở Phụ lục 1.3 Đặc điểm quản lý tài chính trong đơn vị hành chính sự nghiệp “Tài chính đơn vị hành chính sự nghiệp là các hoạt động thu chi xuyên suốt quá trình lập, chấp hành dự toán và quyết toán thu chi của các đơn vị hành chính sự nghiệp”[10, tr33] Tùy theo quy mô, lĩnh vực hoạt động, chức năng nhiệm vụ mà các đơn vị hành chính sự nghiệp có các nội dung chi và nhiệm vụ chi tương ứng.1 Nội dung thu, nhiệm vụ chi của đơn vị hành chính sự nghiệp - Nguồn thu: Các khoản kinh phí nằm trong dự toán đã được duyệt của năm ngân sách trước nhưng chưa sử dụng được phép chuyển sang năm nay sử dụng tiếp. Nguồn kinh phí cấp phát từ ngân sách nhà nước (NSNN) để thực hiện nhiệm vụ của đơn vị bao gồm nhiệm vụ thường xuyên và nhiệm vụ đột xuất, kể cả nguồn viện trợ của nước ngoài. Đây là nguồn thu mang tính truyền thống và có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn tài chính cho hoạt động của các đơn vị sự nghiệp.
Nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp bao gồm: Kinh phí đảm bảo hoạt động thường xuyên thực hiện chức năng, nhiệm vụ đối với đơn vị tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động; kinh phí thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức; kinh phí thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ; kinh phí thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia; kinh phí thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao; vốn đầu tư xây dựng cơ bản; kinh phí khác,. Phần để lại từ số thu phí, lệ phí cho đơn vị sử dụng theo quy định của Nhà nước. Các khoản thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh: Các đơn vị sự nghiệp được tận dụng cơ sở vật chất, nguồn nhân lực sẵn có để thực hiện cung cấp hàng hóa, dịch cụ theo quy định của pháp luật. 13 Các khoản thu từ nhận viện trợ, biếu tặng, các khoản thu khác không phải nộp ngân sách theo chế độ.
Đây là những khoản thu không thường xuyên, không dự tính trước được chính xác nhưng có tác dụng hỗ trợ đơn vị trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Lãi được chia từ các hoạt động liên doanh liên kết, lãi tiền gửi ngân hàng. Các khoản huy động vốn từ các tổ chức tín dụng, vốn duy động từ các cá nhân,. phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh mà đơn vị được phép thực hiện.
- Nhiệm vụ chi: Nhiệm vụ chi tại các đơn vị hành chính sự nghiệp là các khoản chi được quy định cụ thể phù hợp với loại hình, nhiệm vụ của từng đơn vị hành chính sự nghiệp để đơn vị đạt được mục tiêu đã được đặt ra.