Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

1. Lý do chọn đề tài

Trong môi trường kinh doanh hiện đại và bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng cùng sự phát triển mạnh mẽ của khoa học – công nghệ, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng trở nên gay gắt. Các tổ chức thừa nhận con người là nhân tố mang tính quyết định cốt lõi và là nguồn lực của mọi nguồn lực, chi phối trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Năng lực và hiệu suất làm việc của đội ngũ người lao động quyết định mức độ thành công của tổ chức.

Nếu công tác tuyển chọn nhân sự không đạt yêu cầu hoặc tuyển dụng sai nhân viên, doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu những tổn thất và gánh nặng về chi phí quản lý cũng như chi phí đào tạo lại. Do đó, việc xây dựng và duy trì một đội ngũ lao động vững mạnh cả về số lượng lẫn chất lượng thông qua công tác tuyển dụng là nhiệm vụ cấp thiết đối với mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ bối cảnh thực tiễn này, tác giả Lâm Thị Ngọc Thúy đã lựa chọn đề tài nghiên cứu: "Hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Đại lý Hải quan Trường Nam".

2. Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu tổng quát và các nhiệm vụ cụ thể được xác định trong đề tài bao gồm:

  1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận và cơ sở lý thuyết về nguồn nhân lực, chất lượng nguồn nhân lực và quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp.
  2. Tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng công tác tuyển dụng cũng như quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực tại Công ty Cổ phần Đại lý Hải quan Trường Nam giai đoạn 2016 – 2020.
  3. Nhận diện các ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân tồn tại trong quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp.
  4. Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Đại lý Hải quan Trường Nam trong thời gian tới.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Đại lý Hải quan Trường Nam.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Đại lý Hải quan Trường Nam, có trụ sở chính tại Số 39 Đường số 8, Khu Công Nghiệp Việt Nam – Singapore (VSIP), Phường An Phú, Thành phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương.
  • Phạm vi thời gian:
    • Thời gian tiến hành nghiên cứu và thực tập: Từ tháng 8 đến tháng 11 năm 2020.
    • Khung thời gian thu thập dữ liệu thứ cấp: Số liệu nhân sự giai đoạn 2016 – 2019 và 2018 – 2020; số liệu hoạt động kinh doanh giai đoạn 2016 – 2018.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

1. Cơ sở lý thuyết và các khái niệm sử dụng

Đề tài dựa trên hệ thống cơ sở lý thuyết quản trị nguồn nhân lực với các định nghĩa và chuẩn mực sau:

  • Khái niệm nguồn nhân lực: Tổng hợp các quan điểm từ Ngân hàng Thế giới (vốn con người gồm thể lực, trí lực, kỹ năng nghề nghiệp), Liên Hợp Quốc (toàn bộ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực và tính sáng tạo), Giáo trình Quản lý Nguồn nhân lực của Trường Đại học Lao động – Xã hội (PGS. Nguyễn Tiệp chủ biên, 2005) dưới cả góc độ đời sống kinh tế - xã hội và góc độ kinh tế chính trị, cũng như khái niệm nguồn nhân lực trong phạm vi doanh nghiệp.
  • Khái niệm và tiêu chuẩn đánh giá chất lượng nguồn nhân lực: Sử dụng định nghĩa chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO; nghiên cứu của PGS. Mai Quốc Khánh và TS. Trần Xuân Cầu; nghiên cứu của TS. Vũ Thị Mai về ba mặt cấu thành chất lượng nguồn nhân lực (thể lực, trí lực, tinh thần).
  • Hệ thống chỉ tiêu đánh giá chất lượng nguồn nhân lực:
    • Chỉ tiêu thể lực/sức khỏe: Khái niệm sức khỏe theo Tổ chức Y tế Thế giới (WHO); các chỉ tiêu đo lường hình thể, các cơ quan nội khoa, ngoại khoa, tâm thần, giác quan, tuổi thọ trung bình và cơ cấu giới tính.
    • Chỉ tiêu trình độ văn hóa: Tỷ lệ biết chữ, cơ cấu trình độ học vấn từ tiểu học đến sau đại học.
    • Chỉ tiêu trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Tỷ lệ lao động qua đào tạo, cấp bậc đào tạo, kỹ năng mềm (kỹ năng thực hành xã hội: giao tiếp, làm việc nhóm, quản lý thời gian).
    • Chỉ tiêu ý thức của nguồn nhân lực: Ý thức kỷ luật, ý thức trách nhiệm với công việc, trách nhiệm với tổ chức, đạo đức nghề nghiệp và lương tâm nghề nghiệp (dẫn chiếu quy định tại Khoản 2 Điều 3 Luật Viên chức năm 2010).
  • Lý thuyết quản trị quá trình tuyển dụng: Khái niệm tuyển mộ và tuyển chọn; phương pháp xây dựng bản mô tả công việc (Job Description) và bản tiêu chuẩn công việc (Job Specification); các kênh thu hút ứng viên nội bộ và bên ngoài; các bước đánh giá lựa chọn ứng viên.

2. Phương pháp nghiên cứu

Tác giả kết hợp các phương pháp nghiên cứu định tính và phương pháp thống kê mô tả:

Nhóm phương pháp Phương pháp cụ thể Nguồn dữ liệu / Kỹ thuật thu thập
Thu thập dữ liệu thứ cấp Phương pháp thống kê & tổng hợp tài liệu - Sách chuyên ngành, giáo trình, văn bản pháp luật, tài liệu Internet.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty (2016 – 2018).
- Báo cáo biến động nhân sự (2016 – 2019 và 2018 – 2020).
- Bảng chấm công nhân viên, bài kiểm tra đầu vào, bảng câu hỏi phỏng vấn có sẵn tại đơn vị.
Thu thập dữ liệu sơ cấp Phương pháp quan sát trực tiếp Thường xuyên theo dõi quy trình làm việc, cách thức tổ chức các bước phỏng vấn và tiếp nhận của bộ phận nhân sự trong thời gian thực tập.
Thu thập dữ liệu sơ cấp Phương pháp phỏng vấn trực tiếp Thực hiện phỏng vấn cán bộ, nhân viên tại bộ phận nhân sự và các phòng ban chuyên môn khác trong giờ nghỉ giải lao để thu thập phản hồi về quy trình tuyển dụng.
Xử lý và phân tích dữ liệu Phân tích tài liệu, so sánh, tổng hợp Đối chiếu dữ liệu thực tế với lý luận quản trị để làm rõ ưu, nhược điểm trong hoạt động tuyển dụng.
Công cụ phân tích chiến lược Phân tích ma trận SWOT Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức (Threats) ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng của công ty.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ

Chương 1 tập trung trình bày hệ thống lý luận cơ bản về nguồn nhân lực và quản trị quy trình tuyển dụng trong tổ chức:

  • Bản chất của nguồn nhân lực và chất lượng nhân lực: Phân tích nguồn nhân lực theo hai khía cạnh số lượng và chất lượng. Làm rõ vai trò của ba yếu tố cấu thành chất lượng (thể lực là nền tảng, trí lực mang tính quyết định, ý thức tác phong làm việc giữ vai trò chuyển hóa tri thức thành hành động).
  • Các biện pháp nâng cao chất lượng nhân lực: Bao gồm ba trụ cột chính trong doanh nghiệp: (1) Quy hoạch nguồn nhân lực làm căn cứ xác định nhu cầu tương lai; (2) Thực hiện chính sách đãi ngộ toàn diện kết hợp đãi ngộ tài chính (lương, thưởng, phụ cấp, trợ cấp, cổ phần) và đãi ngộ phi tài chính (môi trường, công việc); (3) Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực để nâng cao năng lực thích ứng với tiến bộ công nghệ.
  • Các nhân tố tác động: Trình độ phát triển giáo dục – đào tạo, sự phát triển của hệ thống y tế và bảo hiểm xã hội, tiến bộ khoa học – kỹ thuật và toàn cầu hóa, tầm nhìn/quan điểm của ban lãnh đạo doanh nghiệp, tiềm lực tài chính và quy mô, năng lực thực tế của bộ phận nhân sự.
  • Bản chất, mục đích và vai trò của tuyển dụng: Tuyển dụng gồm hai quá trình liên hoàn là tuyển mộ (thu hút nguồn ứng viên rộng rãi) và tuyển chọn (sàng lọc, đánh giá và lựa chọn người phù hợp nhất). Chương này luận giải rõ vai trò của tuyển dụng đối với sự ổn định tổ chức của doanh nghiệp, quyền lợi người lao động và sự phát triển của nền kinh tế – xã hội (giải quyết việc làm, giảm thất nghiệp, hạn chế tệ nạn).
  • Nội dung và phương pháp tuyển dụng: Làm rõ các yêu cầu về việc xác định người thực hiện, phân tích công việc để lập bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc, lập kế hoạch chi phí, xác định địa điểm, thời gian, thành lập hội đồng tuyển dụng. Trình bày chi tiết các phương pháp tuyển mộ từ nguồn nội bộ (thông báo nội bộ, đề bạt, giới thiệu) và nguồn bên ngoài (quảng cáo, dịch vụ tuyển dụng, hội chợ việc làm, cơ sở đào tạo) cùng các công cụ tuyển chọn (sàng lọc hồ sơ, kiểm tra trắc nghiệm, phỏng vấn sơ bộ và chuyên sâu, điều tra xác minh).

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG VÀ QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LÝ HẢI QUAN TRƯỜNG NAM

Chương 2 phản ánh chi tiết thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức và quy trình tuyển dụng tại đơn vị thực tập:

  • Khái quát đơn vị nghiên cứu: Giới thiệu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, hệ thống tổ chức bộ máy, các lĩnh vực hoạt động chính và định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Đại lý Hải quan Trường Nam tại KCN Việt Nam – Singapore, Thuận An, Bình Dương.
  • Kết quả hoạt động kinh doanh và biến động nhân sự: Tác giả sử dụng các bảng số liệu thứ cấp do công ty cung cấp để phân tích:
    • Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần Đại lý Hải quan Trường Nam (giai đoạn năm 2016 – 2018).
    • Bảng 2.2: Thay đổi nhân sự tại Công ty Cổ phần Đại lý Hải quan Trường Nam giai đoạn năm 2018 đến năm 2020.
    • Bảng 2.3: Cơ cấu lao động được tuyển dụng từ các nguồn của Công ty Cổ phần Đại lý Hải quan Trường Nam giai đoạn năm 2016 – năm 2019.
    • Hình 2.1, 2.2, 2.3: Giới thiệu logo, sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự và sơ đồ các bước trong quy trình tuyển dụng hiện hành của công ty.
  • Thực trạng quy trình tuyển dụng hiện hữu: Phân tích các bước thực hiện từ khi phát sinh nhu cầu, lập kế hoạch, thông báo tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ, tổ chức phỏng vấn và kiểm tra đầu vào (về chuyên môn, trình độ ngoại ngữ như chứng chỉ TOEIC, IELTS...), đến việc ra quyết định tuyển chọn, ký kết hợp đồng lao động (HĐLĐ) và chính sách đào tạo, phúc lợi ban đầu cho nhân sự mới.
  • Phân tích các yếu tố ảnh hưởng và ma trận SWOT:
    • Đánh giá tác động từ môi trường bên ngoài (thị trường lao động ngành logistics/hải quan, sự cạnh tranh nguồn nhân lực tại Bình Dương) và môi trường nội bộ doanh nghiệp.
    • Lập bảng phân tích SWOT (Hình 2.4 / Bảng SWOT) xác định các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức (Threats) trong hoạt động nhân sự của công ty.
  • Đánh giá chung: Đúc kết những kết quả đạt được (đáp ứng được một phần nhân lực vận hành, duy trì bộ máy ổn định) và chỉ rõ các nhược điểm còn tồn tại (kênh tuyển dụng chưa đa dạng, việc lập kế hoạch tuyển dụng chưa đồng bộ, một số bước trong quy trình tuyển dụng còn mang tính chủ quan hoặc thiếu tiêu chuẩn hóa).

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LÝ HẢI QUAN TRƯỜNG NAM

Trên cơ sở các hạn chế được chỉ ra ở Chương 2 và định hướng phát triển của công ty, Chương 3 đề xuất các nhóm giải pháp cụ thể:

  • Định hướng chung của công ty: Bám sát định hướng của Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị về việc mở rộng quy mô, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực chuyên ngành đại lý hải quan và logistics.
  • Hệ thống giải pháp hoàn thiện:
    • Giải pháp 1 (Mục 3.2.1): Mở rộng kênh tuyển dụng. Tăng cường tiếp cận nguồn ứng viên bên ngoài qua các trang tuyển dụng trực tuyến, hợp tác với các trường đại học/cao đẳng đào tạo ngành ngoại thương, logistics, quản trị kinh doanh; tận dụng hiệu quả hơn nguồn giới thiệu nội bộ.
    • Giải pháp 2 (Mục 3.2.2): Cải thiện quy trình tuyển dụng sẵn có của công ty. Chuẩn hóa và chuyên nghiệp hóa từng khâu tuyển chọn, hoàn thiện bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc cụ thể cho từng vị trí; áp dụng các bài kiểm tra đánh giá năng lực chuyên môn và trắc nghiệm phù hợp trước khi phỏng vấn trực tiếp.
    • Giải pháp D (Mục 3.2.4): Lập kế hoạch cụ thể cho quy trình tuyển dụng. Xây dựng kế hoạch tuyển dụng gắn liền với kế hoạch sản xuất kinh doanh định kỳ; dự toán ngân sách, chi phí và phân bổ thời gian thực hiện rõ ràng cho từng đợt tuyển mộ.

Kết quả và đóng góp

1. Kết quả chính và số liệu thực chứng

  • Báo cáo đã tập hợp và hệ thống hóa được các dữ liệu quản lý nhân sự và kinh doanh thực tế tại Công ty Cổ phần Đại lý Hải quan Trường Nam qua các mốc thời gian:
    • Phản ánh bức tranh tài chính qua số liệu kinh doanh giai đoạn 2016 – 2018.
    • Phân tích cơ cấu và các nguồn tuyển dụng lao động của doanh nghiệp từ năm 2016 đến năm 2019.
    • Đánh giá sự biến động về số lượng và chất lượng nhân sự từ năm 2018 đến năm 2020.
  • Nhận diện toàn diện các nhân tố ảnh hưởng nội bộ và bên ngoài thông qua ma trận phân tích SWOT, làm rõ thách thức trong việc thu hút nhân sự đại lý hải quan có trình độ chuyên môn cao tại địa bàn tỉnh Bình Dương.

2. Giải pháp đề xuất từ tác giả

  • Đề xuất mô hình hóa và chuẩn hóa các bước tuyển dụng, bổ sung bước phỏng vấn sơ bộ và sàng lọc hồ sơ có hệ thống.
  • Đề xuất đa dạng hóa các nguồn tìm kiếm ứng viên nhằm tránh phụ thuộc vào một vài kênh truyền thống.
  • Đề xuất tăng cường tính chủ động trong việc lập kế hoạch ngân sách và phân bổ thời gian cho hội đồng tuyển dụng.

3. Đóng góp của đề tài

  • Đóng góp vào việc hoàn thiện thực tiễn quản trị tại Công ty Cổ phần Đại lý Hải quan Trường Nam: Báo cáo cung cấp tài liệu phân tích cụ thể về quy trình tuyển dụng, giúp ban lãnh đạo nhận thức rõ các ưu - nhược điểm để đưa ra các điều chỉnh quản lý phù hợp.
  • Cung cấp một trường hợp nghiên cứu thực tiễn (case study) về công tác tuyển dụng nhân sự trong lĩnh vực đại lý hải quan – logistics tại khu công nghiệp trên địa bàn Bình Dương.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

1. Hạn chế của đề tài

  • Phạm vi không gian hẹp: Đề tài chỉ tập trung khảo sát tại một đơn vị cụ thể là Công ty Cổ phần Đại lý Hải quan Trường Nam tại KCN Việt Nam – Singapore (Bình Dương), do đó các kết luận chưa mang tính khái quát hóa cao cho toàn bộ ngành logistics hoặc các loại hình doanh nghiệp khác.
  • Thời gian và dữ liệu khảo sát: Thời gian thực tập và nghiên cứu diễn ra trong khoảng thời gian ngắn (từ tháng 8 đến tháng 11 năm 2020). Dữ liệu sơ cấp chủ yếu được thu thập qua việc quan sát và phỏng vấn nhân viên trong giờ nghỉ giải lao, chưa triển khai được các cuộc khảo sát định lượng quy mô lớn với bảng hỏi chuẩn hóa.

2. Hướng nghiên cứu tiếp theo

  • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang các doanh nghiệp cùng ngành đại lý hải quan và giao nhận vận tải trên địa bàn các khu công nghiệp phía Nam.
  • Ứng dụng các phương pháp nghiên cứu định lượng, đo lường mức độ ảnh hưởng của quy trình tuyển dụng đến hiệu suất làm việc hoặc mức độ gắn kết của người lao động sau tuyển dụng.

Giá trị tham khảo

Báo cáo tốt nghiệp này có giá trị tham khảo thiết thực đối với:

  • Sinh viên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực: Tham khảo về cấu trúc một báo cáo tốt nghiệp bậc đại học, cách tiếp cận đề tài hoàn thiện quy trình tuyển dụng, phương pháp xây dựng khung lý thuyết và hệ thống hóa bảng biểu số liệu.
  • Bộ phận nhân sự tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp logistics/đại lý hải quan: Có thể tham khảo phương pháp rà soát quy trình tuyển mộ – tuyển chọn, các tiêu chí đánh giá nhân sự (trình độ chuyên môn, ngoại ngữ TOEIC/IELTS, kỹ năng mềm) và cách thức xây dựng bản mô tả, tiêu chuẩn công việc.

Câu hỏi thường gặp

1. Đề tài nghiên cứu về đơn vị nào và do ai thực hiện?

Đề tài "Hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Đại lý Hải quan Trường Nam" được thực hiện bởi sinh viên Lâm Thị Ngọc Thúy (Lớp D17QT05, Ngành Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Thủ Dầu Một) dưới sự hướng dẫn khoa học của ThS. Võ Hoàng Ngọc Thủy vào tháng 11/2020.

2. Dữ liệu thực tế sử dụng trong báo cáo gồm những giai đoạn nào?

Báo cáo sử dụng dữ liệu thứ cấp từ Công ty Cổ phần Đại lý Hải quan Trường Nam gồm: số liệu kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2016 – 2018; số liệu cơ cấu nguồn tuyển dụng giai đoạn 2016 – 2019; số liệu biến động nhân sự giai đoạn 2018 – 2020; cùng các bảng chấm công, đề kiểm tra đầu vào và câu hỏi phỏng vấn thực tế của công ty.

3. Tác giả đã sử dụng những phương pháp thu thập dữ liệu nào?

Tác giả đã kết hợp:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp (sách báo, internet, báo cáo nội bộ doanh nghiệp).
  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp (quan sát trực tiếp hoạt động của phòng nhân sự; phỏng vấn cán bộ, nhân viên trong giờ nghỉ giải lao).
  • Phương pháp thống kê, phân tích, so sánh tài liệu và công cụ phân tích ma trận SWOT.

4. Khung lý thuyết của báo cáo sử dụng các tiêu chí nào để đánh giá chất lượng nguồn nhân lực?

Báo cáo sử dụng 4 nhóm chỉ tiêu đánh giá chất lượng nguồn nhân lực: (1) Chỉ tiêu trạng thái thể lực, sức khỏe; (2) Chỉ tiêu trình độ văn hóa; (3) Chỉ tiêu trình độ chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng mềm; (4) Chỉ tiêu ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp (dẫn chiếu Luật Viên chức 2010).

5. Tác giả đề xuất những nhóm giải pháp chính nào trong Chương 3?

Tác giả đưa ra 3 giải pháp chính gồm:

  • Mở rộng các kênh tuyển dụng (trang mạng việc làm, liên kết trường đào tạo, phát triển nguồn giới thiệu).
  • Cải thiện quy trình tuyển dụng sẵn có (chuẩn hóa bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc, tối ưu các vòng kiểm tra chuyên môn và phỏng vấn).
  • Lập kế hoạch cụ thể cho quy trình tuyển dụng (xác định nhu cầu, phân bổ thời gian, dự toán ngân sách và thành lập hội đồng tuyển dụng rõ ràng).

Kết luận

Báo cáo tốt nghiệp của tác giả Lâm Thị Ngọc Thúy đã hoàn thành mục tiêu hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị nguồn nhân lực và tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp. Thông qua các phương pháp nghiên cứu thực tiễn kết hợp phân tích số liệu nội bộ và ma trận SWOT, đề tài phản ánh rõ thực trạng quy trình tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Đại lý Hải quan Trường Nam giai đoạn 2016 – 2020. Các giải pháp được đề xuất tại Chương 3 bám sát những nhược điểm còn tồn tại, mang tính thực tế và cung cấp giá trị tham khảo hữu ích cho công tác quản trị nhân lực tại đơn vị.