CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1. NỘI DUNG VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA KHOẢN MỤC PHẢI THU KHÁCH HÀNG 1. Khái niệm và bản chất của khoản mục phải thu khách hàng Phải thu khách hàng là khoản phải thu phát sinh khi doanh nghiệp đã cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa được khách hàng thanh toán tiền, nghĩa là thời điểm phát sinh bán hàng và thu tiền diễn ra không đồng thời. Khoản phải thu khách hàng bao gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐS đầu tư, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua (là đơn vị độc lập với người bán, bao gồm cả các khoản phải thu giữa công ty mẹ và công ty con, liên doanh, liên kết).
Vì thế nó là một khoản mục không thể bỏ qua được trong mỗi BCTC. Để giảm thiểu rủi ro có thể phát sinh trong việc thu hồi các khoản phải thu khách hàng, doanh nghiệp cần phải hạch toán chi tiết khoản phải thu cho từng đối tượng, từng nội dung, từng lần thanh toán, cũng như việc theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, dài hạn trong sổ kế toán. Kế toán khoản mục phải thu khách hàng 1. Nguyên tắc kế toán Tài khoản 131 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ.
Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào TK này các nghiệp vụ thu tiền ngay. Phải thu khách hàng cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng Lê Thị Phương Hiếu Lớp: K17KTM Khoá luận tốt nghiệp 4 Học viện Ngân hàng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp, kể cả TSCĐ, BĐS đầu tư, các khoản đầu tư tài chính.
Trong hạch toán chi tiết TK 131, kế toán phải phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản phải thu khách hàng theo từng loại nguyên tệ. Chứng từ, sổ sách, tài khoản sử dụng Chứng từ: đơn đặt hàng; hợp đồng kinh tế; lệnh xét duyệt bán chịu; phiếu xuất kho; hóa đơn bán hàng; phiếu giao hàng; biên bản nhiệm thu (đối với các doanh nghiệp xây lắp); phiếu nhập kho (nếu hàng bán bị trả lại); phiếu thu tiền; giấy báo có của Ngân hàng. Sổ sách: sổ cái; sổ chi tiết các tài khoản 131, 511, 229, 111, 112…; nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền; sổ quỹ tiền mặt; sổ tiền gửi ngân hàng; bản tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu dụng cụ, vật tư, thành phẩm, hàng hóa; bảng phân tích tuổi nợ và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Tài khoản sử dụng: TK 131 – Phải thu khách hàng Kết cấu tài khoản TK 131 “Phải thu khách hàng” - Số tiền phải thu của khách hàng phát - Số tiền khách hàng đã trả nợ; sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản của khách hàng; đầu tư tài chính; - Khoản giảm giá hàng bán cho khách - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. hàng sau khi đã giao hàng và khách - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng hàng có khiếu nại; ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam). Lê Thị Phương Hiếu Lớp: K17KTM Khoá luận tốt nghiệp 5 Học viện Ngân hàng - Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT); - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua. Dư nợ: số tiền còn phải thu của khách Dư có: số tiền nhận trước, hoặc số đã thu hàng.
nhiều hơn số phải thu của khách hàng. Phương pháp hạch toán Lê Thị Phương Hiếu Lớp: K17KTM Khoá luận tốt nghiệp 6 Học viện Ngân hàng Sơ đồ 1.1: Kế toán Phải thu khách hàng 1. KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BCTC 1. Mục tiêu kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng a, Mục tiêu chung Thu thập được đầy đủ bằng chứng thích hợp, để xác minh các cơ sở dẫn liệu có liên quan đến quá trình hạch toán và tổng hợp số liệu của khoản mục phải thu khách hàng, từ đó đưa ra ý kiến xác nhận về mức độ trung thực hợp lý của khoản mục phải thu khách hàng, đồng thời cung cấp thông tin làm cơ sở tham chiếu khi thực hiện kiểm toán các khoản mục khác.
b, Mục tiêu cụ thể - Đối với kiểm toán nghiệp vụ phải thu khách hàng: + Kiểm tra CSDL về tính có thật (sự phát sinh): nghiệp vụ phải thu đã ghi sổ phải thực sự phát sinh. + Kiểm tra CSDL về sự tính toán, đánh giá: nghiệp vụ phải đã ghi sổ phải được tính toán, đánh giá đúng đắn và hợp lý. + Kiểm tra CSDL về sự hạch toán đầy đủ: nghiệp vụ phải thu khách hàng đã ghi sổ kế toán phải được hạch toán đầy đủ, không bị trùng hay bị sót. + Kiểm tra CSDL về sự phân loại và hạch toán đúng đắn: các nghiệp vụ phải thu khách hàng phải được phân loại và ghi nhận đúng nguyên tắc kế toán và đúng quan hệ đối ứng tài khoản (vào các sổ kế toán), chính xác về số liệu tương ứng đã ghi trên chứng từ.
+ Kiểm tra CSDL về sự phân loại và hạch toán đúng kỳ: nghiệp vụ phải thu và đã thu khách hàng phát sinh phải được hạch toán kịp thời, đảm bảo phát sinh thuộc kỳ nào phải được ghi sổ kế toán của kỳ ấy. - Đối với kiểm toán số dư phải thu khách hàng: + Kiểm tra CSDL về tính hiện hữu: Các khoản nợ còn phải thu khách hàng trên sổ kế toán là thực tế đang tồn tại. + Kiểm tra CSDL về quyền và nghĩa vụ: có đầy đủ bằng chứng xác nhận quyền được thu của đơn vị đối với các tổ chức và cá nhân. Lê Thị Phương Hiếu Lớp: K17KTM Khoá luận tốt nghiệp 7 Học viện Ngân hàng + Kiểm tra CSDL về tính toán, đánh giá: các khoản nợ còn phải thu khách hàng được tính toán đúng đắn, ghi nhận chính xác.
+ Kiểm tra CSDL tính đầy đủ: các khoản nợ phải thu khách hàng được ghi nhận đầy đủ. + Kiểm tra CSDL về cộng dồn: các khoản nợ còn phải thu khách hàng được tổng hợp đầy đủ, chính xác. + Kiểm tra CSDL về trình bày và công bố: các khoản nợ còn phải thu được trình bày trên BCTC phù hợp với quy định của chế độ kế toán và nhất quán với số liệu trên sổ kế toán của đơn vị. Căn cứ kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng Để có cơ sở đưa ra ý kiến nhận xét về khoản mục Nợ phải thu khách hàng trên BCTC, Kiểm toán viên cần phải dựa vào các nguồn thông tin, tài liệu nhất định để thu thập các bằng chứng về các quá trình xử lý kế toán đối với khoản mục này.
Có thể khái quát về các nguồn tài liệu chủ yếu bao gồm: - Các chính sách, các quy chế hay quy định về kiểm soát nội bộ đối với hoạt động bán hàng và thu tiền của đơn vị đã xây dựng, ban hành và áp dụng trong công tác quản lý và kiểm soát nội bộ. - Các BCTC liên quan chủ yếu có liên quan gồm Bảng cân đối kế toán (báo cáo các thông tin tài chính như: phải thu khách hàng ngắn hạn, dài hạn, người mua trả tiền trước và các thông tin tài chính khác. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (báo cáo các thông tin tài chính như: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, các khoản làm giảm doanh thu bán hàng.), Bản thuyết minh BCTC (báo cáo các thông tin chi tiết về doanh thu bán hàng, về các khoản giảm trừ doanh thu, bảng phân tích tuổi nợ của các khoản phải thu của công ty). - Các sổ hạch toán liên quan đến đến các khoản phải thu khách hàng gồm sổ hạch toán nghiệp vụ và sổ hạch toán kế toán.
Ví dụ: Sổ hạch toán nghiệp vụ như: Nhật kí thu tiền, Thẻ kho, Nhật ký bảo vệ kho, Nhật ký vận chuyển hàng hoá. Và các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết của tài khoản 131, 229, 511, 111, 112. - Các chứng từ kế toán ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng đã phát sinh là căn cứ Lê Thị Phương Hiếu Lớp: K17KTM Khoá luận tốt nghiệp 8 Học viện Ngân hàng để ghi sổ kế toán: Hoá đơn bán hàng, Lệnh xét duyệt bán chịu, Phiếu giao nhận hàng, Phiếu xuất kho, Hóa đơn vận chuyển và cung cấp dịch vụ, Phiếu thu tiền, Giấy báo có của ngân hàng, Phiếu nhập kho (nếu hàng bán bị trả lại),. - Các hồ sơ tài liệu khác liên quan đến các khoản phải thu khách hàng: Kế hoạch bán hàng, Đơn đặt hàng, Hợp đồng thương mại, Chính sách bán hàng, Bản thanh lý hợp đồng, Biên bản đối chiếu công nợ, Bảng kê số dư các khoản nợ phải thu khách hàng tại ngày 31/12/N,.
Các sai phạm thường xảy ra đối với kiểm toán khoản mục Phải thu khách hàng Các sai phạm đối với khoản mục Phải thu khách hàng có thể là do vô tình, thiếu trình độ, song cũng không loại trừ trường hợp doanh nghiệp cố tình gian lận. Cách thức gian lận cũng như sai sót của doanh nghiệp liên quan đến khoản phải thu khách hàng là rất đa dạng. Vì vậy trong quá trình thực hiện kiểm toán các rủi ro có thể gặp do chính nội tại KSNB cũng như công tác tổ chức hạch toán kế toán, cụ thể như sau: - Bù trừ công nợ không cùng đối tượng. - Chưa có quy chế tài chính về thu hồi công nợ.
- Chưa có sổ chi tiết theo dõi đối tượng phải thu. - Cùng một đối tượng nhưng theo dõi trên nhiều tài khoản khác nhau.