CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KSNB HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1. Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ NHTM: - Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được xây dựng phù hợp theo quy định và được tổ chức thực hiện nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra. - Kiểm toán nội bộ là việc rà soát, đánh giá độc lập, khách quan đối với hệ thống kiểm soát nội bộ; đánh giá độc lập về tính thích hợp và tuân thủ quy định, chính sách nội bộ, thủ tục, quy trình đã được thiết lập trong tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài; đưa ra kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của các hệ thống, quy trình, quy định, góp phần bảo đảm tổ chức tín dụng hoạt động an toàn, hiệu quả, đúng pháp luật.
Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ: Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu…của từng nơi nhưng bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng phải bao gồm những yếu tố cơ bản, đó là: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát (các thủ tục kiểm soát), Giám sát độc lập (Kiểm toán nội bộ). Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức, là nề nếp, kỷ cương, đạo đức và cơ cấu tổ chức. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát gồm: - Tính chính trực và giá trị đạo đức: Hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát. Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cáo cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngắn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm luật, các nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp Để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức còn phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hoặc điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực, chẳng hạn gian lận số liệu báo cáo có thể xuất phát từ việc nhân viên bị ép buộc phải thực hiện những mục tiêu phi thực tế của nhà quản lý.
Những hành động không đúng cũng có thể phát sinh khi quyền lợi của nhà quản lý lại gắn chặt với số liệu báo cáo… - Đảm bảo năng lực: Đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả. Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, và phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên - Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý quản lý thể hiện quan điểm và nhận thức của nhà quản lý; phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà quản lý khi điều hành đơn vị. Nếu nhà quản lý cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB. Điều này được biểu hiện qua những quy định đạo đức ứng xử trong đơn vị, chẳng hạn như việc thiết lập bộ phận KTNB trong đơn vị, thể hiện sự quan tâm của nhà quản lý đến KSNB Ngược lại, nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng KSNB không quan trọng, điều này có nghĩa là nhà quản lý chưa quan tâm đúng mức đến KSNB.
Và KSNB chỉ là hình thức chứ không có ý nghĩa thực sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị không còn đạt được như mong muốn. - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức thực sự là phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động, góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Xây dựng cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo phù hợp.
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ánh các mối quan hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo. - Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, là cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị phải thể chế hóa văn bản những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau. - Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự bao gồm sự tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức.
Thí dụ, một chính sách tuyển dụng dành ưu tiên cho những cá nhân có trình độ, kinh nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt sẽ là sự đảm bảo không những về năng lực mà còn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên Mỗi cá nhân trong tổ chức đóng vai trò quan trọng trong KSNB. Vì vậy, nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương trình cần động viên khuyến khích cho các hoạt động cụ thể. Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần đước các nhà lãnh đạo quan tâm 1. Đánh giá rủi ro: Kiểm soát nội bộ được thiết lập nhằm đạt được mục tiêu mà tổ chức đặt ra, tất cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả.
Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích những nhân tố đe dọa đến mục tiêu của đơn vị Việc nhân dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, không chỉ liên quan đến việc đe dọa của rủi ro mà còn liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro một cách thích hợp để đạt được mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp. - Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể. Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, như sử dụng phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, rà soát thường xuyên các hoạt động. - Phân tích và đánh giá rủi ro: Phân tích và đánh giá rủi ro là đánh giá tầm quan trọng của rủi ro, tác hại mà rủi ro gây ra và khả năng xảy ra rủi ro.
Rủi ro rất khó định lượng nên đây là công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau, tuy nhiên cần phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống, xây dựng tiêu chí đánh giá rủi ro, sắp xếp thứ tự ưu tiên của rủi ro, dựa vào đó mà quản lý, phân bổ nguồn lực để đối phó rủi ro. Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện nhằm giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị có thể gặp phải. Một số các hoạt động kiểm soát nhằm đạt mục tiêu của tổ chức như sau: - Phân chia trách nhiệm: Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nắm giữ mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thànhcho đến khi kết thúc; không cho kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản. Tuy nhiên nếu việc thông đồng giữa các nhân viên xảy ra thì điều này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của KSNB Mục đích của sự phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình - Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ là kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn của nghiệp vụ nhằm có được thông tin đáng tin cậy Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần bảo đảm rằng phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách; việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn - Kiểm soát vật chất: Kiểm soát vật chất được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng; cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu Chẳng hạn, tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ.và những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận tài sản cảu đơn vị Định kỳ, cần phải so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có.