CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1.1 Khái niệm và vai trò kế toán trách nhiệm 1.1 Khái niệm kế toán trách nhiệm Trong mỗi tổ chức kinh doanh đều phải có cơ cấu tổ chức (ngoại trừ các tổ chức có quy mô rất nhỏ). Theo đó, cơ cấu tổ chức là một chỉnh thể các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện các chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức. Sự phân chia một tổ chức thành các bộ phận giúp cho việc quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người hay một cấp quản trị không thể đảm đương được mọi công việc quản trị thì họ không thể không phân quyền hay ủy nhiệm công việc cho các cấp quản lý thấp hơn.
Như vậy, phân quyền là hoạt động phân phối trách nhiệm đối với từng công việc được giao. Phân quyền và việc ủy nhiệm công việc là một cách chính thức để người được trao quyền chịu trách nhiệm đối với những công việc cụ thể được giao. Qua hai nội dung nêu trên làm phát sinh ra vấn đề làm sao để đánh giá tốt thành quả của các bộ phận cũng như làm sao để đánh giá được trách nhiệm quản lý của các nhà quản trị các cấp được phân quyền trong tổ chức. Từ đây, để hỗ trợ cho quản lý đo lường, kiểm soát và đánh giá kết quả các bộ phận được phân quyền trong tổ chức, KTQT vận dụng hệ thống kế toán trách nhiệm để phân loại cấu trúc tổ chức thành các trung tâm trách nhiệm, trên cơ sở đó đánh giá kết quả và hiệu quả của từng bộ phận dựa trên trách nhiệm được giao.
Như vậy, Kế toán trách nhiệm là hệ thống kế toán được thiết lập để ghi nhận, đo lường kết quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức, trên cơ sở đó lập các báo cáo thực hiện nhằm truyền đạt thông tin có thể kiểm soát theo phạm vi trách nhiệm của từng nhà quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Hay nói cách khác, kế toán trách nhiệm là hệ thống kế toán tập hợp kết quả theo từng lĩnh TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 6 vực thuộc trách nhiệm cá nhân, nhằm giám sát và đánh giá thành quả của từng bộ phận trong tổ chức.2 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán trách nhiệm KTTN thực hiện việc phân chia cấu trúc của một tổ chức thành những trung tâm trách nhiệm khác nhau để đo lường biểu hiện của chúng. Nó là công cụ để đo lường kết quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức, qua đó giúp nhà quản trị kiểm soát và đánh giá trách nhiệm quản trị ở các cấp khác nhau. Vì vậy, vai trò của KTTN thể hiện như sau: KTTN giúp nhà quản lý xác định sự đóng góp của từng đơn vị bộ phận vào lợi ích của toàn tổ chức nhằm cung cấp một cơ sở cho việc đánh giá chất lượng về kết quả hoạt động của những nhà quản lý bộ phận.
Bên cạnh đó, do KTTN được sử dụng để đo lường kết quả hoạt động của các nhà quản lý cho nên nó sẽ ảnh hưởng đến cách thức thực hiện hành vi của các nhà quản lý này. Ngoài ra, KTTN còn thúc đẩy các nhà quản lý bộ phận điều hành bộ phận của mình theo hướng phù hợp với mục tiêu chung của toàn tổ chức. Như vậy, KTTN có vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát và đánh giá hiệu quả của từng bộ phận trong tổ chức. Cũng giống như KTQT, KTTN có đối tượng sử dụng thông tin là các nhà quản trị từ cấp cao, cấp trung và cấp cơ sở.
Ở mỗi cấp quản trị khác nhau, KTTN thể hiện vai trò và có mục đích cung cấp thông tin khác nhau cụ thể như: - KTTN cung cấp thông tin cho các nhà quản trị cấp cao trong việc thực hiện chức năng tổ chức và điều hành của toàn doanh nghiệp. Nó xác định các trung tâm trách nhiệm, qua đó nhà quản trị có thể hệ thống hóa các công việc của từng trung tâm mà thiết lập các chỉ tiêu đánh giá. KTTN giúp nhà quản trị đánh giá và điều chỉnh kế hoạch của các bộ phận cho phù hợp. - Còn ở cấp quản trị trung gian, KTTN cung cấp thông tin cho việc thực hiện chức năng kiểm soát quản lý và kiểm soát tài chính.
Thông qua KTTN, nhà quản trị có thể phân tích, đánh giá thực hiện của từng bộ phận với các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Thông tin KTTN cho biết việc thực hiện kế hoạch của TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 7 các bộ phận ra sao? Nhận diện những vấn đề còn tồn tại nhằm khắc phục các hạn chế để có sự điều chỉnh các chiến lược mục tiêu cho phù hợp và mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. - Cuối cùng với nhà quản trị cấp cơ sở, KTTN khuyến khích nhà quản lý hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. Mục tiêu hoạt động của các trung tâm trách nhiệm phải gắn liền với mục tiêu chung của tổ chức.
Để đạt được như vậy, đòi hỏi các nhà quản trị cấp cơ sở phải có đầy đủ thông tin để quản lý bộ phận của mình theo đúng hướng hoặc phải điều chỉnh cho phù hợp. Các thông tin đó được KTTN cung cấp bao gồm: nguồn lực của bộ phận (các thông tin về tài chính, nguyên vật liệu, nhân lực máy móc, thời gian yêu cầu hoàn thành công việc…); các nguồn lực đó sử dụng như thế nào? Có hiệu quả không? Mức độ hoàn thành ra sao. Trong một tổ chức, nhiệm vụ của các nhà quản trị là xác định mục tiêu, chiến lược kinh doanh, xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch sao cho đạt được mục tiêu đề ra. Đồng thời thường xuyên kiểm tra đánh giá việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức thông qua các chỉ tiêu phân tích, tính toán hiệu quả của các bộ phận, sản phẩm,… Từ nhiệm vụ đó của nhà quản trị, hệ thống KTTN được thiết lập để ghi nhận, đo lường kết quả hoạt động của từng bộ phận, từng trung tâm trách nhiệm trong một tổ chức, nhằm giúp nhà quản trị kiểm soát hoạt động của từng bộ phận, đồng thời đánh giá trách nhiệm quản lý của các cấp.
Một hệ thống KTTN tốt không chỉ cung cấp thông tin cho các nhà quản lý cần, mà nó còn được sử dụng để kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức.2 Sự phân cấp quản lý và mối quan hệ với kế toán trách nhiệm 1.1 Sự phân cấp quản lý Phân cấp quản lý là sự phân chia hay ủy thác bớt quyền hành của nhà quản trị cấp trên cho các nhà quản trị cấp dưới. Trong quản trị, phân cấp quản lý còn được gọi là phân quyền. Để thực hiện các chức năng quản lý của mình, nhà quản lý cấp trên sẽ giao quyền ra quyết định cho cấp quản lý thấp hơn trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Khi đó quyền ra quyết định và chịu trách nhiệm được phân đều trong toàn tổ chức.
Mỗi cấp quản lý khác nhau được quyền ra quyết định và TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 8 chịu trách nhiệm trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình. Khi tiến hành phân cấp quản lý, nếu doanh nghiệp chia ra quá nhiều cấp sẽ có thể dẫn đến bộ máy tổ chức cồng kềnh, hoặc nếu tập trung quá nhiều quyền quyết định một nơi sẽ làm giảm hiệu quả hoạt động. Vì thế, nhà quản lý cần phải cân nhắc giữa ưu điểm và khuyết điểm khi thực hiện việc phân cấp đó. Ưu điểm của phân cấp quản lý Khi tổ chức có sự phân cấp quản lý rõ ràng, nhà quản lý cấp cao sẽ không phải giải quyết các vấn đề vụ việc chi tiết xảy ra hàng ngày, họ tập trung vào những công việc chiến lược, lập các kế hoạch dài hạn và điều phối các hoạt động của các bộ phận trong tổ chức, đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu chung.
Sự phân cấp quản lý còn giúp cho nhà quản lý ở các cấp có sự độc lập tương đối trong điều hành công việc của mình, phát triển kỹ năng, nâng cao kiến thức chuyên môn, tăng nhanh khả năng ứng xử các tình huống để tăng tốc độ hoạt động của mỗi bộ phận, tổ chức và tập dợt về kỹ năng quản lý khi được thăng tiến trong tổ chức. Ngoài ra, sự phân cấp quản lý còn giúp cho nhà quản lý ở các cấp có sự hài lòng trong công việc từ đó động viên được năng lực, đóng góp tích cực của người quản lý trong việc nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ của mình. Khuyết điểm của phân cấp quản lý Bên cạnh những ưu điểm của việc phân cấp quản lý, thì nó cũng còn tồn tại những khó khăn như sau: Việc phân cấp càng nhiều thì càng khó kiểm soát. Thậm chí nếu kiểm soát không tốt, phân cấp quản lý còn có thể dẫn đến tuân thủ sai lệch các mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.
Bởi vì, sự phân cấp quản lý tạo nên sự độc lập tương đối ở các bộ phận, nên các nhà quản lý ở từng bộ phận thường không biết được các quyết định của họ ảnh hưởng đến doanh nghiệp như thế nào đến các bộ phận khác trong tổ chức. Hơn nữa, việc phân cấp quản lý khiến họ chỉ tập trung vào lợi ích của bộ phận mình và họ thường không xem xét quyết định đó có ảnh hưởng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp hay không. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.2 Mối quan hệ giữa phân cấp quản lý với hệ thống kế toán trách nhiệm Trong một tổ chức, sự phân cấp quản lý gắn liền với việc xác định nhiệm vụ ở các cấp quản lý. Do đó, khi sự phân cấp quản lý được thể hiện rõ ràng - nó sẽ là cơ sở giúp cho Hệ thống kế toán trách nhiệm đánh giá thành quả của các cấp quản lý ở các bộ phận tốt hơn.
Bên cạnh sự tác động từ phía phân cấp quản lý đến hệ thống kế toán trách nhiệm, thì hệ thống KTTN cũng có sự tác động tương hỗ đến sự phân cấp quản lý. Sự tác động tương hỗ được thể hiện, một khi hệ thống kế toán trách nhiệm thiết lập được một hệ thống chỉ tiêu, công cụ, báo cáo thành quả hữu hiệu. Khi đó, nó sẽ góp phần hoàn thiện sự phân cấp quản lý trong tổ chức.