CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FPS VIỆT NAM 1.1 Đặc điểm bán hàng và xác kết quả kinh doanh củaCông ty cổ phần FPS Việt Nam 1.1 Khái quát các hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần FPS Việt Nam Bán buôn máy móc thiết bị máy tính, thiết bị văn phòng, phần mềm, máy công cụ điều khiển bằng máy vi tính, thiết bị và dụng cụ đo lường,. Cụ thể: Máy photo SHARP SF-4030 Máy photo SHARP AR-5316 Máy chiếu đa năng PG-A20X Bán lẻ lương thực thực phẩm, đồ uống Bán lẻ đồ điện gia dụng, dụng cụ gia đình Bán lẻ sách báo, tạp chí, văn phòng phẩm Bán lẻ hàng may mặc, dụng cụ y tế, dụng cụ thể dục, thể thao Quảng cáo, môi giới, đại lý, nghiên cứu thị trường và thăm dò dư luận, lập trình máy vi tính, xử lý dữ liệu,. Cung cấp các thông tin giải trí, kinh tế, văn hóa, xã hội SV: Nguyễn Minh Ngọc 6 Lớp: Kế toán tổng hợp 5-K15 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Dịch vụ thương mại điện tử, môi giới thương mại, dịch vụ truyền thông, dịch vụ thiết kế web,. Công ty cổ phần FPS Việt Nam luôn cố gắng huy động và sử dụng mọi tiềm năng vốn có của công ty nhằm mục đích hoạt động kinh doanh có hiệu quả, đem lại lợi nhuận cao, tạo việc làm cho người lao động, đóng góp cho ngân sách Nhà nước và phát triển doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh: + Sử dụng nguồn vốn vay vào mục đích sản suất kinh doanh đúng với mục tiêu đạt hiệu quả cao nhất.
+ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng thuế đối với Nhà nước. + Thực hiện đúng pháp lệnh về kế toán của luật DN do Nhà nước ban hành. + Phân phối lao động hợp lý, đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng thời gian làm việc, nghỉ ngơi, an toàn lao động. + Bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội.2 Đặc điểm bán hàng và xác kết quả kinh doanh của Công ty cổ phần FPS Việt Nam Công tác phân loại hàng hoá và theo dõi chi tiết số hiện có và tình hình biến động của hàng hoá được thực hiện phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty và có tính khoa học cao.
Nhờ vậy mà Công ty có thể nắm bắt được dễ dàng toàn diện cũng như chi tiết các loại hàng hoá tại Công ty. Hệ thống kho tàng, phòng kế toán, phòng kinh doanh của Công ty có sự gắn bó đối chiếu, kiểm tra số liệu hàng hoá nhập - xuất - tồn đảm bảo quản lý chặt chẽ. Trong quá trình hoạt động kinh doanh Công ty luôn chấp hành đúng, đầy đủ chính sách chế độ kế toán tài chính của Nhà nước, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước và các tổ chức tài chính. SV: Nguyễn Minh Ngọc 7 Lớp: Kế toán tổng hợp 5-K15 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Việc tổ chức hệ thống sổ, tài khoản và quy trình hạch toán đúng theo quy định của chế độ kế toán và Công ty đã chú trọng đến việc hiện đại hoá công tác kế toán.
Trong quá trình tiêu thụ, Công ty đã chủ động nắm bắt nhu cầu của khách hàng tạo điều kiện cho việc mua và thanh toán tiền hàng được thực hiện thuận tiện, nhanh chóng và nâng cao uy tín với khách hàng. Công ty cổ phần FPS Việt Nam đã đạt được một chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Doanh nghiệp đã khẳng định mình để tồn tại và ngày càng phát triển với tốc độ nhanh Quá trình bán hàng của công ty Công ty chỉ áp dụng hai hình thức bán hàng là hình thức bán buôn và bán lẻ: Bán buôn Trong hình thức bán buôn, công ty bán buôn theo hai phương thức: bán buôn qua kho theo hình thức bán hàng trực tiếp và bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng. Bán buôn là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty vì phương thức này giúp cho công ty tiêu thụ hàng hoá với số lương lớn, tránh hiện tượng thất thoát và thu hồi vốn nhanh, ít có hiện tượng ứ đọng vốn hay khách hàng nợ nần dây dưa chiếm dụng vốn của công ty.
Bán buôn thường dựa vào chứng từ là hợp đồng kinh tế đã kí hoặc đơn đặt hàng của khách hàng vì theo phương thức này, hoat động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp lý, mặt khác công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty Hiện nay công ty không áp dụng chiết khấu bán hàng. Mức giá bán giới hạn trong khoảng nhất định do phòng kinh doanh đưa ra. Khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn thì có thể áp dụng phương pháp giảm giá để khuyến khích khách hàng mua nhiều. SV: Nguyễn Minh Ngọc 8 Lớp: Kế toán tổng hợp 5-K15 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Về phương thức thanh toán, công ty săn sàng chấp nhận mọi phương thức thanh toán của khác hàng, thanh toán bằng tiền mặt, séc chuyển khoản, ngân phiếu và ngoại tệ.
Bán lẻ Hiện nay công ty chỉ áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Hàng ngày, thủ kho phải lập báo cáo bán hàng để đua lên phòng kế toán kèm theo báo cáo quỹ tiền mặt và lênh giao hàng Quy trình xuất kho hàng hoá + Bước 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng (lệnh giao hàng được lập theo mẫu số 01/SKT) + Bước 2: Lập phiếu xuất kho Thủ kho sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập lệnh xuất kho. Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ chính xác tên từng loại hàng và số lượng theo yêu cầu xuất trên lệnh giao hàng vào cột “ số lượng theo yêu cầu”.
Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: 1 liên lưu tại quyển (thủ kho giữ và vào sổ), 1 liên chuyển cho khách hàng, 1 liên chuyển cho kế toán, 1 liên chuyển về đơn vị báo cấp hàng. + Bước 3: Phê duyệt xuất kho. Phiếu xuất kho được chuyển lên cho những người có thẩm quyền phê duyệt. Nếu ban giám đốc không phê duyệt thì chuyển cho thủ kho kiểm tra lại.
Nếu phê duyệt ban giám đốc kí vào giấy xuất kho + Bước 4: thủ kho xuất hàng Căn cứ vào phiếu xuất kho đã được phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng và ghi số lượng thực vào cột “ số lượng thực xuất” thủ kho phải đối chiếu và kiểm tra khớp đúng thông tin thực tế với thông tin đã được cung cấp SV: Nguyễn Minh Ngọc 9 Lớp: Kế toán tổng hợp 5-K15 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân trên lệnh giao hàng về người nhận hàng mới được xuất hàng. Người nhận hàng có thể là lái xe vận chuyển hoặc đại diện khách mua hàng.+Bước 5: Đại diện nhận hàng ký xác nhận: đã nhận đủ số hàng vào phiếu xuất kho. +Bước 6: Bảo vệ kiểm tra hàng hoá khi xe ra cổng và kí nhận vào giấy xuất kho đồng thời phải vào sổ theo dõi hàng hoá ra vào cổng. +Bước 7: Chuyển chứng từ cho kế toán: hai liên phiếu xuất kho sẽ được chuyển về cho kế toán bao gồm 1 quyển cho kế toán đơn vị, 1 quyển liên chuyển cho kế toán của đơn vị báo cấp hàng để theo dõi công nợ.
+ Bước 8: Quyết toán công việc. Kế toán và thủ kho thường xuyên đối chiếu để đảm bảo hàng hoá nhập xuất, tồn đầy đủ và chính xác. Đầu kỳ lập và gửi báo cáo lên ban giám đốc. Quá trình bán hàng của Công ty thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Quá trình đặt hàng - giao hàng Kiểm tra (7) Dvụ chăm sóc KH sau bán hàng Khách hàng có nhu cầu (1) NVKD, dự án Kế toán Giám đốc tiếp nhận thông kiểm tra ký duyệt tin(2) (3) (4) Thủ kho Lái xe SV: Nguyễn Minh Ngọc 10 xuất hàng Giao Lớp: Kế toán tổnghàng hợp 5-K15 (5) (6) Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (1) Khách hàng (đại lý, cửa hàng, các công trình .) khi có nhu cầu mua hàng giao tại kho hoặc tại địa chỉ khách hàng yêu cầu thì nhất thiết phải có đơn đặt hàng và gửi về Công ty qua điện thoại, fã, hoặc nhân viên kinh doanh trực tiếp quản lý.
(2) Nhân viên kinh doanh: Sau khi có đơn đặt hàng của khách hàng nhân viên kinh doanh có trách nhiệm điền đầy đủ thông tin của khách hàng và phải được ký xác nhận của khách hàng. Chậm nhất 24 tiếng phải nộp về cho kế toán bán hàng Công ty. (3) Kế toán bán hàng: kết hợp với khách hàng kiểm tra lại đơn đặt hàng, xác định số lượng, chủng loại, địa điểm thời gian giao hàng, thông tin người nhận. Kiểm tra và hoàn thành thủ tục để xuất hàng.
(4) Giám đốc chi nhánh: xem xét các đơn hàng, ký duyệt đơn hàng. Đối với những đơn hàng không nằm trong chính sách được bán hàng phải báo cáo với lãnh đạo công ty để xin ý chỉ đạo giải quyết đơn hàng. (5) Thủ kho: Sau khi nhận được lệnh điều hàng của kế toán bán hàng phải kiểm tra tính hợp lý của hàng hoá và địa chỉ giao hàng, viết biên bản giao nhận hàng hoá, phiếu xuất kho, sau khi kiểm tra nếu thấy thời gian giao hàng không đảm bảo thì phải báo ngay cho kế toán bán hàng để cùng nhau có hướng giải quyết. Hướng dẫn lái xe đi giao hàng.
(6) Lái xe: Tiếp nhận biên bản giao nhận, kiểm tra số lượng hàng trên chứng từ và thực tế trên xe. Kiểm tra lại địa chỉ giao hàng và người nhận hàng. Sau khi giao nhận để khách hàng ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có) trên biên bản giao nhận hàng hoá. Nộp lại biên bản giao nhận hàng hoá cho thủ kho ngay sau khi về kho để tiếp tục vận chuyển tiếp theo.
SV: Nguyễn Minh Ngọc 11 Lớp: Kế toán tổng hợp 5-K15 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (7) Chăm sóc khách hàng: Kiểm tra lại xem khách hàng đã nhận hàng đúng số lượng, đúng chủng loại theo đơn hàng đã đặt hay chưa. Số lượng phiếu bảo hành có khớp với số lượng hàng hay không.
