Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh giữ vai trò quyết định đến sự tồn tại, khả năng cạnh tranh và sự phát triển của các doanh nghiệp thương mại. Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại, bán hàng là khâu cốt lõi trực tiếp tạo ra doanh thu và lợi nhuận, đồng thời là cơ sở phản ánh trình độ quản lý, hiệu quả sử dụng vốn và chu chuyển hàng hóa. Gắn liền với hoạt động thương mại, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò là công cụ quản lý kinh tế, phản ánh chính xác, kịp thời dòng vận động của vật tư, tiền tệ, doanh thu, chi phí và nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.

Nghiên cứu được tác giả Nguyễn Minh Ngọc thực hiện trong thời gian thực tập tốt nghiệp chuyên ngành Kế toán tổng hợp tại Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, nhằm giải quyết yêu cầu hoàn thiện quy trình hạch toán và kiểm soát quản lý tài chính tại doanh nghiệp thực tế.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm:

  1. Tìm hiểu đặc điểm tổ chức kinh doanh, bộ máy quản lý và quy trình bán hàng tại Công ty Cổ phần FPS Việt Nam.
  2. Khảo sát và phân tích toàn diện thực trạng công tác kế toán bán hàng, doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và quy trình xác định kết quả kinh doanh thông qua hệ thống chứng từ, sổ chi tiết và sổ cái tổng hợp.
  3. Đánh giá những mặt đạt được, các hạn chế còn tồn tại và đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh phù hợp với thực tiễn hoạt động của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại doanh nghiệp thương mại.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần FPS Việt Nam (địa chỉ: Số 8 ngõ 158 Hoàng Văn Thái, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội; Mã số thuế: 0101390444).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế được khảo sát và thu thập trong kỳ kế toán năm 2016, trọng tâm là số liệu chi tiết tháng 04 năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng các nguyên lý kế toán doanh nghiệp thương mại và các chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam theo Luật Doanh nghiệp. Các khái niệm và mối quan hệ kinh tế - tài chính căn bản được sử dụng trong văn bản bao gồm:

  • Doanh thu thuần: Xác định theo công thức: $$\text{Doanh thu thuần} = \text{Doanh thu thực tế} - \text{Thuế ở khâu bán} - \text{Các khoản giảm trừ doanh thu}$$
  • Các khoản giảm trừ doanh thu: Bao gồm chiết khấu thương mại (dành cho người mua số lượng lớn), giảm giá hàng bán (chấp thuận giảm trừ do hàng kém phẩm chất, sai quy cách) và hàng bán bị trả lại (do vi phạm cam kết hợp đồng).
  • Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho: Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền. Đơn giá và trị giá vốn thực tế được tính theo công thức: $$\text{Đơn giá bình quân gia quyền} = \frac{\text{Giá trị hàng tồn đầu kỳ} + \text{Giá trị hàng nhập mua trong kỳ}}{\text{Số lượng hàng tồn đầu kỳ} + \text{Số lượng hàng nhập mua trong kỳ}}$$ $$\text{Trị giá vốn thực tế xuất kho} = \text{Số lượng vật tư xuất kho} \times \text{Đơn giá bình quân gia quyền}$$
  • Kết quả kinh doanh: Xác định bằng chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, doanh thu hoạt động tài chính và chi phí tài chính.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả sử dụng:

  • Phương pháp thu thập và luân chuyển chứng từ kế toán thực tế (hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao, phiếu thu, phiếu chi, bảng kê...).
  • Phương pháp đối chiếu, tổng hợp số liệu giữa kế toán chi tiết, sổ tổng hợp, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn và sổ cái các tài khoản.
  • Phương pháp tài khoản kế toán và ghi chép đối ứng tài khoản theo quy định.

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu là hệ thống chứng từ gốc, sổ chi tiết tài khoản (TK 511, TK 632, TK 641, TK 642, TK 531) và sổ cái các tài khoản tổng hợp (TK 511, TK 632, TK 641, TK 642, TK 911, TK 4212) phát sinh thực tế trong tháng 04 năm 2016 tại Công ty Cổ phần FPS Việt Nam.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần FPS Việt Nam

Chương 1 khái quát quá trình hình thành, tư cách pháp nhân hạch toán độc lập và cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần FPS Việt Nam.

Hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm:

  • Bán buôn máy móc, thiết bị vi tính, thiết bị văn phòng, phần mềm, thiết bị đo lường (các mặt hàng tiêu biểu gồm máy photocopy Sharp SF-4030, máy photocopy Sharp AR-5316, máy chiếu đa năng PG-A20X...).
  • Bán lẻ lương thực, thực phẩm, đồ uống; đồ điện gia dụng, dụng cụ gia đình; sách báo, tạp chí, văn phòng phẩm; hàng may mặc, dụng cụ y tế, thiết bị thể dục thể thao.
  • Dịch vụ quảng cáo, môi giới thương mại, nghiên cứu thị trường, lập trình máy tính, xử lý dữ liệu, dịch vụ thương mại điện tử, truyền thông và thiết kế website.

Về phương thức bán hàng và thanh toán:

  • Công ty áp dụng hai hình thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ. Trong bán buôn, công ty thực hiện theo hai phương thức: bán buôn qua kho (bán hàng trực tiếp) và bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng (tiết kiệm chi phí kho bãi, vận chuyển cho các đơn hàng lớn hoặc bạn hàng quen thuộc).
  • Bán lẻ áp dụng hình thức thu tiền trực tiếp, nhân viên bán hàng giao hàng và thu tiền của khách, cuối ngày lập báo cáo bán hàng nộp phòng kế toán.
  • Phương thức thanh toán gồm tiền mặt (TM), chuyển khoản qua ngân hàng (CK), séc, ngân phiếu và ngoại tệ.
  • Công ty không áp dụng chiết khấu bán hàng trên hóa đơn mà áp dụng chính sách giảm giá cho các đơn hàng mua số lượng lớn.

Quy trình quản lý xuất kho hàng hóa của công ty được chuẩn hóa qua 8 bước:

  1. Thủ kho tiếp nhận lệnh giao hàng (mẫu số 01/SKT).
  2. Thủ kho kiểm tra tính hợp lệ và lập phiếu xuất kho gồm 4 liên (liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao khách hàng, liên 3 chuyển kế toán, liên 4 chuyển đơn vị báo cấp hàng).
  3. Trình Ban Giám đốc phê duyệt phiếu xuất kho.
  4. Thủ kho xuất hàng theo số lượng thực xuất và kiểm tra người nhận hàng.
  5. Đại diện nhận hàng ký biên bản xác nhận đã nhận đủ số lượng, quy cách.
  6. Bảo vệ cổng kiểm tra xe, ký nhận phiếu xuất kho và ghi sổ theo dõi ra vào.
  7. Chuyển hai liên phiếu xuất kho cho bộ phận kế toán để ghi sổ và theo dõi công nợ.
  8. Kế toán và thủ kho thực hiện quyết toán, đối chiếu số liệu nhập - xuất - tồn định kỳ.

Sơ đồ vận hành đặt hàng - giao hàng được tổ chức đồng bộ qua các khâu: Khách hàng gửi đơn hàng $\rightarrow$ Nhân viên kinh doanh tiếp nhận (chậm nhất 24 giờ nộp kế toán) $\rightarrow$ Kế toán bán hàng kiểm tra số lượng, quy cách $\rightarrow$ Giám đốc ký duyệt $\rightarrow$ Thủ kho điều hàng $\rightarrow$ Lái xe giao hàng và ký biên bản giao nhận $\rightarrow$ Bộ phận Chăm sóc khách hàng kiểm tra sau bán hàng.

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần FPS Việt Nam

Chương 2 mô tả chi tiết quy trình ghi chép, hạch toán đối ứng tài khoản và lập các sổ sách kế toán trong kỳ kế toán tháng 04/2016:

1. Kế toán doanh thu và thu nhập khác:

  • Chứng từ kế toán sử dụng: Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01 GTKT3/001), Phiếu thu, Giấy báo Có của ngân hàng, Biên bản bàn giao hàng hóa, Bảng kê hóa đơn bán hàng.
  • Nghiệp vụ điển hình: Ngày 27/04/2016, công ty xuất bán cho Công ty TNHH PA theo Hóa đơn GTGT số 0019152 gồm 02 máy photocopy Sharp SF-4030 (thành tiền 69.476.364 đồng), 02 máy photocopy Sharp AR-5316 (thành tiền 30.276.364 đồng), 01 máy chiếu đa năng PG-A20X (thành tiền 36.650.909 đồng). Tổng tiền hàng chưa thuế là 136.637.000 đồng (làm tròn số liệu kế toán), thuế GTGT 10% là 13.363.000 đồng, tổng giá thanh toán 150.000.000 đồng.
  • Kế toán theo dõi thanh toán qua TK 131 đối ứng với TK 511 và TK 3331.
  • Kế toán hàng bán bị trả lại: Sử dụng TK 531. Khi có hàng trả lại (như vụ việc ngày 03/05/2016 Công ty TNHH TM&CN Thành Công trả lại 05 hộp mực máy photo Sharp), kế toán ghi Nợ TK 156 / Nợ TK 531 / Nợ TK 3331 và Có TK 131/111. Cuối kỳ máy tự động kết chuyển TK 531 sang TK 511.

2. Kế toán giá vốn hàng bán:

  • Hạch toán trên TK 632 đối ứng với TK 156 theo phương pháp bình quân gia quyền cuối tháng.
  • Căn cứ vào Phiếu xuất kho số 0019152 ngày 27/04/2016 xuất bán cho Công ty TNHH PA, giá vốn của 02 máy SF-4030 là 24.332.000 đồng/chiếc (tổng 48.664.000 đồng), 02 máy AR-5316 là 11.000.000 đồng/chiếc (tổng 22.000.000 đồng), 01 máy PG-A20X là 32.211.000 đồng/chiếc; tổng giá vốn phiếu xuất là 105.305.000 đồng.

3. Kế toán chi phí bán hàng (TK 641):

  • Chứng từ gồm phiếu chi, hóa đơn GTGT dịch vụ mua ngoài, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương.
  • Các khoản chi phí phát sinh trong tháng 4/2016: Chi phí tiếp khách (Hóa đơn số 0085236 của Cửa hàng Mimosa số tiền 4.160.000 đồng, thuế VAT 416.000 đồng), tiền mua tem (Phiếu chi PC2321: 218.182 đồng), tiền thuê phòng họp (Cty Thủy Nhung: 700.000 đồng và 400.000 đồng), mua thùng gỗ bao bì (Cty Tuấn Anh: 15.000 đồng và 21.000 đồng), thuê xe đi công tác (Cty Bách Diệp: 10.000 đồng), in catalogue (20.000 đồng), tiền ăn trưa và công tác phí (25.000 đồng), phân bổ công cụ dụng cụ TK 142 (7.000 đồng), trích bảo hiểm xã hội, y tế TK 338 (253.000 đồng), tiền lương nhân viên bán hàng TK 334 (98.000 đồng).

4. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642):

  • Chứng từ gồm hóa đơn văn phòng phẩm (Hóa đơn số 0000321 của CTCP VPP BKV: 7.000.000 đồng, VAT 700.000 đồng), phí chuyển tiền ngân hàng (4.000 đồng), tiền điện (785.950 đồng), tiền nước (42.000 đồng), cước điện thoại (4.034 đồng), trích khấu hao TSCĐ TK 214 (800.000 đồng), phân bổ tiền thuê nhà TK 242 (8.000 đồng), phân bổ tiền sửa nhà TK 242 (2.000 đồng).

5. Kế toán xác định kết quả kinh doanh (TK 911):

  • Cuối tháng, kế toán thực hiện chức năng khóa sổ trên phần mềm để tự động kết chuyển các tài khoản doanh thu, chi phí sang TK 911 nhằm xác định lãi lỗ chuyển sang TK 4212.
Chỉ tiêu kết chuyển ngày 30/04/2016 TK đối ứng Số phát sinh Nợ (đồng) Số phát sinh Có (đồng)
Kết chuyển doanh thu bán hàng (511 $\rightarrow$ 911) TK 511 - 2.240.000
Thu nhập hoạt động tài chính (515 $\rightarrow$ 911) TK 515 - 83.112
Kết chuyển giá vốn hàng bán (632 $\rightarrow$ 911) TK 632 1.614.000 -
Kết chuyển chi phí bán hàng nhân viên (6411 $\rightarrow$ 911) TK 6411 6.000 -
Kết chuyển chi phí bán hàng vật liệu (6412 $\rightarrow$ 911) TK 6412 37.000 -
Kết chuyển chi phí bán hàng CCDC (6413 $\rightarrow$ 911) TK 6413 7.000 -
Kết chuyển chi phí bán hàng bằng tiền khác (6418 $\rightarrow$ 911) TK 6418 55.182 -
Kết chuyển chi phí lương bán hàng (6411 $\rightarrow$ 911) TK 6411 98.000 -
Kết chuyển chi phí đồ dùng văn phòng QLDN (6423 $\rightarrow$ 911) TK 6423 40.000 -
Kết chuyển khấu hao TSCĐ QLDN (6424 $\rightarrow$ 911) TK 6424 800.000 -
Kết chuyển thuế, phí lệ phí QLDN (6425 $\rightarrow$ 911) TK 6425 28.000 -
Kết chuyển dịch vụ mua ngoài QLDN (6427 $\rightarrow$ 911) TK 6427 9.388 -
Kết chuyển chi phí bằng tiền khác QLDN (6428 $\rightarrow$ 911) TK 6428 19.900 -
Chi phí hoạt động tài chính (635 $\rightarrow$ 911) TK 635 7.000 -
Kết chuyển lợi nhuận sau thuế (911 $\rightarrow$ 4212) TK 4212 86.268 -
Tổng cộng phát sinh TK 911 2.352.000 2.352.000

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần FPS Việt Nam

Chương 3 tổng kết các đánh giá thực tiễn và đưa ra các định hướng giải pháp cụ thể:

  • Đánh giá ưu điểm: Công ty có vị trí kinh doanh thuận lợi tại địa bàn Hà Nội, thị trường tiêu thụ ổn định; bộ máy quản lý gọn nhẹ, năng động; hệ thống sổ sách và tài khoản kế toán tuân thủ đúng chế độ của Nhà nước; bước đầu ứng dụng phần mềm kế toán tự động hóa quá trình lập sổ cái và báo cáo tài chính.
  • Đánh giá nhược điểm và yêu cầu hoàn thiện: Hệ thống quản lý công nợ, phân loại chi tiết chứng từ và các biểu mẫu báo cáo nội bộ cần được hoàn thiện thêm để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
  • Các nhóm giải pháp đề xuất:
    1. Về công tác quản lý: Tăng cường kiểm soát luân chuyển hàng hóa, theo dõi chặt chẽ hạn mức và thời hạn thanh toán công nợ của từng khách hàng.
    2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán: Chuẩn hóa tài khoản chi tiết theo dõi doanh thu và giá vốn từng mặt hàng, duy trì và tối ưu hóa phương pháp tính giá bình quân gia quyền.
    3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Hoàn thiện trình tự lập, ký duyệt và luân chuyển phiếu xuất kho, biên bản giao nhận nhằm hạn chế thất lạc hoặc chậm trễ nộp chứng từ về phòng kế toán.
    4. Về sổ sách chi tiết: Mở rộng hệ thống sổ chi tiết bán hàng, sổ theo dõi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng đối tượng, phòng ban.
    5. Về sổ kế toán tổng hợp: Tối ưu hóa quy trình khóa sổ và kết chuyển tự động các tài khoản chi phí và doanh thu.
    6. Về báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng: Bổ sung các mẫu báo cáo bán hàng, báo cáo cơ cấu tiêu thụ và phân tích lợi nhuận định kỳ phục vụ Ban Giám đốc.
    7. Điều kiện thực hiện giải pháp: Nâng cao năng lực chuyên môn của đội ngũ kế toán viên và hoàn thiện cơ sở hạ tầng tin học tại doanh nghiệp.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đã phản ánh thực trạng tổ chức hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại một doanh nghiệp thương mại thiết bị công nghệ:

  • Trích xuất và mô tả hệ thống chứng từ thực tế gồm Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho 4 liên, Biên bản bàn giao, Phiếu chi và các bảng kê chi tiết phát sinh tháng 04/2016.
  • Làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu tiếp nhận đơn hàng đến khâu giao nhận, thanh toán và hạch toán vào sổ cái các tài khoản TK 511, TK 632, TK 641, TK 642, TK 911.
  • Minh họa chi tiết quy trình kết chuyển cuối kỳ trên TK 911, xác định số dư lợi nhuận chuyển sang TK 4212 với số liệu hạch toán thực tế là 86.268 đồng (đơn vị nghìn đồng trên sổ tổng hợp).
  • Đề xuất hệ thống 7 nhóm giải pháp hoàn thiện công tác kế toán phù hợp với mô hình doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được giới hạn trong phạm vi một đơn vị cụ thể là Công ty Cổ phần FPS Việt Nam; chuỗi số liệu khảo sát và minh chứng hạch toán tập trung chủ yếu vào kỳ kế toán tháng 04/2016; nội dung tập trung vào mảng bán buôn, bán lẻ thiết bị văn phòng (máy photocopy, máy chiếu), chưa phân tích sâu toàn bộ các mảng hoạt động khác như thương mại điện tử, dịch vụ lập trình và thiết kế website của công ty.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu số liệu kế toán trọn vẹn cả năm tài chính; nghiên cứu sâu hơn về tổ chức kế toán quản trị doanh thu - chi phí cho các dịch vụ kỹ thuật và công nghệ thông tin; xây dựng hệ thống chỉ tiêu phân tích hiệu quả bán hàng đa chiều phục vụ công tác ra quyết định chiến lược.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện chuyên đề thực tập, khóa luận tốt nghiệp về đề tài kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại doanh nghiệp thương mại.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp thương mại máy móc, thiết bị văn phòng cần tham khảo quy trình lập chứng từ xuất kho 4 liên, phương pháp tính giá bình quân gia quyền và quy trình kết chuyển khóa sổ tài khoản TK 911 trên phần mềm kế toán.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần FPS Việt Nam áp dụng phương pháp nào để tính giá vốn hàng hóa xuất kho?
Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền. Kế toán hàng hóa xác định đơn giá bình quân cho từng mặt hàng vào cuối tháng dựa trên giá trị và số lượng tồn đầu kỳ cộng nhập trong kỳ, sau đó nhân với số lượng xuất kho thực tế để tính giá vốn xuất bán ghi nhận vào TK 632.

2. Phiếu xuất kho tại Công ty Cổ phần FPS Việt Nam được lập thành mấy liên và luân chuyển như thế nào?
Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: liên 1 lưu tại quyển (thủ kho giữ và ghi sổ), liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ và theo dõi công nợ, liên 4 chuyển về đơn vị báo cấp hàng.

3. Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, kế toán công ty hạch toán như thế nào?
Căn cứ vào hóa đơn xuất trả hoặc biên bản hủy hóa đơn, kế toán ghi nhận nhập lại kho theo giá vốn: Nợ TK 156 / Có TK 632; đồng thời ghi nhận giảm trừ doanh thu và thuế GTGT đầu ra: Nợ TK 531, Nợ TK 3331 và Có TK liên quan (TK 131, TK 111, TK 112). Cuối kỳ, số dư TK 531 được kết chuyển sang TK 511 để tính doanh thu thuần.

4. Trong tháng 04/2016, tổng số doanh thu bán hàng kết chuyển sang tài khoản 911 tại công ty là bao nhiêu?
Căn cứ Sổ cái TK 911 ngày 30/04/2016, số tiền kết chuyển doanh thu từ TK 511 sang TK 911 là 2.240.000 đồng (được ghi nhận theo bút toán Nợ TK 511 / Có TK 911).

5. Công ty có áp dụng chiết khấu thương mại trên hóa đơn bán lẻ không?
Hiện tại công ty không áp dụng chiết khấu bán hàng trên hóa đơn mà chỉ áp dụng mức giá giới hạn do phòng kinh doanh đưa ra; đối với khách hàng mua số lượng lớn, công ty áp dụng phương pháp giảm giá để khuyến khích tiêu thụ.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Minh Ngọc đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và thực tiễn tổ chức công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần FPS Việt Nam trong kỳ kế toán năm 2016. Qua việc khảo sát chi tiết hệ thống chứng từ gốc, phương pháp tính giá bình quân gia quyền, quy trình luân chuyển sổ sách chi tiết và sổ cái các tài khoản TK 511, TK 632, TK 641, TK 642, TK 911, đề tài đã phản ánh đúng thực trạng công tác hạch toán tại doanh nghiệp thương mại. Các đánh giá về ưu điểm, tồn tại và hệ thống giải pháp hoàn thiện được đề xuất có tính ứng dụng thực tế, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý bán hàng và kiểm soát tài chính cho đơn vị.