Đồ án: Hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Central Retail Việt Nam - Trần Quốc Tiến

Đồ án tốt nghiệp phân tích hoạt động mua hàng tại Central Retail Việt Nam. Nghiên cứu thực trạng, quy trình và các giải pháp tối ưu hóa hiệu quả.

• Tác giả: Trần Quốc Tiến
• Người hướng dẫn: Chu Thị Huệ
• Trường học: Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Quản lý Công nghiệp
• Đề tài: Hoàn thiện hoạt động Mua Hàng tại Công ty TNHH MTV Thương Mại Gia Dụng Tổng Hợp (Central Retail Corporation Việt Nam)
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan về hoạt động mua hàng tại Central Retail Việt Nam

Central Retail Việt Nam là một công ty ternhh mtv thương mại gia dụng tổng hợp hàng đầu tại Việt Nam, chuyên cung cấp các sản phẩm gia dụng chất lượng cao. Hoạt động mua hàng của công ty đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và sự hài lòng của khách hàng. Việc hoàn thiện quy trình mua hàng không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các khía cạnh của quản lý mua hàng và các giải pháp cải thiện.

1.1. Vị trí và vai trò của bộ phận mua hàng

Bộ phận mua hàng tại Central Retail Việt Nam là cầu nối giữa nhà cung cấp và các phòng ban khác trong công ty. Họ chịu trách nhiệm lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đàm phán giá cả, quản lý đơn hàng và đảm bảo giao hàng đúng thời hạn. Vai trò này yêu cầu sự chuyên nghiệp, tinh thông về thị trường và kỹ năng giao tiếp tốt.

1.2. Các thách thức hiện tại trong quá trình mua hàng

Thách thức mua hàng bao gồm biến động giá cả, chất lượng sản phẩm không ổn định, và khó khăn trong quản lý nhà cung cấp. Các rủi ro chuỗi cung ứng cũng ảnh hưởng đến khả năng cung cấp hàng hóa kịp thời, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế phức tạp hiện nay.

II. Quy trình mua hàng hiện tại và những bất cập

Quy trình mua hàng tại Central Retail bao gồm các bước: lập kế hoạch, so sánh giá cả, đàm phán, ký hợp đồng, theo dõi đơn hàng và thanh toán. Tuy nhiên, quy trình này vẫn còn những bất cập như thiếu tự động hóa, tài liệu không được quản lý tập trung, và công tác kiểm tra chất lượng chưa hiệu quả. Những vấn đề này dẫn đến lãng phí thời gian, tăng chi phí vận hành và ảnh hưởng đến tính cạnh tranh của công ty.

2.1. Các bước trong quy trình mua hàng

Quy trình bắt đầu từ phân tích nhu cầu hàng hóa, sau đó là tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp, so sánh báo giá, đàm phán điều kiện và cuối cùng là theo dõi giao hàng. Mỗi bước đều cần được thực hiện cẩn thận để đảm bảo tính hiệu quả.

2.2. Những bất cập cần khắc phục

Tự động hóa chưa đủ trong quy trình mua hàng dẫn đến sai sót thủ công. Quản lý nhà cung cấp còn lỏng lẻo, thiếu tiêu chí đánh giá rõ ràng. Kiểm tra chất lượng hàng nhập chưa thực hiện khoa học, thường phát hiện lỗi muộn.

III. Các giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng

Để hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Central Retail Việt Nam, cần áp dụng nhiều giải pháp toàn diện. Thứ nhất, ứng dụng công nghệ thông tin để tự động hóa quy trình, sử dụng phần mềm quản lý mua hàng hiện đại. Thứ hai, nâng cao tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp dựa trên nhiều yếu tố như giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng và dịch vụ sau bán hàng. Thứ ba, xây dựng hệ thống kiểm tra chất lượng chặt chẽ ngay từ khi nhận hàng. Cuối cùng, đào tạo kỹ năng cho đội ngũ mua hàng là điều không thể bỏ qua.

3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa

Hệ thống quản lý mua hàng tự động giúp giảm thiểu sai sót, tăng tốc độ xử lý và cung cấp dữ liệu thực time. Phần mềm ERP cho phép theo dõi toàn bộ quá trình từ đặt hàng đến nhập kho. Tự động hóa cũng giúp giảm chi phí lao động và tăng hiệu suất làm việc.

3.2. Xây dựng tiêu chí đánh giá nhà cung cấp khoa học

Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp bao gồm giá cả cạnh tranh, chất lượng sản phẩm ổn định, thời gian giao hàng đúng hạn, dịch vụ khách hàng tốt và năng lực tài chính vững chắc. Việc đánh giá định kỳ giúp đảm bảo chất lượng đối tác lâu dài.

3.3. Cải tiến quy trình kiểm tra chất lượng hàng nhập

Kiểm tra chất lượng cần thực hiện ngay khi nhận hàng theo đúng tiêu chuẩn. Thiết lập biên bản kiểm tra chi tiết, ghi chép rõ ràng các lỗi để có cơ sở khiếu nại nhà cung cấp. Sử dụng mẫu kiểm tra thống kê giúp nâng cao độ chính xác.

3.4. Nâng cao chất lượng đội ngũ mua hàng

Đào tạo định kỳ cho nhân viên về kỹ năng đàm phán, kiến thức thị trường, quy định pháp luật liên quan. Nâng cao kinh nghiệm thông qua tham gia các khóa học chuyên ngành, học hỏi từ các công ty hàng đầu về thực hành tốt nhất.

IV. Kỳ vọng và lợi ích khi hoàn thiện hoạt động mua hàng

Khi hoàn thiện hoạt động mua hàng, Central Retail Việt Nam sẽ đạt được nhiều lợi ích đáng kể. Thứ nhất, giảm chi phí mua hàng thông qua đàm phán tốt hơn và loại bỏ các chi phí không cần thiết. Thứ hai, nâng cao chất lượng sản phẩm nhờ vào lựa chọn nhà cung cấp tốt và kiểm tra chất lượng chặt chẽ. Thứ ba, tăng hiệu quả vận hành khi quy trình được tối ưu và tự động hóa. Cuối cùng, cải thiện dịch vụ khách hàng vì hàng hóa được cung cấp đầy đủ, chất lượng cao và kịp thời. Những cải thiện này sẽ giúp công ty nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường.

4.1. Giảm chi phí và tăng lợi nhuận

Tối ưu hóa chi phí mua hàng giúp tăng biên lợi nhuận của công ty. Thông qua đàm phán hiệu quả và loại bỏ lãng phí trong quy trình, có thể giảm chi phí tổng thể từ 5-15% tùy từng mặt hàng, đó là con số đáng kể cho doanh nghiệp.

4.2. Nâng cao chất lượng sản phẩm và sự hài lòng khách hàng

Hàng hóa chất lượng tốt là nền tảng để khách hàng hài lòng và lâu dài với công ty. Quy trình kiểm tra chất lượng chặt chẽ đảm bảo sản phẩm đến tay người tiêu dùng đều đạt tiêu chuẩn, từ đó xây dựng uy tín thương hiệu.

4.3. Tăng tính cạnh tranh trên thị trường

Hoạt động mua hàng hiệu quả cho phép công ty cạnh tranh về giá cả, đa dạng sản phẩm và chất lượng dịch vụ tốt hơn các đối thủ cạnh tranh, từ đó mở rộng thị phần và phát triển bền vững.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI GIA DỤNG TỔNG HỢP (CENTRAL RETAIL CORPORATION VIỆT NAM) 1. Tổng quan về công ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại Hàng Gia Dụng Tổng Hợp (Central Retail Việt Nam) - Tên công ty: Công ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại Hàng Gia Dụng Tổng Hợp (Central Retail Việt Nam) - Mã số thuế: 0314578955 - Quản lý bởi: Chi cục Thuế Quận Phú Nhuận - Địa chỉ: 163 Phan Đăng Lưu, Phường 1, Quận Phú Nhuận, TP. HCM - Người đại diện: Jariya Chirathivat - Loại hình doanh nghiệp: TNHH Một Thành Viên - Website công ty: https://centralretail. Logo Công ty Nguồn: https://centralretail.vn/ - Lịch sử hình thành: Công ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại Hàng Gia Dụng Tổng Hợp được thành lập vào năm 2017 và là công ty trực thuộc Tập Đoàn Central Retail Việt Nam.

Ngành nghề hoạt động Ngành nghề hoạt động là bán lẻ khác trong các Trung Tâm Thương Mại GO! Hiện nay công ty kinh doanh 4 nhà hàng trải dài Nam ra Bắc. Với các tên gọi như Hôm Lào Cai, Hôm Kitchen Nguyễn Thị Thập, Hôm Dimsum Bến Tre và Dinadi Bà Rịa. Hình ảnh tại nhà hàng Hôm Kitchen NTT Nguồn: Tác giả tự tổng hợp Với sự đa dạng các các loại phong cách ẩm thực như các món Âu, Thái, Dimsum, làm cho khách hàng khi đến nhà hàng có thể đa dạng phương thức lựa chọn. Tầm nhìn và sứ mệnh Tầm nhìn: Cam kết đóng góp vào sự thịnh vượng của Việt Nam và nâng cao chất lượng sống người Việt.

Sứ mệnh: Làm cho cuộc sống khách hàng trở nên dễ dàng hơn nhờ vào đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, trao quyền, tương tác hiểu quả trên nền tảng hợp tác và tư duy khởi nghiệp. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại Hàng Gia Dụng Tổng Hợp. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Giám Đốc Giám Đốc Quản lý vận Quản lý kinh Phát Triển Bán Nhân Sự hành F&B doanh Lẻ Trợ Lý Giám Đốc Nhân Viên TP Thu Mua & - Phát Triển Kinh Mua Hàng Vận Hành Doanh Miền Bắc Nhân Viên Phụ Trách Bếp Mua Hàng Miền Nam Content Creator Graphic Designer Admin Hình 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Nguồn: Phòng Nhân sự 1.

Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Giám Đốc: Đây là chức vụ cao nhất trong công ty, có trách nhiệm điều hành và định hướng phát triển cho doanh nghiệp. Đảm nhận báo cáo cũng như tham gia các cuộc họp từ phía các quản lý tập đoàn Central Retail. Quản lý vận hành F&B: Phụ trách hoạt động điều hành, đánh giá và giải quyết các vấn đề liên quan đến các nhà hàng, như nhân sự, kế hoạch kinh doanh,… Đảm nhận hướng dẫn đào tạo các quản lý và nhân viên ở các nhà hàng. 5 Giám Đốc Phát Triển Bán Lẻ: Xây dựng và đánh giá các ý tưởng mô hình kinh doanh mới ở các Trung Tâm Thương Mại Siêu Thị Go! Quản lý kinh doanh: Kiểm soát hoạt động kinh doanh của các nhà hàng ở mức ổn định; lập kế hoạch tài chính và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Nhân sự: Lên kế hoạch và tuyển dụng nguồn lực cho công ty; thực hiện quản lý các hồ sơ, thông tin của nhân viên; tính toán lương thưởng và chế độ phúc lợi; tổ chức các lớp đào tạo nhằm năng cao kĩ năng cần thiết cho nhân viên. Trưởng Phòng Thu Mua & Vận Hành: Hỗ trợ các công việc đến quản lý và điều hành các nhà hàng. Bên cạnh đó cũng hỗ trợ các vấn đề liên quan đến quản lý nhà cung cấp, nguyên vật liệu. Nhân Viên Mua Hàng: Tìm kiếm nhà cung cấp, đặt hàng và theo dõi tình hình nguyên vật liệu ở các nhà hàng.

Vị trí này phân chia làm hai khu vực là Miền Bắc: phụ trách thu mua ở nhà hàng Hôm Lào Cai, Miền Nam: phụ trách các hoạt động thu mua ở các chi nhánh TP. HCM, Bến Tre và Bà Rịa – Vũng Tàu. Trợ Lý Giám Đốc – Phát Triển Kinh Doanh: Hỗ trợ các công việc hàng ngày của Giám Đốc, xây dựng và phát triển các mô hình kinh doanh mới ở các nhà hàng. Content Creator: Thực hiện quảng bá và lên ý tưởng marketing nhà hàng trên các nền tảng mạng xã hội như: Facebook, Tiktok, Youtube.

Graphic Designer: Thiết kế các hình ảnh như: menu món ăn, các poster hình ảnh liên quan đến nhà hàng. Admin: Thực hiện sắp xếp và lên lịch họp và các sự kiện trong công ty; đặt văn phòng phẩm hoặc các vật tư yêu cầu 1. Cơ sở vật chất của công ty Nhà hàng: Hiện tại công ty có 4 nhà hàng bao gồm Hôm Lào Cai; Hôm Dimsum Bến Tre; Dinadi Bà Rịa; Hôm Kitchen Nguyễn Thị Thập. Máy móc thiết bị: Bao gồm các loại máy như: Máy pha cà phê, máy trộn bột, các loại bếp, tủ lạnh, máy làm đá, chén đĩa, bát,.

6 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 2. Hoạt động mua hàng 2. Khái niệm mua hàng Theo Russel và Thukral (2003) định nghĩa mua sắm là việc áp dụng chức năng giao dịch để mua sản phẩm và dịch vụ ở mức giá thấp nhất có thể. Quá trình này liên quan đến việc quản lý vật chất của hàng hóa và dịch vụ, bên cạnh việc quản lý các giao dịch mua hàng.

Tuy nhiên, Bodnar và Hopwood (2004, p277) đã định nghĩa mua sắm là “quy trình kinh doanh lựa chọn nguồn, đặt hàng và mua hàng hóa và dịch vụ”. Bodnar và Hopwood (2004) nhấn mạnh các bước chung của quy trình mua sắm bao gồm xác định yêu cầu, lựa chọn nguồn, yêu cầu báo giá, lựa chọn nhà cung cấp, phát hành đơn đặt hàng, nhận hàng, xác minh hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp. Theo Nguyễn Thị Thông Thái và An Thị Thanh Nhàn (2011) mua là một quá trình nhằm tạo nên lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hóa,…cho doanh nghiệp, đáp ứng các nhu cầu về lưu trữ cũng như hoạt động kinh doanh với tổng chi phí thấp nhất. Vai trò của mua hàng trong hoạt động doanh nghiệp Mua hàng hàng, là yếu tố đầu vào và cũng được xem là hoạt động đầu tiên trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Các yếu tố này phải đáp ứng đúng chất lượng, chủng loại và đặc biệt phải phù hợp với thị yếu của người tiêu dùng. Trong quá trình kinh doanh, muốn bán được các sản phẩm đầu ra thì các yếu tố đầu vào như hàng hóa hoặc nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng. Mua hàng giúp doanh có đầy đủ các yếu tố đầu vào, giúp doanh nghiệp tạo ra sản phẩm đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng. Song song đó theo Chu Văn (2020) trạng thái được xem là lý tưởng nhất trong quá trình hoạt động sản xuất của mỗi doanh nghiệp là “mua vào rẻ bán ra đắt, các khâu trung gian không được lãng phí, thất thoát”.

Đích đến cuối cùng của mỗi doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận, vậy nên khi mua hàng với số lượng lớn nhân viên mua hàng cần tránh các tình trạng, như mua dư thừa hoặc thiếu tất cả đều ảnh hưởng không tốt đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó việc mua hàng cũng góp phần giúp cho doanh nghiệp nâng cao được vị thế cũng như năng lực cạnh tranh trên thị trường, bởi vì khi mua 7 hàng bao gồm những chi phí kèm theo như: chi phí vận chuyển, lưu kho, quảng cáo, giao hàng,.điều này sẽ góp một phần làm tăng giá bán cho mỗi đơn vị sản phẩm, từ đó dẫn đến làm giảm khả năng cạnh tranh trên thị trường. Mua hàng còn đảm bảo có đủ số lượng hàng bán ra cho khách hàng nhằm thỏa mãn nhu cầu của họ. Các doanh nghiệp khi mua hàng cần chú ý đến mẫu mã, chất lượng, chung loại, kích cỡ, phù hợp với nhu cầu.

Nếu lựa chọn những sản phẩm không phù hợp nhu cầu thì khách hàng hàng sẽ không chấp nhận sản phẩm và dẫn đến doanh nghiệp không bán được hàng và kéo theo doanh thu sụt giảm, Với mục đích của các doanh nghiệp là làm cho mỗi khách hàng, khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ cảm thấy sự thỏa mãn và hài lòng về sản phẩm của mình. Cho nên cẩn phải có người tiêu thụ sản phẩm đầu ra cuối cùng thì doanh nghiệp mới đạt được mức doanh thu và lợi nhuận như kì vọng. Vậy nên cần phải mua hàng phù hợp nhu cầu và tình kinh doanh. Các hình thức mua hàng của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn những hình thức mua hàng khác nhau hoặc sẽ kết hợp sao cho phù hợp với nhu cầu và thuận tiện nhất trong quá trình kinh doanh.

Để thuận tiện trong quá trình xem xét, thì ta có thể phân loại theo một số tiêu thức chủ yếu như sau: Căn cứ vào quy mô mua hàng: Có hai dạng mua theo nhu cầu và mua theo lô. Theo Phạm Vũ Luân (2004) mua theo nhu cầu là hình thức mua hàng theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, không mua dự thừa hoặc thiếu và chỉ mua vừa đủ với số lượng bán ra, vậy nên số lượng hàng tồn kho gần như mức bằng 0 Ưu điểm của phương pháp này là xác định đúng nhu cầu mua hàng một cách đơn giản, không phải tốn chi phí tồn kho để lưu trữ nguyên vật liệu. Lượng tiền mua hàng hóa không lớn nên giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh chóng, tranh được tình trạng ứ đọng, tiết kiệm được chi phí bảo quan đối với một số sản phẩm cần phải bảo quản ở môi trường thích hợp và làm tăng tốc độ chu chuyển của vốn. Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng giúp cho doanh nghiệp tránh được tình trạng như thay đổi giá, giảm thiểu các hoạt động thiên tai do thiên tai, xung đột chiến tranh giữa các quốc gia.

8 Bên cạnh những ưu điểm thì chiến lược này cũng còn tồn tại một số ưu điểm như sau: Vì chỉ mua hàng với số lượng vừa đủ và trong điều kiện kinh doanh bình thường, nếu hàng bị trễ hoặc nhu cầu khách hàng tăng cao đột biến thì doanh nghiệp có nguy cơ bị thiếu hàng. Bởi vì mua với số lượng nhỏ thì chi mua hàng thường cao và thường sẽ không nhận được những ưu đãi, chiết khấu khi mua hàng. Không tiến hành dự báo nhu cầu trong tương lai nên rất khó cạnh tranh cũng như tối ưu hóa chi phí đầu vào của doanh nghiệp Vậy nên việc mua hàng theo lô sẽ giải quyết được những nhược điểm ở trên, Theo Phạm Vũ Luân (2004) mua hàng theo lô là mua số lượng nhiều hơn so với nhu cầu bán ra trong một thời gian nhất định. Trên cơ sở dự báo nhu cầu dựa trên kinh nghiệp hoặc sử dụng các công cụ dự báo để tối ưu số lượng.