Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, đang đối mặt với nhiều cơ hội và thách thức trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả hoạt động. Theo ước tính, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò then chốt trong việc giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro, đảm bảo tính minh bạch và nâng cao hiệu quả quản lý. Công ty TNHH Sản xuất Giầy – Xây dựng An Thịnh, với gần 20 năm hoạt động trong ngành xây dựng, đã hình thành hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục để thích ứng với môi trường kinh doanh biến động.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào việc khảo sát, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Sản xuất Giầy – Xây dựng An Thịnh, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro. Phạm vi nghiên cứu bao gồm toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty trong giai đoạn hiện tại, tập trung vào các hoạt động xây dựng và quản lý chi phí tại các công trình thi công trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn cho việc cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành xây dựng, góp phần nâng cao năng lực quản lý và phát triển bền vững.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khung lý thuyết kiểm soát nội bộ được phát triển từ báo cáo COSO 1992, trong đó hệ thống kiểm soát nội bộ được định nghĩa là một quá trình do ban giám đốc, nhà quản lý và nhân viên thực hiện nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu về hiệu quả hoạt động, độ tin cậy của báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật. Năm thành phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.

Ngoài ra, luận văn còn vận dụng các nguyên tắc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ như nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phân công phân nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn, cùng với các mô hình đánh giá rủi ro và kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây dựng. Các khái niệm chính bao gồm: kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát bù đắp, và các thủ tục kiểm soát liên quan đến quản lý nguyên vật liệu, nhân công và thiết bị thi công.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp duy vật biện chứng kết hợp khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Sản xuất Giầy – Xây dựng An Thịnh. Nguồn dữ liệu bao gồm số liệu kế toán, báo cáo tài chính, chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, bảng chấm công, cùng các báo cáo nội bộ và phỏng vấn trực tiếp với giám đốc, nhân viên giám sát và các đội trưởng thi công.

Cỡ mẫu khảo sát gồm toàn bộ cán bộ, nhân viên tham gia vào hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty, với hơn 50 người được thu thập thông tin chi tiết. Phương pháp phân tích dữ liệu bao gồm phân tích định tính qua phỏng vấn và quan sát, cùng phân tích định lượng dựa trên số liệu chi phí, tồn kho và hiệu quả hoạt động. Timeline nghiên cứu kéo dài trong 6 tháng, từ khảo sát thực địa, thu thập dữ liệu đến phân tích và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát chưa hoàn chỉnh: Cơ cấu tổ chức của công ty có phân chia chức năng rõ ràng nhưng thiếu mối liên kết giữa các phòng ban, giám đốc trực tiếp quyết định mọi vấn đề, dẫn đến quá tải và thiếu sự kiểm soát độc lập. Chính sách nhân sự chưa có đào tạo nội bộ, không có luân chuyển công việc, ảnh hưởng đến năng lực kiểm soát. Ban kiểm soát nội bộ độc lập chưa được thành lập.

  2. Thông tin truyền thông còn hạn chế: Công ty sử dụng hệ thống máy tính và phần mềm kế toán Asia, tuy nhiên việc truyền thông chủ yếu qua điện thoại và email, các cuộc họp chỉ diễn ra 2 lần/năm, thiếu văn bản hóa và phân quyền truy cập thông tin chưa rõ ràng. Một số chứng từ không đầy đủ, ảnh hưởng đến tính chính xác và minh bạch.

  3. Đánh giá rủi ro chưa hệ thống: Mặc dù giám đốc thường xuyên trao đổi với các phòng ban về rủi ro bên ngoài, nhưng việc nhận dạng và phân tích rủi ro nội bộ chưa được thực hiện bài bản, chưa có kế hoạch cụ thể để giảm thiểu rủi ro.

  4. Hoạt động kiểm soát chưa đồng bộ: Kiểm soát quá trình thi công được thực hiện qua giám sát kỹ thuật và đội trưởng, nhưng do công trình phân tán và giám đốc ít có mặt thường xuyên, việc kiểm soát có phần lỏng lẻo. Quy trình nhập xuất nguyên vật liệu chủ yếu dựa vào phiếu nhập kho và giám sát tại công trình, tồn kho không nhiều nhưng kiểm kê định kỳ chỉ thực hiện 6 tháng/lần. Chi phí nhân công và máy thi công được giao khoán, kiểm soát dựa trên chứng từ và bảng chấm công, chưa có kiểm tra thực tế số lượng công nhân.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ, nguồn lực hạn chế, và đặc thù ngành xây dựng với các công trình phân tán, lao động thời vụ nhiều. Việc giám đốc tập trung quyền quyết định và thiếu ban kiểm soát độc lập làm giảm hiệu quả kiểm soát nội bộ. So sánh với các nghiên cứu trong ngành xây dựng cho thấy, các doanh nghiệp tương tự cũng gặp khó khăn trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ toàn diện do đặc thù hoạt động và nguồn lực hạn chế.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ phân bổ chi phí nguyên vật liệu, nhân công và máy thi công theo từng công trình, bảng tổng hợp đánh giá mức độ hoàn thiện các thành phần kiểm soát nội bộ, và biểu đồ dòng thông tin truyền thông nội bộ. Những kết quả này nhấn mạnh sự cần thiết của việc hoàn thiện môi trường kiểm soát, nâng cao chất lượng thông tin và tăng cường hoạt động giám sát để đảm bảo tính hiệu quả và bền vững của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Thiết lập Ban kiểm soát nội bộ độc lập: Thành lập bộ phận kiểm soát nội bộ với nhiệm vụ giám sát, đánh giá hệ thống kiểm soát, báo cáo trực tiếp cho giám đốc. Mục tiêu nâng cao tính khách quan và hiệu quả giám sát trong vòng 6 tháng tới.

  2. Cải thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền: Xây dựng mối liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, phân công rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn, giảm tải cho giám đốc. Thực hiện trong 3 tháng, do ban lãnh đạo và phòng nhân sự phối hợp thực hiện.

  3. Nâng cao chất lượng thông tin và truyền thông: Áp dụng hệ thống phân quyền truy cập thông tin trên phần mềm kế toán, tăng cường văn bản hóa các cuộc họp và báo cáo, thiết lập kênh thông tin nóng để nhân viên phản ánh các vấn đề bất thường. Thời gian triển khai 4 tháng, do phòng IT và phòng kế toán phối hợp.

  4. Hoàn thiện quy trình đánh giá và quản lý rủi ro: Xây dựng kế hoạch đánh giá rủi ro định kỳ, phổ biến mục tiêu và chính sách quản lý rủi ro đến toàn thể nhân viên, áp dụng các biện pháp giảm thiểu rủi ro phù hợp. Thực hiện trong 6 tháng, do ban kiểm soát nội bộ chủ trì.

  5. Tăng cường kiểm soát chi phí và vật tư tại công trình: Thực hiện kiểm kê nguyên vật liệu định kỳ 3 tháng/lần, kiểm tra thực tế số lượng công nhân và thiết bị thi công, áp dụng quy trình kiểm soát chặt chẽ hơn đối với các khoản chi phí nhỏ phát sinh. Thời gian thực hiện 3 tháng, do phòng kế toán và giám sát kỹ thuật phối hợp.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng vừa và nhỏ: Nhận diện các điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại, từ đó có kế hoạch cải tiến phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro.

  2. Nhà quản lý phòng kế toán và tài chính: Áp dụng các giải pháp kiểm soát chi phí, quản lý nguyên vật liệu và nhân công hiệu quả, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.

  3. Chuyên gia tư vấn quản trị doanh nghiệp: Sử dụng luận văn làm tài liệu tham khảo để tư vấn xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp trong ngành xây dựng.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh chuyên ngành kế toán, quản trị kinh doanh: Nắm bắt kiến thức thực tiễn về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp xây dựng, từ đó phát triển các đề tài nghiên cứu hoặc ứng dụng trong thực tế.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì và tại sao nó quan trọng?
    Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các quy trình, thủ tục nhằm đảm bảo hoạt động doanh nghiệp hiệu quả, thông tin tài chính chính xác và tuân thủ pháp luật. Nó giúp giảm thiểu rủi ro và bảo vệ tài sản doanh nghiệp, ví dụ như kiểm soát nguyên vật liệu và chi phí nhân công.

  2. Những thành phần chính của hệ thống kiểm soát nội bộ gồm những gì?
    Theo báo cáo COSO, hệ thống gồm năm thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Mỗi thành phần đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả.

  3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Hiệu quả được đánh giá dựa trên mức độ đạt được các mục tiêu hoạt động, độ tin cậy của báo cáo tài chính và sự tuân thủ pháp luật. Việc đánh giá bao gồm kiểm tra từng thành phần của hệ thống và xác định các điểm mạnh, điểm yếu qua các báo cáo và khảo sát thực tế.

  4. Tại sao doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp khó khăn trong việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Nguyên nhân chính là do nguồn lực hạn chế, quy mô nhỏ, nhân sự kiêm nhiệm nhiều chức năng, và thiếu ban kiểm soát độc lập. Điều này dẫn đến việc phân công nhiệm vụ không rõ ràng và khó khăn trong việc giám sát hiệu quả.

  5. Giải pháp nào giúp doanh nghiệp xây dựng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Các giải pháp bao gồm thành lập ban kiểm soát nội bộ độc lập, cải thiện cơ cấu tổ chức, nâng cao chất lượng thông tin và truyền thông, xây dựng quy trình đánh giá rủi ro bài bản, và tăng cường kiểm soát chi phí, vật tư tại công trình. Ví dụ, kiểm kê nguyên vật liệu định kỳ giúp phát hiện kịp thời sai sót và lãng phí.

Kết luận

  • Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Sản xuất Giầy – Xây dựng An Thịnh còn nhiều hạn chế về môi trường kiểm soát, thông tin truyền thông và hoạt động giám sát.
  • Việc phân công nhiệm vụ chưa rõ ràng, thiếu ban kiểm soát nội bộ độc lập và quy trình đánh giá rủi ro chưa bài bản là những điểm yếu chính.
  • Các giải pháp đề xuất tập trung vào việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức, nâng cao chất lượng thông tin, thiết lập ban kiểm soát và tăng cường kiểm soát chi phí, vật tư.
  • Nghiên cứu có thể được triển khai trong vòng 6 tháng với sự phối hợp của ban lãnh đạo, phòng kế toán, phòng kỹ thuật và nhân viên giám sát công trình.
  • Kêu gọi các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành xây dựng áp dụng các giải pháp này để nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển bền vững.