CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát và hệ thống kiểm soát hoạt động: 1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát: Kiểm soát là quá trình so sánh kết quả thực hiện với dự toán và đánh giá việc thực hiện dự toán đó. Việc kiểm soát phụ thuộc vào dự toán, nếu không có dự toán thì doanh nghiệp sẽ không có cơ sở để so sánh và đánh giá kết quả thực hiện đó. Kiểm soát cũng là một trong những chức năng của nhà quản trị.
Nó đảm bảo cho mọi hoạt động của tổ chức đi đúng mục tiêu. Chức năng kiểm soát của nhà quản trị chính là việc so sánh kết quả thực hiện và kế hoạch để kịp thời phát hiện những sai sót, khuyết điểm nhằm điều chỉnh, giúp cho các thành viên trong tổ chức hoàn thành nhiệm vụ. (Kế toán quản trị, 2011. Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh) Bên cạnh đó kiểm soát là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Để thực hiện chức năng này nhà quản trị phải xây dựng hệ thống những công cụ, báo cáo, phương pháp…nhằm đánh giá kết quả hoạt động của tổ chức với mục tiêu, chiến lược, kế hoạch mà nhà quản trị mong muốn đạt được. Do đó, hệ thống kiểm soát là toàn bộ những chính sách, thủ tục, biểu mẫu…do nhà quản lý và các nhân viên trong tổ chức thực hiện nhằm giám sát các hoạt động và đạt được các mục tiêu của tổ chức, qua đó sẽ cung cấp những thông tin phản hồi về tính hiệu quả và chất lượng hoạt động của một tổ chức.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát hoạt động Theo Edward Blocher và cộng sự, 2005 thì kiểm soát hoạt động là sự đánh giá của nhà quản trị cấp trung đối với những thành quả hoạt động của nhân LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 viên/người lao động. Dựa vào hệ thống kiểm soát hoạt động, nhà quản trị cấp cao hơn có thể đánh giá được năng lực của nhân viên dưới quyền thông qua việc đánh giá và kiểm soát những thành quả hoạt động của họ. Kiểm soát hoạt động liên quan đến các công cụ và phương pháp mà các tổ chức sử dụng để theo dõi việc hoàn thành mục tiêu.
Quá trình kiểm soát thường bao gồm việc đặt ra các mục tiêu thành quả, đo lường thành quả, so sánh thành quả với mục tiêu, tính toán sự khác biệt hay biến động giữa thành quả đạt được với mục tiêu, và đưa ra các hành động để xử lý các chênh lệch. Chức năng của hệ thống kiểm soát hoạt động: - Cung cấp thông tin phản hồi về tính hữu hiệu và hiệu quả hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Thông qua việc đánh giá hoạt động bằng cách so sánh kết quả hoạt động thực tế đạt được với kế hoạch, mục tiêu đề ra qua đó tìm ra những chênh lệch đáng kể nào làm cho tổ chức, doanh nghiệp thành công hay thất bại trong việc đạt được mục tiêu mong muốn đã được thiết lập. - Hệ thống kiểm soát hoạt động là công cụ dùng để đo lường kết quả và đánh giá thành quả hoạt động ngắn hạn của những nhà quản lý như so sánh kết quả thực tế với kế hoạch, dự toán thông qua các thước đo tài chính và phi tài chính.
- Hệ thống kiểm soát hoạt động giúp cho nhân viên/ người lao động kiểm soát và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao thông qua các dự toán, định mức… đã ban hành. - Hệ thống kiểm soát hoạt động hỗ trợ cho việc lập kế hoạch, dự toán hoạt động, kiểm soát nguồn lực thông qua các công cụ kiểm soát đã được thiết lập. Vì vậy nó giúp cho nhà quản trị đưa ra những quyết định tốt hơn cho hoạt động của doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai. Các công cụ sử dụng trong kiểm soát hoạt động: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 Để kiểm soát hoạt động trong doanh nghiệp, các nhà quản trị tiến hành thực hiện thông qua các công cụ như: hệ thống các dự toán, chi phí định mức và phương pháp phân tích chênh lệch.
Trước tiên ta tiến hành tìm hiểu về hệ thống các dự toán: 1. Hệ thống các dự toán: 1.1 Dự toán và lợi ích của việc lập dự toán (Business edge, 2006) Dự toán: Dự toán là một kế hoạch hành động được lượng hóa và chuẩn bị trước cho một khoản thời gian cụ thể trong tương lai dưới dạng kết quả tài chính. Lợi ích của việc lập dự toán: Việc lập dự toán tuy mất nhiều thời gian nhưng nó rất hữu ích: Dự toán giúp cho công ty thống nhất được mục tiêu; Dự toán giúp cho công ty chủ động được nguồn lực; Dự toán giúp cho công ty dự đoán được rủi ro; Dự toán giúp tạo chuẩn mực đánh giá hoạt động thực của công ty; Dự toán giúp kiểm soát chi phí của công ty; Thông qua dự toán và phân tích giúp đánh giá năng lực của đội ngũ quản lý Ngoài ra, việc lập dự toán còn giúp cho nhân viên có ý thức tiết kiệm, đề cao tinh thần tập thể, trao đổi thông tin giữa các cấp quản trị. Trong các chức năng của quản trị, lập kế hoạch là chức năng quan trọng không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp.
Kế hoạch là xây dựng mục tiêu của doanh nghiệp và vạch ra các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đã đặt ra. Dự toán cũng là một loại kế hoạch nhằm liên kết các mục tiêu cụ thể, chỉ rõ các tài nguyên phải sử dụng, đồng thời dự tính kết quả thực hiện trên cơ sở các kỹ thuật dự báo. Theo nghĩa hẹp dự toán là việc ước tính toàn bộ thu nhập, chi phí của doanh nghiệp trong một thời kỳ để đạt được một mục tiêu nhất định. Theo nghĩa rộng dự toán được hiểu là dự kiến các công việc, nguồn lực cần thiết để thực hiện các mục tiêu trong một tổ chức.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 Dự toán chính là công cụ phục vụ cho chức năng hoạch định và kiểm soát trong hoạt động kinh doanh của nhà quản trị. Kiểm soát hoạt động phụ thuộc vào dự toán, nếu không có dự toán thì doanh nghiệp sẽ không có cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện dự toán. Trong dự toán các mục tiêu của doanh nghiệp được cụ thể hóa, do đó nó làm căn cứ để đánh giá mức độ thực hiện sau này. Ngoài ra dự toán còn là cơ sở định hướng và chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh cũng như phối hợp các chương trình hành động của các bộ phận; Là cơ sở để kiểm tra kiểm soát các nội dung chi phí cũng như nhiệm vụ của từng bộ phận.
Dự toán phải được xây dựng từ cấp có trách nhiệm thấp nhất đến cấp có trách nhiệm cao nhất. Nhà quản trị thường có khả năng hoàn thành một bảng dự toán do chính họ lập ra hơn là phải hoàn thành một dự toán áp đặt từ cấp trên xuống. Nếu không hoàn thành những gì do mình đặt ra thì họ phải tự chịu trách nhiệm. Ngược lại, khi nhận một dự toán áp đặt từ trên xuống, họ cho rằng không thực tế, không hợp lý và không thể thực hiện được.
Có nhiều loại dự toán khác nhau tùy theo cách phân loại: - Phân loại theo chức năng bao gồm: + Dự toán hoạt động; + Dự toán tài chính. - Phân loại theo mức độ hoạt động bao gồm: + Dự toán tĩnh; + Dự toán linh hoạt. - Phân loại theo thời gian bao gồm: + Dự toán ngắn hạn; + Dự toán dài hạn Trong phạm vi đề tài này chúng ta sẽ tập trung vào nghiên cứu dự toán theo mức độ hoạt động bao gồm: dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.2 Dự toán tĩnh: Theo Edward Blocher và cộng sự, 2005 thì dự toán tĩnh là dự toán được xây dựng duy nhất ở một mức độ hoạt động, thường được lập trước mỗi kỳ và mức độ chi tiết của nó thể hiện tất cả các mặt của hoạt động. Mục tiêu ngắn hạn quan trọng của doanh nghiệp là đạt được lợi nhuận hoạt động dự toán trong kỳ.
Cuối mỗi kỳ, nhà quản trị muốn biết doanh nghiệp có đạt được lợi nhuận hoạt động mong muốn đã được thiết lập hay không? Việc so sánh kết quả hoạt động thực tế và dự toán tĩnh sẽ cho biết được kết quả hoạt động trong kỳ và trả lời cho câu hỏi doanh nghiệp có đạt được yêu cầu mong muốn hay không. Tuy nhiên nó không có ý nghĩa trong quản lý vì nó không chỉ ra một cách rõ ràng rằng doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hay không? Hệ thống dự toán tĩnh trong doanh nghiệp bao gồm các dự toán sau: + Dự toán bán hàng hoặc dự toán tiêu thụ + Dự toán sản xuất + Dự toán chi phí vật tư và cung ứng vật tư cho sản xuất + Dự toán lao động trực tiếp + Dự toán chi phí sản xuất chung + Dự toán giá vốn hàng bán + Dự toán chi phí bán hàng + Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp + Dự toán vốn bằng tiền ……………. Dự toán tĩnh chỉ dựa trên một mức độ hoạt động, do đó nó không phù hợp với việc phân tích và kiểm soát chi phí, nhất là chi phí sản xuất chung, bởi vì mức hoạt động thực tế thường có sự khác biệt so với mức hoạt động dự toán. Chính vì LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 11 vậy, cần xây dựng một loại dự toán có thể đáp ứng được yêu cầu phân tích trong trường hợp mức hoạt động thực tế khác với mức hoạt động dự toán, đó chính là dự toán linh hoạt 1.3 Dự toán linh hoạt: Dự toán linh hoạt là dự toán được xây dựng cho những mức hoạt động khác nhau trong phạm vi phù hợp của doanh nghiệp.
(Kế toán quản trị, 2011. Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh) Vì vậy, dự toán linh hoạt được xây dựng dựa trên một phạm vi hoạt động thay vì một mức hoạt động như dự toán tĩnh, dự toán linh hoạt thường được xây dựng cho ba mức: thông thường, suy thoái và thịnh vượng. Dự toán linh hoạt có thể được lập trước, trong và sau mỗi kỳ kế toán. Dự toán linh hoạt khác với dự toán tĩnh ở hai điểm cơ bản.
Thứ nhất, dự toán linh hoạt không dựa trên một mức hoạt động mà dựa trên một phạm vi hoạt động.