Tổng quan nghiên cứu

Viễn thông Tây Ninh là đơn vị kinh tế trực thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, thực hiện quản lý và vận hành toàn diện hạ tầng viễn thông trên địa bàn tỉnh Tây Ninh. Doanh nghiệp đang quản lý trên 200 trạm phát sóng BTS VinaPhone, 02 đài host trung tâm và phục vụ hơn 105.000 thuê bao điện thoại cố định hữu tuyến, 14.000 thuê bao GPhone vô tuyến, 17.000 thuê bao Internet băng rộng MegaVNN cùng 28.500 thuê bao di động trả sau. Trong bối cảnh chuẩn bị chuyển đổi mô hình sang Công ty TNHH một thành viên tự cân đối thu chi và hạch toán độc lập, bài toán đặt ra cho 398 cán bộ nhân viên là phải nâng cao tối đa hiệu quả sử dụng nguồn lực và kiểm soát chi phí chặt chẽ.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm xuất phát từ việc hệ thống kiểm soát hoạt động hiện tại mang nặng tính hình thức, bị động và áp đặt từ trên xuống. Công tác lập dự toán chủ yếu dừng lại ở dự toán tĩnh, chưa xây dựng dự toán linh hoạt và chưa phân loại chi phí thành biến phí, định phí. Điều này khiến doanh nghiệp không thể phân tích sâu sắc các nguyên nhân dẫn đến chênh lệch giữa kết quả thực hiện và mục tiêu đề ra. Mục tiêu của luận văn là hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát hoạt động trong kế toán quản trị, khảo sát toàn diện thực trạng tại Viễn thông Tây Ninh trong giai đoạn năm 2012 đến năm 2014, từ đó xây dựng hệ thống giải pháp hoàn thiện bao gồm quy trình lập dự toán linh hoạt, phân tích 2 chênh lệch và lập báo cáo bộ phận cho 11 trung tâm trực thuộc. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn khi giúp doanh nghiệp giảm thiểu 10% đến 15% chi phí vận hành không cần thiết và tối ưu hóa lợi nhuận kinh doanh từng dịch vụ.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên hai nền tảng lý thuyết kế toán quản trị hiện đại:

Thứ nhất, Lý thuyết Kế toán quản trị chiến lược của Edward Blocher, Kung Chen và Thomas Lin (năm 2005), nhấn mạnh vai trò của kiểm soát hoạt động như một công cụ đánh giá thành quả ngắn hạn và định hướng nguồn lực chiến lược.

Thứ hai, Khung lý thuyết Kế toán quản trị nâng cao của Robert S. Kaplan và Anthony A. Atkinson (năm 2005), tập trung vào các trung tâm trách nhiệm, phân tích biến động và kế toán trách nhiệm.

Bên cạnh đó, tác giả kế thừa các công trình nghiên cứu trong nước của PGS.TS Phạm Văn Dược, NCS Trần Văn Tùng (năm 2008) và ThS Nguyễn Thị Ngọc Lan (năm 2008) về phân loại chi phí và phân tích chênh lệch.

Khung khái niệm cốt lõi của đề tài bao gồm 5 thuật ngữ then chốt:

  • Hệ thống kiểm soát hoạt động: Toàn bộ quy trình, chính sách và công cụ đo lường nhằm đối chiếu kết quả thực tế với mục tiêu kế hoạch.
  • Dự toán linh hoạt: Kế hoạch tài chính được xây dựng cho các mức độ hoạt động khác nhau dựa trên mô hình ứng xử của chi phí.
  • Số dư đảm phí: Phần chênh lệch giữa doanh thu thuần và tổng biến phí, dùng để bù đắp định phí và tạo ra lợi nhuận.
  • Báo cáo bộ phận: Báo cáo tài chính quản trị phân tích kết quả kinh doanh riêng biệt cho từng đơn vị cơ sở hoặc từng dòng sản phẩm.
  • Phân tích 2 chênh lệch: Phương pháp bóc tách biến động lợi nhuận thành chênh lệch lượng bán và chênh lệch dự toán linh hoạt.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp phân tích số liệu tài chính thực chứng.

Nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập từ báo cáo tài chính, bảng kế hoạch chi phí và kết quả sản xuất kinh doanh năm 2012 và năm 2013 do Phòng Kế toán Thống kê - Tài chính cùng Phòng Kế hoạch - Đầu tư cung cấp.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao quát toàn diện 100% hệ thống vận hành gồm 11 trung tâm trực thuộc (Trung tâm Tin học, Trung tâm Chuyển mạch - Truyền dẫn và 09 Trung tâm Viễn thông huyện, thị xã) cùng 04 nhóm dịch vụ chính (Cố định, Di động, Băng rộng, MyTV). Phương pháp chọn mẫu có chủ đích kết hợp phỏng vấn sâu 35 cán bộ quản lý chủ chốt từ cấp phòng ban đến giám đốc các trung tâm huyện.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích 2 chênh lệch kết hợp mô hình số dư đảm phí là vì mô hình này cho phép bóc tách độc lập tác động của yếu tố sản lượng tiêu thụ với yếu tố hiệu quả quản lý chi phí đầu vào. Quá trình xử lý và chuẩn hóa dữ liệu được thực hiện xuyên suốt timeline từ tháng 01 năm 2013 đến tháng 06 năm 2014.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát thực tế tại Viễn thông Tây Ninh đã chỉ ra 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, công tác lập dự toán mang tính thụ động. Hàng năm, đơn vị chỉ lập duy nhất một mức dự toán tĩnh dựa trên chỉ tiêu Tập đoàn giao mà không xây dựng các kịch bản dự toán linh hoạt. Khi sản lượng thực tế sụt giảm, doanh nghiệp không thể xác định được sự suy giảm lợi nhuận là do thị trường hay do lãng phí chi phí. Minh họa thực nghiệm cho thấy sự sụt giảm 220 đơn vị sản lượng có thể gây sụt giảm tới 77.000 ngàn đồng lợi nhuận do chênh lệch lượng bán.

Thứ hai, chi phí chưa được phân loại theo mô hình ứng xử. Hệ thống kế toán tài chính hiện hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC và Thông tư 203/2009/TT-BTC chỉ tập hợp chi phí theo yếu tố sản xuất (nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, sản xuất chung) mà không phân tách biến phí và định phí. Do đó, doanh nghiệp không tính được số dư đảm phí của từng dịch vụ như MyTV hay FiberVNN.

Thứ ba, cơ cấu doanh thu phụ thuộc lớn vào dịch vụ truyền thống. Dữ liệu năm 2012 và năm 2013 cho thấy dịch vụ di động và cố định đóng góp trên 65% tổng doanh thu, trong khi nhóm thuê bao băng rộng và dịch vụ mới MyTV dù chiếm gần 35% nhưng chưa được kiểm soát chi phí biên hiệu quả.

Thứ tư, thiếu vắng hệ thống đánh giá thành quả quản lý bộ phận. Toàn bộ 11 trung tâm huyện thị chưa được phân định rõ ràng giữa định phí có thể kiểm soát và định phí không thể kiểm soát, gây ra sự thiếu công bằng khi đánh giá năng lực của 103 lao động gián tiếp và đội ngũ quản lý cấp cơ sở.

Thảo luận kết quả

Thực trạng trên bắt nguồn từ cơ chế quản lý hạch toán phụ thuộc kéo dài, thiếu động lực đổi mới công cụ quản trị nội bộ. Khi đối chiếu với các mô hình quản trị của Edward Blocher và Robert S. Kaplan, việc thiếu dự toán linh hoạt làm vô hiệu hóa chức năng kiểm soát hoạt động.

Trong nghiên cứu thực nghiệm bộ phận, khi tách riêng số dư bộ phận, khu vực X đạt 150 triệu đồng và khu vực Y đạt 160 triệu đồng, cùng bù đắp định phí chung 188 triệu đồng để tạo ra lợi nhuận 122 triệu đồng. Trong đó, sản phẩm A đóng góp 52% (102 triệu đồng), sản phẩm B đóng góp 33% (64 triệu đồng) và sản phẩm C đóng góp 15% (29 triệu đồng).

Để nâng cao trực quan quản trị, dữ liệu phân tích biến động nên được trình bày qua biểu đồ thác nước (Waterfall Chart) thể hiện rõ các bước chuyển dịch từ lợi nhuận dự toán tĩnh sang lợi nhuận thực tế thông qua chênh lệch lượng bán và chênh lệch dự toán linh hoạt. Đồng thời, bảng ma trận phân bổ số dư đảm phí theo 11 trung tâm huyện sẽ giúp ban giám đốc nhìn nhận chính xác đơn vị nào đang tạo ra giá trị gia tăng cao nhất.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp cụ thể:

  1. Xây dựng quy trình lập dự toán linh hoạt 4 bước: Phòng Kế hoạch - Đầu tư phối hợp cùng Phòng Kế toán xây dựng định mức chi phí biến đổi cho từng dịch vụ viễn thông theo 4 bước chuẩn hóa. Mục tiêu là kiểm soát độ lệch dự toán dưới mức 5% trong quý 1 năm 2015.

  2. Thiết lập hệ thống báo cáo kiểm soát theo mô hình số dư đảm phí: Phòng Kế toán Thống kê - Tài chính triển khai phân tách toàn bộ chi phí thành biến phí, định phí có thể kiểm soát và định phí không thể kiểm soát. Định kỳ hàng tháng từ tháng 01 năm 2015, báo cáo được lập chi tiết cho 11 trung tâm và trình Giám đốc Viễn thông Tây Ninh phê duyệt.

  3. Áp dụng phương pháp phân tích 2 chênh lệch định kỳ: Phòng Mạng và Dịch vụ cùng Phòng Kinh doanh định kỳ hàng quý bóc tách biến động doanh thu và chi phí của 295 lao động trực tiếp sản xuất, giúp phát hiện sớm các lãng phí nguyên vật liệu phát triển thuê bao và hoa hồng bán hàng.

  4. Hoàn thiện bộ chỉ số đánh giá thành quả quản lý bộ phận: Phòng Tổ chức - Hành chính đưa chỉ tiêu "Số dư bộ phận có thể kiểm soát" vào hệ thống đánh giá KPI của Giám đốc 11 Trung tâm trực thuộc, hướng tới mục tiêu tối ưu hóa 10% đến 12% định phí quản lý trong giai đoạn năm 2015 đến năm 2016.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn là tài liệu tham khảo giá trị cho 4 nhóm đối tượng:

  1. Ban Giám đốc và cán bộ quản lý các VNPT tỉnh, thành phố: Nghiên cứu cung cấp khung tham chiếu thực tiễn để tái cấu trúc hệ thống kiểm soát nội bộ khi chuyển sang mô hình công ty TNHH một thành viên tự chủ tài chính tại 11 đến 15 chi nhánh trực thuộc.

  2. Chuyên viên Kế toán quản trị và Kế hoạch tài chính: Học hỏi phương pháp thiết kế biểu mẫu dự toán linh hoạt, quy trình bóc tách chi phí hỗn hợp và kỹ thuật lập báo cáo kết quả kinh doanh theo mô hình số dư đảm phí cho 4 nhóm dịch vụ công nghệ.

  3. Học viên cao học và nghiên cứu sinh chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Tài liệu là minh chứng thực nghiệm mẫu mực về việc vận dụng lý thuyết kế toán trách nhiệm và phân tích chênh lệch vào ngành dịch vụ mạng viễn thông.

  4. Chuyên gia tư vấn tái cấu trúc doanh nghiệp nhà nước: Cung cấp case study thực tế về phương pháp quản trị chi phí và phân bổ nguồn lực cho quy mô 398 nhân sự trong thời kỳ chuyển đổi số.

Câu hỏi thường gặp

  1. Điểm khác biệt lớn nhất giữa dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt tại Viễn thông Tây Ninh là gì? Dự toán tĩnh chỉ cố định ở một mức hoạt động được giao đầu năm, trong khi dự toán linh hoạt tự động điều chỉnh theo sản lượng thuê bao thực tế phát sinh. Điều này giúp loại bỏ ảnh hưởng của biến động sản lượng thị trường, giúp ban lãnh đạo đánh giá chính xác mức tiết kiệm hay lãng phí chi phí đầu vào của 11 trung tâm cơ sở.

  2. Tại sao cần tách định phí có thể kiểm soát và không thể kiểm soát trên báo cáo bộ phận? Định phí không thể kiểm soát như khấu hao tài sản mạng lưới dùng chung do cấp trên phân bổ nằm ngoài quyền hạn của giám đốc trung tâm huyện. Việc tách bạch hai loại định phí này đảm bảo đánh giá công bằng năng lực quản lý của 11 giám đốc cơ sở dựa trên các chi phí họ thực sự có quyền quyết định.

  3. Kỹ thuật phân tích 2 chênh lệch giúp ích gì cho công tác điều hành sản xuất kinh doanh? Phương pháp này phân rã tổng chênh lệch lợi nhuận thành hai nhân tố độc lập gồm chênh lệch lượng bán và chênh lệch dự toán linh hoạt. Nhờ đó, lãnh đạo nhanh chóng phát hiện nguyên nhân sụt giảm lợi nhuận bắt nguồn từ khâu bán hàng của 295 lao động trực tiếp hay do giá vốn đầu vào gia tăng đột biến.

  4. Doanh nghiệp áp dụng quy định pháp lý nào để xây dựng hệ thống chi phí và khấu hao? Viễn thông Tây Ninh tuân thủ nghiêm ngặt chuẩn mực kế toán Việt Nam theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, Thông tư 203/2009/TT-BTC về trích khấu hao tài sản cố định từ 3 đến 12 năm đối với máy móc thiết bị, cùng các văn bản hướng dẫn quản lý tài chính chuyên ngành của Tập đoàn VNPT.

  5. Việc áp dụng mô hình kiểm soát mới tác động như thế nào đến chỉ tiêu tài chính của đơn vị? Mô hình giúp tối ưu hóa việc phân bổ chi phí cho 4 dịch vụ mũi nhọn, cắt giảm 10% đến 12% các khoản lãng phí định phí thường xuyên, đồng thời gia tăng biên lợi nhuận hoạt động của toàn đơn vị thêm từ 8% đến 10% trong vòng 12 đến 24 tháng triển khai.

Kết luận

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý thuyết kế toán quản trị và kiểm soát hoạt động theo chuẩn mực quốc tế của Edward Blocher và Robert S. Kaplan.
  • Phân tích sâu sắc thực trạng kiểm soát hoạt động tại Viễn thông Tây Ninh với quy mô 398 nhân sự, 11 trung tâm trực thuộc và 200 trạm BTS.
  • Xây dựng thành công mô hình dự toán linh hoạt và phân tích 2 chênh lệch giúp minh bạch hóa các nguyên nhân tác động đến lợi nhuận.
  • Thiết kế hệ thống báo cáo bộ phận chuẩn hóa theo mô hình số dư đảm phí nhằm đánh giá chính xác hiệu quả từng dịch vụ và từng trung tâm huyện thị.
  • Đề xuất lộ trình triển khai 4 giải pháp khả thi với mục tiêu tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả quản trị trong giai đoạn năm 2015 đến năm 2016.

Đóng góp lớn nhất của luận văn là đã chuyển hóa các lý thuyết kế toán quản trị hàn lâm thành bộ công cụ kiểm soát thực tế, phù hợp với đặc thù kinh doanh dịch vụ viễn thông không có sản phẩm dở dang hay tồn kho vật chất.

Lộ trình tiếp theo đòi hỏi Viễn thông Tây Ninh cần nhanh chóng số hóa quy trình lập dự toán trên phần mềm quản trị nội bộ trong quý 1 năm 2015 và tổ chức tập huấn chuyên sâu cho đội ngũ kế toán các trung tâm huyện trước quý 3 năm 2015.

Các doanh nghiệp thuộc khối viễn thông và dịch vụ công nghệ hãy áp dụng ngay khung kiểm soát hoạt động theo mô hình số dư đảm phí này để tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.