CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH 1.1 Tổng quan về kế toán 1.1 Kế toán và hệ thống kế toán 1.1 Bản chất của kế toán Có nhiều quan điểm khác nhau về bản chất của kế toán và điều này ảnh hưởng đến việc phát triển các lý thuyết về kế toán.(Trần Hoàng Tâm,2013) Tuy nhiên ở mọi cách tiếp cận thì kế toán luôn luôn được xác định để phục vụ cho nhu cầu sử dụng của các đối tượng khác nhau. Qua đó, có thể thấy bản chất của kế toán được mô tả như sau: - Kế toán là một hệ thống bao gồm nhiều bộ phận được gắn kết mật thiết với nhau trong mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau, cùng vận hành trong một hệ thống. - Kế toán là một hệ thống đặc trưng riêng của từng tổ chức cụ thể, nhất định với cơ cấu tổ chức và vận hành hệ thống phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của tổ chức đó. - Kế toán là một hệ thống thông tin cung cấp những thông tin có tính hệ thống và tổng hợp về các hoạt động kinh tế - tài chính, một trong những nội dung hoạt động có ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của một tổ chức.
Hơn nữa những thông tin mà kế toán cung cấp phải có tính hữu dụng cho các đối tượng sử dụng ở bên trong đơn vị nhằm thực hiện các chức năng quản trị và cho các đối tượng bên ngoài có thể hiểu và đánh giá đúng tình hình tài chính và tình hình kinh doanh của đơn vị nhằm thực hiện các quyết định kinh doanh. Các đặc điểm trên cho thấy kế toán luôn luôn có sự vận động, phát triển không ngừng để tự hoàn thiện nhằm đảm bào phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế- xã hội, của cơ cấu tổ chức doanh nhiệp cũng như tính đa dạng của các LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 đối tượng sử dụng. Hơn thế nữa, kế toán là một quá trình tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn lực một cách hợp lý nhằm đảm bào cho các hoạt động của đơn vị hoạt động một cách ổn định. Vì vậy, cũng có thể thấy rằng kế toán vừa có chức năng thông tin vừa có chức năng kiểm tra, giám sát.
Với 2 chức năng này kế toán không chỉ phản ánh được tình hình tài sản, sự vận động tài sản cũng như tình hình tài chính của đơn vị mà còn kiểm tra giám sát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Chức năng thông tin thực hiện thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin về tài sản và sự vận động của nó cũng như cung cấp thông tin về hoạt động của tổ chức một cách thường xuyên, liên tục, toàn diện để phục vụ nhu cầu sử dụng của các đối tượng khác nhau. Thông tin của kế toán được tổng hợp, phân loại và xử lý theo một nguyên tắc thống nhất được pháp luật công nhận và do vậy nó có tính pháp lý và trung thực. Chức năng kiểm tra thực hiện xem xét, đối chiếu và kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị theo yêu cầu quản lý và việc chấp hành luật pháp, chấp hành nội quy, quy chế hoạt động của đơn vị.
Những quy định, nguyên tắc kế toán và yêu cầu của kế toán chức năng kiểm tra phải được thực hiện đồng thời với quá trình phản ánh các nghiệp vụ phát sinh nhằm mục đích đảm bảo các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị đi đúng hướng và mục đích. Và căn cứ vào tính chất của thông tin và đối tượng nhận thông tin thì kế toán được phân biệt thành kế toán tài chính và kề toán quản trị. Kế toán tài chính thực hiện vệic cung cấp thông tin về tình hình tài sản, nguồn vốn cũng như tình hình và kết quả hoạt động của một tổ chức để phục vụ cho nhu cầu sử dụng của các đối tượng bên trong lẫn bên ngoài đơn vị. Kế toán quản trị thực hiện công việc cung cấp thông tin về quá trình hình thành, phát sinh doanh thu và chi phí thực hiện các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn để phục vụ cho yêu cầu quản lý trong nội bộ đơn vị.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Kế toán tài chính và kế toán quản trị có mối quan hệ chặt chẽ trong quá trình tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo thông tin cung cấp phản ánh được các sự kiện đạ, đang và sắp xảy ra trong hoạt động của đơn vị. Từ một số vấn đề lý luận trên, có thể nói rằng kế toán là khoa học và nghệ thuật trong việc ghi nhận, thu thập, đánh giá giá trị tài sản của một tổ chức và qua đó cung cấp những thông tin về nguồn hình thành và sự vận động của tài sản trong các tổ chức (bao gồm cả các tổ chức hoạt động vì lợi nhuận và các tổ chức phi lợi nhuận)…. Khi nghiên cứu kế toán dưới góc độ là một hệ thống thông tin trong hệ thống quản lý thì đó là một khoa học vế quá trình thu thấp thông tin ,xử lý, tổng hợp và chuyển tải thông tin thông qua một hệ thốgn các phương pháp mang tính đặc thù. Còn khi nghiên cứu kế toán dưới góc độ là một công cụ quản lý thì đó là một nghệ thuật vận dụng công cụ này vào điều kiện cụ thể vế môi trường pháp lý và kinh doanh trong hoạt động của một tổ chức để tạo ra những thông tin có tình hữu ích cao cho các đối tượng sử dụng.
Tuy nhiên cần khẳng định rằng dù nghiên cứu kế toán dưới khía cạnh khoa học hay nghệ thuật thì khi bàn đến bản chất của kế toán đều phải xác định rằng kế toán có hai chức năng là chức năng thông tin vá chức năng kiểm tra. Hai chức năng này gắn kết với nhau trong quá trình thực hiện công tác kế toán và tạo cho kế toán có vai trò đặc biệt quan trong đối với quản lý hoạt động kinh tế nói chung và quản lý hoạt động kinh tế nói chung và quản lý hoạt động của từng đơn vị kế toán nói riêng.2 Vai trò của kế toán Kế toán có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin đối với đơn vị kế toán và các đối tượng khác có liên quan có nhu cầu sử dụng thông tin. Đó là các nhà quản trị của bẩn tâan doanh nghiệp và các đối tượng bên ngoài như cổ đông, nhà đầu tư , người cho vay, khách hàng, nhà cung cấp và chính phủ (các cơ quan thuế, cơ quan quản lý tài chính). Đối với mỗi đối tượng khác nhau vai trò của thông tin được cung cấp cũng khác nhau và có thể chia làm 2 nhóm đối tượng sử LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 dụng là các nhóm đối tượng bên trong (đơn vị kế toán) và nhóm các đối tượng bên ngoài.
- Đối với các đối tượng bên trong đơn vị kế toán: Kế toán là công cụ quản lý giúp cho doanh nghiệp theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình; là công cụ quản lý quan trọng đối với nhà quản trị ở các cấp độ khác nhau trong bản thân doanh nghiệp để thực hiện quá trình quản lý và điều hành đơn vị theo mục tiêu chung. Kế toán cung cấp thông tin giúp doanh nghiệp làm cơ sở hoạch định chương trình hành động cho từng giai đoạn, từng thời kỳ và là cơ sở cho người quản lý ra các quyết định phù hợp. Kê toán cung cấp thông tin cho các nhà quản trị trong việc liên kết các quá trình quản lý với nhau và liên kết đơn vị với môi trường bên ngoài. Chất lượng các thông tin kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý và điều hành đơn vị.
- Đối với các đối tượng bên ngoài đơn vị kế toán: Kế toán là một công cụ cung cấp thông tin quan trọng cho các đối tượng bên ngoài trong việc thực hiện tổng hợp thông tin, đánh giá và ra quyết định. Đối với đơn vị kiểm toán độc lập và kiểm toán nhà nước: thông tin kế toán là cơ sở để đơn vị kiểm toán đánh giá việc chấp hành chính sách, chế độ kinh tế, tài chính do Nhà nước quy định của đơn vị. Đối với các đối tượng khác (cổ đông, ngân hàng, nhà cung cấp…) : kế toán là công cụ cung cấp thông tin để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, tổng hợp và ra các quyết định phù hợp và thông tin kế toán là cơ sở để các đối tượng trên có những quyết định nhằm bảo vệ quyền lợi kinh tế của mình hay phát triển các giao dịch kinh tế trong tương lai. Nói cách khác với vai trò tạo ra thông tin, kế toán đã biến những thông tin rời rạc gắn liền với các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị thành những thông tin tổng hợp có tính hệ thống về tình hình hoạt động của đơn vị.
Và kế toán không những cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong mà còn cả các đối tượng bên LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 ngoài đơn vị kế toán. Qua đó kế toán tạo ra một ngôn ngữ chung làm cầu nối nơi phát sinh và nơi cần thông tin. Và cầu nối này chính là cơ sở để các đối tượng hiểu biết về đơn vị kế toán từ đó đánh giá, tổng hợp thông tin và ra các quyết định cần thiết.3 Hệ thống kế toán- các bộ phận cấu thành hệ thống kế toán Với vai trò cực kỳ quan trọng là cung cấp thông tin về quản lý và sử dụng các nguồn lực được giao tại đơn vị. Hệ thống kế toán cần phải được tổ chức chặt chẽ, phù hợp và phải bao gồm những bộ phận cấu thành cần thiết tổng mối quan hệ tương quan lẫn nhau để hệ thống kế toán vận hành một cách trôi chảy và hợp lý.
Những bộ phận này hình thành và hoạt động vừa theo những quy định chung của nhà nước vừa theo những quy định cụ thể của đơn vị kế toán để phù hợp với các đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý. Các bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán tuy có khác nhau ở mỗi đơn vị tuỳ thuộc cách thức tổ chức và vận hành bộ máy kế toán tại đơn vị đó nhưng chung quy tất cả các hệ thống kế toán ở các đơn vị hành chính đều được cấu thành từ những bộ phận cơ bản nhất chi phối đến toàn bộ công tác kế toán tại đơn vị.