Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1.1 Kế toán quản trị và vai trò của kế toán quản trị 1.1 Định nghĩa Có nhiều định nghĩa khác nhau về kế toán quản trị, theo định nghĩa của Viện kế toán viên quản trị Hoa Kỳ ghi rằng “Kế toán quản trị là quá trình nhận diện, đo lường, tổng hợp, phân tích, soạn thảo, diễn giải và truyền đạt thông tin được nhà quản trị sử dụng để lập kế hoạch, đánh giá và kiểm tra trong nội bộ tổ chức và để đảm bảo việc sử dụng hợp lý và có trách nhiệm với các nguồn lực của tổ chức” (Kế toán quản trị, 2006, p.1) cho rằng “KTQT là việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị để lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động. Hoạt động của KTQT bao gồm việc thu thập, phân loại, xử lý, phân tích và ra báo cáo kế toán quản trị”, theo Luật kế toán Việt Nam “KTQT là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán” Thông tin nội bộ mà KTQT cung cấp có thể là chi phí của từng bộ phận, từng công việc, từng sản phẩm, phân tích đánh giá tình hình thực hiện với kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận; phân tích mối quan hệ giữa chi phí với khối lượng và lợi nhuận, lựa chọn thông tin thích hợp cho việc ra quyết định đầu tư ngắn hạn, dài hạn, lập dự toán ngân sách nhằm phục vụ việc điều hành, kiểm tra và ra quyết định kinh tế( Thông tư 153-2006/TT-BTC năm 2006). Như vậy KTQT cũng chính là một phần của kế toán phục vụ cho quá trình quản lý nội bộ trong doanh nghiệp. Nó tổng hợp, xử lý các thông tin ghi chép ban đầu thành những thông tin cần thiết phục vụ cho việc ra quyết định của các cấp quản lý.
KTQT sẽ giúp cho nhà quản lý sử dụng các nguồn lực doanh nghiệp trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả.2 Vai trò của Kế toán quản trị Vai trò của KTQT truyền thống đang được mở rộng bao hàm cả nhu cầu đối với quá TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 5 trình ra quyết định. Nhân viên KTQT không còn đơn thuần làm công việc đo, đếm mà người làm kế toán quản trị cần hiểu thêm nhiều chức năng khác như quản trị, tài chính, marketing. Vì vậy nhân viên kế toán quản trị cần biết được các vai trò sau đây của công việc mình đang thực hiện bao gồm: Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định và lập kế hoạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhà quản trị cần các thông tin do kế toán cung cấp để xác định các mục tiêu cụ thể và lập các chiến lược thích hợp.
Hỗ trợ các nhà quản trị trong việc định hướng và kiểm soát các mặt hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nguồn lực tài chính, con người và các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các nguồn lực cần thiết phải được sử dụng tối ưu hóa để đạt các mục tiêu chung một cách hiệu quả. Thúc đẩy các nhà quản trị và nhân viên nhắm vào các mục tiêu chung của tổ chức Đo lường kết quả của các mặt hoạt động, các đơn vị, các nhà quản trị và nhân viên trong tổ chức. Cuối cùng vai trò quan trọng nhất của KTQT là công cụ cho ban quản trị ra quyết định.
Việc ra quyết định xuyên suốt quá trình quản lý từ khâu lập kế hoạch, tổ chức hoạt động và phân tích đánh giá. Các thông tin kế toán cung cấp phải chính xác, đầy đủ và kịp thời tránh việc ra quyết định sai. Việc ra quyết định bao gồm ba cấp độ: cấp cơ sở là cấp ra quyết định tác nghiệp; cấp trung gian ra quyết định chiến thuật; cấp cao ra quyết định chiến lược.2 Khái niệm và vai trò của Kế toán trách nhiệm 1.1 Khái niệm về kế toán đánh giá trách nhiệm Theo thông tư 53/2006/TT-BTC ngày 12 tháng 6 năm 2006 hướng dẫn việc áp dụng KTQT trong doanh nghiệp có đề cập đến KTQT là việc cung cấp thông tin về hoạt động nội bộ trong doanh nghiệp như: chi phí của từng bộ phận (trung tâm chi phí) từng công việc, sản phẩm, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện các kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, quản lý tài sản, vật tư.phân tích mối quan hệ giữa chi phí với khối lượng sản phẩm và lợi nhuận đạt được. Lựa chọn thông tin thích hợp TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 6 cho các quyết định đầu tư ngắn hạn và dài hạn; lập dự toán ngân sách sản xuất, kinh doanh.
nhằm phục vụ việc điều hành, kiểm tra và ra quyết định kinh tế. Nhóm tác giả Anthony A. Banker, Robert Kaplan and Smart Young (Management Accouting, 2000, p.5) khẳng định KTTN là hệ thống kế toán có chức năng thu thập tổng hợp và báo cáo các dữ liệu kế toán có liên quan đến trách nhiệm của từng nhà quản lý riêng biệt trong một tổ chức. Cung cấp thông tin nhằm đánh giá trách nhiệm và thành quả mỗi nhà quản lý tạo ra các báo cáo chứa cả những đối tượng kiểm soát và không kiểm soát ở bộ phận mà nhà quản lý đó quản lý.
Tuy nhiên trong khái niệm của James R. Martin lại đề cập đến tính có thể kiểm soát. Theo đó nhà quản lý nên chịu trách nhiệm cho những lĩnh vực mà họ có thể kiểm soát. Nhưng theo tác giả khái niệm này khó có thể được áp dụng một cách thành công trong thực tiễn được, bởi vì tất cả mọi hệ thống đều luôn thay đổi.
Những nổ lực để ứng dụng khái niệm có thể kiểm soát để tạo ra những báo cáo trách nhiệm nơi mà mỗi cấp quản lý được giao quyền chịu trách nhiệm về những cấp quản lý thấp hơn. Còn theo nhóm tác giả Weygandt, Kieso and Kimmel (Business Decision Making, 2008) thì nói rằng Kế toán trách nhiệm là một bộ phận của kế toán quản trị mà liên quan đến việc tích lũy, báo cáo về thu nhập và chi phí trên cơ sở nhà quản lý có quyền đưa ra những quyết định trong hoạt động hàng ngày về các vấn đề liên quan. Theo nhóm tác giả Clive Emmanul, David Otley and Kenneth Marchant (Accounting for management, 1990) lại xác định KTTN là sự thu thập tổng hợp và báo cáo những thông tin tài chính về những trung tâm khác nhau trong một tổ chức. Những trung tâm trách nhiệm cũng còn được gọi là kế toán hoạt động hay kế toán khả năng sinh lời.
Cũng có quan điểm cho rằng KTTN là một hệ thống tạo ra thông tin tài chính và phi tài chính có liên quan đến những hoạt động tài chính và hoạt động phi tài chính có liên quan đến những hoạt động thực tế và được lập kế hoạch của trung tâm trách nhiệm trong một công ty. Những đơn vị trong tổ chức được đứng đầu bởi những nhà quản lý có trách nhiệm cho kết quả hoạt động của đơn vị họ quản lý. Theo Agrawal NK (2010) nói rằng KTTN được xây dựng hệ thống kiểm soát. Nó là TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 7 một hệ thống kiểm soát của kế toán và báo cáo quản trị.
Trong hệ thống này có một số trung tâm gọi là trung tâm trách nhiệm được tạo ra dưới sự kiểm soát của một người quản lý. Hệ thống này làm cho việc phân tích theo phân đoạn để đánh giá hiệu quả của họ do đó sẽ nâng cao hiệu quả của một tổ chức. Ủy thác và chịu trách nhiệm về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, đầu tư. Các nhà quản lý cá nhân chịu trách nhiệm cho việc ra quyết định về các yếu tố trên.
Hiệu suất của các nhà quản lý khác nhau được xác định bằng cách đánh giá mục tiêu đạt được so với mục tiêu được xác định trước. Mục tiêu được xác định cho các phòng ban với những báo cáo thực hiện theo thời gian. Với một hệ thống KTTN hiệu quả các yếu tố giữa mục tiêu và số thực tế của các yếu tố; đó là sự kiểm soát của chính nhà quản lý. Vì vậy KTTN được dựa trên nguyên tắc là người điều hành sẽ chịu trách nhiệm duy nhất đối với hành vi của bộ phận mình dưới sự kiểm soát của chính mình.
Hệ thống KTTN có thể được thiết kế theo yêu cầu của tổ chức. Qua các quan điểm khác nhau về kế toán trách nhiệm chúng ta có thể thấy rằng sự khác nhau này là do cách nhìn nhận của mỗi nhà nghiên cứu về đặc điểm, ý nghĩa và cơ chế tổ chức quản lý KTTN ở mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên dù cách nhìn nhận khác nhau nhưng cuối cùng cũng cho chúng ta thấy được bản chất của KTTN là một nội dung cơ bản của KTQT, là quá trình tập hợp và báo cáo những thông tin được dùng để kiểm tra quá trình hoạt động và đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ ở từng bộ phận. KTTN tập trung nghiên cứu về trách nhiệm quản trị của các bộ phận.
Vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp khi xây dựng hệ thống KTTN cần xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý với sự phân quyền rõ ràng, trách nhiệm không chồng chéo lên nhau điều đó tạo điều kiện cho KTTN phát huy hết vai trò mà nó có được.2 Vai trò của kế toán trách nhiệm bộ phận KTTN là một bộ phận của kế toán quản trị, cung cấp thông tin liên quan đến chức năng quản lý. KTTN thể hiện các vai trò sau đây: KTTN cung cấp thông tin cho việc thực hiện chức năng tổ chức và điều hành của doanh nghiệp. KTTN xác định các trung tâm trách nhiệm qua đó nhà quản lý sẽ hệ thống các công việc của từng trung tâm mà thiết lập các chỉ tiêu đánh giá. Kế TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 8 toán trách nhiệm giúp nhà quản trị đánh giá và điều chỉnh các bộ phận thích hợp.
KTTN cung cấp thông tin cho việc thực hiện chức năng kiểm soát tài chính và kiểm soát quản lý. Thông qua KTTN, nhà quản lý có thể đánh giá chi phí đã chi, doanh thu và lợi nhuận thực hiện của bộ phận đó. Báo cáo trách nhiệm sẽ giúp nhà quản lý biết việc thực hiện kế hoạch ra sao, nhận diện các vấn đề hạn chế để điều chỉnh kế hoạch mục tiêu nhằm đạt được kết quả là tốt nhất. KTTN khuyến khích các nhà quản lý hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.
Mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp là gắn liền với các trung tâm trách nhiệm. KTQT có thể kiểm soát về tài chính và quản lý thì nhà quản trị sẽ điều chỉnh hoạt động hướng đến mục tiêu chung.