CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG HÓA NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA DOANH NGHIỆP. Các khái niệm liên quan đến công tác tổ chức mua hàng hóa nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Khái niệm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hóa trong các doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu được sử dụng phục vụ cho việc sản xuất chế tạo sản phẩm, hoặc thực hiện lao vụ - dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng quản lí doanh nghiệp. Khái niệm nguyên vật liệu chính. Nguyên vật liệu chính là những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể, vật chất, thực thể chính của sản phẩm. NVL chính bao gồm bán thành phẩm, mua ngoài với mục đích tiếp tục chế tạo sản phẩm.
Khái niệm nguyên vật liệu phụ. Nguyên vật liệu phụ là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi hình dáng bề ngoài, tăng chất lượng sản phẩm. Khái niệm mua hàng. Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa công ty thương mại và các đơn vị nguồn hàng.
Thực chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng lớn của hoạt động mua hàng. Mua hàng còn được hiểu là: Hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền.Quản trị mua hàng. Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động - xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định.S Bùi Minh Lý SVTH: Ngô Trung Hiếu Luan van Khóa luận tốt nghiệp 7 Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM 1.
Lập kế hoạch mua hàng. Lập kế hoạch mua hàng là quá trình xác định một hệ thống các chỉ tiêu của nhu cầu mua hàng, xác định các chính sách mua hàng và xây dựng các phương án mua hàng. Tổ chức mua hàng. Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng mua hàng Tổ chức tốt việc mua hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu của quản trị mua hàng và nói rộng ra là của công ty.
Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt công tác quản trị mua hàng. Nhà cung cấp. Nhà cung cấp: Nhà cung cấp là những cá nhân hay tổ chức cung cấp những mặt hàng mà công ty cần cho hoạt động kinh doanh của mình. Tìm kiếm nhà cung cấp.
Tìm kiếm nhà cung cấp: Là việc doanh nghiệp tìm kiếm những tổ chức, doanh nghiệp có bán những sản phẩm, hàng hóa mà doanh nghiệp cần cho quá trình hoạt động kinh doanh của mình 1. Lựa chọn nhà cung cấp. Lựa chọn nhà cung cấp: Là việc mà công ty so sánh các NCC với các tiêu chuẩn đề ra để tìm kiếm những nhà cung cấp tốt nhất dựa trên nhiều phương pháp khác nhau. Thương lượng với nhà cung cấp và đặt hàng.
Thương lượng và đặt hàng: Là việc trao đổi, thỏa thuận với NCC về những điều kiện mua bán sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cần mua và tiến hành đặt hàng theo hình thức phù hợp nhất. Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng. Giao nhận và thanh toán tiền hàng: Là việc doanh nghiệp nhận hàng hóa đã ký kết với NCC và thanh toán tiền hàng cho NCC. Đánh giá công tác mua hàng.
Là quá trình đo lường và đánh giá kết quả mua hàng và tiến hành điểu chỉnh để thực hiện các mục tiêu mua hàng. Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng đã được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp.S Bùi Minh Lý SVTH: Ngô Trung Hiếu Luan van Khóa luận tốt nghiệp 8 Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM 1. Các nội dung lý luận về công tác tổ chức mua hàng nguyên vật liệu của doanh nghiệp.1 Tìm kiếm nhà cung cấp 1.
Phân loại NCC Phân loại theo giá trị hàng mua: + Nhà cung cấp chính: Nhà cung cấp chính: Là nhà cung cấp mà giá trị mua chiếm tỉ trọng lớn nhất và chủ yếu trong khối lượng mua hàng hóa mà doanh nghiệp mua về để cung cấp cho khách hàng trong một thời gian nhất định. +Nhà cung cấp phụ: Là nhà cung cấp mà giá trị hàng hoá mua vào chiếm tỉ trọng nhỏ trong khối lượng hành hóa mua được. Hàng hóa mua được từ nguồn này không ảnh hưởng lớn đến kế hoạch mua và doanh số bán chúng trong tương lai. Phân loại theo tính chất quan hệ: + Nhà cung cấp truyền thống: Doanh nghiệp đã có quan hệ mua bán với nhà cung cấp trước đó, trong một thời gian dài.
Hai bên có sự hiểu biết lẫn nhau. Mức độ rủi ro khi mua hàng tại NCC truyền thống thấp. + Nhà cung cấp mới: Doanh nghiệp chưa có hoặc ít có quạn hệ thương mại với doanh nghiệp này. Doanh nghiệp cần có nhiều thông tin hơn về NCC để đưa ra quyết định.
Phân loại theo phạm vi địa lý: + Nhà cung cấp trong nước: Là nhà cung cấp có cơ sở văn phòng tại Việt Nam. Doanh nghiệp có thể chủ động tìm hiểu những thông tin cần thiết có liên quan đến NCC và việc mua hàng của họ. + Nhà cung cấp nước ngoài: Đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể ký kết trực tiếp với các công ty nước ngoài để nhận hàng hoặc qua trung gian.
Nguồn thông tin tìm kiếm NCC: - Nguồn thông tin nội bộ DN: Nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu trữ thông tin về NCC đã từng có quan hệ với DN. Nguồn này có thể đến từ các cá nhân trong doanh nghiệp, các hồ sơ NCC đang được lưu trữ tại doanh nghiệp. - Nguồn thông tin đại chúng: Báo, tạp chí chuyên ngành, truyền hình, đài phát thanh, mạng internet,… - Nguồn thông tin từ phía các nhà cung cấp: thư chào hàng, catalog quảng cáo, đại diện bán, hội chợ triển lãm,… GVHD: Th.S Bùi Minh Lý SVTH: Ngô Trung Hiếu Luan van Khóa luận tốt nghiệp 9 Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM 1. Lập hồ sơ các nhà cung cấp: Sau khi thu thập được các thông tin về NCC, doanh nghiệp tiến hành đánh giá các thông tin, xử lý thông tin về NCC, rút ra những nhận xét, đánh giá và kết luận về từng NCC theo các nguyên tắc tiêu chuẩn đã đề ra.
Hồ sơ NCC cần chứa đựng các thông tin cơ bản sau: + Tên hiệu của nhà cung cấp. + Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh. + Phạm vi hoạt động theo thị trường. + Chất lượng sản phẩm dịch vụ.
+ Khả năng tài chính. + Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp…. Lựa chọn nhà cung cấp. Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp.
Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp để từ đó có những thông tin chính xác nhà cung cấp để lựa chọn. Hiện nay thì các doanh nghiệp thường dựa trên những tiêu chuẩn sau đây để đánh giá nhà cung cấp: Tiêu chuẩn chính: - Chất lượng nhà cung cấp: Nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa…điều này thường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kỳ kiểm tra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ… - Thời gian giao hàng: Thể hiện nhà cung cấp có giao hàng đúng thời gian theo hợp đồng hay không - Giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán…để đánh giá giá thành mua cần căn cứ vào thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng… Tiêu chuẩn phụ - Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp: khả năng trong đổi mới sản phẩm, trong đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề kỹ thuật và công nghệ trong các hoàn cảnh đặc biệt. - Khả năng sản xuất của nhà cung cấp bảo đảm tính liên tục cũng như chất lượng của cung cấp hàng hóa. - Khả năng tài chính của nhà cung cấp: Họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời ký thua lỗ và khó khăn tài chính.S Bùi Minh Lý SVTH: Ngô Trung Hiếu Luan van Khóa luận tốt nghiệp 10 Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp TM 1.
Phương pháp lưạ chọn nhà cung cấp. Khi lựa chọn nhà cung cấp thì doanh nghiệp cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc ‘‘không nên chỉ có một nhà cung cấp”. Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xem xét trên hai loại mặt hàng. Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn nhà cung cấp thì việc có cần tìm nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “nếu nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ”.
Bên canh đó thì doanh nghiệp cần phải có sự kiểm tra, đánh giá khách quan quá trình cung cấp hàng hóa của họ cho công ty để việc mua hàng được tốt hơn. Đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục mặt hàng hóa mà nhà cung cấp không đáp ứng được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thì phải tìm nhà cung cấp mới. Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp để lựa chọn nhà cung cấp như dựa vào kinh nghiệm hay phương pháp thang điểm.