Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp Chương 2: Giới thiệu về công ty và thực trạng hoạt động mua hàng của công ty Wanek Furniture Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng của Công ty Wanek Furniture 2 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT Đ NG MUA H NG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp 1. Khái niệm về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hoá, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về trị giá hàng hoá thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn doanh nghiệp chuyển hoá từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá. Doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về hàng hoá nhưng mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Đối với hoạt động kinh doanh, hoạt động mua hàng bao gồm: mua hàng trong nước (hay mua hàng nội địa) và mua hàng nhập khẩu (mua hàng của các quốc gia khác).
Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả 1. Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: Doanh nghiệp nên lựa cho mình một số lượng nhà cung cấp nhất định. Điều đó s giúp cho doanh nghiệp phân tán được rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp. Nếu như DN ch mua hàng của một NCC duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra DN phải gánh chịu tất cả và rất khó khắc phục.
Những rủi ro xảy ra trong MH là rất đa dạng: nó có thể xảy ra do thất bại trong KD hay rủi ro khác mà bản thân các NCC gặp phải như thiếu nguyên vật liệu, chiến tranh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyển. Với ý ngh phân tán rủi ro, nhiều người gọi nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một túi”. Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các NCC. Nếu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp ch được mua từ một hay một số rất ít NCC thì những NCC này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều người thì bản thân các nhà cung cấp s đưa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để thu hút người mua về phía mình. Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và giúp đỡ lẫn nhau. Nhà 3 cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp MH của họ nhiều hơn và thường xuyên. Vì vậy doanh nghiệp có thể d dàng nhận được nhiều ưu đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm chí còn được họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (được hưởng tín dụng mại khi thiếu vốn, được ưu tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm,.) và doanh nghiệp thường trở thành khách hàng truyền thống của các nhà cung cấp ngược lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn.
Quy tắc luôn giữ thế chủ động trƣớc các nhà cung cấp: Nếu người bán hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và thì cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì người mua hàng lại phải làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủ nhận cho đến khi tìm được những điều kiện mua hàng tốt hơn. Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau. Có những “ràng buộc chặt” (điều kiện không thể nhân nhợng được) và có những “ràng buộc lỏng” (điều kiện có thể nhân nhượng được). Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán.
nếu không t nh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với tư cách là người mua s mất dần và s tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những “ràng buộc chặt ” để rồi phải lo đối phó với các rủi ro. Vì vậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấp, cách đơn giản nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của người bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong một hợp đồng và bắt người bán kí vào đấy. Lúc này ta s buộc người bán hàng thương lượng với mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi 1. Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý” Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý” trong tương quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì s ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp cố tình “ép ” nhà cung cấp để đạt được lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì d gặp trục trặc trong việc thoả thuận (không đạt được sự thoả thuận) và thực hiện hợp đồng (hợp đồng có nguy cơ không thực hiện được). Đảm bảo sự “hợp lý” về lợi ích không ch là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp 4 được nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp cho doanh nghiệp giữ được sự t nh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra. Các phƣơng pháp mua hàng trong doanh nghiệp: 1. C n cứ vào quy mô mua hàng mua theo nhu cầu Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thương mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì s tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng ch mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định.
Để có đuợc quyết định lượng hàng s mua trong từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào di n biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp. Lượng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì Lượng hàng thích hợp = một lần mua số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến Phương pháp này có ưu điểm sau: - Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng được xác định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận, lượng hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo. - Lượng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên lượng hàng hoá dự trữ ít.
Do vậy s tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác. Điều đó làm tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn - Quá trình mua hàng di n ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi, giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt.) hay chiến tranh gây ra. Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lưu ý: Vì lượng hàng mua về ít ch đủ bán ra ở mức độ bình thường nên nếu việc nhập hàng bị tr hay hàng bán chạy hơn mức bình thường thì doanh nghiệp có nguy cơ thiếu hàng. 5 Chi phí mua hàng thường cao, doanh nghiệp không đựơc hưởng các ưu đãi mà người bán hàng dành cho.
DN bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trường khi trên thị trường có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp s không đạt đựơc, doanh nghiệp s không thể thu được lợi nhuận “siêu ngạch”. Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lượng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định được số lượng hàng tối ưu cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhập hàng s nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng.
Nếu ta gọi: C-Tổng chi phí C1 - Chi phí một lần mua hàng C2 - Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian C - Số lượng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian Q - Số lượng hàng hoá thu mua một lần Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có: 2*C1 * D C2 Q= C= C2 * (Q/2) + C1 *Q/D) Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối ưu với tổng chi phí thu mua, bảo quản là thấp nhất. Từ đó có thể thấy mua theo lô có những ưu điểm sau: - Chi phí mua hàng có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được những ưu đãi của các nhà cung cấp. - Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng - Có thể chớp được thời cơ nếu có những “cơn sốt ” thị trường, do đó có thể thu được lợi nhuận “ siêu ngạch ”. Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là: - Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp - Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn.
6 - Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá) cao. C n cứ vào h nh thức mua Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. PP thu mua này có ưu điểm là tiết kiệm được chi phí nhưng nó có nhược điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bán được vì không phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng.