Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, các mối quan hệ kinh tế phát sinh diễn ra liên tục, trong đó quan hệ thanh toán với người mua và người bán chiếm mật độ cao và diễn ra thường xuyên nhất. Các nghiệp vụ này gắn liền trực tiếp với quá trình mua vào nguyên vật liệu, dịch vụ và tiêu thụ sản phẩm, tác động trực tiếp đến dòng vốn bằng tiền, các khoản nợ phải thu và nghĩa vụ nợ phải trả. Việc theo dõi, hạch toán chính xác và đối chiếu kịp thời tình hình thanh toán giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt an toàn tài chính, nâng cao hiệu quả luân chuyển vốn và đưa ra các quyết định quản trị kịp thời.

Công ty TNHH Crystal Martin Việt Nam là doanh nghiệp có vốn đầu tư 100% nước ngoài (thuộc tập đoàn may mặc quốc tế Crystal Group), hoạt động trong lĩnh vực may mặc xuất khẩu và tiêu thụ nội địa tại Khu công nghiệp Quang Châu, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang. Với quy mô sản xuất lớn, số lượng giao dịch mua bán nguyên vật liệu, phụ liệu và tiêu thụ thành phẩm diễn ra với tần suất cao, công tác kế toán thanh toán công nợ đóng vai trò trọng yếu trong việc duy trì ổn định chuỗi cung ứng và quản trị tài chính doanh nghiệp.

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Bùi Phương Quỳnh xác định mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu bao gồm 3 nội dung chính:

  1. Nghiên cứu hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán trong doanh nghiệp theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Crystal Martin Việt Nam.
  3. Đánh giá những ưu điểm, hạn chế còn tồn tại trong công tác hạch toán kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng tại đơn vị; từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán, bao gồm hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán (TK 131, TK 331 và các tài khoản liên quan), quy trình ghi chép sổ sách và báo cáo công nợ.
  • Phạm vi không gian: Phòng Kế toán tại Công ty TNHH Crystal Martin Việt Nam (Địa chỉ: Lô R (R1), KCN Quang Châu, Huyện Việt Yên, Tỉnh Bắc Giang).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế được thu thập và phân tích phục vụ cho khóa luận đến hết năm tài chính 2020 và giai đoạn thực hiện đề tài trong năm 2021 (từ ngày 12/04/2021 đến ngày 03/07/2021).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và cơ sở lý luận

Khóa luận vận dụng hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam và Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Các nội dung lý luận trọng tâm bao gồm:

  • Khái niệm và phương thức thanh toán: Phân loại thanh toán bằng tiền mặt (áp dụng cho giao dịch nhỏ dưới 20 triệu đồng) và thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng, ủy nhiệm chi, nhờ thu phiếu trơn, nhờ thu kèm chứng từ, tín dụng chứng từ L/C).
  • Nguyên tắc kế toán thanh toán: Nguyên tắc mở sổ chi tiết theo từng đối tượng, từng lần thanh toán, theo dõi thời hạn nợ (ngắn hạn, dài hạn); nguyên tắc kiểm tra, đối chiếu định kỳ xác nhận bằng văn bản; nguyên tắc quy đổi và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái đối với các khoản nợ có gốc ngoại tệ (sử dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động hoặc tỷ giá thực tế đích danh; xử lý chênh lệch tỷ giá qua TK 413, TK 515, TK 635).
  • Hệ thống tài khoản chủ yếu:
    • Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng (kết cấu bên Nợ, bên Có, số dư Nợ, số dư Có phản ánh số tiền nhận ứng trước).
    • Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán (kết cấu bên Nợ, bên Có, số dư Có, số dư Nợ phản ánh tiền trả trước).
    • Các tài khoản doanh thu, chi phí, thuế và dự phòng: TK 511, TK 333, TK 521 (5211, 5212, 5213), TK 635, TK 515, TK 2293, TK 337.
  • Các hình thức tổ chức sổ kế toán theo quy định:
    • Hình thức Nhật ký chung.
    • Hình thức Nhật ký – Sổ cái.
    • Hình thức Chứng từ ghi sổ.
    • Hình thức Nhật ký – Chứng từ.
    • Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Hệ thống hóa các quy định của pháp luật kế toán, chế độ kế toán doanh nghiệp về thanh toán công nợ và kế toán ngoại tệ.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu thực tế: Thu thập tài liệu, số liệu sơ cấp và thứ cấp trực tiếp tại phòng Kế toán của Công ty TNHH Crystal Martin Việt Nam, bao gồm hồ sơ pháp lý công ty, quy chế tổ chức bộ máy, chứng từ phát sinh (Hóa đơn GTGT, Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi), hệ thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp, Sổ Cái TK 131, TK 331 và các báo cáo công nợ đến ngày 31/12/2020.
  • Phương pháp hạch toán và đối chiếu kế toán: Kiểm tra quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp định khoản các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, ứng trước tiền hàng, thanh toán qua ngân hàng, chiết khấu và đánh giá chênh lệch tỷ giá.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp

Chương 1 trình bày toàn diện khung lý thuyết về kế toán thanh toán trong doanh nghiệp, làm căn cứ đối chiếu với thực tế tại đơn vị thực tập:

  • Sự cần thiết và các hình thức thanh toán: Khẳng định vai trò của việc theo dõi công nợ đối với sự an toàn tài chính. Phân tích các phương thức thanh toán tiền mặt và thanh toán qua ngân hàng (Ủy nhiệm chi, Nhờ thu phiếu trơn, Nhờ thu kèm chứng từ, Thư tín dụng - L/C).
  • Nội dung kế toán thanh toán với người mua: Phân tích nguyên tắc hạch toán chi tiết theo đối tượng, kỳ hạn nợ; trình bày phương pháp hạch toán các nghiệp vụ: bán hàng chưa thu tiền (tách thuế GTGT), hàng bán bị trả lại (TK 5213), giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại (TK 521), chiết khấu thanh toán (TK 635), tiền khách hàng ứng trước, thu nợ bằng hàng hoặc ngoại tệ, trích lập và xử lý xóa nợ phải thu khó đòi (TK 2293, TK 642), kế toán thanh toán theo tiến độ hợp đồng xây dựng (TK 337).
  • Nội dung kế toán thanh toán với người bán: Quy định nguyên tắc theo dõi công nợ nhà cung cấp; phương pháp hạch toán mua vật tư, hàng hóa, tài sản cố định chưa thanh toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ; mua hàng nhập khẩu phát sinh thuế nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế BVMT; nhận bàn giao khối lượng xây lắp; thanh toán nợ trước hạn được hưởng chiết khấu (TK 515); trả lại hàng mua kém phẩm chất hoặc giảm giá hàng mua; xử lý nợ không tìm ra chủ nợ (TK 711).
  • Kế toán các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến ngoại tệ: Nêu định nghĩa tỷ giá hối đoái, quy định sử dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động và tỷ giá thực tế đích danh. Trình bày phương pháp hạch toán chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư cuối kỳ lập báo cáo tài chính (TK 413, TK 515, TK 635).
  • Vận dụng các hình thức sổ kế toán: Trình bày đặc điểm, thành phần sổ sách và sơ đồ quy trình hạch toán của 5 hình thức sổ: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Kế toán trên máy vi tính, Nhật ký – Chứng từ.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Crystal Martin Việt Nam

Chương 2 mô tả chi tiết tổ chức hoạt động, bộ máy kế toán và thực tế hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại doanh nghiệp:

  • Tổng quan về đơn vị nghiên cứu:
    • Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Crystal Martin Việt Nam (CMVN), thành viên Tập đoàn may mặc Crystal Group, thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư số 2117345132 do UBND tỉnh Bắc Giang cấp lần đầu ngày 21/05/2010.
    • Vốn điều lệ ban đầu 2.000 USD (tổng vốn đầu tư 20.000 USD), sau các giai đoạn mở rộng nhà máy R1-A (năm 2014-2015) và R1-B (năm 2016), đến tháng 02/2020 vốn điều lệ đạt mức tăng trưởng mới phục vụ quy mô 5.000 cán bộ công nhân viên, diện tích sử dụng đất 80.609 m2.
    • Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất trang phục (áo phông, áo sơ mi, trang phục dệt kim, đồ bơi/bikini, phụ kiện may mặc); hoàn thiện và in trực tiếp lên vải dệt.
  • Cơ cấu tổ chức và bộ máy kế toán:
    • Bộ máy quản trị phân cấp từ Giám đốc điều hành, các Phó giám đốc xuống các phòng ban chức năng: Kế toán (FIN), Xuất nhập khẩu (SHP), Hành chính nhân sự (ADM/HRD), Công nghệ thông tin (ISD), Kỹ thuật bảo trì (MTN), Kế hoạch (PMC), Mua bán (PUR), Kế hoạch sản xuất (PPC), Quản lý đơn hàng (MER), Cấp phát nguyên phụ liệu (MC), Kho nguyên liệu (WHS 1), Kho thành phẩm (WHS 2), Phòng thí nghiệm (LAB), Kiểm soát chất lượng nguyên phụ liệu (MID), Phòng mẫu, Xưởng sản xuất, Bộ phận QA/QC.
    • Mô hình bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung, gồm Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán bán hàng, Thủ quỹ, Kế toán thanh toán kiêm thuế, Kế toán tiền lương, Kế toán tài sản cố định.
  • Chính sách kế toán áp dụng tại công ty:
Tiêu chí chính sách Quy định áp dụng tại Công ty TNHH Crystal Martin Việt Nam
Chế độ kế toán áp dụng Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính
Niên độ kế toán Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm
Kỳ kế toán Năm
Đơn vị tiền tệ hạch toán Đồng Việt Nam (VND)
Phương pháp tính thuế GTGT Phương pháp khấu trừ
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Phương pháp kê khai thường xuyên
Tính giá vốn hàng xuất kho Phương pháp bình quân liên hoàn
Tính hao mòn / Khấu hao TSCĐ Phương pháp đường thẳng (Tiêu chuẩn TSCĐ từ 30.000.000 đồng trở lên, sử dụng trên 1 năm)
Hình thức sổ kế toán Hình thức Nhật ký chung
Hệ thống báo cáo tài chính lập cuối năm Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01-DN), Báo cáo kết quả HĐKD (Mẫu B02-DN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03-DN), Thuyết minh BCTC (Mẫu B09-DN), Bảng cân đối số phát sinh
  • Thực trạng hạch toán thanh toán với người mua và người bán:
    • Phương thức thanh toán: Áp dụng hai phương thức chính là thanh toán ngay (cho khách hàng nhỏ lẻ) và thanh toán chậm/chuyển khoản ngân hàng.
    • Quy trình ghi chép sổ sách: Kế toán căn cứ chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT, Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi) để vào Sổ Nhật ký chung, sau đó kết chuyển vào Sổ Cái TK 131, TK 331, đồng thời ghi chép Sổ chi tiết công nợ và Bảng tổng hợp công nợ người mua, người bán phục vụ đối chiếu và lập báo cáo quản trị công nợ định kỳ.

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Crystal Martin Việt Nam

Chương 3 tổng kết các đánh giá về ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp hoàn thiện:

  • Đánh giá thực trạng:
    • Ưu điểm: Bộ máy kế toán tổ chức gọn nhẹ theo mô hình tập trung, phân công nhiệm vụ rõ ràng; áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC đúng quy định; hệ thống chứng từ, sổ sách theo hình thức Nhật ký chung được ghi chép đầy đủ, đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin tài chính và quản lý công nợ.
    • Hạn chế: Việc phân loại và theo dõi tuổi nợ của khách hàng chưa thực sự chi tiết; công tác đôn đốc, đối chiếu công nợ định kỳ bằng văn bản đối với một số khách hàng và nhà cung cấp còn chậm trễ; việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và theo dõi các biến động tỷ giá ngoại tệ cần được chuẩn hóa chặt chẽ hơn.
  • Phương hướng và các giải pháp đề xuất:
    • Hoàn thiện quy trình kiểm tra, luân chuyển và bảo quản chứng từ kế toán thanh toán.
    • Tăng cường công tác quản lý và phân loại công nợ theo thời hạn (nợ trong hạn, nợ quá hạn), mở sổ theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi để có biện pháp xử lý kịp thời.
    • Thực hiện nghiêm ngặt việc đối chiếu công nợ định kỳ có xác nhận bằng văn bản giữa hai bên mua - bán.
    • Nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm kế toán trong việc tự động hóa cập nhật tỷ giá hối đoái, tự động tính chênh lệch tỷ giá và trích lập dự phòng nợ khó đòi theo quy định.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh trung thực và toàn diện bức tranh hạch toán kế toán tại Công ty TNHH Crystal Martin Việt Nam qua các kết quả cụ thể:

  • Hệ thống hóa lý luận: Trình bày chi tiết khung lý thuyết kế toán thanh toán công nợ và kế toán ngoại tệ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, làm rõ quy trình hạch toán trên 5 hình thức sổ kế toán tiêu chuẩn.
  • Phản ánh thực tế tổ chức kế toán doanh nghiệp FDI: Mô tả chi tiết cơ cấu hoạt động của nhà máy may mặc 5.000 công nhân viên tại Bắc Giang, làm rõ cách thức vận hành mô hình kế toán tập trung với các chức danh chuyên trách (kế toán bán hàng, kế toán thanh toán kiêm thuế, kế toán tổng hợp, thủ quỹ).
  • Hệ thống chứng từ và sổ sách minh họa thực tế: Thu thập và đưa vào danh mục bảng biểu các chứng từ thực tế của công ty (Hóa đơn GTGT, Giấy báo Có, Giấy báo Nợ ngân hàng, Ủy nhiệm chi, Trích sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 131, 331, Sổ chi tiết và Bảng tổng hợp công nợ, Báo cáo tình hình công nợ đến ngày 31/12/2020).
  • Đề xuất giải pháp mang tính ứng dụng: Các kiến nghị tập trung giải quyết các khâu còn tồn tại trong quản lý công nợ khách hàng, kiểm soát nợ phải trả nhà cung cấp và theo dõi rủi ro tỷ giá tại đơn vị thực tập.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của khóa luận:
    • Phạm vi khảo sát số liệu thực tế tập trung tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH Crystal Martin Việt Nam) trong phân khúc sản xuất gia công may mặc FDI, chưa so sánh đối chiếu với các loại hình doanh nghiệp khác.
    • Thời gian tiếp cận và thu thập tài liệu bị giới hạn trong kỳ thực tập tốt nghiệp (tháng 04/2021 đến tháng 07/2021), do đó việc phân tích dữ liệu công nợ chủ yếu dừng lại ở các mẫu biểu trích lục của năm tài chính 2020.
  • Hướng mở rộng nghiên cứu:
    • Mở rộng khảo sát công tác kế toán thanh toán tại các doanh nghiệp dệt may xuất khẩu có chuỗi cung ứng quốc tế phức tạp hơn.
    • Đi sâu phân tích tác động của các công cụ phái sinh tiền tệ trong việc phòng ngừa rủi ro tỷ giá đối với các khoản thanh toán công nợ ngoại tệ lớn.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán – Kiểm toán: Cung cấp tài liệu mẫu về cấu trúc trình bày một khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp; phương pháp hệ thống hóa lý thuyết tài khoản 131, 331 và phương pháp ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung.
  • Người làm thực tế tại doanh nghiệp may mặc/FDI: Tham khảo mô hình phân công công việc trong phòng kế toán tập trung, quy trình luân chuyển chứng từ công nợ và hệ thống biểu mẫu theo dõi công nợ khách hàng, nhà cung cấp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Crystal Martin Việt Nam áp dụng chế độ và hình thức sổ kế toán nào? Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, hình thức sổ kế toán sử dụng là hình thức Nhật ký chung, kỳ kế toán theo năm (bắt đầu từ 01/01 đến 31/12), đơn vị tiền tệ hạch toán là Đồng Việt Nam (VND).

2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Crystal Martin Việt Nam gồm những vị trí chức danh nào? Doanh nghiệp áp dụng mô hình bộ máy kế toán tập trung, đứng đầu là Kế toán trưởng, phụ trách Kế toán tổng hợp và các bộ phận nghiệp vụ gồm: Kế toán bán hàng, Kế toán thanh toán kiêm thuế, Kế toán tiền lương, Kế toán tài sản cố định và Thủ quỹ.

3. Tiêu chuẩn và phương pháp khấu hao tài sản cố định được áp dụng tại công ty là gì? Tư liệu lao động có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên và có giá trị từ 30.000.000 đồng trở lên được ghi nhận là TSCĐ theo nguyên giá (Giá mua + Chi phí vận chuyển + Chi phí lắp đặt chạy thử). Doanh nghiệp áp dụng phương pháp trích khấu hao theo đường thẳng.

4. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho và tính giá vốn xuất kho tại doanh nghiệp được thực hiện như thế nào? Doanh nghiệp thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và xác định giá vốn hàng xuất trong kỳ theo phương pháp bình quân liên hoàn.

5. Khóa luận sử dụng các tài khoản kế toán chủ yếu nào để phản ánh các quan hệ thanh toán công nợ và ngoại tệ? Các tài khoản chính bao gồm: TK 131 (Phải thu của khách hàng), TK 331 (Phải trả cho người bán), TK 111/112 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng), TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), TK 521 (Các khoản giảm trừ doanh thu), TK 337 (Thanh toán theo tiến độ hợp đồng), TK 2293 (Dự phòng nợ phải thu khó đòi), TK 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái), TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính) và TK 635 (Chi phí tài chính).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Bùi Phương Quỳnh đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán thanh toán với người mua, người bán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và phản ánh chi tiết thực trạng công tác hạch toán tại Công ty TNHH Crystal Martin Việt Nam. Thông qua việc phân tích hệ thống chứng từ, tài khoản và quy trình ghi sổ Nhật ký chung tại một doanh nghiệp may mặc FDI quy mô 5.000 lao động, tác giả đã chỉ rõ các mặt làm được cùng những tồn tại trong quản lý công nợ. Các giải pháp đề xuất trong khóa luận bám sát thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp, mang lại giá trị tham khảo hữu ích cho công tác tổ chức kế toán thanh toán tại các đơn vị sản xuất kinh doanh tương tự.