Chương I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP TRONG MÔI TRƯỜNG KINH TẾ XÃ HỘI HIỆN ĐẠI 1.1 Khái niệm về tổ chức và cơ cấu tổ chức 1.1 Tổ chức là một chức năng của quá trình quản lý (động từ theo nghĩa hẹp) bao gồm việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công các kế hoạch của tổ chức.2 Cơ cấu tổ chức (chính thức) là một tổng thể các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới mục tiêu đã xác định.2 Vai trò của cơ cấu tổ chức - Xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể - Xác định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định được gắn liền với các cá nhận, bộ phận, phân hệ của các tổ chức - Xác định các mỗi quan hệ quyền lực trong tổ chức 1.3 Một số cơ cấu tổ chức điển hình 1.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến Cơ cấu tổ chức theo tuyến là sản phẩm của quan điểm máy móc về tổ chức. Quan điểm này xuất phát cùng với sự ra đời và phát triển của máy móc trong cách mạng công nghiệp Châu Âu và Châu Mỹ. Các sơ đồ cơ cấu tổ chức theo tuyến: Các mặt mạnh của cơ cấu tổ chức theo tuyến: 1. Phù hợp với các nhiệm vụ đơn giản 2.
Khi môi trường ổn định đạt tới trạng thái đảm bảo thì vận hành tốt. Khi muốn sản xuất một sản phẩm nhất định trong một thời gian dài 4. Khi độ chính xác là một tiêu chuẩn quan trọng 5. Khi các yếu tố con người của ‘máy móc’ được tuân thủ và hoạt động như dự kiến.
Bất kỳ thành viên nào trong tổ chức cũng biết đích xác thủ trưởng trực tiếp và duy nhất của mình. Trang 6 Những hạn chế của cơ cấu tổ chức theo tuyến: 1. Đây là một loại hình tổ chức rất khó thích nghi với hoàn cảnh vì nó thiết kế để đạt được mục tiêu định trước chứ không phải để đổi mới. Gây tình trạng quan liêu, thiển cận, cứng nhắc 3.
Có những hậu quả bất ngờ ngoài mong muốn nếu như lợi ích người làm việc đứng trên mục tiêu của tổ chức. Có tác động không tốt đến sức khoẻ tâm thần của nhân viên cấp dưới do công việc đơn điệu. Người quản lý phải giải quyết những nhiệm vụ phức tạp và phải chỉ đạo cho thuộc cấp của mình mọi vấn đề trong công tác.2 Cơ cấu tổ chức theo chức năng Cơ cấu tổ chức theo chức năng chuyên môn hoá việc chỉ đạo công việc, được giao cho những người đã nghiên cứu cẩn thận từng mặt của của công việc, và do đó mà sẽ cho đạo đúng đắn hơn và có khoa học hơn. Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng cơ bản nhất là mô hình tổ chức trong một trường học nhỏ: Trang 7 Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng ở các doanh nghiệp có chi nhánh: Các mặt mạnh của cơ cấu tổ chức theo chức năng: 1.
Phát huy đầy đủ ưu thế nhân lực tài nguyên và ưu thế kỹ thuật, hiệu suất cao. Xây dựng các nghành chức năng, giám nhẹ áp lực người quản lý cao nhất, có lợi cho việc tập trung sức lực giải quyết vấn đề chiến lược. Những hạn chế của cơ cấu tổ chức theo chức năng: 1. Nhiều đầu cuối lãnh đạo, cấp dưới không biết lắng nghe ai, khó lựa chọn.
Không có lợi cho việc đào tạo quản lý toàn diện.3 Các cơ cấu tổ chức kết hợp (Ma trận) Cơ cấu tổ chức phối hợp hai hoặc nhiều mô hình tổ chức đơn giản thành một mô hình tổ chức hỗn hợp thường được gọi là mô hình tổ chức ma trận. Trang 8 Trang 9 Mô hình ma trận là sự kết hợp nhiều mô hình cho phép tổ chức lợi dụng được ưu thế của các mô hình tổ chức chính đồng thời giảm được ảnh hưởng của các nhược điểm của nó. Một số ưu điểm khác của cơ cấu tổ chức hỗn hợp (ma trận) Giúp xử lý các tình huống hết sức phức tạp Có tác dụng tốt với các tổ chức lớn Cho phép chuyên môn hoá một số cơ cấu tổ chức Một số hạn chế của cơ cấu tổ chức hỗn hợp (ma trận) Cơ cấu tổ chức phức tạp. Các bộ phận, phân hệ có thể quá nhỏ làm tăng thêm nhược điểm của cơ cấu tổ chức chính.4 Tổ chức học tập (learning orginization) Trang 10 Tổ chức học tập là hình mẫu tổ chức điển hình nhất gắn với ẩn dụ tổ chức là một bộ não.
“Trong trường hợp này, chính hệ thống thông tin cấu thành tổ chức”. Để tổ chức có khả năng tự tổ chức, điều khiển học cho chúng ta đến lý thuyết thông tin nhấn mạnh 4 nguyên tắc then chốt: Hệ thống phải có khả năng cảm nhận, theo dõi và khảo sát tỷ mỉ các khía cạnh quan trọng của môi trường. Hệ thống phải gắn thông tin nhận được với các tiêu chuẩn hoạt động chỉ hướng cho hành vi của hệ Hệ phải có khả năng phát hiện những lệch lạc đáng kể đối với các tiêu chuẩn định hướng Phải đề ra các biện pháp sửa đôi khi xuất hiện những chênh lệch. Mô hình tổ chức học tập có được khi duy trì 6 yếu tố: Trang 11 Cơ cấu tổ đội: là hệ thống các nhóm làm việc nhỏ, không cần phân công công việc rõ ràng, mỗi người trong nhóm đều có khả năng đảm nhận tất cả các nội dung công việc mà nhóm phải làm.
Văn hoá mạnh và thích ứng: là có khả năng chi phối hành vi của mỗi thành viên trong tổ chức, đồng thời phải phù hợp và được thành viên chấp nhận. Trao quyền quyết định cho đơn vị. Hệ thống thông tin mở Tham gia xây dựng tổ chức Lãnh đạo: là yếu tố có vai trò giữ vững chiến lược và duy trì các yếu tố còn lại của tổ chức học tập.4 Các nhân tố ảnh hưởng cơ cấu tổ chức Các phân hệ của tổ chức xét theo ẩn dụ sinh học – tổ chức như một hệ mở – có thể xem như là cơ sở để xem xét các yếu tố ảnh hưởng cơ cấu tổ chức.1 Chiến lược Mối quan hệ giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức Chiến lược Cơ cấu tổ chức Kinh doanh đơn ngành nghề Chức năng Đa dạng hoạt động dọc theo dây Chức năng với các trung tâm chuyền sản xuất lợi ích – chi phí Đa dạng hoá ngành nghề có mối Đơn vị quan hệ chặt chẽ Đa dạng hoá ngành nghề có mối Cơ cấu hỗn hợp quan hệ không chặt chẽ Đa dạng hoá các hoạt động độc lập Công ty mẹ nắm giữ cổ phần Trang 12 (Holding company) 1.2 Quy mô tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức Tổ chức có quy mô lớn, hoạt động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hoá, tiêu chuẩn hoá, hính thức hoá cao hơn, nhưng lại ít tập trung hơn các tổ chức nhỏ, thực hiện các hoạt động không quá phức tạp.3 Công nghệ Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà tổ chức sử dụng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức. Ví dụ : Tổ chức theo tuyến (mô hình tổ chức máy móc) hình thành là do các dây chuyền sản xuất ; Tổ chức học tập mà Taco Bell áp dụng như trình bày ở phần trên sẽ không thể hiệu quả nếu không có hỗ trợ của công nghệ thông tin, do tổ chức học tập đòi hỏi phải cập nhật thông tin chính xác và liên tục thì các nhóm mới ra quyết định đúng đắn.
Cũng cần chú ý là thường thì cơ cấu tổ chức thường đi sau các nhu cầu công nghệ, gây sự chậm trễ việc khai thác công nghệ mới.4 Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực Thái độ của lãnh đạo cao cấp, phong cách và phương pháp lãnh đạo chủ đạo được lựa chọn sẽ chi phối cách xây dựng tổ chức - đã phân tích trong phần tác động của cơ cấu tổ chức đến phương pháp lãnh đạo. Bên cạnh đó, năng lực của đội ngũ nhân viên cũng tác động đến cơ cấu tổ chức. Trình độ nhân lực cao thì cần trao quyền tự chủ nhiều hơn, khuyến khích sáng tạo và ngược lại.5 Môi trường Trang 13 Môi trường ổn định hay môi trường nhiều biến động, môi trường có nguồn lực phong phú và môi trường khan hiếm nguồn lực phải có cơ cấu tổ chức khác nhau để thích ứng với môi trường.5 Thiết kế cơ cấu tổ chức 1.1 Những yêu cầu đối với cơ cấu Tính thống nhất trong mục tiêu Tính tối ưu nghĩa là cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ, bộ phận và con người (không thừa, không thiếu) để thực hiện các hoạt động cần thiết. Tính tin cậy: cơ cấu tổ chức đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ cho thông tin của tổ chức.
Tính linh hoạt: tổ chức phải có khả năng thích ứng với môi trường và có khả năng phản ứng tốt với thay đổi của môi trường trong cũng như ngoài tổ chức. Ví dụ: một số lãnh đạo của tổ chức bất ngờ bị loại ra thì vẫn có thể có người thay thế. Tính hiệu quả: cơ cấu tổ chức đảm bảo thực hiện mục tiêu với chi phí nhỏ nhất. Tính đồng dạng trong cơ cấu tổ chức: Những người có cùng một cương vị như nhau có tên gọi giống nhau.2 Những Nguyên tắc tổ chức Nguyên tắc xác định theo chức năng Nguyên tắc giao quyền cho kết quả mong muốn Nguyên tắc bậc thang và thống nhất mệnh lệnh Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm Nguyên tắc quản lý sự thay đổi Trang 14 Nguyên tắc cân bằng 1.3 Thiết kế cơ cấu tổ chức (1) Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức nhằm xác định mô hình cơ cấu tổng quát (2) Chuyên môn hoá công việc Trang 15 (3) Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu (4)Thể chế hoá cơ cấu tổ chức Trang 16 2.
LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG MÔI TRƯỜNG KINH TẾ XÃ HỘI HIỆN ĐẠI 2.